張文華

摘 要：本文對(duì)高校辦公室的檔案工作的優(yōu)化措施進(jìn)行研究，對(duì)現(xiàn)階段的高校辦公室的檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究，當(dāng)前高校對(duì)于辦公室的檔案工作不夠重視，要對(duì)高校辦公室的檔案管理工作重視起來(lái)，完善檔案的設(shè)施以及構(gòu)建檔案信息資源管理系統(tǒng)，在優(yōu)化高校辦公室檔案管理工作上提升工作質(zhì)量，推動(dòng)高校教育和管理事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，當(dāng)前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)手段也在不斷的發(fā)展，以往的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的辦公需求，信息化技術(shù)應(yīng)用在當(dāng)前的高校檔案管理工作中讓檔案管理發(fā)生了根本上的變化。

關(guān)鍵詞：高校辦公室;檔案工作;秉持三心

信息技術(shù)的不斷發(fā)展給高校辦公室的檔案工作帶來(lái)了發(fā)展的機(jī)會(huì)和動(dòng)機(jī)，將信息技術(shù)應(yīng)用到高校辦公室的檔案工作中可以提升檔案的保存和記錄效率，保證了工作流程的流利，高校應(yīng)當(dāng)充分利用信息化和自動(dòng)化技術(shù)來(lái)保證高校辦公室檔案的發(fā)展符合當(dāng)前社會(huì)需求。高校辦公室直接關(guān)系到高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展和完善，對(duì)檔案管理更是起到非常重要的作用，承擔(dān)著全校師生的檔案管理職責(zé)，高校辦公室在新的時(shí)期來(lái)要向快捷高效的現(xiàn)代技術(shù)借力來(lái)提升辦公的效率和進(jìn)行更好的統(tǒng)籌。

1 高校辦公室檔案工作特點(diǎn)

1）社會(huì)性。在教育和管理方面，高校具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，高校是對(duì)社會(huì)優(yōu)秀人才進(jìn)行培養(yǎng)的主要場(chǎng)所，承擔(dān)著培養(yǎng)人才的使命，和社會(huì)發(fā)展保持著必然的聯(lián)系。作為高校辦公室檔案管理人員，應(yīng)該定期對(duì)學(xué)生的基本信息和學(xué)校表現(xiàn)進(jìn)行歸納總結(jié)，保證其成為學(xué)生畢業(yè)后順利步入職場(chǎng)的敲門(mén)磚。在新時(shí)期背景下，高校的團(tuán)體組織與社會(huì)的工作機(jī)構(gòu)之間也存在著緊密的聯(lián)系。

2）信息化。如今，在高校辦公室檔案工作中，通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)要積極借助這些技術(shù)來(lái)增強(qiáng)和完善自身的技術(shù)特點(diǎn)，對(duì)高校辦公室的檔案管理進(jìn)行有效完善，高校辦公室借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)可以豐富自己的工作內(nèi)容和形式，進(jìn)行工作時(shí)也會(huì)充滿有序性和多元性。在信息化技術(shù)的推動(dòng)下，有效的推動(dòng)了高校辦公室檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，大大提高其工作效率。

3）綜合性。通常情況下，高校檔案管理工作給學(xué)生們提供檔案管理和信息服務(wù)，也對(duì)教務(wù)系統(tǒng)中的教育專(zhuān)業(yè)檔案和教職工管理工作的人事檔案以及財(cái)務(wù)工作中的會(huì)計(jì)檔案等，在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代下進(jìn)行學(xué)校檔案管理，既能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的有效保存，而且光盤(pán)和磁盤(pán)等高端設(shè)備也得到了廣泛應(yīng)用，形式多樣的檔案管理方式在高校辦公室檔案管理工作中得到了綜合應(yīng)用。

4）競(jìng)爭(zhēng)性。目前，大多數(shù)高校的教學(xué)目標(biāo)是為社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)人才，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，高校需要以市場(chǎng)需求為核心來(lái)制定人才培育規(guī)劃，并對(duì)學(xué)生的受教育情況和基本信息納入高校管理體系之中，這樣可以使學(xué)生的檔案信息成為用人企業(yè)與高校構(gòu)建合作關(guān)系的主要手段，以期更好的提高學(xué)生的綜合素質(zhì)水平。只有學(xué)生的基本情況滿足企業(yè)發(fā)展需求，才可以保證學(xué)生們的就業(yè)機(jī)會(huì)。

2 高校辦公室檔案工作“三心”

1）用心。（1）用心學(xué)習(xí)，努力做到“通才”。對(duì)于檔案工作而言，檔案的收集、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)、加工、利用等是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和制度進(jìn)行，而大多數(shù)高校辦公室檔案員為兼職，為了更好的滿足檔案工作，往往需要了解和掌握檔案管理、公文處理等基本要求，并圍繞學(xué)校年度工作計(jì)劃來(lái)開(kāi)展檔案工作，并努力做到“通才”，只有這樣才可以提高辦公室檔案工作效率;（2）用心管理，確保檔案文件材料規(guī)范、齊全。公文辦理是高校辦公室的日常主要工作，其一般是指具有規(guī)范體式和法定效力的文書(shū)，此時(shí)就需要高校辦公室檔案員用心管理，確保檔案文件材料規(guī)范、齊全，并按照要求把好公文的總關(guān)，以確保學(xué)校文書(shū)檔案工作的順利開(kāi)展;（3）用心總結(jié)，力求做表率。高校辦公室檔案工作的開(kāi)展既要按照要求完成每年的立卷歸檔任務(wù)，而且還要勤于思考，用心總結(jié)，對(duì)檔案工作的新理念、新技術(shù)、新模式進(jìn)行探索，力求做好表率作用。

2）有心。（1）有心培養(yǎng)檔案工作人員意識(shí)。高校辦公室檔案工作的開(kāi)展如果僅憑兼職檔案員很難順利完成，此時(shí)需要辦公室全員的配合與支持，不斷培養(yǎng)大家的檔案意識(shí)，這樣既可以確保檔案工作的順利完成，而且還可以有效提高檔案工作效率;（2）有心收集各級(jí)材料。作為高校辦公室檔案工作人員，要有心收集各級(jí)材料，而且高校辦公室一般內(nèi)設(shè)有信息、信訪、文書(shū)、文印、統(tǒng)計(jì)等多種崗位，為了保證歸檔材料賬物相符，就需要做到心中有數(shù);（3）有心成為手眼勤快的人。高校辦公室檔案工作人員不僅要對(duì)本部門(mén)各崗位的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的收集，而且還需要盡可能做一個(gè)手眼勤快的人，只要這樣才可以確保檔案工作有條不紊的進(jìn)行。

3）細(xì)心?，F(xiàn)實(shí)生活中，檔案工作是一項(xiàng)比較繁瑣、枯燥的工作，而紙質(zhì)材料的立卷歸檔，一般需要經(jīng)歷擬寫(xiě)標(biāo)題和目錄、組卷、填寫(xiě)備考表、編頁(yè)碼、裝訂等多種工序，而要想確保案卷的質(zhì)量，往往需要對(duì)多方面的因素給予綜合考慮，此時(shí)就需要高校辦公室檔案工作人員具備足夠的細(xì)心。例如，在組卷過(guò)程中，檔案工作人員要懂得去粗取精，要善于追根溯源，進(jìn)而掌握檔案材料的前因后果、來(lái)龍去脈。同時(shí)，還需要講究文件材料的整齊規(guī)范，對(duì)存在缺損的材料要給予及時(shí)的修補(bǔ)或粘貼。如今，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件逐漸成為檔案工作的重要組成部分，電子文件的歸檔也不容馬虎，此時(shí)就需要檔案工作人員做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔工作，力求電子與紙質(zhì)檔案同步歸檔，以確保高校辦公室檔案工作的整體效率。

3 對(duì)高校辦公室的檔案工作進(jìn)行優(yōu)化的措施

1）積極使用信息化技術(shù)。隨著數(shù)字化的不斷發(fā)展，對(duì)學(xué)校檔案資料開(kāi)展系統(tǒng)性的整理，可以從源頭上提高整體檔案的管理方式和信息技術(shù)的融合，確保高校辦公室檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。健全和完善檔案管理信息化體系，并構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅可以實(shí)現(xiàn)電子化檔案的統(tǒng)一管理與共享，而且還可以提高高校辦公室檔案工作效率。高校檔案管理人員還需要不斷提升自身對(duì)信息技術(shù)的熟練使用和對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握，對(duì)相應(yīng)的歸檔操作給予系統(tǒng)化的處理，加強(qiáng)對(duì)已存儲(chǔ)檔案資料的合理利用，并進(jìn)一步豐富及強(qiáng)化檔案信息資源，以期更好的發(fā)揮高校辦公室檔案的優(yōu)勢(shì)。

2）開(kāi)放學(xué)校檔案。對(duì)于各大高校而言，檔案管理不能僅僅進(jìn)行相關(guān)資料的收集，要對(duì)這些檔案信息進(jìn)行充分利用，學(xué)校的檔案管理人員要對(duì)資源共享的路徑進(jìn)行擴(kuò)充，對(duì)學(xué)校的檔案充分利用，高校辦公室的技術(shù)人員要針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題進(jìn)行集中解決。

3）轉(zhuǎn)變管理觀念。整體上來(lái)說(shuō)高校的檔案管理整體向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，信息的遠(yuǎn)程傳輸以及電子文書(shū)的使用都對(duì)高校辦公室的檔案管理技術(shù)人員提出了更高的要求，要保證這些技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平緊跟時(shí)代進(jìn)步和發(fā)展，從思想觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，形成思想上的變革和創(chuàng)新，建立本校的檔案信息管理庫(kù)，為全校師生服務(wù)，學(xué)校也要增加對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的投入，提升高校辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4 總結(jié)

綜上所述，對(duì)高校而言，檔案管理發(fā)揮著不可替代的作用。如今，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)高校辦公室的檔案管理工作要用創(chuàng)新的視角來(lái)看待，保證檔案管理符合現(xiàn)代化要求進(jìn)行建設(shè)，改變以往的管理觀念，提升檔案管理技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。要對(duì)高校辦公室的檔案管理工作重視起來(lái)，完善檔案設(shè)施及檔案管理系統(tǒng)，可以有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

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