張文華

摘 要：本文對高校辦公室的檔案工作的優(yōu)化措施進行研究，對現(xiàn)階段的高校辦公室的檔案工作中出現(xiàn)的問題進行研究，當前高校對于辦公室的檔案工作不夠重視，要對高校辦公室的檔案管理工作重視起來，完善檔案的設(shè)施以及構(gòu)建檔案信息資源管理系統(tǒng)，在優(yōu)化高校辦公室檔案管理工作上提升工作質(zhì)量，推動高校教育和管理事業(yè)的發(fā)展和進步，當前隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和進步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機手段也在不斷的發(fā)展，以往的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當前的辦公需求，信息化技術(shù)應(yīng)用在當前的高校檔案管理工作中讓檔案管理發(fā)生了根本上的變化。

關(guān)鍵詞：高校辦公室;檔案工作;秉持三心

信息技術(shù)的不斷發(fā)展給高校辦公室的檔案工作帶來了發(fā)展的機會和動機，將信息技術(shù)應(yīng)用到高校辦公室的檔案工作中可以提升檔案的保存和記錄效率，保證了工作流程的流利，高校應(yīng)當充分利用信息化和自動化技術(shù)來保證高校辦公室檔案的發(fā)展符合當前社會需求。高校辦公室直接關(guān)系到高校各項事業(yè)的發(fā)展和完善，對檔案管理更是起到非常重要的作用，承擔著全校師生的檔案管理職責，高校辦公室在新的時期來要向快捷高效的現(xiàn)代技術(shù)借力來提升辦公的效率和進行更好的統(tǒng)籌。

1 高校辦公室檔案工作特點

1）社會性。在教育和管理方面，高校具有開放性的特點，高校是對社會優(yōu)秀人才進行培養(yǎng)的主要場所，承擔著培養(yǎng)人才的使命，和社會發(fā)展保持著必然的聯(lián)系。作為高校辦公室檔案管理人員，應(yīng)該定期對學生的基本信息和學校表現(xiàn)進行歸納總結(jié)，保證其成為學生畢業(yè)后順利步入職場的敲門磚。在新時期背景下，高校的團體組織與社會的工作機構(gòu)之間也存在著緊密的聯(lián)系。

2）信息化。如今，在高校辦公室檔案工作中，通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在開展檔案管理工作時要積極借助這些技術(shù)來增強和完善自身的技術(shù)特點，對高校辦公室的檔案管理進行有效完善，高校辦公室借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)可以豐富自己的工作內(nèi)容和形式，進行工作時也會充滿有序性和多元性。在信息化技術(shù)的推動下，有效的推動了高校辦公室檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，大大提高其工作效率。

3）綜合性。通常情況下，高校檔案管理工作給學生們提供檔案管理和信息服務(wù)，也對教務(wù)系統(tǒng)中的教育專業(yè)檔案和教職工管理工作的人事檔案以及財務(wù)工作中的會計檔案等，在互聯(lián)網(wǎng)的時代下進行學校檔案管理，既能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案的有效保存，而且光盤和磁盤等高端設(shè)備也得到了廣泛應(yīng)用，形式多樣的檔案管理方式在高校辦公室檔案管理工作中得到了綜合應(yīng)用。

4）競爭性。目前，大多數(shù)高校的教學目標是為社會培養(yǎng)高素質(zhì)人才，在日益激烈的市場競爭下，高校需要以市場需求為核心來制定人才培育規(guī)劃，并對學生的受教育情況和基本信息納入高校管理體系之中，這樣可以使學生的檔案信息成為用人企業(yè)與高校構(gòu)建合作關(guān)系的主要手段，以期更好的提高學生的綜合素質(zhì)水平。只有學生的基本情況滿足企業(yè)發(fā)展需求，才可以保證學生們的就業(yè)機會。

2 高校辦公室檔案工作“三心”

1）用心。（1）用心學習，努力做到“通才”。對于檔案工作而言，檔案的收集、存儲、開發(fā)、加工、利用等是一項系統(tǒng)性的工作，要嚴格按照相關(guān)規(guī)范和制度進行，而大多數(shù)高校辦公室檔案員為兼職，為了更好的滿足檔案工作，往往需要了解和掌握檔案管理、公文處理等基本要求，并圍繞學校年度工作計劃來開展檔案工作，并努力做到“通才”，只有這樣才可以提高辦公室檔案工作效率;（2）用心管理，確保檔案文件材料規(guī)范、齊全。公文辦理是高校辦公室的日常主要工作，其一般是指具有規(guī)范體式和法定效力的文書，此時就需要高校辦公室檔案員用心管理，確保檔案文件材料規(guī)范、齊全，并按照要求把好公文的總關(guān)，以確保學校文書檔案工作的順利開展;（3）用心總結(jié)，力求做表率。高校辦公室檔案工作的開展既要按照要求完成每年的立卷歸檔任務(wù)，而且還要勤于思考，用心總結(jié)，對檔案工作的新理念、新技術(shù)、新模式進行探索，力求做好表率作用。

2）有心。（1）有心培養(yǎng)檔案工作人員意識。高校辦公室檔案工作的開展如果僅憑兼職檔案員很難順利完成，此時需要辦公室全員的配合與支持，不斷培養(yǎng)大家的檔案意識，這樣既可以確保檔案工作的順利完成，而且還可以有效提高檔案工作效率;（2）有心收集各級材料。作為高校辦公室檔案工作人員，要有心收集各級材料，而且高校辦公室一般內(nèi)設(shè)有信息、信訪、文書、文印、統(tǒng)計等多種崗位，為了保證歸檔材料賬物相符，就需要做到心中有數(shù);（3）有心成為手眼勤快的人。高校辦公室檔案工作人員不僅要對本部門各崗位的檔案資料進行及時的收集，而且還需要盡可能做一個手眼勤快的人，只要這樣才可以確保檔案工作有條不紊的進行。

3）細心。現(xiàn)實生活中，檔案工作是一項比較繁瑣、枯燥的工作，而紙質(zhì)材料的立卷歸檔，一般需要經(jīng)歷擬寫標題和目錄、組卷、填寫備考表、編頁碼、裝訂等多種工序，而要想確保案卷的質(zhì)量，往往需要對多方面的因素給予綜合考慮，此時就需要高校辦公室檔案工作人員具備足夠的細心。例如，在組卷過程中，檔案工作人員要懂得去粗取精，要善于追根溯源，進而掌握檔案材料的前因后果、來龍去脈。同時，還需要講究文件材料的整齊規(guī)范，對存在缺損的材料要給予及時的修補或粘貼。如今，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件逐漸成為檔案工作的重要組成部分，電子文件的歸檔也不容馬虎，此時就需要檔案工作人員做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔工作，力求電子與紙質(zhì)檔案同步歸檔，以確保高校辦公室檔案工作的整體效率。

3 對高校辦公室的檔案工作進行優(yōu)化的措施

1）積極使用信息化技術(shù)。隨著數(shù)字化的不斷發(fā)展，對學校檔案資料開展系統(tǒng)性的整理，可以從源頭上提高整體檔案的管理方式和信息技術(shù)的融合，確保高校辦公室檔案管理工作有條不紊的進行。健全和完善檔案管理信息化體系，并構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，不僅可以實現(xiàn)電子化檔案的統(tǒng)一管理與共享，而且還可以提高高校辦公室檔案工作效率。高校檔案管理人員還需要不斷提升自身對信息技術(shù)的熟練使用和對計算機知識的掌握，對相應(yīng)的歸檔操作給予系統(tǒng)化的處理，加強對已存儲檔案資料的合理利用，并進一步豐富及強化檔案信息資源，以期更好的發(fā)揮高校辦公室檔案的優(yōu)勢。

2）開放學校檔案。對于各大高校而言，檔案管理不能僅僅進行相關(guān)資料的收集，要對這些檔案信息進行充分利用，學校的檔案管理人員要對資源共享的路徑進行擴充，對學校的檔案充分利用，高校辦公室的技術(shù)人員要針對當前存在的問題進行集中解決。

3）轉(zhuǎn)變管理觀念。整體上來說高校的檔案管理整體向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，信息的遠程傳輸以及電子文書的使用都對高校辦公室的檔案管理技術(shù)人員提出了更高的要求，要保證這些技術(shù)人員的專業(yè)知識和技術(shù)水平緊跟時代進步和發(fā)展，從思想觀念上進行轉(zhuǎn)變，形成思想上的變革和創(chuàng)新，建立本校的檔案信息管理庫，為全校師生服務(wù)，學校也要增加對現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的投入，提升高校辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4 總結(jié)

綜上所述，對高校而言，檔案管理發(fā)揮著不可替代的作用。如今，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對高校辦公室的檔案管理工作要用創(chuàng)新的視角來看待，保證檔案管理符合現(xiàn)代化要求進行建設(shè)，改變以往的管理觀念，提升檔案管理技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。要對高校辦公室的檔案管理工作重視起來，完善檔案設(shè)施及檔案管理系統(tǒng)，可以有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

參考文獻

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