鄒春艷?劉永貴

摘 要：受經濟與科技快速發(fā)展、各領域改革深化的影響，技術機構檔案管理工作也在不斷發(fā)生變化?；诖耍疚膶@技術機構檔案管理的方法與技巧開展深入研究，希望研究內容能夠為相關檔案管理工作者帶來一定啟發(fā)。

關鍵詞：技術機構;檔案管理;技術檔案

技術機構檔案管理存在較高重要性，該工作直接影響基礎資料保存，資料的完整性和準確性也會受到影響，同時還能夠為技術機構各項工作的開展提供依據。為進一步提升技術機構檔案管理水平，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

1 技術機構檔案管理的方法

1.1 技術檔案管理方法

技術檔案管理屬于技術機構檔案管理的重點之一，這一管理需圍繞歸檔、存儲、變更、催還續(xù)借四方面展開。歸檔管理需關注計量技術檔案涉及的量值溯源、儀器設備更換、儀器設備停用、標準器考核、能力核驗、人員培訓、計量標準器定期檢定證書，由于檔案信息搜集屬于長期、精細、總體而全面的工作，因此歸檔管理必須保證每項基礎工作搜集的總體性和有效性;存儲管理需重點關注技術檔案的存放格式，以此實現技術檔案的規(guī)范建檔和準確存放，并為技術檔案查找提供支持。在具體實踐中，應基于種類區(qū)分，并明確檔案存放格式內容，包括保管人、存檔位置、存檔日期、檔案名稱、頁數、類別、序號等;變更管理需關注重大的技術檔案內容變化，并以此明確變更程序，必須由檔案管理員完成具體的變更手續(xù)。變更管理的核心在于技術檔案一致性的保證，因此技術檔案格式調整必須在特殊情況下進行，如存在重要問題或重大改動工作需要，內容調整也需要以原有內容為基礎，以此實現全過程管理并保證原有信息存留;催還續(xù)借管理可有效提升技術檔案使用率，避免使用人手中技術檔案留置時間過長或無故留置情況出現，檔案部門還應針對性設立相關催還與續(xù)借制度[1]。

1.2 明確檔案歸檔范圍

為明確檢測機構檔案歸檔范圍，應以考核規(guī)范為依據，《法定計量檢定機構考核》（JJF1069-2007）涉及的檔案管理內容需得到重點關注，以此明確歸檔范圍，增加相應的管理內容。具體應包括計量檢定規(guī)程、技術規(guī)范、技術標準、機構設置文件、法人代表任命文件、法人資格、機構管理制度、質量體系文件質量手冊、質量活動記錄、程序文件、內部管理職責、實驗室認可證書、上級部門鑒定證書、計量標準考核證書、檢測證書報告等。而基于《計量標準考核規(guī)范》JJF1033-2008，歸檔范圍還應包括計量標準相關的更換申請表、重復性穩(wěn)定性考核記錄、考核證書、技術報告、履歷表、操作程序、技術規(guī)范、檢定校準證書、人員資格證明以及相關管理制度、等內容。此外，人員技術檔案、人員培訓計劃、各類事項處理結果記錄、檢測證書報告的原始記錄與副本也應納入檔案歸檔范圍，人員技術檔案主要包括畢業(yè)證書、檢定員證、審核員證、各類聘書和授權文件、繼續(xù)教育學分證書、培訓證明、論文論著、計算機等級證書、英語等級證書等。為更好適應機構考核，檢測機構檔案管理工作還應做好標準清理、檢驗報告整理、考核資料歸整等工作，由此順利通過機構考核，檔案管理工作的質量即可得到更好保障[2]。

2 技術機構檔案管理的技巧

2.1 儀器設備檔案管理技巧

為更好開展技術機構檔案管理，儀器設備檔案管理技巧的掌握極為關鍵。近年來各類先進儀器設備開始大量應用于技術機構，淘汰設備、正在使用設備、最新設備的管理工作也日趨復雜，且工作量不斷擴大，因此必須開展嚴謹、科學的儀器設備檔案管理，具體管理應圍繞使用權限管理與儀器設備管理展開。使用權限管理指的是基于互聯網技術及相應檔案管理系統(tǒng)，開展分級管理，如檢測結果的登錄應由具有檔案管理權限的人員負責，且記入后不得隨意修改與刪除。具有檢測權限的人員則可以通過系統(tǒng)錄入檢測使用的設備儀器、檢測環(huán)境、檢測時間等數據，由此統(tǒng)一匯總，即可保證檢測報告的權威性、嚴謹性、科學性。具體應以管理、修改、刪除為一級權限，以修改、刪除為二級權限，以數據上傳為三級權限。在具體的儀器檔案管理工作中，應圍繞購置申請、報價單、設備技術論證、購置合同、規(guī)格型號、生產廠家、使用期限、購買時間、專職管理人員、報廢處理展開。為保證儀器的有效使用率，檔案管理還應嚴格結合操作規(guī)程，以此錄入相關信息，為故障原因追蹤提供支持，檔案管理工作可由此較好提升儀器設備的使用壽命。

2.2 專業(yè)人員技術檔案管理

隨著技術機構人員素質的不斷提升，為適應社會發(fā)展變化，檢測機構對專業(yè)技術人員的要求也在隨之提升，高水平的檔案管理能夠在一定程度上滿足這種要求。通過利用數據庫技術與計算機技術，可較好服務于專業(yè)技術人員的檔案管理，這一管理可圍繞人員信息檔案、科研技術檔案、考核材料檔案、人員變動檔案展開。結合上文提及的相關內容，人員信息檔案管理應重點關注學歷學位證書、繼續(xù)教育證書、進修研習證書、專業(yè)技能培訓、操作員證、上崗證等各類專業(yè)技能證書，滿足相關履職需要;科研技術檔案管理需圍繞專業(yè)技術檢測總結、會議論文、學術論文、技術報告、科研課題等相關材料展開;考核材料檔案管理需關注述職報告、重大失職與失誤、年度完成工作量等內容;人員變動檔案管理需重點關注技術人員檔案的更新，追蹤溯源檢測歷史數據，真正做到有據可查。

2.3 開展動態(tài)化、網絡化、數字化管理

技術機構檔案管理的動態(tài)化、網絡化、數字化探索同樣需要得到重視，以此建立健全檢測技術機構檔案管理信息新系統(tǒng)，即可進一步提升檔案管理水平。以技術機構的人員技術檔案管理為例，應針對性建設管理子系統(tǒng)，子系統(tǒng)應由3個模塊組成，同時還需要嚴格規(guī)范歸檔內容。模塊包括人員信息查詢與維護模塊，以及持證情況統(tǒng)計模塊，基本信息、主要學歷、科研項目成果、工作經歷、持證情況、培訓記錄、學術論著、備注則屬于歸檔內容，由此可滿足相關規(guī)范標準需要。通過針對性建立和應用子系統(tǒng)，動態(tài)化、網絡化、數字化的技術機構檔案管理可順利實現，人員技術檔案的管理效率和安全性均可得到較好保障，檔案的利用效率也能夠大幅提升。動態(tài)化、網絡化、數字化的技術機構檔案管理必須嚴格遵循相關法規(guī)標準，并需要重點關注上級單位的人力資源檔案管理制度，以此做到與上級單位檔案、人力資源等信息管理系統(tǒng)的互通互聯，檢測機構的檔案管理即可發(fā)揮更大的社會效益和經濟效益。值得注意的是，考慮到現階段我國技術機構檔案管理普遍存在管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低、檔案管理體系不合理等不足，員工職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術能力的培養(yǎng)、技術機構本身建設的推進、嚴格的檔案管理獎懲制度落實同樣需要得到重點關注，由此即可進一步提升檔案管理人員的主觀能動性，提高檔案管理水平。

3 結論

綜上所述，技術機構檔案管理需關注多方面因素影響。在此基礎上，本文涉及的儀器設備檔案管理技巧、專業(yè)人員技術檔案管理，以及動態(tài)化、網絡化、數字化管理等內容，則明確了新時期技術機構檔案管理重點。為進一步提升技術機構檔案管理水平，各類新理論、新技術、新設備的應用必須得到重視。

參考文獻

[1]張春梅.從機構考核談計量技術檔案管理[J].才智，2018（29）：201-202.

[2]孫建偉，薛俊萍.“互聯網+”背景下的檢驗檢測機構檔案管理探討[J].科教文匯（上旬刊），2018（06）：191-192.

作者簡介

鄒春艷（1979-），女，重慶，本科，畢業(yè)重慶大學，副研究館員，研究方向：檔案管理。