張佳興

【摘要】在互聯(lián)網(wǎng)+時代，日新月異的技術(shù)正在對人們的生產(chǎn)生活產(chǎn)生巨大影響，各行業(yè)爭相探索，期望用新技術(shù)推動企業(yè)經(jīng)營效率更上臺階。目前對智慧財務(wù)的探討較多的集中在發(fā)展方向的理論概述上，落到實(shí)操甚至縮小到報銷領(lǐng)域的非常少。本文從項目背景、痛點(diǎn)剖析、實(shí)施步驟等方面著手，深入分析了S公司探索智慧財務(wù)報銷體系的建設(shè)路徑，可為相關(guān)領(lǐng)域智慧財務(wù)體系建設(shè)提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】技術(shù)創(chuàng)新業(yè)財融合流程梳理嵌入式管理

一、財務(wù)報銷管理迫切需要技術(shù)賦能

隨著社會經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展，近十年年來云計算、大數(shù)據(jù)、AI的概念廣為人知，在我國互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)得到大范圍的應(yīng)用，且逐步影響至國內(nèi)各行各業(yè)。企業(yè)管理者們期望通過技術(shù)融智的方式，為公司發(fā)展特別是內(nèi)部運(yùn)營效率的提升帶來質(zhì)的飛躍。這種迫切性在大企業(yè)尤為突出，聚焦到財務(wù)報銷管理，結(jié)合S公司實(shí)際有以下三點(diǎn)原因。

（一）財務(wù)報銷要求細(xì)致更新迅速。S公司有較好的財務(wù)基礎(chǔ)管理能力，15年前就響應(yīng)集團(tuán)號召成立了集團(tuán)內(nèi)第一批省級財務(wù)核算中心，對全省財務(wù)報銷進(jìn)行集中化處理，且為每一項費(fèi)用制定了清晰的報銷要求。這些要求對員工報賬、財務(wù)審核起到良好的指引作用，是核算中心初期建章立制、規(guī)范業(yè)務(wù)的必要手段。但經(jīng)過十幾年的發(fā)展與迭代，為新業(yè)務(wù)或已有業(yè)務(wù)新問題制定的報銷規(guī)范，通過紙質(zhì)件、郵件的形式都不能最快、最精準(zhǔn)的傳遞到每一位報銷需求者手中，極容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)側(cè)不明規(guī)則，財務(wù)側(cè)反復(fù)解釋的情況，在企業(yè)中形成內(nèi)耗。

（二）報銷前已在多系統(tǒng)錄入信息。建立相應(yīng)的系統(tǒng)助力公司精細(xì)化運(yùn)營，是公司管理要求向下延伸，集中統(tǒng)計經(jīng)營信息的利器。同一業(yè)務(wù)在流程上若涉及不同的管理部門，則可能出現(xiàn)不同系統(tǒng)管控不同環(huán)節(jié)的情況，各系統(tǒng)相互割裂、形成孤島。財務(wù)報銷作為業(yè)務(wù)完結(jié)的最后一個環(huán)節(jié)，對應(yīng)的系統(tǒng)通常僅有數(shù)據(jù)收集功能，數(shù)據(jù)分析與檢查還是人工完成占多。在上述情形下，報賬人員信息重復(fù)填寫的惱怒情緒極易歸責(zé)財務(wù)。此外財務(wù)因沒有實(shí)時性的管控手段，若報銷審核中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)問題，整改成本極高。

（三）人工審核點(diǎn)多系統(tǒng)控制點(diǎn)少。前期S公司采用電子影印件傳輸報銷附件，再人工核查判定單筆報銷是否符合財務(wù)要求。在此期間會計人員對審核點(diǎn)逐一核對，雖保障了入賬質(zhì)量，但在一定程度上影響了審核效率，單據(jù)全流程流轉(zhuǎn)速度降低。

二、S公司構(gòu)建智慧財務(wù)報銷體系的主要做法

首先是對智慧財務(wù)報銷體系的認(rèn)識，只有明確了要達(dá)到的目標(biāo)，才能在體系搭建上有中心和主線。S公司認(rèn)為智慧財務(wù)報銷體系建設(shè)的主要目的有兩個：（1）服務(wù)廣大員工。一是讓報銷使用人有高效便捷的使用體驗(yàn)，二是減少財務(wù)會計的人工審核點(diǎn)，釋放人力資源轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)會計或管理會計，助力公司價值提升；（2）加強(qiáng)風(fēng)險控制。智慧財務(wù)更多依靠系統(tǒng)手段實(shí)現(xiàn)管理目的，能夠更加客觀、全面的控制標(biāo)準(zhǔn)化風(fēng)險管理點(diǎn)，進(jìn)一步織密企業(yè)風(fēng)控網(wǎng)絡(luò)。其次是充分認(rèn)識構(gòu)建智慧財務(wù)報銷體系的兩個支撐點(diǎn)：新技術(shù)和業(yè)財融合。在效率提升方面要打破固思維，積極擁抱新技術(shù)，構(gòu)建新模式，通過流程再造進(jìn)一步激發(fā)生產(chǎn)力。在風(fēng)險控制方面要前移財管理觸角，財務(wù)數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)發(fā)生狀態(tài)的記錄，它伴隨業(yè)務(wù)而生，因此僅想在財務(wù)報銷環(huán)節(jié)控制全部財務(wù)風(fēng)險，是不全面的。

通過以上分析，S公司從四個方面推進(jìn)智慧財務(wù)報銷體系的建設(shè)。

（一）業(yè)財融合達(dá)成共識

構(gòu)建智慧財務(wù)報銷體系對業(yè)務(wù)從申請到入賬進(jìn)行全流程的財務(wù)管控，在此鏈條上除財務(wù)部門外，還涉及業(yè)務(wù)需求部門與業(yè)務(wù)歸口管理部門。因此要將財務(wù)管理延伸甚至嵌入業(yè)務(wù)，必須業(yè)財融合達(dá)成共識。S公司主要開展以下三方面的工作：一是有公司領(lǐng)導(dǎo)的支持。從頂層向下統(tǒng)籌，最大化打破部門間的行政壁壘，站在公司層面統(tǒng)一調(diào)度資源；二是強(qiáng)化全員財務(wù)風(fēng)險意識。S公司一直推進(jìn)全員報銷工作，誰經(jīng)辦的業(yè)務(wù)由誰負(fù)責(zé)報銷，因個人原因觸發(fā)財務(wù)風(fēng)險的，建立相應(yīng)的問責(zé)機(jī)制；三是權(quán)責(zé)劃分明確有序。前移財務(wù)管理必定需要有清晰的業(yè)財責(zé)任劃分，既要避免重復(fù)管控更要避免管理盲區(qū)，只有劃定要點(diǎn)，明確責(zé)任才能順利達(dá)成業(yè)財共識。

（二）一張表呈現(xiàn)報銷管控要點(diǎn)

基于業(yè)務(wù)生命周期全流程，以企業(yè)費(fèi)用管理規(guī)范為準(zhǔn)繩，依次梳理影響特定費(fèi)用入賬準(zhǔn)確性的要素，形成費(fèi)用管控一張表。該表至少應(yīng)該包含以下內(nèi)容：管控要求、內(nèi)容描述、管控環(huán)節(jié)、若有系統(tǒng)是否需要會計人工審核。

以差旅費(fèi)管理為例，第一個管控要求為：出差需報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前審批；對應(yīng)的管控內(nèi)容描述為：會計審核經(jīng)辦人是否提交含有出差時間、地點(diǎn)、事由等的申請單，且已經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前批準(zhǔn)；對應(yīng)的管控環(huán)節(jié)為：出差申請；若有系統(tǒng)是否需要會計人工判定：否。后續(xù)管控要點(diǎn)以此類推進(jìn)行歸納總結(jié)。

（三）建立系統(tǒng)增強(qiáng)自動化能力

為重點(diǎn)費(fèi)用量身打造管理系統(tǒng)，不僅滿足業(yè)務(wù)管理要求，還應(yīng)嵌入財務(wù)管控要點(diǎn)，并根據(jù)前述梳理的管控內(nèi)容逐一匹配系統(tǒng)控制方式，主要?dú)w納為以下三類：一是有明確量化關(guān)系的。如根據(jù)公司招待費(fèi)管理辦法，每一類招待對應(yīng)不同的招待人數(shù)和陪同人數(shù)，在招待費(fèi)申請階段，系統(tǒng)根據(jù)招待類別依次嵌入對應(yīng)的出席及陪同人數(shù)比例，招待費(fèi)申請人在填寫電子申請單時對數(shù)據(jù)自動校驗(yàn)，若有超標(biāo)顯性化提示及糾錯，在業(yè)務(wù)形成的初期便實(shí)現(xiàn)風(fēng)險實(shí)時控制；二是文字描述類的。如招待費(fèi)發(fā)票抬頭為公司全稱，且不應(yīng)為增值稅專用發(fā)票，該類原則性要求分場景在系統(tǒng)界面顯著位置予以提醒；三是需報銷人員錄入的標(biāo)準(zhǔn)格式信息。比如差旅報銷要求錄入以下信息：火車票起始地點(diǎn)、乘坐時間、票面金額、座位等次信息。如果僅是一人往返單一地點(diǎn)，也需要錄入八個信息點(diǎn)，還不論多人多地點(diǎn)出差的情況。S公司積極引入光學(xué)字符識別技術(shù)（OCR），通過手機(jī)拍照對標(biāo)準(zhǔn)格式所包含的信息進(jìn)行自動識別，自動填寫至系統(tǒng)指定位置，大幅提升了員工報銷信息的填報效率。

（四）大數(shù)據(jù)分析深入控制報銷風(fēng)險

前述控制均是基于單筆報銷而言，但是對某些需要交叉比對才能發(fā)現(xiàn)的問題，則需要進(jìn)一步開展大數(shù)據(jù)分析。筆者以差旅費(fèi)為例，通過大數(shù)據(jù)分析我們可以快速發(fā)現(xiàn)差旅費(fèi)報銷單的出差日期是否重疊，進(jìn)而人工介入分析重疊是否合理，有無重復(fù)領(lǐng)取出差補(bǔ)助。以上控制如果采用全人工的方式將花費(fèi)大量的時間和精力，且不一定能做到全面檢查，投入和產(chǎn)出不成正比。

三、智慧財務(wù)報銷體系建設(shè)的思考

（一）系統(tǒng)建設(shè)需要業(yè)務(wù)骨干深度參與

企業(yè)要構(gòu)建“好用、管用”的智慧財務(wù)報銷體系，不是財務(wù)部門一張藍(lán)圖繪制好，交給技術(shù)部門完成系統(tǒng)開發(fā)即可。建立一個好的財務(wù)系統(tǒng)需要熟悉費(fèi)用管理制度、管控要點(diǎn)的業(yè)務(wù)骨干深度參與，系統(tǒng)設(shè)計的每一個環(huán)節(jié)都需要財務(wù)和技術(shù)的雙重確認(rèn)，否則開發(fā)出來的系統(tǒng)僅是完成上線使命而不是管理使命。

（二）加快建設(shè)企業(yè)級數(shù)據(jù)池

目前部分公司一項費(fèi)用涉及多個管理系統(tǒng)，或一項費(fèi)用雖由一個系統(tǒng)管控，但數(shù)據(jù)也僅附著于該系統(tǒng)，較為獨(dú)立。換句話說，若需要分析費(fèi)用與費(fèi)用間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，只能通過手工取數(shù)的方式完成。因此加快企業(yè)級數(shù)據(jù)池建設(shè)，連通各系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)形成共享數(shù)據(jù)庫，對于進(jìn)一步強(qiáng)化財務(wù)報銷管控及分析能力大有益處。

（三）形成用戶問題反饋與解決的閉環(huán)機(jī)制

智慧財務(wù)報銷體系是不是靜止的，且只有隨業(yè)務(wù)發(fā)展、用戶使用習(xí)慣的變化不斷演進(jìn)才能發(fā)揮更高效的作用。因此在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，應(yīng)該重視用戶體驗(yàn)，建立健全問題反饋、分析、整改的閉環(huán)管理機(jī)制，才能讓智慧報銷真正惠及員工，助力管理。

智慧財務(wù)在企業(yè)風(fēng)險控制、高效運(yùn)營方面有重要的意義。S公司通過明確目標(biāo)、分析痛點(diǎn)、制定措施、創(chuàng)新技術(shù)等多措并舉的方式，打破業(yè)財壁壘構(gòu)建智慧財務(wù)報銷體系，在提高員工報銷效率，輸出高質(zhì)量財務(wù)數(shù)據(jù)上進(jìn)行了大膽探索，結(jié)果表明這種探索取得了較好成效。未來智慧財務(wù)的概念會應(yīng)用到財務(wù)工作的方方面面，比如財務(wù)機(jī)器人替代標(biāo)準(zhǔn)化支付、附件一站式傳輸電子化保存等等，但無論走向何處，都離不開與業(yè)務(wù)的融合，離不開培養(yǎng)一批復(fù)合型財務(wù)人才。此外還需要更進(jìn)一步挖掘數(shù)據(jù)價值，用財務(wù)智慧為企業(yè)發(fā)展賦能。

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