張珺 張玉梅

摘要：在當前信息、網(wǎng)絡快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理和服務體系建設中也逐漸引入了網(wǎng)絡信息技術和數(shù)字化技術，人事檔案呈現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展，人才服務逐漸信息化，人事檔案管理和人才服務工作質(zhì)量得到了有效的提升。數(shù)字化人事檔案和信息化的人才服務，對于高校人事檔案和人才服務質(zhì)量的提升能夠起到顯著的效果。

關鍵詞：河北??；人事檔案；數(shù)字化；信息化

一、河北省高校人事檔案數(shù)字化管理及人才服務信息化建設過程中發(fā)現(xiàn)的問題

（一）缺乏完善的數(shù)字化標準體系

當前，高校在人事檔案管理中大多都提高了對數(shù)字化技術的重視，但是受到起步較晚的影響，仍然沒有建立起完善的數(shù)字化管理標準體系，沒有在考慮數(shù)字化管理實際需要的基礎上對于保管、錄入、掃描、歸檔等的標準和規(guī)范進行數(shù)字化的修訂與執(zhí)行。

（二）人事檔案信息安全缺乏保障

伴隨著時代的發(fā)展進步，數(shù)字化的人事檔案逐漸適應發(fā)展需要，不僅使得檔案查找的工作得以減重，同時，在保存和閱覽中損壞的概率也得到了顯著的降低。但是隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，泄露的風險也隨之而來。電腦黑客盜用信息，電腦病毒也會造成數(shù)據(jù)的損失，總而言之，對于數(shù)字化的電子檔案便利了檔案管理，但是還有待完善。

（三）數(shù)字化技術落后

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的查找都是人工進行，但是因為檔案數(shù)量較多，檔案的查找很難及時完成。電子化的人事檔案管理工作，在提升質(zhì)量和效率的同時，也要注重信息的更新，更重要的是做好安全管理。因此，要緊跟時代發(fā)展，對于檔案信息技術也要及時的更新。

二、強化高校人事檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）提高對檔案收集、整理和審核工作的重視

信息準確性的保證是在整個檔案管理中都要重視的，有利于后續(xù)工作的有序進行。此外，對于檔案信息的不同要進行分類，編號序號，整理出清晰的目錄；第二，對于檔案要進行嚴謹?shù)暮藢?，一旦發(fā)現(xiàn)信息缺乏，應立即與相關人員取得聯(lián)系進行整理補充。避免出現(xiàn)重復記錄或者不規(guī)范填寫等問題，使得檔案的完整性和準確性得以切實的保障；第三，對于人事檔案，要按時開展檢查，爭取盡早發(fā)現(xiàn)問題并處理，不斷推動工作機制的完善，加快檔案數(shù)字化進程的快速有效推進。

（二）基于現(xiàn)實情況建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫

首先，推動檔案信息資料庫的標準化建立，建立身份驗證機制，使得公積金、社保等既有數(shù)據(jù)在進行識別、搜索時能夠直接錄入；其次，對檔案數(shù)據(jù)庫的操作系統(tǒng)進行優(yōu)化完善，檔案信息處理中運用的整理和搜索等技術能起到監(jiān)督和對比后臺的作用， 在紙質(zhì)和電子材料之間進行更精準的校對，使得檔案數(shù)據(jù)的完整性和精準度得以切實提升；最后，針對于檔案信息的錄入、更新等不斷進行先進技術的更新，使得技術得以保證。

（三）加強檔案信息安全管理

首先，對人事檔案的錄入、審核、歸檔等工作進行嚴格的把關，將人事檔案儲存的地方和辦公的地方要分開設立，為避免檔案被管理人員以外的人員翻閱，要設立獨立的檔案室和錄入室；其次，檔案管理相關人員要簽訂保密協(xié)議和承諾書，對于自己的工作內(nèi)容和責任要做到清晰明確；第三，對于數(shù)據(jù)泄露行為要制定相關規(guī)章制度，并加大懲罰力度，實現(xiàn)保護和封閉數(shù)字化管理系統(tǒng)構建項目的數(shù)據(jù)接口，對于無線網(wǎng)絡搭建、服務器等設備要做到有效禁止；第四，注重檢查和維護檔案保存設備和系統(tǒng)，要定期進行，對于有安全隱患的系統(tǒng)和軟件要及時的進行淘汰并更換。

三、促進河北省高校人才服務信息化建設的有效措施

（一）對信息化建設標準進行完善和統(tǒng)一

首先，對信息技術應用規(guī)范進行統(tǒng)一，并建立與之相匹配的人才信息化建設標準；其次，在進行管理人才信息化系統(tǒng)操作過程中，在不同資源中借助網(wǎng)絡技術實現(xiàn)共享，使得服務的質(zhì)量和效率得以切實提升；第三，在進行人才服務信息化建設過程中，要運用統(tǒng)一的技術應用平臺，使得不同領域之間實現(xiàn)；良好的合作，避免重復收集和重疊信息的出現(xiàn)；第四，為使人才服務效率得以提升，要在堅持“人性化”原則的基礎上進行共性網(wǎng)絡平臺的構建，并推動便捷化信息檢索系統(tǒng)的建立。

（二）注重信息技術人才的培訓

其一，針對信息技術成立專門的培訓小組，成員由信息技術專家以及具備豐富經(jīng)驗的人員組成，針對企業(yè)中參與信息化建設的員工展開培訓，提升其專業(yè)技術能力；其二，為了提升人才服務信息系統(tǒng)的針對性，信息化建設小組必須要對人才服務需求做到深入了解，因此，應當注重與其他部門的密切溝通。其三，為了使信息化建設人員的專業(yè)能力提升，服務意識增強，應當注重對其信息技術知識、綜合素質(zhì)以及人才服務意識的培養(yǎng)發(fā)展。

（三）建立信息技術專業(yè)機構

結合當前人才服務信息化建設切實的發(fā)展情況，聘任具有較高信息技術專業(yè)水平的人員構建起信息技術專業(yè)機構，更好的做到監(jiān)督、更新以及完善人才信息系統(tǒng)，并能為更多職工進行培訓做好準備，除此之外，管理標準和規(guī)范也應當實現(xiàn)統(tǒng)一，進而為運營機制能夠保持高效運作提供保障。

（四）人才服務體系結構通過信息技術得以創(chuàng)新和完善

人才服務機制借助信息化技術機制的作用促進信息化水平得以提升；通過辦公設備的更新，促使辦公逐漸向信息化發(fā)展；對于人才資料的搜集、整理以及后期的管理使用，全部運用信息技術完成，促使人才服務的質(zhì)量和效率得以有效提升。

四、結語

伴隨著信息化、數(shù)字化的快速發(fā)展，人們對于人事檔案管理和人才服務的要求越來越高，既要提升管理的水平和服務的質(zhì)量，更要注重其自身數(shù)字化和信息化的快速發(fā)展，因此，為了適應時代的發(fā)展，高校必須要對人事檔案和人才服務進行數(shù)字化和信息化的發(fā)展。就目前情況來看，無論是數(shù)字化的人事檔案還是信息化的人才服務工作，都面臨著一定的困難，為了解決這些問題，就需要對人事檔案數(shù)據(jù)庫進行建立并完善，對人事檔案質(zhì)量管理體系進行調(diào)整優(yōu)化，并對與之相關的工作人員展開專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，進而有效推動高校數(shù)字化人事檔案和信息化人才服務的發(fā)展。

河北省人力資源和社會保障廳課題：河北省高校人事檔案數(shù)字化與人才服務信息化對策研究（課題編號：JRS-2020-3072）。