劉爽 王靜

摘 要：從政策、法律及管理角度分別對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”下因公出國(guó)（境）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的背景進(jìn)行了介紹。在“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”概念的基礎(chǔ)上，對(duì)因公出國(guó)（境）檔案管理信息系統(tǒng)跨部門、自動(dòng)化、個(gè)性化的特征進(jìn)行了闡述。接下來(lái)，對(duì)該系統(tǒng)的框架搭建、開(kāi)放功能以及信息資源的利用進(jìn)行了描述。最后展示了該系統(tǒng)應(yīng)用的初步成效。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù) 信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào) G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-03-01

★作者簡(jiǎn)介：劉爽，首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京地壇醫(yī)院檔案館員，本科學(xué)士學(xué)位，研究方向?yàn)闄n案管理;王靜，首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京地壇醫(yī)院檔案館員，本科學(xué)士學(xué)位，研究方向?yàn)闄n案管理;通訊作者：王蕾，首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京地壇醫(yī)院副研究員，研究生碩士學(xué)位，研究方向?yàn)獒t(yī)院管理。

Abstract The paper introduces the construction background of official overseas trip archives management information system with Internet+ service from the perspective of policy， law and management. Based on the concept of Internet+ service， the paper illustrates the features of? cross-agency， automation and personalization of the system. After that， it describes the framework， open function and information resources utilization of the system. Finally， it demonstrates the preliminary results of the application of the system.

Keyword hospital; archives management; Internet+ service; information system

因公出國(guó)（境）管理是外事管理中的重要工作之一，是集政策性、時(shí)效性、專業(yè)性于一體的管理工作。其管理政策多變、流程復(fù)雜、檔案分散是因公出國(guó)（境）管理的主要影響因素。這項(xiàng)工作需要管理人員非常細(xì)心且耐心地對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)以避免出現(xiàn)紕漏;除此之外，在管理中還涉及多部門的監(jiān)督與審核，其檔案也隨之歸口在多個(gè)部門，這對(duì)檔案的統(tǒng)一收集與管理造成了極大的挑戰(zhàn)。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”信息化技術(shù)將有助于促進(jìn)因公出國(guó)（境）管理效率及管理質(zhì)量的共同提升，更有助于檔案信息的收集與整理。

一、醫(yī)院因公出國(guó)（境）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的背景

1.因公出國(guó)政策要求。2019年1月7日，由中共北京市委外事工作委員會(huì)辦公室和北京市人民政府外事辦公室聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于進(jìn)一步簡(jiǎn)化因公出國(guó)手續(xù)的若干措施〉的通知》指出：“在加強(qiáng)規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)‘互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)，推動(dòng)因公出國(guó)審批服務(wù)便利化，確保因公出國(guó)工作更好地服務(wù)中央總體外交，服務(wù)北京經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，服務(wù)‘四個(gè)中心功能建設(shè)。”同時(shí)，在完善服務(wù)措施手段中明確要求：“大力推進(jìn)信息化建設(shè)。繼續(xù)完善北京市因公出國(guó)審批護(hù)照簽證業(yè)務(wù)系統(tǒng)，逐步推行網(wǎng)上審核審批，拓寬網(wǎng)上辦理渠道，提升服務(wù)便利度。各單位要結(jié)合工作需要加快建設(shè)因公出國(guó)信息化管理平臺(tái)，讓信息多跑路，申請(qǐng)人少跑腿?！币虼?，建立因公出國(guó)（境）信息管理系統(tǒng)既是優(yōu)化信息管理工作的方式，更是簡(jiǎn)化申報(bào)手續(xù)、減輕申報(bào)者負(fù)擔(dān)的必然選擇。

2.檔案管理工作的需要?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》（修訂版）第五條指出：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用?！盵1]其對(duì)檔案管理的工作原則提出了具體要求。而我國(guó)外事管理體系遵循以下四項(xiàng)原則：“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合?！盵2]

以D醫(yī)院為例，醫(yī)院的外事管理工作是在黨委領(lǐng)導(dǎo)下的主體責(zé)任制單位，在外事管理制度中涉及因公出國(guó)（境）管理的部門有黨辦、院辦、人事處、科教處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、紀(jì)檢辦部門負(fù)責(zé)人。各部門根據(jù)職能劃分分別承擔(dān)不同管理及監(jiān)督職責(zé)，同時(shí)因辦理流程的相互連貫性以及各部門工作之間的交叉協(xié)作性，使得外事相關(guān)檔案被存放于各部門之中，也因此導(dǎo)致在檔案的收集管理過(guò)程中根據(jù)行政職能分工將外事相關(guān)檔案分別收集到各部門的卷宗中，使得外事檔案缺乏完整性及延續(xù)性。如因公出國(guó)（境）成果產(chǎn)出相關(guān)檔案，因其具有科研屬性被集中收集于科技類專業(yè)檔案中。財(cái)務(wù)、人事涉及因公出國(guó)（境）內(nèi)容也分別被收集到財(cái)務(wù)及人事專業(yè)檔案中。這些都導(dǎo)致了因公出國(guó)（境）檔案信息的碎片化，影響其完整性與安全性。

3.精細(xì)化管理的需要。精細(xì)化管理工作理念正在逐步深入醫(yī)院的各管理領(lǐng)域中，在諸多外事管理工作中，因公出國(guó)（境）管理工作因其具有相對(duì)成熟的管理路徑，自然會(huì)成為精細(xì)化管理工作的首要切入點(diǎn)。精細(xì)化管理的理念源于日本20世紀(jì)50年代的一種企業(yè)管理理念。它是社會(huì)分工精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二個(gè)層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化[3]。因公出國(guó)（境）管理工作具有多層級(jí)、多部門的管理特性，同時(shí)會(huì)緊跟國(guó)際形勢(shì)變化進(jìn)行政策性調(diào)整，這些正契合了精細(xì)化管理的理念。

因公出國(guó)（境）管理是醫(yī)院外事工作中非常重要的一部分，也是集專業(yè)性、政策性及時(shí)效性于一體的專業(yè)管理工作。多數(shù)醫(yī)院將因公出國(guó)（境）管理工作定義為事務(wù)性工作，這種認(rèn)識(shí)是非常片面的。因?yàn)橐蚬鰢?guó)（境）管理是所有國(guó)際合作管理工作的基礎(chǔ)以及起點(diǎn)。這項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作的好壞將直接影響整個(gè)國(guó)際醫(yī)療合作團(tuán)隊(duì)的工作效率、工作質(zhì)量，甚至是國(guó)際合作項(xiàng)目的順利開(kāi)展。而利用信息系統(tǒng)做好規(guī)范化、精細(xì)化的管理將有效提高工作準(zhǔn)確度、管理的規(guī)范性、提高工作效率，降低管理成本[4]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”下因公出國(guó)（境）檔案管理的相關(guān)概念與典型特征

“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”下因公出國(guó)（境）檔案管理是將信息通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與因公出國(guó)（境）全流程管理進(jìn)行深入融合，破除傳統(tǒng)的且封閉的被動(dòng)式管理模式，創(chuàng)造一種新的管理運(yùn)營(yíng)模式，既有“互聯(lián)網(wǎng)+”的典型特征，又獨(dú)具綜合服務(wù)管理特性。

1.跨部門的數(shù)據(jù)融合：“+”就是跨界、開(kāi)放、重塑融合，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能破除因公出國(guó)（境）檔案在多個(gè)部門的割裂，實(shí)現(xiàn)多部門實(shí)時(shí)維護(hù)管理，建立起完整規(guī)范的數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)因公出國(guó)（境）檔案在橫向及縱向上的全面收集整合。

2.自動(dòng)化的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)：“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”技術(shù)可以打通封閉緩慢的運(yùn)行環(huán)節(jié)，把涉及國(guó)際合作處、人事處、財(cái)務(wù)處、科教處、紀(jì)檢辦、信息中心、宣傳中心、審計(jì)辦等各部門的各業(yè)務(wù)模塊相互融通，同時(shí)實(shí)現(xiàn)申報(bào)中各環(huán)節(jié)的互聯(lián)互通。從因公出國(guó)（境）項(xiàng)目立項(xiàng)啟動(dòng)（計(jì)劃申報(bào)）到項(xiàng)目結(jié)束（任務(wù)完成后反饋）的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠?qū)崿F(xiàn)完成一項(xiàng)任務(wù)申報(bào)，系統(tǒng)自動(dòng)激發(fā)下一個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行，即實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)。

3.個(gè)性化的服務(wù)體系：因公出國(guó)（境）業(yè)務(wù)因其管理項(xiàng)目類型較多，涉及的每一個(gè)國(guó)別又分別有不同的要求，這就使得每一個(gè)因公出國(guó)（境）項(xiàng)目都具有獨(dú)立性。要實(shí)現(xiàn)差異化管理與服務(wù)，首先要提供一個(gè)流程準(zhǔn)確的服務(wù)平臺(tái)，同時(shí)最大限度地開(kāi)放各管理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)其管理的透明度與參與度，做好有針對(duì)性的個(gè)體培訓(xùn)，使因公出國(guó)（境）管理在實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)的同時(shí)有序推進(jìn)。

三、因公出國(guó)（境）檔案管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)路徑

因公出國(guó)（境）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)要遵循循序漸進(jìn)的工作原則，通常要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)搭建、基礎(chǔ)應(yīng)用、擴(kuò)充應(yīng)用，再過(guò)渡到深化應(yīng)用的階段[5]。

1.搭建框架體系，實(shí)現(xiàn)信息集中管理。圍繞因公出國(guó)（境）管理工作的審批重點(diǎn)，建設(shè)流程規(guī)范、分工清晰的子流程系統(tǒng)，在保障外事歸口管理的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。實(shí)現(xiàn)多部門對(duì)出訪人員信息、邀請(qǐng)人信息、日程安排合理性、經(jīng)費(fèi)預(yù)算情況、院內(nèi)請(qǐng)銷假、會(huì)議發(fā)言及壁報(bào)展示等內(nèi)容的同步審核，同時(shí)對(duì)出訪執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)使用情況、經(jīng)驗(yàn)分享、成果共享等內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)與督導(dǎo)。

2.開(kāi)放自助功能，實(shí)現(xiàn)各部門的信息融通。將管理制度轉(zhuǎn)化成相對(duì)剛性的線上業(yè)務(wù)流程。每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)按照預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間和管理關(guān)系，自動(dòng)推送任務(wù)表單到審批人員待辦任務(wù)列表，點(diǎn)擊鏈接即可完成審批工作，同時(shí)任務(wù)發(fā)起人可以實(shí)時(shí)查看各節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)辦理狀況。

開(kāi)放自助功能使任務(wù)發(fā)起人（即任務(wù)申報(bào)人）及審核部門都能夠全天候自助登錄系統(tǒng)，根據(jù)提示信息進(jìn)行因公出國(guó)計(jì)劃及任務(wù)的申報(bào)。任務(wù)發(fā)起人在完成信息填報(bào)并點(diǎn)擊確認(rèn)申報(bào)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)激發(fā)下一審核流程的開(kāi)啟，依次向流程中各節(jié)點(diǎn)自動(dòng)推送任務(wù)列表。各部門將根據(jù)推送內(nèi)容分別對(duì)所管轄內(nèi)容進(jìn)行業(yè)務(wù)審核并提交審核意見(jiàn)。

該系統(tǒng)的自助功能，可以實(shí)現(xiàn)多部門在線同步進(jìn)行業(yè)務(wù)審核及實(shí)時(shí)督導(dǎo)，相比單一管理路徑更能提高工作效率。而發(fā)起人可在線同步查看任務(wù)節(jié)點(diǎn)的辦理狀況，免去其反復(fù)咨詢的困擾。在實(shí)現(xiàn)跨部門的相互融通的同時(shí)，更實(shí)現(xiàn)了“讓信息多跑路，申請(qǐng)人少跑腿”的目標(biāo)。

3.挖掘系統(tǒng)資源，實(shí)現(xiàn)信息共享與利用。利用因公出國(guó)（境）管理系統(tǒng)進(jìn)行信息收集，實(shí)現(xiàn)了因公出訪任務(wù)計(jì)劃申報(bào)、任務(wù)審批、成果匯報(bào)的全流程及各部門間的信息收集，為信息的提取與利用打下了良好的基礎(chǔ)。各職能部門能夠利用該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、維護(hù)和統(tǒng)計(jì)查詢。該系統(tǒng)亦能實(shí)現(xiàn)根據(jù)職能權(quán)限不同，對(duì)信息維護(hù)、查詢、范圍進(jìn)行差異化授權(quán)，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)功能。

四、因公出國(guó)（境）系統(tǒng)應(yīng)用初步成效

北京市衛(wèi)生健康委員會(huì)經(jīng)過(guò)多年努力，建立了集計(jì)劃申報(bào)、任務(wù)申報(bào)、簽證申報(bào)、成果分享、信息查詢等多個(gè)基礎(chǔ)模塊于一體的因公出國(guó)（境）信息管理系統(tǒng)。目前該系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)與市外辦系統(tǒng)的對(duì)接，除紙質(zhì)審批文件外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以直接進(jìn)行導(dǎo)入與查詢。同時(shí)，根據(jù)授權(quán)實(shí)現(xiàn)了市外辦、市衛(wèi)健委、各單位專辦員的分層級(jí)信息申報(bào)、審核及查詢功能，極大縮短了計(jì)劃及任務(wù)申報(bào)前材料審核時(shí)間，提高了工作效率，規(guī)范了申報(bào)資料填報(bào)的內(nèi)容，減少了申報(bào)資料的誤差率，實(shí)現(xiàn)了因公出國(guó)（境）信息系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)的集中管理。接下來(lái)將逐步推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”下各醫(yī)院因公出國(guó)（境）檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作。

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