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        團隊協(xié)作的五大障礙

        2020-03-08 02:54:22帕特里克·蘭西奧尼
        銷售與管理 2020年20期
        關鍵詞:協(xié)作障礙成員

        帕特里克·蘭西奧尼

        企業(yè)最根本的競爭優(yōu)勢既不是來自資本實力、發(fā)展戰(zhàn)略,也不是來自技術,而是來自團隊協(xié)作。使團隊所有成員齊心協(xié)力實際上是不可能做到的,因此,團隊協(xié)作才顯得難能可貴。

        這絕不是說團隊協(xié)作注定要失敗,恰恰相反,建立一支強大的團隊既切實可行又相當簡單,但是卻需要克服困難才能做到。

        在大多數(shù)企業(yè)中,真正的團隊協(xié)作仍然很難實現(xiàn),而企業(yè)之所以不能實現(xiàn)良好的團隊協(xié)作,是因為它們不自覺地陷入了五個很普通但卻很危險的沼澤之中,我在這里稱其為團隊協(xié)作的五大障礙。這五大障礙具有連鎖反應特性,只要有一項發(fā)生,整個團隊就要深受其害了。

        第一大障礙:缺乏信任

        信任是高效、團結一致的團隊的核心,沒有信任,團隊協(xié)作則無從談起。

        談到建立企業(yè)團隊,信任是指團隊成員相信同事的言行是出于好意,在團隊里不必過分小心或相互戒備。事實上,團隊成員必須放心地接受彼此的批評。

        這需要團隊成員敢于承認自己的弱項,而且不用擔心別人會以此來攻擊自己。這些弱項包括性格弱點、技術不足、人際交往的困擾、失誤以及無法獨立完成任務、需要別人的幫助等。

        要在暴露弱點的基礎上建立信任是非常不容易的,因為大多數(shù)成功人士在事業(yè)和學習過程中已經(jīng)習慣了相互競爭、彼此戒備。要使他們?yōu)榱藞F隊的利益而摒棄這些幾乎成為本能的東西,雖然不容易做到,但卻是好的團隊所必需的。

        如果一支團隊的成員做不到相互信任,代價將是巨大的。

        缺乏信任的團隊成員具有以下表現(xiàn):

        隱藏自己的弱點和錯誤。不愿請求別人幫助,也不愿給別人提出建設性的反饋意見。不愿為別人提供自己職責之外的幫助。輕易對別人的用意和觀點下結論而不去仔細思考。不愿承認和學習別人的技術和經(jīng)驗。浪費時間和精力去追求自己的特定目標。對別人抱有不滿和怨恨。懼怕開會,尋找借口,盡量減少在一起的時間。

        充滿信任的團隊成員具有以下表現(xiàn):承認自己的弱點和錯誤。主動尋求別人的幫助。歡迎別人對自己所負責的領域提出問題和給予關注。在工作可能出現(xiàn)問題時,相互提醒。愿意給別人提出反饋意見和幫助。贊賞并且學習別人的技術和經(jīng)驗。把時間和精力花在解決實際問題上,而不是流于形式。必要時向別人道歉,接受別人的道歉。珍惜集體會議或其他可以進行團隊協(xié)作的機會。

        一個團隊的成員之間怎樣才能建立相互信任呢?以下是一些特定的方法:

        個人背景介紹。該步驟非常簡單,只需大家在開會時圍坐在一起,回答幾個關于個人背景的問題。問題的設置不用過于敏感,通??梢园依镉袔讉€孩子,家鄉(xiāng)在哪里,個人愛好,職業(yè)生涯中經(jīng)歷過哪些挫折,等等。通過回答這些普通的問題,團隊成員可以拉近相互關系,彼此更親密,認識到別人同自己一樣,也是擁有有趣的背景和故事的普通人。這有助于相互理解,避免團隊中有人作出對別人不公平或是不妥的行為。

        成員工作效率討論。這項活動比前一項活動更具有力度和針對性,難度也相應較大。這需要團隊成員指出同事為團隊作出的最大貢獻,以及最需要改進的地方,然后大家一起就每個人所說的進行討論,討論的對象通常可以從團隊的領導者開始。

        個性及行為特點測試。我認為最好的測試工具是邁爾斯-布里格斯類型指標,同時還有其他一些工具也深受歡迎。這類工具的目的就是根據(jù)接受測試者的思維、談話及行為特點,提供實用、科學、有效的性格行為分析。

        360度意見反饋。在近20年中,這類工具逐漸盛行,為企業(yè)團隊提供了非常有效的分析結果。它們實施起來比先前提到的工具更有風險,因為它需要團隊成員相互給出具體的評價,提供建設性的批評意見。

        實施360度意見反饋活動的關鍵,是要同正式的工作表現(xiàn)評價或審核完全區(qū)分開來。假如這項活動同正規(guī)的績效考核有一絲關聯(lián)的話,就會產(chǎn)生許多矛盾和消極影響。

        集體外出實踐。集體外出實踐活動需要大家齊心協(xié)力、相互支持,這確實產(chǎn)生了不容置疑的效果。雖然這些效果不一定馬上能體現(xiàn)出來,但只要將它作為建立團隊信任的輔助方式,還是非常可行的。

        為了鼓勵團隊成員彼此之間建立信任,團隊領導需要采取的首要行動,就是率先承認自己的不足。這要求團隊領導勇于在下屬面前拋開面子問題,因為只有這樣,他的下屬們才愿意像他一樣展現(xiàn)真實的自己。

        更重要的是,團隊領導必須保證大家承認弱點后不會因此而受到不利影響。即使是最團結的團隊,成員之間有時也會不自覺地相互指責對方的錯誤,這樣就會不知不覺地降低彼此的信任度。

        第二大障礙:懼怕沖突

        良好而持久的合作關系,需要積極的沖突和爭論來促使其前進。這不僅體現(xiàn)在婚姻關系、親子關系上,企業(yè)團隊的協(xié)作關系更是如此。

        遺憾的是,沖突在很多情況下被視為禁忌,尤其是在工作中。你的職位越高,你就越會發(fā)現(xiàn)你的同事們花很多時間和精力試圖避免激烈的爭論,而這種爭論正是團隊所必需的。

        重要的是,我們要將積極的爭論與消極的爭吵或個人矛盾區(qū)分開。

        積極的爭論僅限于觀點不同,不針對個人,也不存在人身攻擊。進行積極爭論的團隊清楚,他們這樣做的唯一目的,就是在最短的時間內找到最佳的解決方案,這樣做更能夠徹底、快速地討論并解決問題。爭論結束后,他們不會抱有殘留的不滿或者怨恨,而是馬上進入到下一個議題當中。

        與此相反,有意避免思想交鋒的團隊成員卻經(jīng)常相互怨恨。為了避免傷害感情,他們不敢提倡辯論。當團隊成員不當面表達出不同意見時,他們就會在背后進行人身攻擊,這對團隊的危害比任何爭吵都要嚴重。同樣,很多人以提高效率為名避免思想交鋒,誤以為避免這類爭論是節(jié)省時間的最好方法。

        與花時間爭論的團隊不同的是,那些避免爭論的團隊事實上不得不反復提出同樣的問題,但還是無法解決。他們通常讓團隊成員暫時把問題放一放,其實就是逃避,等到下次非解決不可的時候再重新提出來。

        懼怕沖突的團隊具有以下特點:

        團隊會議非常枯燥。使用不正當手段在別人背后進行人身攻擊。避免討論容易引起爭論的問題,而這些問題對于團隊協(xié)作成功是非常必要的。不能正確處理團隊成員之間的意見和建議。

        把時間和精力浪費在表面形式上。

        擁抱沖突的團隊具有以下特點:

        召開活躍、有趣的會議。汲取所有團隊成員的意見。快速地解決實際問題。將形式主義控制在最小限度。把大家持不同意見的問題拿出來討論。

        怎樣才能使一支團隊愿意進行積極有益的爭論呢?首先要承認爭論是有益的,因為很多團隊都不愿意承認這一點。在承認爭論的價值之后,我們可以通過以下幾種方式來鼓勵和促進積極的爭論:

        挖掘爭論話題。避免爭論的團隊成員必須經(jīng)常有意地“挖掘引起爭論的話題”——把深藏不露的分歧擺在桌面上。這需要團隊成員有提出敏感話題的勇氣和信心,并迫使大家一起著手解決這些問題。

        開會時問題的討論要體現(xiàn)出客觀性,爭論是為了團隊的利益,大家都要有決心投入爭論中,直到問題解決為止。還可以指定一名成員在開會討論時專門負責提出這類問題。

        實時提醒。在挖掘爭論話題時,團隊成員需要相互監(jiān)督,不要放棄有益的辯論話題。一個簡單有效的方法就是在大家爭論得有些煩躁、不愿繼續(xù)進行的時候,有人能意識到這一點并鼓勵大家這種爭論非常必要。

        其他方式。比如一種直接用于分析爭論的工具——托馬斯-基爾曼沖突模式測試工具,通常稱為TKI。它使團隊成員了解應對爭論的不同方式,從而根據(jù)情況選擇不同對策。

        團隊領導在發(fā)動有益爭論時最大的困難,就是同時想要維護團隊成員間的平衡關系,怕他們受到傷害。這種顧慮會導致爭論還沒開始就被“解決”了,這樣不利于培養(yǎng)他們正確處理爭論的技巧。

        因此,當團隊成員進行爭論時,團隊領導應該冷靜審視、順其發(fā)展,即便有時場面看上去可能很混亂,也不要隨意打斷。做到這一點確實不易,因為許多團隊領導都認為開會時局面失控是自己失職的表現(xiàn)。

        最后,領導們確實需要以身作則,參與爭論。如果領導總是置身于必要爭論之外,那么團隊就容易產(chǎn)生這種障礙,事實上很多團隊領導都在犯這樣的錯誤。

        第三大障礙:欠缺投入

        在團隊中,投入由兩部分組成:闡明問題和達成共識。優(yōu)秀的團隊可以在很短時間內達成明確的共識,大家都同意按照最終決定進行工作,即使先前反對這項決定的人也是如此。他們的會議很圓滿,因為他們中間沒有一個人對已經(jīng)作出的決定持懷疑態(tài)度。

        而欠缺投入的兩個最重要原因,就是追求絕對一致和絕對把握。

        不要追求絕對一致。優(yōu)秀的團隊能夠理解,追求意見絕對一致的代價太大,所以他們能夠互相作出必要的讓步。這促使大家在不可能完全取得一致意見的情況下,也可以達成共識。當討論陷入僵局而無法達成一致時,團隊領導有權作出最終決定。

        不要追求絕對把握。優(yōu)秀的團隊會因大家齊心協(xié)力地制定出目標并為之奮斗而感到自豪,盡管有時候他們并沒有把握所作出的決定是否正確。他們意識到,與其猶豫不決,不如大膽地行動起來,等確定當前的路線是錯誤的時候,再果斷地調整方向。

        欠缺投入的團隊具有以下表現(xiàn):

        團隊的指令和主要工作任務模糊。由于不必要的拖延和過多的分析而錯過商機。大家缺乏自信,懼怕失敗。反復討論,無法作出決定。團隊成員對已經(jīng)作出的決定反復提出質疑。

        全力投入的團隊具有以下表現(xiàn):

        制定出明確的工作方向和工作重點。培養(yǎng)從失誤中學習的能力。在競爭對手采取行動之前把握住商機。毫不猶豫,勇往直前。必要時果斷地調整工作方向,不猶豫也不沒完沒了地內疚。

        一個團隊怎樣才能夠實現(xiàn)全力投入呢?團隊成員可以通過實施一系列步驟來闡明觀點,達成共識,克服追求絕對一致和絕對把握的誤區(qū),這樣大家就能夠上下齊心,全力投入。以下是一些簡單有效的方法和原則:

        統(tǒng)一口徑。在團隊會議結束的時候,大家可以一起清楚地回顧會議上作出的主要決定,以及如何向員工和客戶傳達相關消息。這是由于在大多數(shù)情況下,團隊成員對于所達成意見的理解不盡相同,在具體實施計劃前他們需要弄清楚具體結果。

        此外,還有員工還應該了解哪些舉措屬于公司機密,哪些則應該盡快明確地傳達給員工。

        最后,領導們還可以發(fā)給部門員工一份會議總結,而此前員工們只能從參加會議的經(jīng)理那里聽到一些不一致的,甚至是前后矛盾的消息。

        確定最終期限。確保投入的最佳方式之一就是設立解決問題的最終期限,在期限之前大家必須作出決定,同時通過紀律和規(guī)定嚴格地遵守決議。

        此外,還需要針對問題的進展和各個步驟規(guī)定具體時間,因為這樣做能確保在耗費過多的時間精力之前,團隊成員之間不管產(chǎn)生何種偏差都能被及時發(fā)現(xiàn)并妥善處理。

        意外和不利情況的分析。面臨這種障礙的團隊可以簡單地討論應對意外情況的計劃,或者事先設想可能發(fā)生的最不利的結果,再根據(jù)這些作出決策。這樣可以幫助他們克服對于失敗的恐懼,讓他們知道一旦決定是錯誤的,可能發(fā)生的情況并不像他們想的那樣糟糕。

        低風險激進法。另一個克服欠缺投入這一障礙的方法,就是在風險較小的情況下采用激進的方式,即團隊在進行了大量討論之后,強迫自身在調查和分析不足的情況下作出決定。這樣的話,他們通常發(fā)現(xiàn)自己所作的決定比預期的要好。

        團隊領導應該比其他成員更能接受可能作出錯誤決策的事實,他還應該時刻敦促成員們關注實際情況,遵守團隊制定的時間計劃。團隊領導不應該把過多注意力放在追求絕對一致以及絕對把握上。

        第四大障礙:逃避責任

        在團隊協(xié)作中,逃避責任是指團隊成員在看到同事的表現(xiàn)或行為有礙于集體利益的時候,不能夠及時給予提醒。

        團隊成員逃避責任主要是因為不愿在指出別人不妥的行為之后,造成人際關系上的緊張,或者他們傾向于有意避免不快的談話。

        優(yōu)秀團隊的成員通過擔負責任來促進彼此的關系,他們彼此之間會相互尊重,并對別人的表現(xiàn)抱有較高的期待。

        雖然聽起來缺乏理論依據(jù),但實際上,要保持團隊高效率地工作,最有效方式就是同事間相互施加壓力。害怕辜負同事的期望,這比任何規(guī)定和制度都更能夠促使成員們努力工作。

        逃避責任的團隊具有以下表現(xiàn):

        成員對于團隊里工作表現(xiàn)突出的同事心懷怨恨。甘于平庸。缺乏明確的時間觀念。把責任壓在團隊領導一個人身上。

        負責任的團隊具有以下表現(xiàn):

        確保讓表現(xiàn)不盡如人意的成員感到壓力,使其盡快改進工作。發(fā)現(xiàn)潛在問題時毫無顧慮地向同事指出。尊重團隊中以高標準要求工作的同事。免除績效管理及改進計劃這類過度形式主義的措施。

        怎樣才能保證一個團隊的成員不逃避責任呢?關鍵是運用幾個簡單有效的管理方式:

        公布工作目標和標準。使團隊成員更易于對彼此負責的一個好辦法,就是明確公布團隊的工作目標、每位成員負責的工作,以及大家為取得成功需要做的事。

        目標和職責模糊不清是責任的大敵,即使團隊已經(jīng)就工作計劃和行為規(guī)范達成共識,也應該公開強調這些共識,以免被大家忽視。

        定期對成果進行簡要回顧。

        必要的制度可以督促人們做他們本不愿意去做的事,因此,我們可以利用制度來督促大家針對別人的表現(xiàn)給出反饋。如果不采取制度的方式約束大家,完全靠自覺的話,就會為逃避責任埋下禍根。

        團隊嘉獎。將對個人表現(xiàn)的獎勵轉為團隊成果獎,可以培養(yǎng)負責任的風氣,因為一個團隊不會因個別成員沒有盡到責任而坐等失敗。

        團隊領導希望自己的團隊成員能夠對彼此負責,要達到這個目的,最大的難點在于為團隊建立整體的責任機制。有些個人能力較強的領導趨于使自己成為唯一的責任人,于是成員們看到同事的缺點就不予以指出了。

        當領導在團隊中培養(yǎng)起負責任的習慣之后,他就應該準備好在團隊責任機制失效的時候,擔負起最終仲裁人的角色。當然,這類情況不經(jīng)常發(fā)生。

        然而,所有成員必須了解,擔負責任并不是強求一致,而只是要求大家共同承擔責任,必要時團隊領導將出面干預并解決問題。

        第五大障礙:無視結果

        團隊協(xié)作的最后一大障礙是團隊成員傾向于關注集體工作目標以外的事情。事實上,團隊成員齊心協(xié)力、堅持不懈地追求特定目標和結果,這是衡量任何團隊工作表現(xiàn)的標準。

        這里值得注意的是,工作成果的衡量不僅限于經(jīng)濟上的指標,如利潤、收入、股東權益等。在以資本為導向的經(jīng)濟環(huán)境中,許多組織確實將以上各項作為衡量成功的標準,但是團隊協(xié)作第五大障礙往往會帶來更大范圍的危害,其中一點就涉及以成果為導向的業(yè)績表現(xiàn)。

        每家優(yōu)秀的企業(yè)都明確規(guī)定在特定時間內要達到一定目標,這些目標比經(jīng)濟效益本身更能體現(xiàn)近期的工作成果。所以盡管利潤可能是企業(yè)效益的最終衡量標準,但企業(yè)團隊穩(wěn)步前進,按時達到所制定的目標,這本身就足以使企業(yè)團隊受益匪淺。

        除了工作成果之外,團隊成員還應該關注集體成績和個人成績。

        對于有些團隊的成員來說,作為團隊的一員已經(jīng)足以使他們滿足了,他們可能也希望達到一些特定的目標,但這種動力尚不足以使他們作出大的犧牲,或讓他們愿意承擔改變帶來的太多不便。

        事實上,很多團隊都由于成員過分追求個人職位的晉升而遭受損失。追求個人成績的人專注于提升自己的職位或職業(yè)前途而犧牲集體利益。盡管人們都有自我意識,但一支優(yōu)秀團隊的成員必須把集體利益放在個人利益之上。

        不重視集體成績的團隊具有以下表現(xiàn):

        無法取得進步。無法戰(zhàn)勝競爭對手。失去得力的員工。鼓動團隊成員注重個人職業(yè)前途和目標。很容易解體。

        重視集體成績的團隊具有以下表現(xiàn):

        有得力的員工加入。不提倡注重個人表現(xiàn)。正確對待成功和失敗。團隊成員能夠為團體利益犧牲個人利益。凝聚力強,不會輕易解體。

        一個團隊怎樣確保成員們把重點放在集體成績上?方法是明確界定集體的工作成績,并獎勵為集體成就貢獻力量的成員。

        公布工作目標。在一般團隊中,公開表示希望取得成功的想法是有益的。向公眾承諾要獲取成功的團隊會具有更高的工作熱情,更渴望取得相關成就。

        而僅僅聲稱“我們會盡力而為”的團隊,則無意識地、微妙地為自己的失敗做好了準備。

        獎勵集體成就。激勵團隊成員追求集體成就的有效方法之一,就是將他們的獎勵,尤其是獎金,與特定的工作成績聯(lián)系在一起。

        不過,獎勵必須以工作成果為標準,如果僅僅讓員工以“努力工作”的名義取得獎勵,就等于傳達了一種是否取得成果也無關緊要的信息。

        對于這種障礙,團隊領導應該作出比應對其他幾種障礙更明確的表示,應強調注重集體成就。如果團隊成員感到他們的領導最重視的問題不是集體成績,也會去效仿他的做法。

        同時,團隊領導必須走出自我主義的誤區(qū),培養(yǎng)客觀的態(tài)度,獎勵那些真正為集體利益作出貢獻的成員。

        企業(yè)團隊通過實施一系列方法取得進步,通常需要比較長的時間。取得成功所依據(jù)的并不是神秘復雜的理論,而是通俗易懂的原則,但需要人們持之以恒。

        當團隊成員很少提出“團隊協(xié)作”的概念時,便說明這種意識已經(jīng)深入人心、成為共識了。

        由于團隊是由具有各種缺點的人所組成的,團隊就不可避免地帶有其先天缺陷。有趣的是,正是因為團隊由不完美的人所組成,才有可能通過認識團隊的人性化特點,促使團隊成員克服人性的弱點,建立信任,進行有益的爭論,全力投入,注重集體成績,從而取得成功。

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