魏琰

摘要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理記載了各項(xiàng)管理活動(dòng)的信息，有文字、圖片等。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等各類新型科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)及廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，文書檔案管理引入信息化技術(shù)，使得文書檔案整理更加方便快捷，有效提高了檔案管理效率。在此，本文通過(guò)論述對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理信息化，進(jìn)一步分析信息化管理的具體內(nèi)容及信息化的利用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案管理;信息化

文書檔案記錄單位日常管理活動(dòng)中的各種信息，包括通知、決策等信息資料，關(guān)系到整個(gè)單位的歷史與未來(lái)發(fā)展方向。許多單位文書檔案管理中實(shí)行信息化管理，信息化管理在檔案的信息記載等方面具明顯優(yōu)勢(shì)，為文書檔案管理提供了跨越式發(fā)展平臺(tái)。然而，很多事物的轉(zhuǎn)變需要一個(gè)探索和實(shí)踐過(guò)程，并非一蹴而就，因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，文書檔案的管理與利用在具體的操作中，還有很多的細(xì)節(jié)問題需注意和解決。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理的內(nèi)容

大數(shù)據(jù)是無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，需要新處理模式，才能擁有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來(lái)的信息風(fēng)暴變革人們的生活習(xí)慣，同時(shí)文書檔案的數(shù)據(jù)量也急劇快速增長(zhǎng)。文書檔案是整體單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中形成具保存價(jià)值的原始文書記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等載體。文書檔案信息化是用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的收集、管理、利用，讓這些資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)載體從形式上向數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)化，為單位提供更為準(zhǔn)確的服務(wù)，延長(zhǎng)文書檔案的使用壽命。文書檔案信息化管理主要包括數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理與安全化管理。

（一）數(shù)字化管理

傳統(tǒng)意義上的文書檔案以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作任務(wù)繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲(chǔ)庫(kù)房。而大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將這些信息資料等轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，作為電子檔案予以管理。相對(duì)于傳統(tǒng)模式而言，管理人員的工作強(qiáng)度有了很大縮減，也極大地節(jié)省了單位的成本。在整個(gè)的管理過(guò)程中，管理人員只需根據(jù)相應(yīng)的數(shù)字準(zhǔn)確選擇恰當(dāng)?shù)馁Y料，查詢更為方便。

（二）網(wǎng)絡(luò)化管理

經(jīng)數(shù)字化建設(shè)形成的文書檔案需利用龐大的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)不同類型，不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶對(duì)檔案資源的共享使用。同時(shí)檔案資料在處理的過(guò)程中，管理人員可對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分類，用戶只要在管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上輸入需要查找的檢索內(nèi)容，檢索引擎就會(huì)自發(fā)檢索，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢便捷化、信息資源共享化利用都十分重要。文書檔案網(wǎng)絡(luò)功能包括以下幾個(gè)方面：網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)分類、網(wǎng)絡(luò)隔離、網(wǎng)絡(luò)借閱以及網(wǎng)絡(luò)復(fù)制等。

（三）安全化管理

文書檔案的安全保障問題是網(wǎng)絡(luò)化的突出問題，大數(shù)據(jù)環(huán)境的安全問題突出，需在實(shí)際工作中不斷改進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)保密措施，一方面預(yù)防因工作人員操作失誤及網(wǎng)絡(luò)故障、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等因素造成文書檔案損毀;一方面，對(duì)涉密的文書檔案采取相應(yīng)的保密管理措施。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理信息化存在的問題

首先，隨著檔案管理工作信息化建設(shè)加快，檔案管理工作方法發(fā)生很大變化。但運(yùn)用不夠靈活，主要因素是文書檔案保存在檔案資料室中，以紙質(zhì)載體保存限制檔案資料的查閱，影響了文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程。其次，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式仍是文書檔案管理的主要模式，傳統(tǒng)的管理模式文書檔案存儲(chǔ)量巨大，檔案管理人員按順序登記文件信息，增加了人工管理成本，也因沒有構(gòu)建文書檔案綜合管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致信息查詢困難，進(jìn)而直接降低了對(duì)文書檔案的利用。最后，缺乏完善的配套制度。在對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，存在胡亂使用檔案的情況，甚至文書借閱的細(xì)則也存在問題，如員工對(duì)借閱的文書檔案多次傳閱，在傳閱過(guò)程中造成文書檔案的信息損壞或泄露等情況，甚至有的在未經(jīng)允許的情況下，對(duì)單位內(nèi)部的文書檔案非法下載，直接影響了文書檔案管理信息化的質(zhì)量。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案信息化的利用路徑

（一）對(duì)文書檔案實(shí)施加工處理

文書檔案信息化利用主要任務(wù)是具備快速的數(shù)據(jù)處理能力，最終實(shí)現(xiàn)為用戶服務(wù)之目的。擁有各類具有價(jià)值的文書檔案，是文書檔案信息化利用的重要目標(biāo)，信息化文書檔案增加了數(shù)字化文書檔案，如單位產(chǎn)品的宣傳課件、音頻視頻、資源數(shù)據(jù)庫(kù)等。對(duì)文書檔案加工處理內(nèi)容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書檔案的類型，時(shí)限等。文書檔案分類歸檔，包括單位內(nèi)部、對(duì)外聯(lián)系，文書檔案資料可分為會(huì)議、歷史等檔案。文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)包括各種文件、勞動(dòng)報(bào)酬的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。文書檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接則包括區(qū)域范圍的網(wǎng)絡(luò)鏈接，如城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)之網(wǎng)絡(luò)鏈接等。

（二）拓展文書檔案信息化服務(wù)功能

文書檔案在單位的生產(chǎn)、管理等方面具有重要的參考價(jià)值，是為用戶提供各種檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)?？涩F(xiàn)代化信息技術(shù)手段為用戶開展多種服務(wù)，如利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信等為用戶提供文書檔案查詢服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)硬盤等技術(shù)手段，為用戶開展文書檔案遠(yuǎn)程傳送服務(wù)，利用地域范圍網(wǎng)絡(luò)為用戶開展某種產(chǎn)品的檔案信息追蹤服務(wù)，從而將開放性的服務(wù)優(yōu)勢(shì)完全地展現(xiàn)在了用戶的面前，進(jìn)而提高用戶的體驗(yàn)和滿意度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值等。

（三）提升文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化管理工作難度更大，對(duì)從業(yè)人員也提出了更高的要求。日常管理工作中電子文件管理會(huì)為檔案管理工作帶來(lái)很多問題，要求當(dāng)納管理人員具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，要不斷創(chuàng)新探索，加快掌握運(yùn)用電子檔案的方法，努力改變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化管理需求。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)了解單位對(duì)檔案的需求，多樣化的檔案管理內(nèi)容，需檔案管理人員主動(dòng)了解檔案使用者的需求，以更好地滿足對(duì)檔案不同使用者的要求。

（四）建立新模式，規(guī)范信息化管理

文書檔案管理信息化的模式可進(jìn)行不斷創(chuàng)新，以推動(dòng)文書檔案管理信息化的具體落實(shí)。如可按照相應(yīng)的步驟，對(duì)文書檔案的項(xiàng)目或者內(nèi)容進(jìn)行具體的分化管理，對(duì)文書檔案管理方式進(jìn)行多種項(xiàng)目管理方式的規(guī)劃，包括數(shù)字化、開發(fā)項(xiàng)目等的建立，以項(xiàng)目管理的方式規(guī)范信息化管理方式。另外，對(duì)文書檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行查閱、借閱、下載等模式的過(guò)程中，都要有規(guī)范化的操作管理，不僅能保證文書檔案的安全性，還能實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理配套制度的完善建立。如下載檔案，員工需征求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，需填寫文書檔案下載的請(qǐng)求，包括文書檔案下載的具體用途、下載觀看的時(shí)間長(zhǎng)短、何時(shí)進(jìn)行銷毀等相關(guān)內(nèi)容。員工如再想下載文書檔案的，還需再次提交申請(qǐng)。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代要求文書檔案管理應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化管理，也是各單位自身發(fā)展的內(nèi)在需求，更是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。文書檔案管理信息化有利于提升檔案管理的工作效率，為單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策等方面提供科學(xué)的參考信息。因此，大力推進(jìn)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位生產(chǎn)管理決策體系的高效運(yùn)作，是大數(shù)據(jù)時(shí)代下文書檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

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