郭 欣

（甘肅礦業(yè)開發(fā)研究院，甘肅 蘭州 730000）

1 概述

在習近平 “新時代中國特色社會主義思想”的指引下，我國經濟持續(xù)增長，地勘單位也在積極努力的為國民經濟貢獻自己的力量，風險與機遇并存，地勘行業(yè)也面臨著很大的挑戰(zhàn)。我國各類地勘行業(yè)在發(fā)展上并不十分均衡，再加上缺乏有效的行業(yè)規(guī)范與指導，使得地勘單位的檔案管理工作在整體上呈現(xiàn)出良莠不齊的局面。因此，選擇恰當的檔案管理模式，是目前地勘單位亟需解決的首要問題。加強地勘單位檔案管理工作，是現(xiàn)階段市場經濟條件下對地勘單位提出的新挑戰(zhàn)，把市場規(guī)模、管理服務水平，適應市場的產品檔次，和自身優(yōu)勢結合和起來，對于推動地勘單位業(yè)的整體管理水平，增強市場競爭力，抵御和避免轉型升級將面臨的各種風險具有重要的意義。

2 檔案管理的內容與模式

為了更方便更科學有效地使用和保存檔案，檔案管理面臨的綜合性強、專業(yè)性強，管理人員不穩(wěn)定，檔案模式動態(tài)性以及區(qū)域多元性等問題。綜合性強涉及到單位內部檔案管理工作的管理制度、管理方式、管理體制等多個方面，在選擇檔案管理模式時需要考慮單位的規(guī)模、技術水平、管理體制、管理模式等多方面的因素。檔案管理模式的動態(tài)性指不固定性，在企業(yè)化發(fā)展的不同時期其檔案管理模式可能存在著很大的差別。多元性是指檔案管理模式在區(qū)域、規(guī)模的不同存在差異性，例如我國企業(yè)和國家機構，國內機構和國外機構在檔案管理模式上的差異，而我國不同地區(qū)不同規(guī)模的企業(yè)在管理模式上也會存在差異性。

3 我國地勘單位主要的檔案管理模式現(xiàn)狀

3.1 地勘單位常見的檔案管理模式

3.1.1 社會化管理

許多地勘單位為了提高管理效率和降低檔案管理工作量，會選擇將工作中的產生的部分檔案移交給專業(yè)的檔案管理機構來管理，如檔案寄存中心，部分地質資料檔案交由測繪局、地質資料館等，其管理的內容主要包括檔案的實體管理、檔案庫房的建設、檔案數字化加工以及檔案管理軟件等內容。

3.1.2 集中化管理

集中化管理是目前地勘單位最為常見的一種檔案管理模式，它是針對檔案管理工作設置一個專門的部門（如檔案室、檔案處）來完成對工作中所有檔案的集中管理。此外，還有一種情況是將電子信息技術與傳統(tǒng)管理模式結合起來，在單位內部建立一個信息資源共享的平臺，不同部門之間可以通過共享平臺來實現(xiàn)資源的及時共享與利用。

3.1.3 分散管理

分散管理在部分小型地勘單位比較常見,因為單位規(guī)模小沒有設置統(tǒng)一的檔案管理機構，把檔案管理工作分散管理，各部門對本部門工作中形成的檔案進行收集保管。

3.1.4 集中與分散相結合

有的地勘單位雖然成立有中心檔案管理機構，但各部門和下屬機構又設置了分機構。中心檔案管理機構制定了統(tǒng)一的檔案管理制度及標準，對各部門進行規(guī)范化管理，各部門及下屬機構在檔案中心的指導下，對本部門工作中形成的檔案進行有效的管理利用。

3.2 地勘單位檔案管理模式中存在的問題

3.2.1 重視程度不足

部分地勘單位管理層缺乏對檔案管理的足夠重視，沒有將檔案管理工作納入地勘單位的戰(zhàn)略發(fā)展中去，致使檔案管理工作與實際工作契合度不高，沒有將信息化的檔案轉化為生產經營價值。更可怕的是，一些單位的決策者將檔案管理工作的內容還停留在整理文件、編纂材料的時代，沒有看到信息化檔案管理就是單位經濟進步的推手，甚至還片面的認為不應該投入人、財、物，使檔案管理工作發(fā)展停滯，不能與信息化列車接軌。

3.2.2 地勘單位管理模式與實際情況不符

我國地勘單位面臨事業(yè)單位分類改革的政策，逐步事企分離，企業(yè)化運行，創(chuàng)新管理模式，打造地勘行業(yè)新起點，還要解決“事企混雜體制不利于市場競爭”的難題，各地勘單位的改革和發(fā)展都處在探索階段，將主要精力都放在了經營和效益方面，文化建設相對較弱。在檔案管理方面，這類地勘單位往往顧及不到檔案管理建設，有的單位忽視檔案管理工作，顧及不到地勘檔案個別的特殊性，機密性，最終引起資料遺失；有的單位盲目跟風，只顧高標準建設，而忽視管理模式，使得檔案管理樣式化；有的單位直接照搬現(xiàn)有的已經成熟的檔案管理模式，在檔案建設中便投入大量的人力、財力，建成后卻發(fā)現(xiàn)執(zhí)行困難；有的單位生成的檔案數量過少，不需要繁瑣復雜的管理流程，造成資源浪費；。

3.3 管理水平存在短板

地勘單位檔案管理水平存在短板，主要有兩個原因：一是人員配置斷層，業(yè)務能力參差不齊，很多地勘單位都沒有設置專門的檔案管理部門，只是由辦公室人員兼職處理；二是上級重視不夠，大多數地勘單位辦公經費有限，于是便縮減檔案管理方面的資金支出。而地質檔案又需要從基礎采集、整理、編寫等傳統(tǒng)人工模式產生基底，才能便于輸入到現(xiàn)代化信息系統(tǒng)中，以上都無法將檔案管理工作做到專業(yè)化，精準化。同時，高學歷，高水平人才也優(yōu)先考慮生產部門，未能配備到檔案管理部門，大多數還是老同志兼職，人才缺口過大，老同志無得力助手等現(xiàn)象嚴重。這些都影響正常開展檔案管理工作。

4 完善地勘單位檔案管理模式的對策

4.1 改革創(chuàng)新管理思想與理念

地勘單位應提高對于檔案管理工作的認識，拓寬檔案管理人員的知識儲備，重視“收集和利用”，引入現(xiàn)代化的管理的模式。在注重資料安全、保密的情況的建設電子化管理，還應保留檔案的原始記錄性，認識服務于地勘行業(yè)的檔案的綜合價值。另外，地勘單位還應當樹立起信息共享意識，各部門對工作中形成的具有發(fā)展價值的檔案上報或交由檔案部門集中管理，各部門可申請借閱必須的檔案資料，打破資料借閱困難，各自為政的局面。

4.2 規(guī)范地勘單位檔案管理

不同的地勘單位在規(guī)模、經營能力以及經濟效益方面存在著很大的差異，因此檔案管理工作應當緊密結合單位的實力和規(guī)模，制訂符合地勘單位自身特點的建檔方案。檔案材料主要包括經濟合同，招投標材料，資質認證，產品在開發(fā)、銷售、轉讓產生的材料，人事檔案，財務檔案，公文檔案，地質檔案，項目產生的報告、圖紙，對外合作產生的相關文件等等。對于專兼職的檔案管理人員來講，規(guī)范管理程序，制定《檔案借閱制度》，把檔案分類，按地質檔案、文書檔案、項目檔案等分類收集，按保管期限整理。做到規(guī)范管理，案卷(件)整理歸檔合格，案卷(件)質量達標，案卷(件)保管查閱有章可尋。對檔案保管查閱過程出現(xiàn)問題的，要嚴肅查處。

4.3 改革創(chuàng)新管理方式方法

現(xiàn)階段，許多地勘單位為方便管理，機構設置為垂直線條式，各部門各自為政，互不溝通，辦事效率低下，很難實現(xiàn)文件檔案等資源信息共享。在文檔管理數字信息一體化平臺建設的大趨勢下，借助現(xiàn)代化手段，搭建信息共享平臺，使信息傳送更廣更快捷。如果中小地勘單位能力不足，可以尋求專業(yè)的咨詢公司來幫助，建立一套適應本單位發(fā)展的管理體系與管理模式。

4.4 利用計算機、網絡技術，建立檔案管理系統(tǒng)

利用現(xiàn)代化科技，建立電子化檔案管理系統(tǒng)，形成地質檔案大數據，方便數據交互，使檔案管理工作簡化，信息成本降低。開發(fā)符合單位模式不同要求，安全系數的軟件，精準分析計算，提供可靠的數據支撐，實現(xiàn)管理規(guī)范化、科學化、合理化。隨著科技的進步，期望有一天有專屬的檔案管理app，甚至是AI檔案管理模式。

4.5 建立健全的道德約束機制

建立制度框架，建立披露制度(檔案記錄)，職工誠信、信譽進行評估，通過社會培訓機構的培訓、學習，對職工進行制約，完善職工的職業(yè)道德的自律和他 律，加強對工作的誠信和信譽。

4.6 完善內部激勵機制，營造良好的內部環(huán)境

通過合理的績效考評體系和收入分配體系，建立激勵機制，充分調動地勘單位管理層和職工的工作主動性、積極性、創(chuàng)造性，將經營管理者、全體職工的未來與地勘單位的未來結合在一起。另外，管理者應認識和重視良好的企業(yè)氛圍、內部環(huán)境對管理模式的重要性，使任何管理模式都得以有效的運行、實施。

5 結語

地勘行業(yè)對社會經濟發(fā)展的不容小覷。地勘檔案對地勘單位的發(fā)展有著重要的參考利用價值，但由于地勘行業(yè)發(fā)展遇到瓶頸、經濟效益不穩(wěn)定，地勘單位檔案工作存在著諸多問題。為此，應嚴格遵循《檔案法》等相關政策法規(guī)，在管理部門的監(jiān)督和指導下，管理好地勘檔案，團結一心，共同做好地勘單位檔案管理工作。