孫馨暉

（南京長(zhǎng)江油運(yùn)有限公司，江蘇 南京 210003）

采購活動(dòng)處于航運(yùn)企業(yè)運(yùn)輸生產(chǎn)經(jīng)營的物資準(zhǔn)備階段，主要是利用企業(yè)籌集的資金購買勞動(dòng)資料和勞動(dòng)對(duì)象，包括購買日常生產(chǎn)所需燃、潤(rùn)料，修理備件等物資，采購活動(dòng)涉及業(yè)務(wù)處理、資金結(jié)算和信息采集等內(nèi)容。南京長(zhǎng)江油運(yùn)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）作為招商局集團(tuán)電子招標(biāo)采購交易平臺(tái)上線實(shí)施第一批試點(diǎn)單位，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行招商局集團(tuán)采購及招標(biāo)管理辦法，按照集團(tuán)“應(yīng)招必招、應(yīng)上必上”的要求，對(duì)招標(biāo)采購項(xiàng)目全面通過交易平臺(tái)實(shí)施招標(biāo)采購。

一、招商局集團(tuán)電子招標(biāo)采購交易平臺(tái)簡(jiǎn)介

招商局集團(tuán)電子招標(biāo)采購交易平臺(tái)運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，按照“一個(gè)平臺(tái)、多方應(yīng)用、統(tǒng)一管理、規(guī)范招標(biāo)”思路建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、中標(biāo)公示等全過程電子化，有利于招標(biāo)采購集中管理、規(guī)范運(yùn)作、資源共享、提高效率、節(jié)約成本、控制風(fēng)險(xiǎn)。

招商局集團(tuán)電子招標(biāo)采購交易平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱 “交易平臺(tái)”，https：//dzzb.ciesco.com.cn）于2016年底上線，2017年7月1日成功與中國招標(biāo)投標(biāo)公共服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，并通過國家權(quán)威機(jī)構(gòu)檢測(cè)認(rèn)證，具備承接各類招標(biāo)采購項(xiàng)目的運(yùn)營資格，于2017年7月1日起在招商局集團(tuán)總部及集團(tuán)具有控股權(quán)和管理權(quán)的下屬各級(jí)單位全面實(shí)施。

二、加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，規(guī)范采購行為。

（一）建立平臺(tái)實(shí)施組織機(jī)構(gòu)，廣泛開展平臺(tái)實(shí)施宣貫。

公司成立了黨政領(lǐng)導(dǎo)人為組長(zhǎng)的采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確發(fā)展運(yùn)營部（后調(diào)至財(cái)務(wù)部）為公司采購業(yè)務(wù)的歸口管理部門，下設(shè)采購管理辦公室，負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)各單位采購交易的管理與指導(dǎo)；同時(shí)按照交易平臺(tái)試點(diǎn)要求，在公司范圍內(nèi)對(duì)在交易平臺(tái)實(shí)施采購的必要性進(jìn)行廣泛、深入、多層次宣貫。

（二）完善采購管理內(nèi)控制度，組織全員合規(guī)操作培訓(xùn)。

根據(jù)招商局集團(tuán)《采購與招標(biāo)管理辦法》、《長(zhǎng)航集團(tuán)采購管理實(shí)施細(xì)則》（試行）的要求，對(duì)公司原有的采購管理辦法進(jìn)行修訂完善，印發(fā)《南京長(zhǎng)江油運(yùn)有限公司采購管理辦法（試行）》、《南京長(zhǎng)江油運(yùn)有限公司招標(biāo)采購實(shí)施細(xì)則（試行）》，細(xì)化和明確了采購方式的分類，招標(biāo)采購的適用范圍、招標(biāo)形式，結(jié)合交易平臺(tái)，理順了招標(biāo)與采購實(shí)施流程，建立了公司開/評(píng)標(biāo)會(huì)議制度，要求采購人員簽署廉潔從業(yè)承諾書等。

公司組織采購管理分管領(lǐng)導(dǎo)、航運(yùn)部、技術(shù)部等職能部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)經(jīng)理及各下屬單位經(jīng)營、采購部門負(fù)責(zé)人，進(jìn)行采購基礎(chǔ)講解與常見問題分析，聯(lián)合風(fēng)險(xiǎn)管理部組織了采購管理和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制專題培訓(xùn)，以提升全員采購合規(guī)意識(shí)，提高平臺(tái)基礎(chǔ)流程操作能力。

三、采購流程全面管控，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)。

（一）采購流程全面管控

1.立項(xiàng)確定采購方式

采購方式分為招標(biāo)采購（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)）、非招標(biāo)采購（詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)價(jià)采購、單一來源采購）。招商局集團(tuán)招投標(biāo)管理辦法規(guī)定，原則上境內(nèi)開展的工程建設(shè)項(xiàng)目合同估算價(jià)格達(dá)到辦法相應(yīng)額度標(biāo)準(zhǔn)的，必須通過交易平臺(tái)公開招標(biāo)，非工程建設(shè)項(xiàng)目可以邀請(qǐng)招標(biāo)；根據(jù)候選供應(yīng)商的數(shù)量、報(bào)價(jià)及談判的輪次選擇具體非招標(biāo)采購方式，采購方式確定之后，應(yīng)分別通過交易平臺(tái)實(shí)施招標(biāo)或非招標(biāo)平臺(tái)項(xiàng)目實(shí)施，經(jīng)招商局集團(tuán)批準(zhǔn)不在交易平臺(tái)實(shí)施的項(xiàng)目達(dá)到相應(yīng)額度需在平臺(tái)報(bào)備。

2.合理安排采購計(jì)劃

公司通過交易平臺(tái)實(shí)施招標(biāo)采購的項(xiàng)目有工程類、貨物類、服務(wù)類三種，均納入公司年度預(yù)算采購計(jì)劃。每年各單位使用部門根據(jù)以往資產(chǎn)及存貨耗用和當(dāng)前結(jié)存情況，編制采購預(yù)算，結(jié)合市場(chǎng)行情，以資金占用適當(dāng)為原則，合理確定采購的品種、時(shí)間和數(shù)量，由各單位分管采購的負(fù)責(zé)人對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核后報(bào)公司預(yù)算辦平衡，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后執(zhí)行。

依據(jù)年度預(yù)算和部門工作計(jì)劃編制采購計(jì)劃，每季度/月度填報(bào)下一季度/月度采購計(jì)劃和該季度/月度采購項(xiàng)目完成情況，反映采購項(xiàng)目的預(yù)算金額、采購起止時(shí)間、擬采購方式等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)公司采購辦審批。公司要求各下屬單位定期開展固定資產(chǎn)及存貨清查，嚴(yán)格控制采購物資存量，避免采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

3.編制招標(biāo)采購文件

具備招標(biāo)采購條件的擬招標(biāo)事項(xiàng)，需根據(jù)招標(biāo)事項(xiàng)的推進(jìn)速度向采購辦進(jìn)行申報(bào)，填制周開/評(píng)標(biāo)申請(qǐng)表，反映招標(biāo)采購內(nèi)容、是否立項(xiàng)、采購方式、預(yù)算金額、招標(biāo)采購開始時(shí)間、計(jì)劃開/評(píng)標(biāo)時(shí)間、投標(biāo)單位等信息，用于采購辦指導(dǎo)招標(biāo)采購的組織實(shí)施。所有采購文件資料均通過公司辦公OA逐級(jí)審批實(shí)施，確保同一招標(biāo)采購項(xiàng)目的授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查由不相容崗位人員完成。

4.選擇合適的供應(yīng)商

確定采購渠道、選擇供應(yīng)商，是采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。公司采購辦按照制定的潛在供應(yīng)商準(zhǔn)入程序，牽頭組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，并進(jìn)一步對(duì)產(chǎn)能、服務(wù)、質(zhì)量、成本、供應(yīng)、安全等方面的信息進(jìn)行收集和分析評(píng)價(jià)，匯總各部門意見，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，形成供應(yīng)商準(zhǔn)入綜合意見，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，據(jù)以確定合格供應(yīng)商清單。

公司嚴(yán)格確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則。對(duì)于在交易平臺(tái)實(shí)施的招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購需求單位會(huì)同相關(guān)職能部門成立招標(biāo)工作組，編制招標(biāo)文件，招標(biāo)過程中形成評(píng)標(biāo)報(bào)告，經(jīng)評(píng)標(biāo)會(huì)議審議后確定中標(biāo)供應(yīng)商。對(duì)于以詢價(jià)方式進(jìn)行的固定資產(chǎn)和服務(wù)采購，采購和服務(wù)需求部門至少選取三家供應(yīng)商進(jìn)行詢比價(jià)，形成詢價(jià)文檔，經(jīng)部門審核后與采購報(bào)告一并提交至采購辦審批確定供應(yīng)商。

5.建立供應(yīng)商名錄庫

將供應(yīng)商信息錄入交易平臺(tái)并建立供應(yīng)商名錄庫，對(duì)供應(yīng)商的背景資料，所供應(yīng)商品的品種、價(jià)格、數(shù)量以及結(jié)算情況等進(jìn)行信息化管理。建立完善的供應(yīng)商管理辦法，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，對(duì)供應(yīng)商提供勞務(wù)或物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，定期更新供應(yīng)商名錄庫，對(duì)信譽(yù)良好的供應(yīng)商，旨在建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，而對(duì)不良供應(yīng)商，則建立黑名單制度，將其排除在采購范圍之外。

6.規(guī)范采購實(shí)施與驗(yàn)收

公司建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評(píng)價(jià)供應(yīng)商的供貨情況，實(shí)時(shí)掌握采購供應(yīng)全過程；采購辦統(tǒng)一制定采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，以保證采購物資的質(zhì)量。涉及到采購?fù)素洠赏素浬暾?qǐng)部門提出退貨申請(qǐng)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，提交采購辦核準(zhǔn)退貨原因，給出處理意見，及時(shí)收回退貨貨款。

7.嚴(yán)格審核采購付款

根據(jù)招商局集團(tuán)《關(guān)于集團(tuán)電子招標(biāo)采購交易平臺(tái)全面啟用的通知》（招發(fā)財(cái)務(wù)字〔2017〕394號(hào)）要求，“2017年7月1日后，應(yīng)按本通知要求上線的采購項(xiàng)目，未取得集團(tuán)招投標(biāo)中心簽發(fā)的中標(biāo)（中選）通知書或備案確認(rèn)的，各級(jí)財(cái)務(wù)部門不得辦理付款，違者追究有關(guān)人員的責(zé)任。”

采購項(xiàng)目完成后，按照合同約定或具備付款條件時(shí)，采購部門將采購合同、驗(yàn)收單、入庫單和發(fā)票等信息核對(duì)一致后，交由采購需求部門辦理付款審批手續(xù)。財(cái)務(wù)部門必須審查采購項(xiàng)目的中標(biāo)（中選）通知書或備案確認(rèn)文件，齊全方可付款。

（二）建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制

通過交易平臺(tái)實(shí)施招標(biāo)采購，能夠提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理——事件識(shí)別的認(rèn)知度，篩選出對(duì)公司更重要的有利或不利因素，將更多的不確定性轉(zhuǎn)化為機(jī)會(huì)。比如利用交易平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商的供貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量及技術(shù)可替代性、危機(jī)處理、付款等信息進(jìn)行搜集、分析，識(shí)別供應(yīng)持續(xù)性影響。在事件識(shí)別的基礎(chǔ)上，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，進(jìn)一步考慮潛在事件影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的程度，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度之內(nèi)。

1.采購計(jì)劃

（1）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。當(dāng)各單位存貨資金周轉(zhuǎn)率即存貨資金占用超過預(yù)警數(shù)額時(shí)，未及時(shí)上報(bào)公司采購辦或集團(tuán)；預(yù)算外計(jì)劃采購非應(yīng)急項(xiàng)目，未經(jīng)審批擅自采購物資；采購計(jì)劃超預(yù)算未履行預(yù)算調(diào)整程序；未按公司采購管理辦法在交易平臺(tái)實(shí)施采購。

（2）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。當(dāng)各單位存貨資金周轉(zhuǎn)率即存貨資金占用超過預(yù)警數(shù)額時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司采購辦或集團(tuán)；公司嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購手續(xù)；未取得集團(tuán)招投標(biāo)中心簽發(fā)的中標(biāo)（中選）通知書或備案確認(rèn)的，財(cái)務(wù)部門不予辦理付款。

2.供應(yīng)商管理

（1）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。未經(jīng)批準(zhǔn)在合格供應(yīng)商以外采購物資；公司未定期評(píng)估合格供應(yīng)商，評(píng)價(jià)機(jī)制不完善；對(duì)于新增供應(yīng)商未資信調(diào)查。

（2）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。公司建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

3.采購實(shí)施

（1）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。未跟蹤采購合同主要條款履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，未及時(shí)出具書面報(bào)告并提出解決方案；合同簽訂未按規(guī)定審批，合同模板未經(jīng)公司法務(wù)部門審核，條款存在問題造成經(jīng)濟(jì)損失；未經(jīng)恰當(dāng)驗(yàn)收，導(dǎo)致采購物品不符合要求。

（2）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。公司根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況擬訂采購合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限審批、簽訂采購合同；加強(qiáng)對(duì)物資采購供應(yīng)過程的管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性；及時(shí)跟蹤采購合同主要條款履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，及時(shí)出具書面報(bào)告并提出解決方案；建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)采購的物資或勞務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明，驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，及時(shí)報(bào)告公司采購辦，查明原因并處理。

4.采購付款

（1）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。墊付資金貿(mào)易業(yè)務(wù)未嚴(yán)格審批；未在交易平臺(tái)上線實(shí)施的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門辦理付款；未核對(duì)采購預(yù)算計(jì)劃、采購合同、驗(yàn)收單據(jù)、入庫單據(jù)和發(fā)票、采購備案表等信息。

（2）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。公司加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長(zhǎng)期預(yù)付款，定期進(jìn)行追蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款，及時(shí)采取措施，保證資金安全；加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)限；嚴(yán)格審核采購預(yù)算計(jì)劃、采購合同、驗(yàn)收單據(jù)、入庫單據(jù)和發(fā)票、中標(biāo)（中選）通知書或采購備案表等信息。

四、招標(biāo)程序公開透明，節(jié)約采購成本。

（一）集中采購、提高效率

根據(jù)市場(chǎng)情況和采購計(jì)劃合理選擇采購方式，大宗物資及工程建設(shè)項(xiàng)目合同估算價(jià)格達(dá)到管理辦法相應(yīng)額度標(biāo)準(zhǔn)的，必須通過交易平臺(tái)公開招標(biāo)，做到采購業(yè)務(wù)集中化管理，避免多頭采購、分散采購，提高采購業(yè)務(wù)效率，堵塞管理漏洞。

（二）規(guī)范實(shí)施、節(jié)約成本

通過交易平臺(tái)實(shí)施的采購項(xiàng)目，實(shí)施前需要有立項(xiàng)文件和資金預(yù)算，根據(jù)項(xiàng)目類別編制采購文件，在公司OA系統(tǒng)采購管理模塊完成審批后方可實(shí)施，重點(diǎn)項(xiàng)目的采購文件需組織公司發(fā)展運(yùn)營部、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部和法律事務(wù)部等職能部室，采用最低價(jià)法和綜合評(píng)分法進(jìn)行評(píng)審，使投標(biāo)單位報(bào)價(jià)具有合理性和可比性，便于評(píng)標(biāo)和議標(biāo)。根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果選擇確定供應(yīng)商，在保證采購質(zhì)量的前提下，做到采購價(jià)格最低，從而節(jié)約采購成本。

（三）公開公正、杜絕舞弊

嚴(yán)格按交易平臺(tái)實(shí)施程序發(fā)布招標(biāo)文件、接受投標(biāo)、開/評(píng)標(biāo)、議標(biāo)、確定供應(yīng)商，確保所有程序公開透明、有據(jù)可查。對(duì)辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，重要性和技術(shù)性強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，杜絕舞弊。