應(yīng)小萍

摘要：采購(gòu)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的源頭，在企業(yè)中擔(dān)任著非常重要的角色。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，更多的企業(yè)想通過(guò)降低采購(gòu)成本以占領(lǐng)市場(chǎng)。因此，一套完善的企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制制度會(huì)讓企業(yè)在具體的采購(gòu)過(guò)程中事半功倍。本文結(jié)合《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)—采購(gòu)業(yè)務(wù)》分析中小企業(yè)采購(gòu)流程及主要內(nèi)部控制的重要性，根據(jù)制造業(yè)企業(yè)目前存在的現(xiàn)狀，提出完善采購(gòu)流程及主要內(nèi)部控制方法，構(gòu)建出一個(gè)有效、合理的采購(gòu)內(nèi)部控制制度。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)內(nèi)部控制;崗位職責(zé);供應(yīng)商審核

一、制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性

一個(gè)制造業(yè)企業(yè)中，營(yíng)業(yè)成本占營(yíng)業(yè)收入的85%左右，而在營(yíng)業(yè)成本的構(gòu)成中，材料成本占據(jù)75%左右，由此可見(jiàn)，采購(gòu)處于非常重要的地位。一個(gè)合格的采購(gòu)，每年可能為公司節(jié)約幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)的成本。尤其在大多數(shù)企業(yè)在市場(chǎng)中并無(wú)主導(dǎo)作用，只能拼價(jià)格戰(zhàn)的時(shí)候，合理的成本控制能夠?yàn)槠髽I(yè)的生存贏得先機(jī)。有些企業(yè)的管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為采購(gòu)部門僅僅履行采購(gòu)的職責(zé)，不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)任何收益，其實(shí)不然。兩個(gè)相同類型的企業(yè)，如果其中一個(gè)企業(yè)內(nèi)控制度完善，采購(gòu)成本控制得當(dāng)，那么，他的材料成本勢(shì)必要低些，節(jié)約下來(lái)的這部分材料成本就是利潤(rùn)。企業(yè)的采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的源頭，是企業(yè)生產(chǎn)和銷售得以完成的基礎(chǔ)，在保障生產(chǎn)順暢的同時(shí)也保障了產(chǎn)品的質(zhì)量。為了使企業(yè)能以最低的采購(gòu)成本保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，規(guī)范采購(gòu)工作，加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制就迫在眉睫。

二、制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部控制制度不完善，崗位職責(zé)不明

我國(guó)的制造業(yè)企業(yè)絕大多數(shù)是自負(fù)盈虧的民營(yíng)企業(yè)，更有許多是家族企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)內(nèi)部控制管理不重視，一直都按照以往傳承下來(lái)的流程或經(jīng)驗(yàn)辦事，企業(yè)根本未形成內(nèi)部控制管理制度。內(nèi)部控制管理制度不完善，企業(yè)內(nèi)部各部門之間或同部門各崗位之間沒(méi)有明確的分工，內(nèi)控權(quán)責(zé)未分離，職責(zé)不明。如：采購(gòu)業(yè)務(wù)中具體分工不明確，物資采購(gòu)的申報(bào)人員又是負(fù)責(zé)審批的人，或者采購(gòu)人員又兼負(fù)責(zé)驗(yàn)收入庫(kù)等等。一旦有錯(cuò)誤發(fā)生，各個(gè)部門之間相互扯皮，企業(yè)制度中也并未明確究竟是誰(shuí)的責(zé)任，最終使企業(yè)的利益遭受損失而員工的利益絲毫未損，所以同樣的錯(cuò)誤也就會(huì)重復(fù)發(fā)生。

（二）缺乏對(duì)供應(yīng)商的有效評(píng)估和跟蹤管理

采購(gòu)活動(dòng)要求采購(gòu)經(jīng)常與供應(yīng)商打交道，供應(yīng)商的選擇直接影響到企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，信用及利潤(rùn)。企業(yè)缺乏對(duì)供應(yīng)商的有效評(píng)估，供應(yīng)商的選擇勢(shì)必會(huì)過(guò)于主觀或者人情化，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不當(dāng)，最終采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高;同時(shí)，對(duì)合作中的供應(yīng)商，對(duì)其質(zhì)量、資金能力等缺乏有效的跟蹤管理，也極易導(dǎo)致供應(yīng)商放松自我管理，以次沖優(yōu)、材料短缺、采購(gòu)鏈斷裂等。

（三）采購(gòu)缺乏預(yù)算，采購(gòu)隨意性大

對(duì)于日常采購(gòu)物資，要到車間排產(chǎn)發(fā)現(xiàn)某種物資短缺時(shí)，才能進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)沒(méi)有計(jì)劃，安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，對(duì)供應(yīng)商的供貨能力及交貨期等考慮不周，都會(huì)造成物資的短缺或積壓，最終導(dǎo)致企業(yè)因缺乏物資而生產(chǎn)停滯或過(guò)度采購(gòu)而浪費(fèi)資源;對(duì)于像設(shè)備這類大宗物資，采購(gòu)未經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的評(píng)審，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購(gòu)極易受利益和人情的影響，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐，從而影響企業(yè)的利益。

（四）材料驗(yàn)收和付款審核制度不嚴(yán)

很多企業(yè)采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，存在企業(yè)購(gòu)回的物資沒(méi)有專業(yè)的人員檢測(cè)、檢測(cè)方法不正確甚至沒(méi)有檢測(cè)直接入庫(kù)的現(xiàn)象。沒(méi)有一套嚴(yán)格的倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)人制度，檢測(cè)出有瑕疵的物資不及時(shí)和供應(yīng)商溝通以讓其改進(jìn)，直接勉強(qiáng)入庫(kù)，導(dǎo)致企業(yè)在生產(chǎn)時(shí)既費(fèi)時(shí)又影響產(chǎn)品質(zhì)量。付款審核不嚴(yán)，沒(méi)有等驗(yàn)收合格再付款或者未按合同規(guī)定的時(shí)間付款，這些都可能導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)物資、資金損失或信用受損。

三、健全制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）明確采購(gòu)內(nèi)控的管理制度和采購(gòu)人員崗位職責(zé)

為了做到不盲目采購(gòu)、造成物品的積壓，從而給企業(yè)帶來(lái)資金壓力;也不因?yàn)椴少?gòu)的不及時(shí)或是不合格而影響交貨及產(chǎn)品質(zhì)量。企業(yè)必須加強(qiáng)采購(gòu)的內(nèi)部控制，公司要有適合本公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的采購(gòu)流程和管理制度，設(shè)立采購(gòu)審批權(quán)限，給常用的物料設(shè)立安全庫(kù)存，采購(gòu)人員嚴(yán)格按流程進(jìn)行合理采購(gòu)。為實(shí)現(xiàn)精益管理，做到接近零庫(kù)存而又能保障生產(chǎn)的順暢和產(chǎn)品的質(zhì)量，使企業(yè)以最小存貨投資及損失而達(dá)到最大的收益，在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)，并相應(yīng)明確各崗位人員責(zé)任。

1.做到貨比三家，低價(jià)采購(gòu)。貨物采購(gòu)必須向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)并提供其報(bào)價(jià)記錄，采購(gòu)人員在對(duì)三家的質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定一家供應(yīng)商，同時(shí)搜集市場(chǎng)最新行情與之進(jìn)一步協(xié)商議定最終價(jià)格。購(gòu)買的臨時(shí)性應(yīng)急物品或是零星采購(gòu)小物資及客戶指定物資除外。

2.做到按需采購(gòu)。采購(gòu)人員定購(gòu)的物品必須按申購(gòu)單所列規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量進(jìn)行下單，有特殊要求的申購(gòu)單中必須列明，否則，由此造成的損失由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。在市場(chǎng)中無(wú)滿足申購(gòu)部門要求的物品或成本過(guò)高的情況下，采購(gòu)人員不能憑經(jīng)驗(yàn)或主觀臆斷自作主張，須及時(shí)反饋信息給申購(gòu)部門，同時(shí)由總經(jīng)理、技術(shù)部、銷售部和生產(chǎn)部等相關(guān)部門成立臨時(shí)采購(gòu)小組商議更改相關(guān)參數(shù)事宜。經(jīng)臨時(shí)采購(gòu)小組驗(yàn)證審核后，再行采購(gòu)。

3.提高自身素質(zhì)，廉潔自律。采購(gòu)人員應(yīng)熱愛(ài)本職工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以掌握與本企業(yè)相關(guān)的各種材料、工藝、設(shè)備等知識(shí)，努力提高采購(gòu)物品質(zhì)量，降低采購(gòu)成本;凡事都以企業(yè)利益為先，廉潔自律，不收禮，不受賄，不受人情影響，嚴(yán)格按采購(gòu)制度和程序辦事;工作認(rèn)真仔細(xì)，做到不因自身工作失誤給公司造成損失。

4.對(duì)于單位價(jià)值高或一定時(shí)期需求量大的物資要實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。凡單位價(jià)值高或一定時(shí)期使用數(shù)量多，金額大的物品、設(shè)備，由生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等相關(guān)部門共同參與成立一個(gè)招標(biāo)小組，擬定出一段時(shí)間內(nèi)（一年或半年）的供貨數(shù)量、價(jià)格，質(zhì)量要求及供貨協(xié)議，通過(guò)招標(biāo)的形式進(jìn)行采購(gòu)，這樣可以簡(jiǎn)化采購(gòu)程序，提高工作效率，保證采購(gòu)價(jià)格的公正性。對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的物品，如銅等，應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)行情，調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。

5.自覺(jué)接受審計(jì)監(jiān)督。企業(yè)可以成立一個(gè)內(nèi)部審計(jì)部門，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)于企業(yè)賦予公司審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢工作，采購(gòu)人員要隨時(shí)接受，給與配合。如審計(jì)部門經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)：采購(gòu)人員在其工作中有發(fā)生違反采購(gòu)制度的行為，并給公司造成損失的，公司將對(duì)相關(guān)人員依照公司的相關(guān)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行處罰，造成嚴(yán)重后果的甚至追究其法律責(zé)任。

（二）完善供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入的管理

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。事前，通過(guò)各種方式將供應(yīng)商的具體資質(zhì)、規(guī)模、業(yè)務(wù)能力等了然于胸，要做到知已知彼，方能百戰(zhàn)不殆。如在某公司發(fā)生過(guò)這樣的案例：2016年因業(yè)務(wù)員接了一個(gè)40.5KV傳感器的單子，并且經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)查，覺(jué)得這種產(chǎn)品的需求挺大的，而這種產(chǎn)品對(duì)于我公司來(lái)說(shuō)是個(gè)新的產(chǎn)品，要想做必須得先開(kāi)模具。為了搶占市場(chǎng)，研發(fā)部加班加點(diǎn)，設(shè)計(jì)出了圖紙，采購(gòu)部也經(jīng)過(guò)詢價(jià)比對(duì)，但未進(jìn)行深入了解就確定了一家相對(duì)交貨期比較及時(shí)的新單位進(jìn)行開(kāi)模。本以為一切都可以順利完成，誰(shuí)知道因?yàn)樵摴?yīng)商業(yè)務(wù)能力不足，導(dǎo)致開(kāi)出來(lái)的模具經(jīng)過(guò)三次的修改之后仍不能使用，直接報(bào)廢，造成經(jīng)濟(jì)損失3.5萬(wàn)元，同時(shí)也喪失了市場(chǎng)，這個(gè)損失是無(wú)法估量的。對(duì)于已經(jīng)在合作的供應(yīng)商，應(yīng)建立一整套考核制度，對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理分類。據(jù)此將供應(yīng)商分A、B、C類管理，并制定一套獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于A類供應(yīng)商給予激勵(lì)政策如：縮短付款賬期或是加大采購(gòu)數(shù)量等等;對(duì)于C類的供應(yīng)商，或通知改進(jìn)，或取消合作。做到每年及時(shí)更新供應(yīng)商名錄。

（三）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一整套采購(gòu)預(yù)算、申請(qǐng)和審批制度

采購(gòu)預(yù)算是上年第四季度根據(jù)銷售預(yù)算和往年的需求量制定，本年再根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)需要，由使用部門或倉(cāng)庫(kù)提交“采購(gòu)預(yù)算申請(qǐng)單”，申請(qǐng)單中須注明物料的型號(hào)、規(guī)格、品名、數(shù)量、需求日期（有特殊要求必須列示）。經(jīng)有關(guān)部f J確認(rèn)簽字后再由采購(gòu)部門編制。采購(gòu)部門依據(jù)購(gòu)買物資或接受勞務(wù)的類型，交貨期等決定訂購(gòu)額數(shù)量、時(shí)間及供應(yīng)商，制定采購(gòu)合同，這里的采購(gòu)合同應(yīng)盡量使用本公司的版本，以便日后萬(wàn)一發(fā)生糾紛時(shí)，我方有在本地訴訟的權(quán)利。屬預(yù)算內(nèi)采購(gòu)的經(jīng)既定權(quán)限審批后可進(jìn)行相應(yīng)的采購(gòu);屬預(yù)算外采購(gòu)的，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批程序。

（四）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購(gòu)檢測(cè)驗(yàn)收制度和付款制度

企業(yè)應(yīng)針對(duì)各種采購(gòu)物資確定其特定的檢驗(yàn)方式，設(shè)立專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)由專業(yè)的檢驗(yàn)人員對(duì)所采購(gòu)物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)，經(jīng)檢測(cè)合格的物資，出具檢測(cè)合格證明，及時(shí)辦理入庫(kù);檢驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有檢測(cè)指標(biāo)異常的，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員應(yīng)當(dāng)立即向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，本部門無(wú)法解決的，由部門領(lǐng)導(dǎo)向企業(yè)更高層的相關(guān)管理機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理，以免造成對(duì)生產(chǎn)的耽擱。涉及技術(shù)指標(biāo)要求特殊物資檢測(cè)的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試，如本企業(yè)的檢測(cè)資源不足的，則送或聘請(qǐng)第三方有相關(guān)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。

另外，為了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能有序地進(jìn)行，也不造成不必要的資金浪費(fèi)，企業(yè)還應(yīng)建立一套合理的付款制度，幫助企業(yè)把好質(zhì)量關(guān)。在所購(gòu)物資未檢測(cè)合格前不付款，不礙于同事之間的關(guān)系違約提前付款，財(cái)務(wù)部門在接到經(jīng)審核無(wú)誤的付款通知單時(shí)要及時(shí)付款，以免影響企業(yè)信譽(yù)。

結(jié)語(yǔ)

制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)只有將內(nèi)部控制的管理制度健全并有效地實(shí)施，以制度管人，做到權(quán)責(zé)分離，分工明確，有計(jì)劃地采購(gòu)，才能為企業(yè)開(kāi)源節(jié)流，確保企業(yè)的資金都用在刀刃上，使企業(yè)的利潤(rùn)最大化。

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