季 翠

（中共濱州市濱城區(qū)委辦公室，山東 濱州 256600）

黨政機關指的是中國共產(chǎn)黨機關、國家行政機關，人事檔案作為其開展人事工作的重要組成部分發(fā)揮了至關重要的作用，為合理有效的人事檔案管理可以為黨政機關進行人才的識別、選拔、任用等提供重要依據(jù)。但是現(xiàn)階段黨政機關在人事檔案管理過程中暴露出一些問題和不足，諸如人事檔案不完整、管理技術和手段相對落后、檔案資源開發(fā)利用不到位等，沒能很好地適應人事制度改革的持續(xù)深化，加強人事檔案管理勢在必行。

1 黨政機關人事檔案管理的主要特征

在經(jīng)濟政治體制持續(xù)變革、檔案事業(yè)不斷發(fā)展的時代，黨政機關基于人事管理需求形成了人事檔案，是當事人情況的原始記錄，兼具記載、呈現(xiàn)當事人行政經(jīng)歷和出勤率、績效等數(shù)據(jù)信息的職能，集中管理當事人的資料。其管理特征主要體現(xiàn)為：

第一，相對穩(wěn)定性。在實施公務員制度以后，黨政機關人事檔案由機關自行保管，設有檔案部門，當干部有調(diào)動或發(fā)生職位變動時才會發(fā)生人事檔案的轉(zhuǎn)遞、移交和接收等行為，這表明人事檔案保管是相對穩(wěn)定的。第二，高度嚴格性。黨政機關人事檔案管理者不能篡改人事檔案材料，更不能作假，客觀記載當事人的學習經(jīng)歷、工作情況、考評等，真實性是最顯著的特征，和普通的人事檔案管理比起來更為嚴格、規(guī)范，保證人事檔案的真實性、可靠性。第三，保密性。黨政機關的人事檔案和干部個人隱私息息相關，尤其是在干部考察環(huán)節(jié)形成的材料會直接、間接地反映重大歷史事件，他人不適宜知 曉[1]。因而黨政機關人事檔案既是干部的隱私，又是國家的秘密，一旦泄露必然帶來不可估量的損失，必須做好保密工作。

2 加強黨政機關人事檔案管理的有效舉措

2.1 規(guī)范檔案的審核與鑒別，完善人事檔案

為保證黨政機關人事檔案的完整性和真實性，應做好三方面工作：第一，把控人事檔案入口關。這是整理人事檔案的第一道關口，對人事檔案質(zhì)量有直接影響，如果在日常收集環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)人事檔案材料不規(guī)范或不齊全，應根據(jù)收集歸檔制度補充材料，在復制原件的同時完善相關手續(xù)。形成人事檔案的部門要及時將其移交給檔案部門進行歸檔和保管，檔案部門則要建立檔案聯(lián)系制度，主動收集材料，及時完善、充實人事檔案。第二，把控新接收檔案材料入口關。黨政機關的檔案工作者要堅持嚴格管理人事檔案，從新增人員的檔案入手，嚴格審核新接收的人事檔案材料，重點審核他人檔案材料是否歸入，有沒有假學歷、假證明等，人事檔案材料是否存在涂改情況，檔案材料之中的姓名、性別、出生日期、參加工作的時間以及入黨時間、工作經(jīng)歷等基本信息是否存在前后不一致的現(xiàn)象。如果在審核時發(fā)現(xiàn)了問題，要及時加強溝通和處理，詳細羅列新接收人事檔案材料的遺留問題，保證其內(nèi)容全面、真實，材料齊全、規(guī)范，確保后續(xù)順利開展人事檔案的歸檔、整理、開發(fā)、利用等工作，使人事檔案管理不斷趨于規(guī)范化。第三，把控人事檔案歸檔鑒別關。在人事檔案管理中要預防誤收材料，將人事檔案之中的非人事內(nèi)容排除、不相關材料剔除，準確收集與當事人情況相符的材料?？梢越Y(jié)合人事檔案材料中的基本信息判斷人員身份，預防誤收他人信息，同時避免人事檔案的重復收集，及時登記所收檔案，分類存放[2]。另外，要嚴格執(zhí)行黨政機關人事檔案管理制度，預防發(fā)生收集人事檔案材料不登記、手續(xù)不完善等現(xiàn)象，核實檔案真?zhèn)?，對不完整、不?guī)范的人事檔案材料不能歸檔，沒有保存價值的材料也不能歸檔，降低人事檔案造假的可能性，確保黨政機關正常開展人事工作。

2.2 引入先進網(wǎng)絡信息技術，強化數(shù)字管理

鑒于當今網(wǎng)絡信息時代的改革和發(fā)展要求，黨政機關在人事檔案管理中應基于現(xiàn)有人事信息系統(tǒng)，加強對網(wǎng)絡信息技術的使用，完善在職和離退休人員的個人信息、學歷、職務等情況，保證數(shù)字信息準確無誤，并形成干部信息一覽表，方便查詢和使用，為相關人事政策的制定提供依據(jù)。在實際工作中要嚴格執(zhí)行國家關于檔案數(shù)字化管理的標準、規(guī)范，完善建立檔案管理體系，規(guī)范人事檔案的信息化與數(shù)字化管理。數(shù)字化建設對黨政機關電子人事檔案的優(yōu)越性也會產(chǎn)生影響，檔案工作者要積極利用各種先進的儀器、設備將以往紙質(zhì)檔案掃描入庫，制定數(shù)字化編號，建立相應數(shù)據(jù)庫。換言之，要通過先進儀器的錄音、攝像或者掃描，形成多樣化的、完整的電子檔案，在有效管理現(xiàn)有電子檔案的同時完整保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，實行雙軌制管理和利用。

特別是加強人事檔案的安全保密管理，因為人事檔案廣泛涉及黨政機關每一個人的信息，也關乎每一個人的利益，如果泄露會遭受巨大的損失[3]。因此，在人事檔案的信息化與數(shù)字化管理進程中要防護檔案信息安全，定期檢測黨政機關內(nèi)部設備的安全性、縝密性，將網(wǎng)絡測試工作落到實處，避免發(fā)生人事檔案信息泄露問題。這就要求檔案工作者務必要熟練使用網(wǎng)絡信息技術，防止因操作失誤泄露人事檔案信息；嚴格遵守人事檔案安全制度和保密政策，杜絕因個人利益隨意泄露人事信息；建立并執(zhí)行嚴密的人事檔案信息保密管理制度，加強安全保障，為人事檔案數(shù)字化管理構(gòu)建安全、可靠、真實的網(wǎng)絡 環(huán)境。

2.3 促進人事檔案資源利用，發(fā)揮服務功能

管理人事檔案的終極目標在于利用，黨政機關的檔案工作者在完整收集人事檔案、推進人事檔案數(shù)字化管理的基礎上必須加強開發(fā)利用，使人事檔案資源為機關的運作乃至社會的發(fā)展服務。傳統(tǒng)人事檔案管理一般將組織評價視作衡量一個人工作實績、能力及品行的重要標準，更關注非民主化的鑒定、組織意見，忽視了人本性與服務性，導致人事檔案資源功能變異。黨政機關人事檔案管理往往強調(diào)保密性比服務性高、政治性比業(yè)務性高，人事檔案資源直接為人事工作提供服務，成為黨政機關開展人事工作的重要手段和工具。組織了解、掌握人事檔案，服務于人事和其他相關工作的開展，如果隨意擴大人事檔案資源的使用范圍，必然會產(chǎn)生一定的負面效應，不利于發(fā)揮人才的主觀能動性，也不利于維護社會的穩(wěn)定、和諧，損害黨和國家的 事業(yè)。

因此，黨政機關的人事檔案管理要體現(xiàn)服務性，致力于追求公共利益。要注意改變黨政機關人事檔案主觀化、身份化、神秘化的傳統(tǒng)理念，明確其客觀、全面、真實地記錄著當事人的德、能、勤、績、廉等資料信息，為人事工作、組織工作提供及時、全面、科學的人事檔案信息服務?？梢越柚W(wǎng)絡信息技術建立人事檔案數(shù)字化開發(fā)利用中心，在安全和保密的前提下適當拓寬人事檔案利用途徑、服務途徑，提升綜合效益。

3 結(jié)語

人事檔案管理是在新時代發(fā)展背景下黨政機關管理不可或缺的一個環(huán)節(jié)，必須跟隨人事制度的改革而不斷改變、創(chuàng)新，盡可能規(guī)范人事檔案的審核與鑒別，保持人事檔案的完整性，同時借助先進技術手段推進人事檔案數(shù)字化管理，體現(xiàn)其服務價值，確保大大提升人事檔案管理綜合水平。在今后的管理與發(fā)展中，黨政機關的人事檔案管理改革將越來越深入，發(fā)揮更強大的服務功能。