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        電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存管理探討

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理

        周 龍

        (淄博市臨淄區(qū)黨史與地方史志研究中心(淄博市臨淄區(qū)檔案館),山東 淄博 255400)

        隨著信息化程度的加深,電子檔案數(shù)量越來越多,目前檔案管理面臨如何實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案并存管理的問題,兩者的共存管理,可以將資源合理整合,將資源整合優(yōu)勢(shì)有效發(fā)揮,提高檔案利用率?;谶@樣的前提,需要針對(duì)共存期管理存在的問題,提出優(yōu)化建議,找到合理解決方法,改善原始檔案的處理措施,提高現(xiàn)代化管理水平,促使檔案管理事業(yè)向著專業(yè)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

        1 兩種檔案并存的客觀性

        電子檔案是新時(shí)期發(fā)展而來的產(chǎn)物,在信息傳輸以及處理上更加高效,這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法超越的。但是并不代表紙質(zhì)檔案沒有優(yōu)勢(shì),紙質(zhì)檔案自身的原始性就是電子檔案無法具備的特性,紙質(zhì)檔案具有長期保存的價(jià)值,并且內(nèi)容更加真實(shí)和具有說服力?;趦烧卟煌奶卣鳎蚤L期共存的局面是無法改變的,同時(shí)兩者相互影響,可以提高檔案工作的科學(xué)性與完整性。從檔案的成因進(jìn)行分析,存在兩種途徑,一種是將電子文件通過打印設(shè)備轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件,主要目的是履行文件的功能,將檔案的作用發(fā)揮出來,或者僅用于保存。另外,因?yàn)殡娮游募臃奖銠z索和利用,所以也被保留了下來,于是形成了共存。另外一種是數(shù)字化副本的出現(xiàn),這樣做的目的是改善和保護(hù)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下,全文檢索更加便捷。站在檔案保護(hù)的角度進(jìn)行分析,數(shù)字化文件占據(jù)主要優(yōu)勢(shì),優(yōu)越性比較明顯。結(jié)合現(xiàn)在的技術(shù)水平,數(shù)字化副本和原件相比,質(zhì)量還需要進(jìn)一步改善,所以需要兩種檔案實(shí)現(xiàn)長期并存管理,將檔案的價(jià)值較好保護(hù),發(fā)揮檔案的關(guān)鍵作用。

        2 并存管理措施

        想要實(shí)現(xiàn)并存管理,提高檔案管理質(zhì)量,就要結(jié)合目前的現(xiàn)狀,針對(duì)檔案的特征,采取針對(duì)性措施,由于電子檔案在管理方面存在安全性問題,為了防止檔案原始信息被篡改或者是盜取,所以需要建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度,以此來確保電子檔案管理可以滿足實(shí)際需求,增強(qiáng)管理的規(guī)范性,提高檔案利用的科學(xué)化程度,從源頭提高檔案管理的真實(shí)水平。

        2.1 加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)管理,強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

        在信息技術(shù)的持續(xù)推動(dòng)下,電子檔案管理發(fā)展較快,但機(jī)遇和困難是同時(shí)存在的,目前網(wǎng)絡(luò)安全問題屬于電子檔案管理的核心問題,必須要引起重視。首先,結(jié)合現(xiàn)有的資源優(yōu)勢(shì),保障存儲(chǔ)設(shè)備的可靠與安全,這是提高檔案利用安全性的關(guān)鍵,做到專機(jī)專用,引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù),對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行維護(hù),定時(shí)更新軟件,并使用防火墻等技術(shù)防止外部用戶的進(jìn)入,對(duì)設(shè)備有效維護(hù)和進(jìn)行殺毒等操作,始終讓設(shè)備處于穩(wěn)定、高效的狀態(tài)[1]。同時(shí)還要重視備份工作,避免檔案意外丟失。目前關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的手段有很多,例如:身份驗(yàn)證、 數(shù)字簽名等,需要結(jié)合實(shí)際需求合理運(yùn)用,嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限,制定明確的檔案管理流程,以此來提升電子檔案使用的可靠性與安全性,確保在存儲(chǔ)過程中,電子檔案內(nèi)容不被泄漏和隨意刪改。隨著信息技術(shù)的高速度發(fā)展,在電子檔案管理方面應(yīng)該積極探索,尋求新技術(shù)的支撐,利用現(xiàn)代化技術(shù),提升檔案管理質(zhì)量,采取有效手段,維護(hù)電子檔案使用的安全性與存儲(chǔ)的可靠性,增強(qiáng)管理能力。

        2.2 規(guī)范操作流程,將檔案管理過程中潛藏的風(fēng)險(xiǎn)降低

        想要達(dá)到理想的檔案管理目標(biāo),就需要靠制度來支撐,對(duì)操作流程不斷規(guī)劃,強(qiáng)化人員責(zé)任意識(shí),通過一系列手段,杜絕檔案管理的風(fēng)險(xiǎn),將發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率降到最低。可以從以下幾個(gè)方面強(qiáng)化,首先,強(qiáng)化人員意識(shí),這是提升管理能力的重要保障,樹立人員高尚情操,培養(yǎng)職業(yè)道德,規(guī)范檔案管理人員的行為,避免人為失誤。其次,統(tǒng)一檔案存儲(chǔ)格式與流程,防止文檔格式自由轉(zhuǎn)換或者受到兼容性的影響,導(dǎo)致檔案文件被損壞。最后,制定管理制度,利用責(zé)任問責(zé)機(jī)制,強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)檔案的安全管理意識(shí),避免疏忽大意,建立信息化平臺(tái),提高檔案利用率,促使檔案管理效率的大幅度提升。

        2.3 采用多種媒介手段,延長電子檔案壽命

        在現(xiàn)實(shí)工作中,為了延長檔案壽命,保證檔案質(zhì)量,提高利用率,將電子檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大,可以通過多種媒介來實(shí)現(xiàn),完成檔案的轉(zhuǎn)化與存儲(chǔ),并且對(duì)檔案管理設(shè)備及時(shí)更新,掌握關(guān)鍵的存儲(chǔ)技術(shù),將檔案存儲(chǔ)水平大幅度提升,在檔案存儲(chǔ)階段,需要保證可靠與安全,確保檔案的可讀性[2]。除此之外,還要搭配專業(yè)化的管理制度,嚴(yán)格控制訪問權(quán)限,通過有效措施實(shí)現(xiàn)職責(zé)權(quán)限的同步,避免人員操作失誤,破壞檔案的完整性與真實(shí)性。

        2.4 利用現(xiàn)代信息技術(shù),增強(qiáng)檔案管理能力

        現(xiàn)如今,檔案管理迎來新的格局,想要確保檔案管理的實(shí)效性,保證管理的質(zhì)量,就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式,采取先進(jìn)管理技術(shù),更新管理理念,完善管理制度,為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供有力支撐和增添動(dòng)力,增強(qiáng)檔案管理能力,將檔案事業(yè)推向全新高度。隨著信息化程度的加深,電子檔案數(shù)量越來越多,目前檔案管理面臨如何實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案并存管理的問題,兩者的共存管理,可以將資源合理整合,將資源整合優(yōu)勢(shì)有效發(fā)揮,提高檔案利用率。值得注意的是,檔案管理工作不能脫離實(shí)際,要與時(shí)俱進(jìn),以創(chuàng)新的精神促使檔案管理能力不斷提高,以便滿足社會(huì)發(fā)展的客觀需求。

        2.5 確保電子文件原始性

        前文已經(jīng)提到過,在原始性方面,電子檔案表現(xiàn)較差,所以在進(jìn)行檔案管理時(shí),文件原始性的保護(hù)非常關(guān)鍵。就目前的情況下,電子和紙質(zhì)檔案長期共存已經(jīng)成為新的格局,同時(shí)也是檔案管理工作的偉大嘗試與革新,具有積極意義。想要實(shí)現(xiàn)共存管理,達(dá)到理想的管理水平,就要明確紙質(zhì)與電子檔案的差別。從應(yīng)用的程度來看,電子檔案功能十分強(qiáng)大,可以滿足實(shí)際工作需求,同時(shí)為管理者創(chuàng)造便利條件。通過電子檔案,可以自動(dòng)完成檔案的分類,并且按規(guī)則排序,完成庫存檔案統(tǒng)計(jì)等工作,管理效率更高,并且在計(jì)算機(jī)的輔助下,人員配置可以減少,合理控制了檔案管理的成本,為檔案管理提供了便利,在此基礎(chǔ)上還可以直接打印成紙質(zhì)文件,完成不同檔案形式的轉(zhuǎn)化。目前,隨著科技的進(jìn)步,電子檔案還具備自動(dòng)定位庫址位置的功能,大大提高了利用率,讓檔案管理變得不再困難,并繪制出清晰、有效的各種示意圖。借助電子檔案登記,就可以全面了解檔案利用情況,真正發(fā)揮出檔案的參考價(jià)值。

        3 結(jié)論

        綜上所述,通過實(shí)踐表明,檔案并存管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì),想要達(dá)到理想的共存管理效果,就要掌握兩種檔案的特征,在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上借助現(xiàn)代化技術(shù),提升檔案管理水平,保留檔案的原始性,提高檔案的完整性,將檔案管理事業(yè)推向全新的高度。

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