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        事業(yè)單位文書檔案管理信息電子化應(yīng)用研究

        2020-02-26 02:40:56高立潔
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        高立潔

        (青島市即墨區(qū)檔案館,山東 青島 266200)

        1 引言

        文書檔案,指的是企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、團(tuán)體在行政管理中,產(chǎn)生的通用文書并轉(zhuǎn)化為檔案,包括指示、決定、命令、通知、報告、批復(fù)、信函、會議記錄、工作計(jì)劃和總結(jié)等。文書檔案的產(chǎn)生、內(nèi)容、形式具有共性,進(jìn)行文書檔案管理能指導(dǎo)行政管理工作,保證機(jī)關(guān)單位健康發(fā)展。筆者結(jié)合實(shí)踐,探討了信息時代文書檔案管理的問題和解決對策。

        2 信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新的意義

        1)文書檔案傳遞變得更加安全快速。文書檔案的傳遞是企事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。將信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作創(chuàng)新中,無疑能夠使得文書檔案傳遞變得更加安全快速。因?yàn)榻柚畔⒓夹g(shù)可以為企事業(yè)單位的文書檔案傳遞提供一條安全、快速、高效的途徑。企事業(yè)單位僅僅需要建立一個通暢、安全的內(nèi)部局域網(wǎng),就能夠使文書檔案在企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行快速的傳遞,而且借助這種傳遞方式還能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案傳遞損壞、丟失問題,從而有效保障文書檔案在傳遞過程中的完整性和安全性。但是需要注意數(shù)字化的文書檔案傳遞,面臨的一個安全風(fēng)險就是信息泄露。

        2)有助于提高管理實(shí)效。數(shù)字化文書檔案管理模式符合當(dāng)前社會發(fā)展需求,既實(shí)現(xiàn)了信息的共享與交流,也改變了管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中,管理人員的大部分精力都放在歸檔、查檔上,一旦發(fā)生檔案資源遺漏的問題,就需要進(jìn)行拆卷重做,嚴(yán)重拉低了管理工作效率。而利用數(shù)字化技術(shù)的電子類文書,可以有效降低檔案管理工作的難度和強(qiáng)度,在插入遺漏文件后,可以自動生成新的目錄與編號,能有效避免重復(fù)勞動,這不僅有助于提高文書檔案管理的實(shí)效性,也有助于控制檔案管理成本。同時,在傳統(tǒng)管理模式下,由于未對工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范,導(dǎo)致每個人的工作方式都各有不同,在檔案分類方面也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理效率極高,可以按照既定程序優(yōu)化檔案立卷、分類等環(huán)節(jié)。

        3 文書檔案管理存在的問題

        1)對文書檔案管理的思想認(rèn)識不足。據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示,很多的職工對文書檔案管理非常陌生,只是大致的聽說過。許多單位并沒有將工作檔案管理納入管理體系中,這就使得相關(guān)的檔案管理人員對自身的管理工作認(rèn)識不足,認(rèn)為檔案管理并不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值,只要不存在大問題就行。在錯誤思想的認(rèn)識下,產(chǎn)生了各種不良反應(yīng),如,檔案管理者晉職難度大、薪資低,工作人員工作熱情不高,硬軟件設(shè)備的投入不足等等。

        2)文書檔案管理存在較大風(fēng)險。從當(dāng)前企事業(yè)單位文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看,由于電子文本和電子檔案不斷出現(xiàn),雖然為文書檔案管理人員的工作提供了極大的便利,但是也使得文書檔案管理工作面臨著較大的風(fēng)險性,再加之許多企事業(yè)單位的文書檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的管理模式,這無疑會進(jìn)一步加大這種風(fēng)險性。倘若電子文書檔案在管理過程中遭受不法分子的惡意入侵,使得文書檔案信息發(fā)生泄漏問題,那么勢必難以有效確保文書檔案信息的完整性和安全性,最終對文書檔案管理工作的創(chuàng)新形成制約。

        3)人員素質(zhì)不足。文書檔案的管理,最終落腳點(diǎn)還是管理人員,因此人員素質(zhì)高低直接影響文書檔案的管理成果。文書檔案數(shù)量增多、檔案信息需求量大,導(dǎo)致管理內(nèi)容繁瑣、要求更高,同時也對管理人員提出了更高的要求。實(shí)際調(diào)查中,發(fā)現(xiàn)管理人員的素質(zhì)不足,一方面,企事業(yè)單位沒有重點(diǎn)把關(guān),人才準(zhǔn)入門檻低,甚至聘用一些專業(yè)不對口的人員;另一方面,管理人員自身思想懈怠,沒有積極參與培訓(xùn),沒有豐富管理知識體系,不適應(yīng)信息時代下的文書檔案管理需求。

        4 文書檔案管理問題的解決對策

        1)構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫,提升檔案資源利用率。從現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案管理工作落實(shí)不到位的現(xiàn)狀,加強(qiáng)文書檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè),構(gòu)建系統(tǒng)、完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫,是互聯(lián)網(wǎng)時代下提高事業(yè)單位文書檔案管理水平和利用率的有效手段。各事業(yè)單位可以使用傳統(tǒng)的載體文字圖像識別技術(shù)等各種技術(shù)措施,提升文書檔案數(shù)字化水平,并推進(jìn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。事業(yè)單位要建設(shè)專業(yè)水平一直過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì),完善硬件設(shè)備;同時,還要做好文書檔案各種資料的統(tǒng)籌規(guī)劃,在轉(zhuǎn)檔、存檔等等一系列環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行,確保文書檔案的規(guī)范化管理,將文書檔案的價值體現(xiàn)出來,提升檔案資源利用率。

        2)強(qiáng)化制度保障,創(chuàng)新工作機(jī)制。首先,綜合考慮現(xiàn)有管理體制及機(jī)構(gòu)情況,找出不適宜的規(guī)定并盡快完善或廢除。同時,要從文書檔案管理的整體性出發(fā),重構(gòu)全面性的管理體系,并積極梳理文書檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確崗位責(zé)任。在創(chuàng)新工作機(jī)制的同時,應(yīng)以原有制度為基礎(chǔ)制定完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn),以促進(jìn)文書檔案管理體系的進(jìn)一步完善。其次,隨著新技術(shù)的不斷引入,文書檔案修編規(guī)范也應(yīng)隨之做出相應(yīng)的改變,同時,管理人員需明確文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期艱巨的任務(wù),只有定期對相關(guān)制度進(jìn)行評審、修訂、補(bǔ)充,才能促進(jìn)文書檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)實(shí)利益環(huán)境下,文書檔案管理部門必須加快建立起完善的自我營銷機(jī)制,強(qiáng)化檔案管理宣傳工作,以提高領(lǐng)導(dǎo)層及其他部門對文書檔案管理的重視程度,進(jìn)而為檔案生成質(zhì)量的提高打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        3)培養(yǎng)專業(yè)人才。企事業(yè)單位在文書檔案管理中,培養(yǎng)專業(yè)人才,要求具有專業(yè)管理知識,熟練掌握信息技術(shù),樹立高度責(zé)任心。第一,企事業(yè)單位在人才聘用上,適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻,優(yōu)先選擇有學(xué)歷、有技術(shù)、有經(jīng)驗(yàn)的人才,對文書檔案管理有自己的見解,滿足信息時代的管理需求。第二,對于在崗人員,企事業(yè)單位應(yīng)該落實(shí)培訓(xùn)機(jī)制,采用多樣化的培訓(xùn)形式,例如專家講座、主題會議、外出進(jìn)修等,不斷學(xué)習(xí)新知識,樹立終身學(xué)習(xí)的理念。第三,完善監(jiān)督考評機(jī)制,對文書檔案管理工作進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督,定期開展績效考評,將考評結(jié)果和薪資待遇、職位晉升相掛鉤,激發(fā)管理人員的積極性。第四,我國文書檔案管理工作剛起步,缺少先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn),可以成立專家小組。當(dāng)出現(xiàn)管理人員不能解決的問題時,專家小組通過探討研究,提供咨詢建議,確保管理工作正常開展。

        5 結(jié)束語

        文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的有效路徑,檔案管理部門應(yīng)從整體實(shí)際情況出發(fā),利用先進(jìn)技術(shù)強(qiáng)化管理工作創(chuàng)新,以充分發(fā)揮文書檔案的最優(yōu)價值,進(jìn)而從根本上提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

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