陸 萍

（廣西金融職業(yè)技術學院，廣西 南寧 530007）

1 新形勢下高校檔案信息化建設的必要性

1.1 規(guī)范管理檔案信息

隨著高校規(guī)模的不斷擴大，為檔案管理工作的開展帶來了全新機遇和挑戰(zhàn)，新型形態(tài)與載體的數(shù)字文件材料數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢，加強檔案數(shù)字化建設，并采取科學合理的方式對其進行規(guī)范化管理，能夠為高校所開展的相關工作提供優(yōu)質的服務。加強高校檔案信息化建設，為不同部門所發(fā)布的信息提供統(tǒng)一的平臺，采取規(guī)范化的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理工作流程以及文書處理的有效銜接，不僅能夠提高檔案管理質量與效率，還能夠保證資料的完整性，真正提高檔案管理工作質量與服務水平。

1.2 順利開展管理工作

當信息技術與服務方式發(fā)生改變之后，能夠真正實現(xiàn)高校網(wǎng)絡建設信息化，為高校教學、科研等工作的開展提供先進的技術支持，以及良好的網(wǎng)絡環(huán)境，高校檔案管理工作的開展重心也因此發(fā)生根本改變。另外，高校檔案管理部門通過借助計算機開展檔案管理工作，現(xiàn)階段的技術手段以及服務方式，均發(fā)生根本性的改變，各單位在具體的工作當中所形成的材料可直接錄入存盤，并有針對性地在網(wǎng)上進行發(fā)布。高校檔案管理部門通過校園網(wǎng)絡，提供相關歸檔信息，為各項工作的開展提供便利。

1.3 數(shù)字化信息的形成

傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要將手工管理作為基礎，檔案信息服務也是將手工服務作為前提基礎，借助這樣的檢索方法與服務方式，難以采集、收集與利用大部分電子檔案，部分電子檔案甚至會被丟失，這樣傳統(tǒng)的檔案管理模式，難以滿足人們的實際需求。在新形勢下，高校檔案信息化建設是今后發(fā)展的必然趨勢，并將檔案信息化建設作為重點內容。因我國教育及科研網(wǎng)的建立，高校以往所形成的文件、規(guī)章制度等材料，主要通過電子文件的形式在網(wǎng)上進行發(fā)布，向著數(shù)字化方向過渡。

2 現(xiàn)階段高校檔案信息化建設存在的不足

2.1 管理模式相對落后

受傳統(tǒng)管理模式根深蒂固的影響，部分高校在開展檔案管理工作的過程中，依舊處于一個相對封閉的管理狀態(tài)中。通常情況下，高校所收藏的檔案是向外公開的，只有相關部門與本校師生可以使用。因高校難以精準拿捏檔案保密與利用之間的關系，必定會限制檔案的查詢與利用，管理方式落后且內容受限制，直接降低檔案的利用效率，難以發(fā)揮信息化的作用，限制信息化的發(fā)展。

2.2 尚未開發(fā)信息資源

部分檔案管理人員在開展相關工作的過程中，因工作思想管理相對較為落后，過于注重保管利用，習慣性將工作重點放在材料收集以及整理歸檔等方面，尚未將檔案的價值充分發(fā)揮出來，也沒有對檔案進行深入加工。檔案管理人員并不愿意主動組織、開發(fā)與管理檔案信息，檔案材料的作用因此大打折扣，在服務領導決策以及服務學校大局工作中尚未發(fā)揮實際作用。

2.3 人員水平參差不齊

在檔案管理工作當中，檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)起到了重要作用，會直接影響檔案管理的水平。為滿足檔案信息化建設，對于檔案管理人員的知識層次以及實踐能力有著較高要求。但是在當前的大環(huán)境下，檔案管理隊伍綜合素質不高等問題普遍存在。部分檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)的培訓，即便運用現(xiàn)代化設備，也難以將其作用充分發(fā)揮出來，影響后期各項工作的開展。

3 新形勢下推進檔案管理信息化建設的創(chuàng)新策略

3.1 轉變傳統(tǒng)管理模式

高校檔案信息管理部門應轉變傳統(tǒng)的工作理念與方式方法，將檔案信息的價值充分凸顯出來。因此，將傳統(tǒng)的檔案管理模式作為基礎，對其進行完善創(chuàng)新，將工作重點放在檔案的開發(fā)與利用。另外，加強應用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案管理工作質量以及服務水平。當檔案管理模式由以往的被動服務向主動提供服務過渡，才能夠在當前的網(wǎng)絡環(huán)境中，實現(xiàn)檔案管理以及服務工作的自動化。另外，在高校檔案信息化建設的過程中，做好檔案加工工作，注重檔案信息的組織、開發(fā)與利用，構建全新的檔案信息服務模式。

3.2 提高人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員自身的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，會在某種程度上直接決定檔案信息化建設的質量。在新形勢下，為做好高校檔案信息化建設工作，應將人力資源的作用充分發(fā)揮出來。合理運用現(xiàn)代信息技術，高校檔案管理人員應具備一定現(xiàn)代化技術水平，熟練運用計算機開展各項工作，否則難以滿足檔案信息化管理的實際要求。另外，還應做好檔案人才培養(yǎng)工作，定期開展講座與實訓活動，提高檔案管理人員的現(xiàn)代網(wǎng)絡素養(yǎng)與網(wǎng)絡運用能力。檔案管理人員只有不斷學習專業(yè)知識，接受技能培訓，自身業(yè)務知識與管理水平才能夠得到真正提升。

3.3 完善檔案管理制度

首先，制定完善的檔案管理制度，對于相關工作的開展具有一定約束性，使目前高校檔案網(wǎng)絡向著統(tǒng)一化方向發(fā)展，實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。在加強檔案信息化建設的同時，結合實際發(fā)展情況制定統(tǒng)一的標準，在具有約束力與規(guī)范的標準當中，推動高校檔案信息化建設工作的開展，在不同角度實現(xiàn)資源共享。其次，建立完善的高校檔案信息化管理體系，保證管理機構具有較強的協(xié)調能力，網(wǎng)絡在校園內部得到全面覆蓋，根據(jù)學校的發(fā)展情況制定雙向且開放的交互式檔案管理模式，通過制定完善的管理制度提高檔案管理水平。

4 結語

總而言之，高校檔案管理屬于一項較為系統(tǒng)的工作，具有極強的服務性，相關工作人員應加強交流互動，滿足今后持續(xù)發(fā)展的需求。另外，在新形勢下，高校檔案也是重要的寶貴資源與教學信息庫，通過利用現(xiàn)代信息技術，提高檔案管理工作水平，對傳統(tǒng)的管理模式與方式方法進行創(chuàng)新，是明確高校檔案信息化建設的主要途徑，提高檔案資料的儲存與應用效率。隨著時間的推移，高校檔案信息化建設不僅能夠更好的服務高校，也是社會持續(xù)發(fā)展的基本需求。