朱婭妮

（凱里市城市建設(shè)檔案館，貴州 凱里 556000）

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，政府應(yīng)該不斷加強城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提升工作的效率，充分挖掘檔案的內(nèi)在價值，為城市的建設(shè)發(fā)展進行助力。在城建檔案管理中融入數(shù)字化的概念，能夠?qū)Ψ诸惸夸浐腿谀夸涍M行有效地管理，解決檔案資料過渡沉積的問題，減輕工作人員的壓力，加快工作的推進速度。

1 檔案管理數(shù)字化的概念

檔案管理數(shù)字化是以數(shù)碼設(shè)備和掃描儀等成像設(shè)備為載體，對原始的文檔進行數(shù)據(jù)信息采集，之后把采集的信息轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的模式，之后把它們存儲到U盤、磁盤或者其他移動設(shè)備中，按照不同的類型進行專項管理。這樣能提升管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)資源共享的目的。檔案管理數(shù)字化是一項長期且復(fù)雜的工作，應(yīng)該循序漸進地推進，要對資料采集整理、數(shù)據(jù)資料存儲、移動設(shè)備選擇、信息掃描以及存儲管理等環(huán)節(jié)進行重點把控?，F(xiàn)階段，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要模式為：第一，在全社會范圍內(nèi)開展數(shù)字化建設(shè)工作，比如學(xué)校、企業(yè)、政府部門都對檔案進行轉(zhuǎn)化。第二，構(gòu)建科學(xué)的管理機制，采取紙質(zhì)和數(shù)字化雙向存儲模式，保障信息的安全性[1]。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義

2.1 符合時代發(fā)展的基本要求

城市一直處于變化發(fā)展的狀態(tài)，現(xiàn)階段信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展，加強城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)符合時代發(fā)展的基本要求。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理平臺，能對檔案管理工作進行有效整合，提升查詢統(tǒng)計工作的效率，優(yōu)化信息共享的效果。

2.2 提升檔案管理的效率和規(guī)范性

城建檔案與城市的方方面面有著緊密聯(lián)系，牽扯的范圍較廣，檔案的數(shù)量較多，內(nèi)容較為龐雜，在收集、整理和分析工作中會耗費大量的人力和物力?，F(xiàn)階段，城市的發(fā)展速度和人們的生活節(jié)奏逐漸加快，科學(xué)地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能提升檔案管理的效率和規(guī)范性，降低工作人員的壓力。

2.3 增加檔案的利用率和開發(fā)價值

城建檔案不僅能存儲城市的發(fā)展信息，它還具備重要的使用價值。通過對城建檔案進行檢索和查詢能夠從中提取重要的信息，為城市的發(fā)展和建設(shè)工作提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，城建檔案是重要的城市資源寶庫。所以應(yīng)該進行城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，簡化查閱和檢索的環(huán)節(jié)，增加檔案的利用率和開發(fā)價值。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的模式

3.1 明確城建檔案數(shù)字化建設(shè)的指標(biāo)和要求

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠為之后的檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供藍(lán)本和參考，是數(shù)字化建設(shè)工作的前提和運行基礎(chǔ)，同時也規(guī)劃了數(shù)字化建設(shè)的具體實施模式。在推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，要明確建設(shè)的指標(biāo)和要求，這樣才能對各個要素進行有效把控，確保建設(shè)工作有的放矢。在進行數(shù)字化建設(shè)時，應(yīng)該提升城建資源的信息的有效性，確保各項信息能夠真實且直觀反映城市的情況。所以在正式進行數(shù)字化建設(shè)之前應(yīng)該進行嚴(yán)格的檔案信息采集、匯總、存儲、分析、分類等工作，在紛繁復(fù)雜的信息中提取有價值的內(nèi)容，為建設(shè)工作提供數(shù)據(jù)保障。工作人員應(yīng)該在遵守國家各項法律法規(guī)的前提下進行檔案整理工作，保障各項指標(biāo)符合檔案管理的要求[2]。第一，按照不同的類別進行整理。主要包括：綜合類、城市勘測類、城市規(guī)劃類、城市建設(shè)管理類、市政工程類、公用設(shè)施類、交通運輸類、建設(shè)科學(xué)類、地下管道、建筑工程、名勝古跡和園林綠化以及民用建筑類等。第二，不同的城建檔案需要使用不同的格式，要保障其中的內(nèi)容清晰直觀。第三，工作人員應(yīng)該按照管理的要求配置不同的操作設(shè)備，并且加強采集、整理和匯總工作直接的銜接性，嚴(yán)格規(guī)范自身的行為。

3.2 構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)

在一般的情況下，城建檔案管理部門需要與專業(yè)的數(shù)字化軟件公司進行合作，一同構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員需要利用自身的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗對軟件公司提出的實驗性方案進行分析和評估，探究它的可行性和安全性，運行數(shù)據(jù)進行調(diào)研工作，采集系統(tǒng)的運行參數(shù)，對系統(tǒng)進行反復(fù)多次的調(diào)試和演練。同時為了能夠提升城市信息資源的利用和開發(fā)效果，實現(xiàn)信息共享的目的，應(yīng)該把城市的政務(wù)資源和城建檔案資源進行有機地整合，這樣居民們和工作人員就能在同一個系統(tǒng)中采集到所有的相關(guān)信息，保障數(shù)字化建設(shè)的價值。例如，某市對城建檔案館加強數(shù)字化建設(shè)，為館內(nèi)配置對應(yīng)的區(qū)域網(wǎng)以及檔案管理系統(tǒng)，利用計算機對城建檔案資源進行有效管理，并利用軟件對檔案進行編著目錄、資源統(tǒng)計、數(shù)據(jù)檢索以及應(yīng)用等操作。建立檔案館的門戶網(wǎng)站，建立專屬的主頁，與政務(wù)網(wǎng)進行聯(lián)通，一同提供查詢服務(wù)。值得注意的是，要切實保障城建檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站的安全性，避免發(fā)生信息遺失或者泄露的問題，合理地規(guī)避管理的風(fēng)險。

3.3 配置城建檔案數(shù)字化信息存儲庫

現(xiàn)階段，城建檔案已經(jīng)滿足數(shù)字化建設(shè)的基本條件，并且外部的軟件設(shè)備也在不斷優(yōu)化和完善。其中建設(shè)工作的關(guān)鍵內(nèi)容為配置檔案的存儲數(shù)據(jù)庫。第一，要明確檔案存儲數(shù)據(jù)庫的基本構(gòu)成要素，即空間存儲庫、音頻影像資料庫以及數(shù)據(jù)文檔庫。不同的數(shù)據(jù)具有不同的存儲模式和格式要求，各個數(shù)據(jù)庫之間具有直接聯(lián)系。當(dāng)用戶輸入某個關(guān)鍵詞進行檢索操作時，每個數(shù)據(jù)庫都能對內(nèi)部的信息進行編碼和處理，從而摘取出有價值的資源信息。第二，充分發(fā)揮存儲數(shù)據(jù)庫的檢索能力。在城建檔案庫中能夠進行高效的數(shù)據(jù)檢索工作，是數(shù)字化建設(shè)的根本要求。只有能根據(jù)指令快速地搜尋信息，才能提升管理工作的效率，為之后的決策和城建規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。在構(gòu)建存儲數(shù)據(jù)庫時應(yīng)該利用新媒體技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的抓取功能，對城建信息資源進行多層次的開發(fā)和利用。在構(gòu)建信息時應(yīng)該保障操作的安全與合法性，提升系統(tǒng)檢索的效率。

3.4 科學(xué)應(yīng)用管理城建檔案資源

當(dāng)正式完成城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作后，應(yīng)該制定科學(xué)的管理機制。第一，以我國的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，制定完善的管理和應(yīng)用機制，采取分層查閱和管理模式，規(guī)范不同人員的管理權(quán)限和責(zé)任。這樣既能保障城建信息的利用效果，又能提升管理的安全性，確保城市的和諧穩(wěn)定發(fā)展。第二，構(gòu)建系統(tǒng)化的城建檔案管理數(shù)字化人才隊伍。首先應(yīng)該優(yōu)化管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，增加他們對管理工作的歸屬感和認(rèn)同感。其次，采取多樣化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力，提高使用數(shù)字化技術(shù)平臺的熟練度。同時開展有針對性的教研活動，向他們介紹數(shù)字化檔案的最新研究成果和發(fā)展動態(tài)，增加他們的知識儲備量。

4 結(jié)論

綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)符合時代發(fā)展的要求，是管理工作改革的必由之路。數(shù)字化建設(shè)工作不僅能為檔案管理提供極大的便利，還能積極地解決城建檔案管理中的各項挑戰(zhàn)，促進城建資源的科學(xué)管理和開發(fā)，提升城建檔案管理工作的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性。