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        信息時(shí)代企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:利用資源信息

        彭 鳳

        (陜西省交通建設(shè)集團(tuán)公司延靖分公司,陜西 延安 716000)

        加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用,是當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員需要承擔(dān)的工作職責(zé),而檔案管理者若想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā),就要對(duì)眾多檔案信息資源進(jìn)行全面的了解與掌握,提高對(duì)檔案信息資源的保護(hù)意識(shí),并將檔案信息資源本身所具備的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái),同時(shí)也可以利用信息技術(shù),提高檔案信息資源查閱、應(yīng)用的便利性,促使企業(yè)內(nèi)部人員能夠積極主動(dòng)利用相關(guān)資源,以此提高檔案信息資源的利用率。

        1 信息時(shí)代企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的問(wèn)題

        1.1 思想認(rèn)知不足,缺乏現(xiàn)代化觀念

        在當(dāng)前的信息化時(shí)代,企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用受到較大的重視,但是,由于企業(yè)自身對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在不足,導(dǎo)致其自身的檔案信息資源難以實(shí)現(xiàn)有效的開(kāi)發(fā)與利用。部分企業(yè)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)還停留在紙質(zhì)檔案的管理模式上,對(duì)于檔案的信息化建設(shè)缺乏較高的重視,對(duì)于電子檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)與利用等工作的認(rèn)識(shí)不夠全面,對(duì)于相關(guān)工作內(nèi)容的了解也不夠具體,很多檔案管理者認(rèn)為只要對(duì)一些光盤(pán)、磁盤(pán)等相關(guān)信息設(shè)備載體上的檔案資源管理好,并對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽?yīng)用,就能夠完成好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用工作。這種錯(cuò)誤的思想認(rèn)知不僅會(huì)影響到企業(yè)檔案資源管理工作的有效開(kāi)展,還會(huì)降低檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的有效性[1]。

        1.2 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

        相關(guān)企業(yè)在對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用時(shí),缺少清晰的思路,尤其是缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn),這就導(dǎo)致檔案資源的開(kāi)發(fā)方式、流程等多個(gè)方面不夠統(tǒng)一,且缺少有序性以及規(guī)范性,在這種情況下,人與人、人與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)等不同交流組織之間,將難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,而且也會(huì)對(duì)檔案信息資源的查詢(xún)、借閱等服務(wù)造成不良影響,致使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用無(wú)法取得良好的效果,最終使得這一工作的開(kāi)展受到較大的阻礙。

        2 信息時(shí)代企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的有效措施

        2.1 更新傳統(tǒng)的思想觀念,科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源

        相關(guān)企業(yè)若想對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)與利用,首先要做的就是對(duì)自身傳統(tǒng)的思想觀念進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)變,認(rèn)識(shí)到檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的重要作用,同時(shí)也要對(duì)當(dāng)前的信息時(shí)代予以全面了解,結(jié)合實(shí)際情況,合理應(yīng)用信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的合理開(kāi)發(fā)。另外,相關(guān)企業(yè)內(nèi)部的檔案工作者也要加強(qiáng)學(xué)習(xí),樹(shù)立先進(jìn)正確的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)觀念,對(duì)于當(dāng)下檔案信息資源開(kāi)發(fā)的各種技術(shù)手段要予以學(xué)習(xí)掌握,并結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況,合理應(yīng)用相關(guān)開(kāi)發(fā)措施。企業(yè)檔案管理者可以對(duì)傳統(tǒng)的檢索方式進(jìn)行科學(xué)改進(jìn),并且要以計(jì)算機(jī)檢索為核心,對(duì)區(qū)域檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,將檔案信息資源與網(wǎng)絡(luò)連接在一起,促使檔案信息資源得到更多的利用。另外,相關(guān)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)館藏檔案的研發(fā),通過(guò)深入的研究提取出就有較高利用價(jià)值的檔案信息,并共享到互聯(lián)網(wǎng)上,這樣也能夠提高使用者的查閱效率,促使檔案信息資源的利用率得以提升[2]。

        2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃,做好相應(yīng)的頂層設(shè)計(jì)

        企業(yè)中的檔案資源非常多,其檔案信息內(nèi)容所涉及的領(lǐng)域也比較廣泛,而且企業(yè)各部門(mén)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)之間的關(guān)系也錯(cuò)綜復(fù)雜,若想在這種情況下,對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)與利用,企業(yè)相關(guān)部門(mén)就要做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃,立足于全局的角度,自上而下開(kāi)展統(tǒng)一且全面的設(shè)計(jì)規(guī)劃工作,在資源開(kāi)發(fā)與利用工作中要保持理論上的一致,同時(shí)也要促使各項(xiàng)功能相互協(xié)調(diào),加強(qiáng)檔案信息資源的共享。另外,相關(guān)企業(yè)也要根據(jù)檔案信息資源管理的實(shí)際情況,設(shè)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),保證電子檔案資源的有序性與規(guī)范性,為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用奠定良好的基礎(chǔ)。

        2.3 以網(wǎng)絡(luò)作為媒介加強(qiáng)信息交流

        處在信息化的時(shí)代環(huán)境中,企業(yè)可以借助多媒體技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案資源進(jìn)行編研,也可以將檔案信息資源以圖像、聲音、文字等多種形式呈現(xiàn)出來(lái),并對(duì)其進(jìn)行合理編研,這樣也能夠使得瀏覽者獲得強(qiáng)烈的感官?zèng)_擊,促使企業(yè)檔案編研工作的服務(wù)功能得到有效的發(fā)揮。另外,相關(guān)企業(yè)還要對(duì)檔案信息資源傳播及展示平臺(tái)的構(gòu)建予以高度關(guān)注,并利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)快速構(gòu)建,為檔案信息資源的利用提供更多的渠道。企業(yè)也能夠使用網(wǎng)絡(luò)媒介實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸,而且能夠保障傳輸?shù)乃俣?,大大方便了檔案信息資源的選題立項(xiàng)、信息反饋、成果公布等,促使檔案資源能夠得到真正有效的開(kāi)發(fā)與利用[3]。

        2.4 加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)

        企業(yè)在開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用工作時(shí),需要考慮到當(dāng)前的信息化時(shí)代,并做到與時(shí)俱進(jìn),對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)的數(shù)字化建設(shè),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的信息化管理,這樣也能夠減少紙質(zhì)檔案管理工作的繁瑣性,并為檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用提供較大的便利性。基于此,相關(guān)企業(yè)要加大投入,為檔案部門(mén)配備完善的檔案信息移交系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案發(fā)布利用系統(tǒng)等多種數(shù)字化的系統(tǒng),促使紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成為電子檔案,這也有利于紙質(zhì)檔案資源的利用。另外,企業(yè)在對(duì)檔案資源進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)時(shí),也可以將數(shù)字化技術(shù)引入其中,使其能夠提升檔案核查檢索、調(diào)閱等工作的效率,減少相關(guān)繁瑣工作,提高檔案資源開(kāi)發(fā)工作的高效性。

        3 總結(jié)

        通過(guò)上述分析,對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)與利用,能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益,避免檔案資源的浪費(fèi)。因此,相關(guān)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的重視,并且在當(dāng)前的信息化背景下,要做到與時(shí)俱進(jìn),通過(guò)引進(jìn)信息技術(shù)手段,提高檔案管理的效率,同時(shí)也要保護(hù)檔案資源的安全性,這樣才能夠保障檔案資源的開(kāi)發(fā)及后續(xù)利用。

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