羅曉偉

（宜城市醫(yī)療保障服務(wù)中心，湖北 宜城 441400）

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，事業(yè)單位是社會(huì)體系主要構(gòu)成，在經(jīng)濟(jì)體系的改變下，其不斷擴(kuò)大了自身的經(jīng)營(yíng)范圍，也加大了檔案管理難度，而信息化建設(shè)又是促進(jìn)綜合實(shí)力增強(qiáng)的重要渠道，應(yīng)注重加大建設(shè)力度。若是不能順利開(kāi)展信息化建設(shè)，便會(huì)促使檔案管理工作質(zhì)量降低，也不能使自身持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的需求得到滿足。所以，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，必須運(yùn)用有效手段加大信息化建設(shè)力度，以有效提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度迅猛，使得信息化已充分滲透到了行業(yè)發(fā)展中。面對(duì)新時(shí)代的要求，事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)管理模式已顯得“有心無(wú)力”[1]。廣泛運(yùn)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)可提高檔案管理效率，因此事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，有助于提高檔案數(shù)字化水平，在日常工作中運(yùn)用檔案信息化系統(tǒng)，可以不受時(shí)空的限制對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和使用，可以促進(jìn)工作效率提升。同時(shí)，因信息技術(shù)的沖擊，傳統(tǒng)室藏檔案模式發(fā)生了

顯著改變，不僅在分類方面更加細(xì)化，也進(jìn)行更合理的分組排序，因此，檔案信息化建設(shè)可在短時(shí)間內(nèi)調(diào)用、歸集檔案；其次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易保存，從而導(dǎo)致檔案信息不真實(shí)，甚至變得完全無(wú)效。另外，信息化建設(shè)還有利于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，讓原本的紙質(zhì)檔案內(nèi)容被存儲(chǔ)于云服務(wù)器又或是電子硬盤(pán)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化建設(shè)借助管理后臺(tái)和檔案平臺(tái)可以更加方便和快捷地整理、借閱檔案，為檔案管理的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)的意義重大，其有利于促進(jìn)事業(yè)單位綜合實(shí)力有效增強(qiáng)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度

領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度直接決定了檔案管理的有效性，為了將現(xiàn)階段領(lǐng)導(dǎo)干部忽視此工作的問(wèn)題改變，當(dāng)前我們必須要求領(lǐng)導(dǎo)干部高度重視檔案管理，把此項(xiàng)工作擺在重要問(wèn)題，尤其是要將事業(yè)單位管理內(nèi)容的保密性問(wèn)題全面提高。把檔案存放在檔案室中適宜的位置，為了使檔案管理更加全面，還要加固檔案室的門(mén)窗，從而保護(hù)檔案信息的安全，避免其損壞、遺失。除此之外，還要購(gòu)買(mǎi)掃描儀、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的信息化設(shè)備，指派專業(yè)人員對(duì)管理工作予以負(fù)責(zé)，將登記工作切實(shí)做好，嚴(yán)禁非工作人員進(jìn)入，同時(shí)在固定的時(shí)間大力培養(yǎng)檔案管理人員，進(jìn)而有效增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)。

2.2 規(guī)范檔案管理制度

我們正處于信息化時(shí)代，檔案管理理念與方式也悄然發(fā)生了變化，檔案數(shù)據(jù)信息共享于全面利用取代了傳統(tǒng)保護(hù)管理模式[2]。為了能夠有效利用檔案信息，就應(yīng)把實(shí)際情況充分聯(lián)系起來(lái)，對(duì)檔案管理制度予以建立，并不斷完善，同時(shí)不能任意修改，在錄入檔案信息時(shí)，檔案管理人員務(wù)必要嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家規(guī)定的格式、方法、文字標(biāo)識(shí)、著錄原則等要求展開(kāi)，若是檔案管理人員不能統(tǒng)一著錄，那么之后在檢索檔案的時(shí)候便很容易出錯(cuò)，最終無(wú)法準(zhǔn)確提取響檔案信息數(shù)據(jù)，影響其使用。而在對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔處理時(shí)，管理人員也一定要規(guī)范統(tǒng)一所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟硬件，將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸檔，以讓事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源得到共享，促使檔案管理信息化目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

2.3 提高信息化建設(shè)的安全性

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，完善與規(guī)范檔案管理制度是事業(yè)單位一定要完成的一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)將檔案管理工作切實(shí)落到實(shí)處。應(yīng)注意，事業(yè)單位務(wù)必要對(duì)員工檔案資料進(jìn)行規(guī)范使用，幫助工作人員充分掌握檔案工作，不斷完善檔案使用和保密措施[3]。此外，應(yīng)運(yùn)用結(jié)合軟件預(yù)防和硬件保護(hù)的方式，從技術(shù)上防護(hù)電腦病毒，同時(shí)對(duì)檔案信息安全防護(hù)體系予以構(gòu)建，以此使黑客入侵現(xiàn)象的發(fā)生率有效減少?，F(xiàn)階段，在檔案部門(mén)的內(nèi)、外網(wǎng)之間對(duì)保護(hù)屏障進(jìn)行設(shè)置的方式是一種應(yīng)用較為廣泛的防火墻技術(shù)。如加密技術(shù)、數(shù)字證書(shū)、數(shù)字簽名等安全保密技術(shù)所發(fā)揮的作用也極為顯著。此外，事業(yè)單位各部門(mén)之間需要確保標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，合力對(duì)安全體系進(jìn)行構(gòu)建，促使安全風(fēng)險(xiǎn)有效降低。

2.4 加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

對(duì)于信息化建設(shè)而言，基礎(chǔ)設(shè)施是重點(diǎn)，并在軟件和硬件方面加強(qiáng)投入，只有投入充足的資金，才可以完善信息化技術(shù)與設(shè)備，這也是促使檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。所以，應(yīng)不斷調(diào)整和優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方式，靈活借助現(xiàn)代化高新科技開(kāi)展檔案管理工作。如，可以借助電子設(shè)備代替人工管理，這既能促進(jìn)整體檔案管理工作質(zhì)量提升，同時(shí)也能夠保護(hù)數(shù)據(jù)信息的安全性，防止其被泄露。此外，事業(yè)單位還應(yīng)積極建設(shè)平臺(tái)推廣模式，使諸多信息需求者均能獲益，這也是將知名度提高的有效途徑之一，進(jìn)而以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助力我國(guó)事業(yè)單位的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.5 加強(qiáng)檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)

信息化建設(shè)中，檔案管理人員發(fā)揮著極為重要的作用，因而就需不斷加強(qiáng)其信息化技能[4]。第一，事業(yè)單位可以借助形式多樣的教育培訓(xùn)活動(dòng)，穩(wěn)步提高管理者專業(yè)素養(yǎng)。第二，若是條件允許，事業(yè)單位積極引入高素質(zhì)人才，為信息化建設(shè)提供源源不斷的智力。除此之外，更新管理理念也非常重要，管理人員需加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)力度，利用所學(xué)知識(shí)高效率管理檔案。第三，加強(qiáng)思想道德教育，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，并激發(fā)主觀能動(dòng)性，進(jìn)而保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，不斷發(fā)展的信息技術(shù)，促使網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用變得越來(lái)越廣泛，信息技術(shù)有利于事業(yè)單位順利開(kāi)展檔案管理信息化工作。所以，就要求將網(wǎng)絡(luò)此平臺(tái)充分利用好，為事業(yè)單位提供便利，高效開(kāi)展檔案管理，促進(jìn)辦事效率提升，對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行有效維護(hù)，保證信息化建設(shè)能夠順利完成，并發(fā)揮最大化功效。