梁義強(qiáng)

（淄博實(shí)驗(yàn)中學(xué)，山東 淄博 255090）

人事檔案是以個人為單位來集中保存的，上面記錄了員工的工作經(jīng)歷、德行素養(yǎng)以及獎懲情況等，集合了各種歷史記錄。人事檔案的信息化管理，就是要建立信息管理的數(shù)據(jù)庫，利用應(yīng)用程序?qū)W(xué)校人員的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，能夠及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、修改以及查詢等，提高工作的效率。

1 信息技術(shù)在高中學(xué)校人事檔案管理中的意義

1）符合檔案管理改革的新要求。在當(dāng)今信息化的時代背景下，只有真正地實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案的信息化管理，才能進(jìn)一步地提高學(xué)校的管理水平。學(xué)校作為事業(yè)單位的其中一部分，需要把握時代發(fā)展的潮流和方向，進(jìn)一步地加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，加快學(xué)校的建設(shè)和管理水平。

2）有利于提高自身的工作效率。人事檔案上記錄了學(xué)校員工的各種工作經(jīng)歷及其道德品質(zhì)，是學(xué)校在進(jìn)行招聘、選拔人才時的重要依據(jù)，也是領(lǐng)導(dǎo)層開展各種日常工作的基礎(chǔ)憑證，在提高學(xué)校師資力量和教學(xué)質(zhì)量上也具有重要的作用。在高中學(xué)校對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)融入進(jìn)去，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化的檢索，將學(xué)校員工的人事檔案上傳到數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)中，方便對人事檔案進(jìn)行分類整理和后期的查詢、修改，能夠有效地提高人事檔案管理的工作效率。

3）有助于對檔案資料的長久保護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅在查閱起來不方便，在保存上也缺乏一定的安全性和長期性。紙質(zhì)檔案如果儲存年限較長，其中的字跡就可能會變得模糊，影響正常的查詢和閱讀。將人事檔案管理信息化，能夠加快調(diào)用的工作效率，增加檔案保存的安全性，用電子檔案的形式來保存，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的長久保護(hù)。

2 目前人事檔案管理中存在的問題

1）缺乏先進(jìn)的管理機(jī)制。目前學(xué)校在實(shí)施人事檔案的管理化管理過程中，缺乏科學(xué)有效的管理機(jī)制，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，對于社保及績效這方面的內(nèi)容資料相對較少，導(dǎo)致影響學(xué)生的績效管理以及社保工作的正常開展。除此之外，由于受到經(jīng)費(fèi)等的限制，也造成了人事檔案管理的信息化仍然處于初級發(fā)展階段，尚未完全普及，在信息資源上共享程度較低，影響了人事檔案信息化管理工作的正常進(jìn)行。

2）人員的專業(yè)素養(yǎng)仍需提高。人事檔案的信息化管理的推進(jìn)，要求不僅應(yīng)具備先進(jìn)的管理理念及其技術(shù)設(shè)備，還需要從事人事檔案管理的相關(guān)工作人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。目前高中學(xué)校的人事檔案管理工作普遍都會由將要退休的老教師來擔(dān)任，他們?nèi)狈θ耸聶n案管理方面的專業(yè)知識，在具體的管理過程中，缺乏充足的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致高中學(xué)校的人事檔案管理的工作效率不高，不利于學(xué)校的建設(shè)和長遠(yuǎn)發(fā)展。工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低的原因主要有兩個方面，第一方面是學(xué)校對于人事檔案信息化管理的重視程度不夠，導(dǎo)致在實(shí)際落實(shí)的過程中忽略了人事檔案管理部門的作用，從而導(dǎo)致了人事檔案管理的相關(guān)人員也缺乏信息化的知識和技能；第二方面是人事檔案相關(guān)資料的記錄和整理不全面，導(dǎo)致在對人事檔案進(jìn)行參考和應(yīng)用時，無法得到全面有效的數(shù)據(jù)信息，難以通過人事檔案反映每一個員工的真實(shí)情況。除此之外，由于相關(guān)工作人員缺乏人事檔案管理信息化技能的相關(guān)培養(yǎng)，導(dǎo)致工作人員在信息化的過程中缺乏必要的信息技術(shù)，信息資源的開放度仍然較低。

3 高中學(xué)校人事檔案管理信息化的有效創(chuàng)新路徑

1）建立完善的管理體系。首先，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度，認(rèn)識到人事檔案的科學(xué)管理對于學(xué)校發(fā)展的重要意義，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立現(xiàn)代化的人事檔案信息化管理的意識，建立完善的制度體系，加快推進(jìn)人事檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而進(jìn)一步地提高學(xué)校的人事檔案信息化管理水平。其次，學(xué)校應(yīng)以“實(shí)現(xiàn)管理自動化、存儲數(shù)據(jù)化”的信息化管理為目標(biāo)，提高相關(guān)管理人員的服務(wù)質(zhì)量，加快實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫的資源共享，通過對人事檔案信息化管理的逐步推進(jìn)，對人事檔案進(jìn)行動態(tài)化的管理，全面提高資源的利用率，從而促進(jìn)人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。最后，學(xué)校還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)關(guān)于人事檔案信息化管理的制度建設(shè)工作，通過科學(xué)合理的規(guī)章制度來為人事檔案管理部門的工作提供指導(dǎo)，使人事檔案管理部門和各部門之間的工作能夠有序地展開和進(jìn)行，使人事檔案的信息化管理工作更加規(guī)范化。

2）加強(qiáng)對高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。負(fù)責(zé)人事檔案管理的相關(guān)人員，不僅應(yīng)具備基本的檔案管理知識和技能，還應(yīng)掌握信息和法律方面的知識。然而在學(xué)校的具體工作中，一般會將工作的重心放在對一線教師的引進(jìn)和培養(yǎng)中，而對于人事檔案管理的工作人員要求較低，只會要求其為中共黨員，在學(xué)歷和專業(yè)上不會做過多的要求，這就導(dǎo)致了負(fù)責(zé)人事檔案管理的相關(guān)人員缺乏充足的專業(yè)知識和技能，在實(shí)際的人事檔案管理工作出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致工作效率不高，從而制約了人事檔案的信息化管理。

學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培養(yǎng)，可以通過對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)來提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以專門引進(jìn)一批具有信息方面的知識和技能的專業(yè)人才，來幫助實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，還可以邀請一些這方面的專家，來提供技術(shù)上的指導(dǎo)和幫助，從而加快實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

3）加強(qiáng)人事檔案的信息安全。信息技術(shù)在給人事檔案管理帶來便利的同時，也存著一定的信息安全風(fēng)險，學(xué)校應(yīng)對可能存在的信息安全風(fēng)險進(jìn)行預(yù)設(shè)，做好關(guān)于信息安全的保護(hù)工作。首先，要能夠靈活使用計算機(jī)的加密功能，在利用人事檔案信息時，設(shè)置不同的保密級別，根據(jù)相關(guān)政策的具體要求來進(jìn)行對信息的加密?？梢酝ㄟ^建立一套完整的用戶權(quán)限管理機(jī)制，來對用戶訪問人事檔案設(shè)置管理權(quán)限，并在調(diào)用人事檔案時設(shè)置信息安全驗(yàn)證措施，來保護(hù)人事檔案的信息安全。其次，要在保證數(shù)據(jù)信息安全且不被丟失的基礎(chǔ)上，對整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)置安全機(jī)制，防止出現(xiàn)計算機(jī)病毒感染、外部因素攻擊等而導(dǎo)致人事檔案的信息數(shù)據(jù)泄露的問題。最后，可以針對防病毒、防輻射等問題做好基礎(chǔ)性的保護(hù)工作，對電子檔案及時地進(jìn)行備份，對計算機(jī)系統(tǒng)實(shí)行定期的更新和維護(hù)。

4）加強(qiáng)對材料的搜集和管理。人事檔案資料是領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策、處理重大問題的根本依據(jù)，做好對人事檔案材料的搜集和整理工作是確保人事檔案信息化管理的重要前提，能夠直觀地反映出單位整體的工作成績。一方面，應(yīng)對事業(yè)單位下發(fā)的關(guān)于檔案管理的具體要求進(jìn)行傳閱和歸檔，將這類材料完整地保存好，對文件材料進(jìn)行定期的檢查工作，保證相關(guān)材料的齊全，將人事檔案信息化管理的工作貫徹落實(shí)下去；另一方面負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)人員可以對一些重要的文件進(jìn)行復(fù)印，搜集整理有用的材料文件，進(jìn)一步地強(qiáng)化文書管理，對學(xué)校活動的具體文件進(jìn)行及時地歸檔。

4 小結(jié)

綜上所述，對人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理改革的一個新的方向，具有極其重要的現(xiàn)代化應(yīng)用價值。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案信息化管理的重視程度，加大投入的力度，通過建立相關(guān)的規(guī)章制度來指引信息化的管理工作，確保人事檔案信息的安全性，提高檔案管理的效率。