郭 昕

（黃河水利委員會機關服務局，河南 鄭州 450000）

1 人力資源檔案管理信息化的重要性

電子政務時代，加強檔案管理信息化建設勢在必行，要推進人力檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率，使檔案便于保存、取用。當前，我國實行“人才強國”戰(zhàn)略，人才是國家重要競爭力，檔案信息化管理有效提升了檔案管理的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案查詢和管理十分不便、人力資源管理效率較低，檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)快速、高效地取用和管理人事檔案，將人們從簡單重復勞動中解放出來。檔案管理信息化建設能夠有效提升檔案服務水平，檔案信息化管理將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉化為電子版的數(shù)據(jù)和信息，存儲在電腦中，工作人員能夠借助電腦等終端進行存儲、查詢等，有利于開展便民服務。當前，國家經(jīng)濟快速發(fā)展，社會對人才的需求量提升，信息化技術極大地便利了人事檔案的存儲和調(diào)用，能夠綜合人才的背景、資質(zhì)經(jīng)歷以及業(yè)務能力等來選拔和任用人才。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度相對不完善

基于我國社會發(fā)展情況，很多單位在管理相關檔案過程中或多或少會出現(xiàn)檔案管理不善問題。站在客觀辯證角度去思考，圍繞檔案管理所建立的相關管理制度，應具備明細合理分配、管理與貼合單位發(fā)展趨勢的特點，對應管理人員還要實時根據(jù)檔案數(shù)據(jù)變化，以此對其進行統(tǒng)計與管理，讓管理規(guī)則和條例優(yōu)化的同時做出合理變更。還可對檔案加以適當編研，使其具有更高利用價值，需要注意在建立管理規(guī)章制度的同時，相關負責人員也要站在公正角度對其建立完善的考評指數(shù)。借助健全的考核制度規(guī)范人員行為，讓此崗位工作者可強化自身工作意識和素養(yǎng)認知，提升責任意識與個人工作能力。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，檔案管理團隊中缺乏專業(yè)技術人員和了解檔案法、公司需求的綜合能力較強的員工。專業(yè)技術能力上的不過硬使得在使用專業(yè)軟件的過程中，無法將硬件設備和軟件設施靈活運用到現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化中。對法律和企業(yè)需求了解的不透徹，在檔案信息采集上就只能被動完成工作的基本要求，沒有清晰的目標和系統(tǒng)的規(guī)劃來推進檔案管理的實施進程，無法將檔案管理上升到科學管理的高度。檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)較低也會桎梏在檔案管理工作開展中的創(chuàng)新能力，固守傳統(tǒng)，難以推陳出新。

2.3 資金投入不足，軟硬件配備不齊

檔案管理信息化建設需要對檔案存儲環(huán)境、配套設備進行更新完善，更需要對數(shù)據(jù)庫、檔案檢索系統(tǒng)、檔案查閱平臺等軟件進行開發(fā)和購買，從而形成完整的軟硬件管理系統(tǒng)。這些都需要投入大量的資金和經(jīng)費。如果資金投入不足，將導致檔案信息保管、維護不力，難以保障檔案信息的安全；部分單位的檔案存儲環(huán)境較為簡陋，配套設備沒有及時更新?lián)Q代，也會導致檔案查閱不便捷；而檔案管理和共享軟件平臺技術開發(fā)薄弱，將直接導致檔案管理信息化得不到足夠的支持，從而影響信息化建設進程。

3 檔案管理信息化建設策略

3.1 強化技術支持，規(guī)范安全管理

檔案信息化管理在一定程度上增加了人事信息資源的不安全性，檔案信息化管理的安全涉及電腦的硬件、軟件、人員以及人文環(huán)境等多種因素，為此，需要對各個方面加強管理和控制，以此來實現(xiàn)對檔案的安全管理。一是檔案信息具有保密性特征，開放性是互聯(lián)網(wǎng)的特性，互聯(lián)網(wǎng)的開放性與檔案管理的保密性嚴重相悖，為此，檔案管理人員要加強檔案的內(nèi)部管理，從而確保檔案信息安全和民眾隱私安全。二是關注信息技術的發(fā)展，計算機技術和計算機病毒都處于高速發(fā)展狀態(tài)，檔案管理人員要密切關注信息技術的變化和計算機病毒的新變化，制定針對性的措施，加強對檔案的管理。加快基礎設施建設，以提升檔案信息化管理的安全性和規(guī)范性。

3.2 建立檔案信息檢索目錄

檔案信息的類型很多，分類檔案具有較大的難度，信息技術可以對檔案進行智能化的分類，讓檔案管理工作變得更加有序，也可以更加方便檔案的查找和管理。檔案資料的量極大，需要查找檔案或者使用檔案的時候，需要花費較長的時間進行查找，在一定程度上增加了檔案管理的難度。在利用信息技術后，可以建立檢索目錄，按照檔案信息的類型進行分類，如人事資料、單位資料，之后再在下方建立子目錄。通過子目錄的建立可以讓檔案的類型分類更加明確，提高了檔案管理的效率。當建設檢索目錄后，如果需要使用或者查找檔案，只需要輸入關鍵詞就可以調(diào)出檔案信息，在一定程度也可以促進檔案使用效率的提高。在建立檢索目錄時需要結合具體的檔案管理工作來制定，保證可以符合檔案管理工作的需求。

3.3 加強人才培養(yǎng)，建立高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍

一方面，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員隊伍的繼續(xù)教育和業(yè)務培訓，不斷提升其對檔案管理工作新理念、新形勢的認識，提高其信息化技術的知識范圍和技術層次，熟練掌握檔案管理應用軟件的使用方法。要特別針對計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術、檔案查閱平臺等專業(yè)技術進行培訓，促進檔案管理工作人員盡快適應信息化時代的要求；另一方面，要加強對高素質(zhì)人才的引進，為檔案管理人才隊伍增加新鮮血液。檔案管理信息化建設需要專業(yè)的信息技術人才，從目前的發(fā)展情況來看，單純依靠繼續(xù)教育等手段難以滿足對人才的需求。這就要求檔案管理單位加強人才引進，從高校、科研單位等引進掌握信息技術、檔案管理知識并熱愛檔案管理工作的專業(yè)人才，實現(xiàn)快速提升檔案管理信息化水平的目標。

4 結語

檔案是人類開展各種實踐活動的重要記錄方式，是人類發(fā)展、社會發(fā)展的重要信息財富，提升人事檔案管理的標準化和規(guī)范化，制定完備的檔案信息化管理規(guī)章制度，發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，能將企業(yè)檔案管理信息化建設與企業(yè)經(jīng)濟效益協(xié)調(diào)發(fā)展。