薛元霞 高 峰 李 全

（山東省煙臺農(nóng)業(yè)學校（中國農(nóng)業(yè)大學煙臺研究院），山東 煙臺 264670）

科學技術(shù)的快速進步，使得每個領(lǐng)域的信息化程度都有所提高，信息化建設(shè)變成影響每個領(lǐng)域進步的主要因素。人事檔案管理包括的內(nèi)容較為廣泛，其中就有人資發(fā)展目標、職工實際薪酬待遇與績效考核這些。借助信息化建設(shè)將以往的人事檔案管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化和規(guī)范化的模式，是當下人資管理情況的真實體現(xiàn)。使其在很大程度上解決了檔案管理當中文本、表格這些手工處理較為繁瑣且易出錯的問題，以防檔案存在丟失的情況，促進人事檔案管理這項工作的標準化發(fā)展。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的必要性

首先，伴隨信息化的迅速發(fā)展，人類社會活動獲取資源的主要渠道就是信息，并且人事檔案也從屬于個人成長的重要載體，在人資管理上有著非常重要的地位。但加上人事檔案朝著開放化和社會化的轉(zhuǎn)換，也給人事檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造了更多的便利，進而達成我國檔案信息化管理的主要需求。其次，人事檔案的信息化管理本身的載體就是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其轉(zhuǎn)變了以往紙質(zhì)記錄的方式，能夠在電子文件當中保存相應的檔案信息，不只能夠防止數(shù)據(jù)的丟失，還能夠給人事管理這項工作給予更為全面的信息。不難發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理中的信息化建設(shè)能夠在很大程度上提高檔案具體的使用率，同時確保其保存時的安全性。再次，人事檔案管理會牽扯到很多的信息，學校借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠做到及時更新，轉(zhuǎn)變了之前紙質(zhì)管理環(huán)節(jié)上的繁瑣性，也減少了職工的工作量。并且，信息數(shù)據(jù)庫當中記錄著很多有關(guān)職工和管理者的考核管理信息，給高層管理者的決策給予了很大的幫助。針對此，人事檔案的信息化建設(shè)能夠檔案相關(guān)信息的更新速度，也提高了檔案管理這項工作的運行效率。最后，在人事檔案的信息化管理期間，職工通常借助計算機技術(shù)來實現(xiàn)檔案的查詢、修訂與更新這些工作，不只能夠確保原始檔案信息具有的客觀性，并且還能夠預防檔案遭到破壞。人事檔案的管理需要尊重職工，唯有獲得了職工的認同，檔案才擁有使用價值。但在和職工進行交流時，能夠消除很多的矛盾，彰顯出人性化的服務(wù)特征。

2 人事檔案管理的信息化建設(shè)措施

2.1 重視基礎(chǔ)教育，確保人事檔案管理的信息化建設(shè)

在當下，如果想要增加對于經(jīng)費的投入力度，使檔案管理工作的開展能夠和信息化建設(shè)有效結(jié)合。人事檔案管理工作者對檔案管理期間的辦公信息化做進一步分析，主動完善其中的重要流程，增加相關(guān)的投入力度。這其中，物質(zhì)上的投入就是最為主要的前提與基礎(chǔ)。需要擁有專業(yè)化的攝像機、計算機與打印機這些，這部分先進的管理設(shè)備比必須具備的，當然還存在著一些滅火器、去濕器以及濕度測試器這些，這時開展檔案建設(shè)和研發(fā)利用的重要基礎(chǔ)。另外，想要強化人事檔案管理的信息化建設(shè)就需要重視軟件具有的兼容性。先是，在開展檔案管理資源的分類與存儲時，檔案管理機構(gòu)能夠借助信息管理這個系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)以及資源管理系統(tǒng)這些對管理軟件實施編程，同時對文字檔案與圖像類檔案做自動識別，同時儲存在對應的人事檔案數(shù)據(jù)庫當中，進而提升軟件所具有的兼容性。

2.2 增強系統(tǒng)控制，提升人事檔案信息化建設(shè)所具有的安全性

想要提升人事檔案的信息化建設(shè)，就需要依據(jù)單位的具體工作情況，設(shè)計出更為標準化的操作流程，采取系統(tǒng)性的工作管理方式，做好人事檔案管理相關(guān)的收集和整理工作，此外，還包含信息的上傳與傳遞，這部分行為應逐漸規(guī)范化，進而建立起合理化和標準化的人資管理板塊，提升人事檔案這項工作的水準，從而增強學校的整體管理水平。首先，在學校人事檔案的管理期間，應該增強對信息化系統(tǒng)具體的控制，如此才可以提速人事檔案所具有的準確性，盡量降低信息差錯的概率。檔案管理工作者應依據(jù)人事檔案管理這項工作的實際，讓專業(yè)工作者在進行信息化系統(tǒng)的設(shè)計期間制定出對應的操作標準，其中包含人事檔案管理當中系統(tǒng)操作的流程和指令，提升系統(tǒng)具有的科學性。其次，要提升人事檔案管理當中系統(tǒng)所具有的安全性，應設(shè)置對應的職工操作員，以防火墻這個形式來隔離病毒，經(jīng)常運用對應的軟件來清除系統(tǒng)中的垃圾，為信息化建設(shè)給予更好的運行環(huán)境，以免未經(jīng)授權(quán)的職工進入到人資檔案管理這個系統(tǒng)當中，導致一系列不良的行為。最后，重視計算機實際的操作和管理，制定出對應的制度，讓人事檔案管理這項工作的從事者遵從制度來實施信息的錄入與整理，同時制定出數(shù)據(jù)的備份方案等。

3 結(jié)束語

綜上所述，發(fā)展人事檔案本身的信息化管理體制并不是一蹴而就的，而是應該依據(jù)自身長時間工作所總結(jié)出的經(jīng)驗，在真正意義上掌握學校實際管理需求和不足才可以針對此進行對應的信息化建設(shè)，來填補其存在的缺點。在進行人事檔案的管理時，應該要求學校中的職工意識到信息化建設(shè)所存在的必要性，結(jié)合學校具體的經(jīng)營情況來制定健全信息化建設(shè)的有效措施，重視工作方式與工作習慣方面的改變，做到與時俱進。