何 英

（北京環(huán)境特性研究所，北京 100854）

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，對數(shù)據(jù)進行收集及分析均具有一定的復(fù)雜性，所以開展相應(yīng)的工作還需以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)。根據(jù)目前的情況來看，我國多個行業(yè)均已對大數(shù)據(jù)進行不同程度的應(yīng)用。作為與人民群眾日常生活具有密切關(guān)聯(lián)性的組織，事業(yè)單位有必要對大數(shù)據(jù)進行充分應(yīng)用，以提升工作的便捷性，從而實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，實現(xiàn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升，可見對大數(shù)據(jù)進行應(yīng)用，有利于推動事業(yè)單位管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

1）檔案存儲環(huán)境的優(yōu)勢。過去很長一段時間以來，檔案管理基本上都是人工管理模式，事業(yè)單位內(nèi)部檔案資源主要以紙質(zhì)為主，但是紙質(zhì)檔案材料因為時間因素和存儲管理方式的影響，可能會逐漸損壞或丟失，不利于檔案管理利用工作。因此，應(yīng)推進檔案信息化建設(shè)，借助信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，促進紙質(zhì)檔案資源電子化，更好地對檔案資源進行管理非常關(guān)鍵。檔案可以存儲在硬盤等各種介質(zhì)中，占用空間更小，可以更加快速地存儲和管理，對存儲環(huán)境的要求也進一步降低。同時，電子檔案資源可以為管理者和利用者提供更加便捷的查詢利用服務(wù)，利用者可以第一時間找到所需內(nèi)容，促進檔案管理科學(xué)化水平的提升[1]。

2）檔案利用的優(yōu)勢。事業(yè)單位管理者必須充分認識到檔案管理工作對于促進本單位健康發(fā)展的重要意義，如何科學(xué)開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案資源的高效管理，是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視的問題。傳統(tǒng)的檔案管理模式在查詢與利用中表現(xiàn)出一定缺陷，如檔案資料老化、查詢流程繁瑣、等待時間長等，應(yīng)用信息化技術(shù)后，能夠優(yōu)化檔案檢索查詢流程、促進檔案利用效率的提升，真正發(fā)揮出檔案的價值。

2 行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）信息化建設(shè)規(guī)劃不足。雖然當(dāng)前部分事業(yè)單位將檔案信息化建設(shè)納入事業(yè)單位年度工作計劃之中，但在具體落實過程中很多行政事業(yè)單位并沒有真正地將檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作落實到位，也沒有形成長效的檔案信息化建設(shè)機制。特別是很多行政事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化建設(shè)重視程度不足，認為檔案信息化建設(shè)并不是行政事業(yè)單位主線工作，因此，沒有給行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供足夠的人力、物力和財力支持，導(dǎo)致部分行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)相對滯后，這也在一定程度上影響了行政事業(yè)單位檔案信息資源利用和共享[2]。

2）信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。一是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施匱乏。行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需要足夠的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施支持，特別是對計算機設(shè)備和檔案管理信息系統(tǒng)要求較高，但當(dāng)前行政事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)投入的資金有限，難以購買當(dāng)前比較先進的計算機設(shè)備和信息管理系統(tǒng)，即使購買了相應(yīng)設(shè)備，后期的維護和更新?lián)Q代也是捉襟見肘。信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，在很大程度上限制了行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，也難以對檔案信息資源進行整合和共享；二是檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)境不理想。要想實現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案信息資源的共享，首先就要確保行政事業(yè)單位檔案信息資源的安全性，但當(dāng)前很多行政事業(yè)單位檔案管理辦公條件較差，缺少必要的防護措施和監(jiān)控措施，存在一定程度的信息資源安全問題。

3）檔案復(fù)合型人才匱乏。行政事業(yè)單位信息化建設(shè)需要以人才作為保障，特別是在檔案信息化建設(shè)過程中需要大量的復(fù)合型人才，其既對檔案信息化建設(shè)有所了解，同時也掌握一定的信息技術(shù)。但當(dāng)前這類人才比較缺乏，即使有檔案信息化復(fù)合型人才很多都被上級檔案部門“招致麾下”，難以進入行政事業(yè)單位從事檔案工作。而檔案管理人才水平的高低直接影響行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享[3]。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）完善制度機制，規(guī)范化檔案信息化管理。一是事業(yè)單位需依據(jù)自身具體狀況，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度，即注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員與檔案管理工作人員之間的管理，結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度來確保兩者之間的有效溝通，以此來確保事業(yè)單位檔案管理信息化的有序建成；二是事業(yè)單位可結(jié)合實際情況來制定對應(yīng)的績效考核制度，并與檔案管理人員的薪資績效相聯(lián)系，以此來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，大大提升檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性與合理性；通過建立并完善獎懲機制，依據(jù)檔案管理人員工作的具體表現(xiàn)來對其進行一定的獎懲；三是事業(yè)單位需制定科學(xué)合理的維護檢修制度，指定專門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對所有軟硬件進行定期檢修和更新，從而保證檔案管理信息化平臺的作用得以全方位地發(fā)揮，為廣大人民群眾提供更加便捷、安全、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

2）加強對檔案數(shù)據(jù)庫的管理。信息化時代人們交流的媒介主要以數(shù)字為主，通俗地講就是數(shù)據(jù)信息化。計算機在檔案管理工作中通過對數(shù)據(jù)庫的管理，可以將檔案信息進行快速傳遞，然后通過計算機平臺對其進行存儲。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案數(shù)據(jù)庫的管理，使數(shù)據(jù)庫的檔案管理和存儲能力能夠與時俱進，滿足當(dāng)今社會所需。

3）電子檔案的開發(fā)利用。促進紙質(zhì)檔案資源的轉(zhuǎn)化不是事業(yè)單位檔案信息化管理的核心目標(biāo)，對電子檔案材料進行科學(xué)深入地開發(fā)利用，充分發(fā)揮出電子檔案的價值，這才是檔案信息化管理的根本目的所在。推進信息化管理，深入開發(fā)數(shù)字檔案資源，就應(yīng)當(dāng)深入研究電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，唯有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下才可以實現(xiàn)電子檔案資源的共享與高效利用，所以應(yīng)盡快做好此項工作[5]。

4）強化檔案信息安全保障系統(tǒng)。針對資源信息開展管理工作向來十分重要，尤其是在政治建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)以及社會發(fā)展的過程中都有著非常重要的作用。在信息快速發(fā)展的當(dāng)今社會更是如此，采取保障信息安全性的有效措施極為必要，只有使信息的安全性得到保障，才可以使檔案管理系統(tǒng)更加完善，同時，這也是最基本的前提條件，所以應(yīng)該強化檔案信息安全保障系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然存在一些弊端，但不可否認的是，傳統(tǒng)檔案信息管理中依然有一部分可取之處，因此，要多加利用，如傳統(tǒng)檔案信息管理嚴謹、有序的方式，在今天的信息時代中仍可以被采納。因此，將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理中不是要將其替代，而是對傳統(tǒng)檔案信息管理進行升級，以此滿足當(dāng)今社會的需求[6]。

4 結(jié)束語

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代隨之到來，大數(shù)據(jù)得到了越來越廣泛的應(yīng)用。對于事業(yè)單位來說，對大數(shù)據(jù)進行應(yīng)用，其在發(fā)展過程中能夠具有更多優(yōu)勢。從實際情況來看，事業(yè)單位中的檔案管理工作能夠?qū)Ω鞣矫婀ぷ鞯拈_展產(chǎn)生重要影響，并且對大數(shù)據(jù)思維模式進行應(yīng)用，有利于改進事業(yè)單位的檔案管理方式方法。