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        關(guān)于鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)的若干思考

        2020-02-26 02:40:56閆學(xué)謙
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:鐵路檔案管理信息化

        閆學(xué)謙

        (山東省招遠(yuǎn)市鐵路建設(shè)服務(wù)中心,山東 招遠(yuǎn) 265400)

        檔案的作用在于記錄相關(guān)信息,具有社會學(xué)、實效性、價值性和教育性,對任何企業(yè)或者企業(yè)主管部門來說,檔案管理均具有重要的意義?,F(xiàn)如今鐵路建設(shè)成飛速發(fā)展的趨勢,鐵路的檔案信息化建設(shè)也是鐵路發(fā)展的重要組成部分之一。現(xiàn)如今鐵路建設(shè)相關(guān)工作,如前期環(huán)評、征遷、規(guī)劃等各項手續(xù)辦理工作,協(xié)調(diào)工作,服務(wù)項目建設(shè),需要管理的檔案資料繁多,因此加強鐵路檔案信息化建設(shè)十分重要。保證檔案管理工作的科學(xué)合理性,為鐵路建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

        1 檔案信息化建設(shè)概述

        1)含義。檔案信息化指的是檔案管理工作模式的更新,傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的中心在于對實體檔案的保存,而信息化建設(shè)的目標(biāo)便是實現(xiàn)對數(shù)字檔案的保存。通過數(shù)字化信息技術(shù),為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案信息化建設(shè)需要對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化處理,完成信息的共享[1]。檔案信息化建設(shè)的過程中,工作人員需要使用多種先進(jìn)技術(shù)方法,例如數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等,將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件以電子的形式儲存在系統(tǒng)中,建立相應(yīng)的檔案信息庫。

        2)可行性?,F(xiàn)如今科技發(fā)展迅速,信息技術(shù)得到了各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用,這也為提高管理水平,加快信息化建設(shè)提供了捷徑?,F(xiàn)如今,幾乎所有的企業(yè)都具備計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),工作人員也可以進(jìn)行相關(guān)操作,完成相應(yīng)的檔案處理工作。越來越多的企業(yè)開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè),為檔案管理工作提供經(jīng)驗。信息化技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的技術(shù)保障,有助于保證檔案管理工作的規(guī)范化,促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。目前我國也出臺了諸多檔案管理條例,提高了企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的重視度,有助于促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

        2 當(dāng)前鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

        1)鐵路檔案管理存在的問題。(1)檔案管理模式滯后。傳統(tǒng)鐵路檔案管理模式的主要實現(xiàn)形式多為文本及聲像資料,例如如果需要使用鐵路建設(shè)征遷手續(xù)辦理相關(guān)檔案,利用項目規(guī)劃資料辦理相關(guān)用地手續(xù)等等,都需要在檔案室進(jìn)行查詢,對相關(guān)文本進(jìn)行打印。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及環(huán)境的變化,信息更加注重實效性,人們習(xí)慣通過信息系統(tǒng)快捷地得到相關(guān)信息,對其進(jìn)行使用。傳統(tǒng)鐵路檔案管理模式對檔案使用的快捷性造成一定的影響。(2)缺乏對檔案管理工作的重視。對鐵路系統(tǒng)來說,很多企業(yè)、企業(yè)主管單位缺乏對檔案管理工作的重視,工作人員的責(zé)任意識明顯不足。鐵路站段整合后嚴(yán)重忽視檔案管理工作。在新時代的大背景下,全新的載體、門類及領(lǐng)域等檔案不斷涌出,對工作人員的能力也提出了更高的要求,但是一些工作人員綜合素質(zhì)低下,業(yè)務(wù)操作不熟練,無法落實檔案管理工作,工作主動性不佳,對檔案管理信息化建設(shè)造成嚴(yán)重阻礙[2]。(3)不具備相應(yīng)的激勵制度。鐵路企業(yè)均為國有企業(yè),在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的趨勢下,管理體制沒有緊跟時代發(fā)展潮流。檔案管理工作不具備相應(yīng)的激勵機制,靈活性不佳,并且工作人員的薪酬待遇不佳,對其工作積極性造成一定的影響。

        2)鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)存在的問題。(1)管理制度滯后。鐵路檔案信息化建設(shè)需要有效的制度保障,但是結(jié)合現(xiàn)狀分析,目前檔案管理制度相對落后,很多企業(yè)或者企業(yè)主管單位仍使用傳統(tǒng)制度,不符合時代發(fā)展需求,不利于開展檔案信息化建設(shè),對檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成嚴(yán)重影響,并且在信息化建設(shè)過程中,開發(fā)和使用檔案沒有相應(yīng)的控制標(biāo)準(zhǔn)體系,阻礙信息化建設(shè)的發(fā)展。(2)人才和資金的匱乏。信息化建設(shè)勢必需要大量的專業(yè)人才,人才質(zhì)量也決定信息化建設(shè)的水平。但是鐵路檔案管理工作人才匱乏,主要原因在于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視以及相應(yīng)培訓(xùn)機制的缺失,直接導(dǎo)致檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊,并且工作人員流動性較強,不符合管理人才的要求。除此之外,工作人員缺乏系統(tǒng)全面的教育培訓(xùn),綜合素質(zhì)參差不齊,不符合信息化建設(shè)的要求。因此,檔案管理工作人員不僅需要具備充足的檔案管理經(jīng)驗,同時還需要全面掌握相關(guān)信息技術(shù)的使用方法,能夠在工作中熟練應(yīng)用。但是鐵路部門缺乏對工作的重視,資金投入力度明顯不足,對信息化建設(shè)的發(fā)展形成阻礙[3]。

        3 鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)措施

        1)強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的前提便是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),對鐵路企業(yè)、鐵路建設(shè)管理單位來說,需要加強對檔案信息化建設(shè)的重視,就要加大資金支持力度,強化硬件設(shè)施建設(shè),營造安全高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先需要配備檔案數(shù)字化設(shè)備,結(jié)合鐵路建設(shè)服務(wù)情況,引進(jìn)容量較高、運行速率較高的服務(wù)器,為檔案工作管理的開展提供技術(shù)保障,提高信息處理速度,確保各類電子檔案文件得到合理的管理和應(yīng)用。同時需要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)體系,保證信息資源的實時共享。最后需要強化檔案信息安全建設(shè),確保鐵路系統(tǒng)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性,保證數(shù)字檔案信息的安全性,不僅需要在軟硬件設(shè)施上做好安全保障工作,還需要建立完善的安全管理機制。

        2)建立數(shù)字檔案資源。鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)的重心在于檔案信息資源的建設(shè),并且檔案信息資源建設(shè)是一項長期系統(tǒng)性工作。檔案部門在接收實體檔案的過程中也需要接收電子檔案。對檔案歸檔的過程中,明確實體檔案及電子檔案的儲存期限、順序等,提高管理水平。檔案信息資源建設(shè)過程中,需要提高電子檔案收集水平,做好數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作,全面更新和轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)工作模式,提高鐵路建設(shè)檔案的信息化管理水平。

        3)完善管理體系。傳統(tǒng)檔案管理模式相對落后,因此,鐵路企業(yè)和鐵路建設(shè)主管單位需要完善管理體系,為鐵路建設(shè)檔案信息化建設(shè)提供保障。現(xiàn)如今檔案載體呈飛速發(fā)展,致使管理方法也變得更加現(xiàn)代、先進(jìn),信息化建設(shè)有助于提高檔案管理工作質(zhì)量。鐵路企業(yè)需要結(jié)合電子文件特點,使電子檔案管理工作規(guī)范化,明確工作人員的職責(zé),確保相關(guān)工作的順利進(jìn)行,提高檔案管理科學(xué)化水平[4]。

        4)建立專門的系統(tǒng)和服務(wù)平臺。檔案管理系統(tǒng)需要具備收集、管理、保存及應(yīng)用幾項基本功能,并且還需要保證數(shù)據(jù)的恢復(fù)及備份、日志管理、權(quán)限管理及安全維護(hù)等功能。系統(tǒng)能夠接受電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù),收集關(guān)鍵信息,實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展,保證資料的真實性和完整性。對于鐵路系統(tǒng)中的電子檔案,需要對其進(jìn)行及時脫機歸檔,同時移交電子及紙質(zhì)版檔案,合理保存[5]。

        4 結(jié)語

        綜上所述,在新時代的大背景下,檔案管理工作無論是對企業(yè)管理主管單位來說,還是對鐵路企業(yè)來說變得愈發(fā)重要。鐵路企業(yè)需要加強對檔案管理工作的重視,促進(jìn)鐵路建設(shè)檔案的信息化建設(shè),進(jìn)一步提高鐵路企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量及效率。企業(yè)建設(shè)服務(wù)主管單位要注重檔案信息化、規(guī)范化、制度化管理,建立起從項目規(guī)劃、立項、用地、征遷、建設(shè)、開通運營等閉環(huán)式檔案資料數(shù)據(jù)庫。首先最重要的就是工作人員需要及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作及信息化建設(shè)過程中存在的問題,全面分析問題,采取有效的解決措施解決問題,保證檔案管理工作的有序開展,促進(jìn)其信息化建設(shè)。

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