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        “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理建設(shè)初探

        2020-02-26 02:40:56封益華
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:信息安全機(jī)關(guān)事業(yè)單位

        封益華

        (江蘇省泰興市人民檢察院,江蘇 泰興 225400)

        檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中不可小覷的環(huán)節(jié),這些檔案對各單位的平穩(wěn)運(yùn)行都有重要的影響。隨著行政審批和服務(wù)職能的不斷發(fā)展、服務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、服務(wù)人數(shù)的不斷增加以及各項工作流程的不斷完善,各機(jī)關(guān)事業(yè)單位所涉及的內(nèi)容與信息量大幅度增加,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足檔案管理的需求。因此,如何理性看待“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新點、難點,如何提升檔案管理工作的質(zhì)量是檔案管理工作者需要深入思考的問題。

        1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀

        1.1 信息化進(jìn)程過慢

        各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實際的工作中,因為以往信息化建設(shè)往往是各自為政,未在全國甚至本省形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)重地制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè),導(dǎo)致其建設(shè)進(jìn)程緩慢,影響事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。技術(shù)的構(gòu)成千差萬別,但是檔案工作的管理和升級工作不能等,這也是當(dāng)前檔案管理工作中的一個核心問題。

        1.2 畏難情緒嚴(yán)重

        “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,檔案的信息安全成為亟須面對和解決的問題。如網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、木馬程序的植入等,極易造成檔案被盜,網(wǎng)絡(luò)信息傳播具有海量化、多源頭和擴(kuò)散面廣等特征,對各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)應(yīng)對能力構(gòu)成重大挑戰(zhàn),各部門往往“談網(wǎng)色變”,導(dǎo)致當(dāng)前各部門對于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下如何信息化改革出現(xiàn)畏難情緒,在實際的檔案管理工作中依然青睞采取傳統(tǒng)的管理模式,導(dǎo)致各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率較低。

        1.3 檔案屬性限制信息化進(jìn)展

        受限于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī),其實部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分檔案屬于限制或者無法利用檔案。這些檔案管理和開放需要一定密級,且提供利用時限制條件很多,手續(xù)繁瑣。甚至有些檔案因為涉及敏感問題或盲目對外利用會引起爭議,明確不允許拷貝和傳播,在具體的檔案管理工作中,如何準(zhǔn)確把握這些檔案的屬性,具有一定難度。這些限制往往使相關(guān)工作人員在遇到棘手的檔案管理問題時不敢進(jìn)一步去請示匯報,也客觀阻礙了檔案管理信息化的開展。

        1.4 相關(guān)人員專業(yè)性不足

        當(dāng)前相當(dāng)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作都沒有配備檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生,一般情況由行政管理人員兼任。其實各部門檔案管理工作具有特殊性,比如組織部門、公安司法系統(tǒng)等部門對于干部人事檔案和涉案卷宗有嚴(yán)格要求和規(guī)范,需要懂相關(guān)的專業(yè)知識。部分行政管理人員往往不熟悉專業(yè),很容易管理不規(guī)范,造成檔案的不齊、不實,甚至有材料的丟失現(xiàn)象。

        2 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化程度的對策

        2.1 制定統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和制度

        由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中涉及很多方面的類型問題,針對這樣的情況,就需要統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)對于檔案管理信息化中遇到的問題進(jìn)行有效協(xié)調(diào),確保各部門之間能夠在進(jìn)一步深入交流和聯(lián)系,充分實現(xiàn)檔案資源共享。要充分明確檔案歸屬,使復(fù)合型的信息得到充分的利用,并且實現(xiàn)更便捷快速的查找和利用,有效做好統(tǒng)籌規(guī)劃,系統(tǒng)整理,以此在更大程度上提升各類型檔案的利用效率,使其價值得到充分的體現(xiàn)。另外,也不能因為信息化而放棄紙質(zhì)檔案,應(yīng)當(dāng)有效融合電子和紙質(zhì)檔案,優(yōu)勢互補(bǔ)。同時,針對檔案管理資源進(jìn)行科學(xué)合理地分配和組織,針對檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃,利用高科技手段,對過往幾十年的檔案進(jìn)行電子化,確保檔案保存時間鏈條完整。

        2.2 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息安全技術(shù)進(jìn)行資源整合

        目前正是 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代,社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,電子科技不斷升級,檔案管理信息化系統(tǒng)技術(shù)得到升級,當(dāng)前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理已經(jīng)成為目前的普遍趨勢,檔案管理人員可以在原有檔案信息管理平臺的基礎(chǔ)上,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),構(gòu)建一個信息量大、資源利用率高、數(shù)據(jù)處理速度快的信息數(shù)據(jù)庫,以推進(jìn)案管理信息化進(jìn)程。信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理的綜合效率,還能夠提高檔案管理的準(zhǔn)確性。也就是說目前所使用的設(shè)備和核心技術(shù)仍掌握在發(fā)達(dá)國家手中,這對檔案管理工作中的信息安全造成極大的隱患,尤其在實際工作中,檔案管理人員使用互聯(lián)網(wǎng)時極易感染DOS病毒、木馬病毒,從而導(dǎo)致檔案信息庫被攻擊和篡改。為良好地解決檔案管理中的信息安全風(fēng)險問題,我們?nèi)耘f要實現(xiàn)在核心技術(shù)上實現(xiàn)突破,打造屬于自己檔案管理信息安全模式。

        2.3 加強(qiáng)人員能力提升

        檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用最終會落實到檔案工作人員身上。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)通過脫產(chǎn)訓(xùn)練、繼續(xù)教育、學(xué)歷提升等方式,重點加強(qiáng)檔案學(xué)、計算機(jī)操作技術(shù)、信息化管理知識的培訓(xùn)。各部門須定期通過筆試、口答、網(wǎng)測、民意調(diào)查等方式對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與綜合素質(zhì)考核。要不斷提高檔案管理人員對新型檔案管理模式的認(rèn)知,從而提高其危機(jī)感和緊迫意識,化被動為主動,提升自身檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。同時,從工作實際出發(fā)調(diào)動一切積極因素為檔案管理工作引進(jìn)更多專業(yè)性的尖端人才。也可與專業(yè)對口的高等院校之間建立一種長期合作關(guān)系,并為在校大學(xué)生提供崗位實習(xí)的機(jī)會,為各部門檔案管理信息化建設(shè)儲備具有鮮明時代特色的檔案管理人才。

        進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,檔案管理工作不僅迎來了發(fā)展的機(jī)遇,也面臨著更大的挑戰(zhàn)。這就需要各機(jī)關(guān)事業(yè)正確認(rèn)識信息化對檔案管理工作的重要意義,順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢,采取行之有效的途徑和對策,全面推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)工作,切實提高檔案信息化建設(shè)在國家整體發(fā)展中的戰(zhàn)略性位置,使檔案管理逐步向標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化方向邁進(jìn),完善基礎(chǔ)設(shè)施、健全制度體系、加強(qiáng)安全管理、配備專業(yè)人才、提升檔案管理工作能力,促使各機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作走向更高層次。

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