李 煜
(湖南城市學(xué)院,湖南 益陽(yáng) 413000)
2020年年初,高校積極響應(yīng)國(guó)家政策,通過(guò)中國(guó)大學(xué)慕課、智慧樹(shù)、學(xué)習(xí)通超星、微信、QQ等網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)授課,網(wǎng)絡(luò)課程及在線(xiàn)教學(xué)不受時(shí)間、空間限制,大大提高了教學(xué)效率,豐富了教學(xué)資源,產(chǎn)生了大量的電子教學(xué)檔案,如視頻、PPT課件、在線(xiàn)教材及作業(yè)等。與傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案相比,高校教學(xué)檔案信息化管理有利于教學(xué)檔案的存儲(chǔ)、教學(xué)信息的查詢(xún)、教學(xué)資源的共享及教學(xué)效率的提高,但是也存在諸多問(wèn)題,其中教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題尤為突出。加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理,才能確保高校電子教學(xué)檔案長(zhǎng)久地、有效地發(fā)揮作用和功能,促進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)。
高校教學(xué)檔案是指教學(xué)管理和實(shí)踐過(guò)程中所產(chǎn)生的有價(jià)值和保存意義的各種材料,是評(píng)判學(xué)生學(xué)習(xí)能力的主要依據(jù),也是高校進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新、提高教學(xué)水平和質(zhì)量的重要參考。隨著教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)生人數(shù)的增加,教學(xué)檔案的內(nèi)容越來(lái)越豐富,種類(lèi)越來(lái)越多,數(shù)量也急速增長(zhǎng),對(duì)教學(xué)檔案的需求面也越來(lái)越廣,教學(xué)檔案信息化管理能促進(jìn)高校教學(xué)工作的有效管理,便于學(xué)校優(yōu)化教師隊(duì)伍管理,能更好地保證高校教學(xué)質(zhì)量,方便教師開(kāi)展針對(duì)性教學(xué),對(duì)學(xué)生就業(yè)也有幫助。電子教學(xué)檔案的搜索、查找和利用,不受時(shí)間空間限制,可以隨時(shí)隨地為人所用。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)給高校教學(xué)檔案信息化管理帶來(lái)諸多難以預(yù)測(cè)和防范的威脅,風(fēng)險(xiǎn)管理是必須要考慮的問(wèn)題。高校教學(xué)檔案信息化在帶來(lái)便捷、高效的同時(shí),也帶來(lái)了管理風(fēng)險(xiǎn)。2020年年初高校不能按時(shí)開(kāi)學(xué),教師需要利用電子教學(xué)檔案進(jìn)行線(xiàn)上教學(xué),并隨之產(chǎn)生大量的新的電子教學(xué)檔案,面臨諸多潛在的威脅。對(duì)高校教學(xué)檔案信息化實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理意義重大。第一、實(shí)施高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理,能確保高校電子教學(xué)檔案長(zhǎng)久地、有效地發(fā)揮作用和功能;第二、實(shí)施高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理能提升高校電子教學(xué)檔案資源防范風(fēng)險(xiǎn)的能力,確保檔案信息安全和教學(xué)檔案材料真實(shí)性和完整性;第三、實(shí)施高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理能為高校教學(xué)檔案信息化安全體系提供全面保障,促進(jìn)高校檔案事業(yè)的成長(zhǎng)與發(fā)展,促進(jìn)高校智慧校園建設(shè)。
高校實(shí)施教學(xué)檔案信息化管理過(guò)程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)不容忽視,防控不慎就會(huì)對(duì)教學(xué)檔案造成威脅。高校教學(xué)檔案信息化管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型及特點(diǎn)主要體現(xiàn)在如下方面:
高校教學(xué)檔案信息化管理對(duì)于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴(lài)性較高,教師課件、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)視頻等等都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上傳,因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境開(kāi)放性的特點(diǎn),存在很多安全隱患。一、教學(xué)檔案信息化系統(tǒng)容易遭受非法訪(fǎng)問(wèn),電子教學(xué)檔案內(nèi)容容易被不著痕跡地肆意篡改,如果系統(tǒng)崩潰,將引起大量檔案數(shù)據(jù)丟失;二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也存在許多不足之處,電子教學(xué)檔案保存不夠穩(wěn)定,不能保證電子教學(xué)檔案存貯萬(wàn)無(wú)一失。
眾所周知,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)本身存在不少漏洞和安全風(fēng)險(xiǎn),教學(xué)檔案信息化管理面臨著諸多不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素,對(duì)電子教學(xué)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和利用時(shí),往往因?yàn)樾⌒〉氖韬鰧?dǎo)致電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)泄密等問(wèn)題。首先因?yàn)槔谜叨嗲曳秶鷱V,不論是教師、學(xué)生或教輔人員都有權(quán)限進(jìn)入教學(xué)檔案信息化系統(tǒng)查閱信息,信息容易被泄露,且教師之間頻繁轉(zhuǎn)發(fā)、下載、上傳材料,教學(xué)檔案內(nèi)容容易被復(fù)制和修改,從而影響其保密性,安全性也難得到保障。其次通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)碾娮咏虒W(xué)檔案,存在被竊取和盜用的風(fēng)險(xiǎn),計(jì)算機(jī)病毒無(wú)處不在,無(wú)孔不入,繁衍和更新速度極快。電子教學(xué)檔案通過(guò)USB移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中也容易受到病毒攻擊,電子教學(xué)檔案信息,如學(xué)生學(xué)籍信息、成績(jī)等涉及個(gè)人隱私的信息很容易被泄露。再次教學(xué)檔案信息化管理方面的制度不夠完善,沒(méi)有嚴(yán)格的安全保密政策,許多電子教學(xué)檔案的使用者保密意識(shí)欠缺,影響教學(xué)檔案的安全和保密性。
雖然對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行信息化處理,通過(guò)各種數(shù)據(jù)信息的采集來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)十分便利,但是在信息化采集的過(guò)程中容易出現(xiàn)不準(zhǔn)確問(wèn)題,由此帶來(lái)了電子教學(xué)檔案失真風(fēng)險(xiǎn)。首先因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定,相關(guān)軟件系統(tǒng)更新?lián)Q代,容易影響教學(xué)檔案信息的真實(shí)性。其次在現(xiàn)有技術(shù)條件下,還很難保證教學(xué)檔案原真內(nèi)容,比如學(xué)生相關(guān)紙質(zhì)檔案材料數(shù)量巨大,無(wú)法面面俱到進(jìn)行檔案信息化,教學(xué)檔案不完整現(xiàn)象仍然普遍存在,通過(guò)不同渠道的傳遞、各種病毒地攻擊等都會(huì)帶來(lái)檔案失真風(fēng)險(xiǎn)。再次因?yàn)橛?jì)算機(jī)設(shè)置的參數(shù)不同,導(dǎo)致教學(xué)檔案在制作時(shí)就存在失真現(xiàn)象,加之網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)容易被修改,部分電子教學(xué)檔案不能還原檔案原貌。
電子教學(xué)檔案的完整性對(duì)教師教學(xué)尤為重要,但是由于教學(xué)檔案數(shù)據(jù)容易被使用者復(fù)制修改,導(dǎo)致電子教學(xué)檔案失去原有的完整性。首先在電子教學(xué)檔案形成、使用、上傳、轉(zhuǎn)發(fā)等環(huán)節(jié)中,檔案信息隨時(shí)可能被破壞,遭受數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。其次現(xiàn)有的管理機(jī)制不能確保電子教學(xué)檔案完整,所以?xún)?nèi)容被修改、次序被調(diào)整等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,從而導(dǎo)致教學(xué)檔案的完整性受損。再次電子教學(xué)檔案種類(lèi)多,容量大,對(duì)計(jì)算機(jī)硬件、軟件設(shè)備要求較高,因計(jì)算機(jī)硬件問(wèn)題導(dǎo)致無(wú)法正常開(kāi)機(jī),軟件異常導(dǎo)致無(wú)法登錄系統(tǒng),引起數(shù)據(jù)丟失的情況不少。
教學(xué)檔案信息化建設(shè)同樣需要由檔案管理人員進(jìn)行操作,在搜集、錄入、上傳電子教學(xué)檔案過(guò)程中,由于檔案管理人員素質(zhì)參差不齊,信息化水平不高,且信息安全意識(shí)薄弱,容易造成操作失誤,導(dǎo)致教學(xué)檔案信息遺漏或丟失等問(wèn)題,影響了教學(xué)檔案信息化質(zhì)量。而且有些教學(xué)檔案管理員保密意識(shí)不強(qiáng),把自己的賬號(hào)和密碼告訴他人,使得他人有機(jī)會(huì)篡改或竊取教學(xué)檔案信息。部分教師對(duì)于電子教學(xué)檔案的重視度不夠,隨意修改或轉(zhuǎn)發(fā),容易影響教學(xué)檔案的完整性和真實(shí)性。
高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理存在諸多問(wèn)題,主要集中在三個(gè)方面:1)軟、硬件設(shè)備支持不足;2)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制缺乏;3)從業(yè)人員素質(zhì)不夠高。根據(jù)這三個(gè)方面的問(wèn)題提出如下建議:
為了減少教學(xué)檔案信息化管理中的風(fēng)險(xiǎn),必須給予教學(xué)檔案信息化管理工作足夠的資金和技術(shù)支持。首先加速檔案信息化管理硬件建設(shè),購(gòu)置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等硬件設(shè)備。其次加大教學(xué)檔案信息化管理軟件的投入,推動(dòng)檔案信息系統(tǒng)相關(guān)軟件更新?lián)Q代工作,建立一個(gè)涵蓋面廣的完善的教學(xué)檔案管理系統(tǒng),購(gòu)買(mǎi)正版殺毒軟件,定期對(duì)電腦進(jìn)行病毒查殺。再次對(duì)電子教學(xué)檔案采取加密技術(shù),查看、利用電子教學(xué)檔案時(shí),必須使用密鑰,并且密鑰專(zhuān)人專(zhuān)用,對(duì)電子教學(xué)檔案的開(kāi)放利用進(jìn)行精細(xì)化管理,以防為不法分子所利用、竊取或篡改教學(xué)檔案信息系統(tǒng)信息資料。最后靈活運(yùn)用監(jiān)控技術(shù),嚴(yán)格設(shè)置管理權(quán)限,教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)必須要嚴(yán)格驗(yàn)證訪(fǎng)問(wèn)人員身份,避免任何無(wú)關(guān)人員的訪(fǎng)問(wèn),還要建立相應(yīng)的防火墻,禁止非法訪(fǎng)問(wèn),不斷提高高校教學(xué)檔案信息系統(tǒng)中資料的安全性和隱私性,減少網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊。
教學(xué)檔案信息化管理涉及的部門(mén)和人員最為廣泛,且多分布在不同的院系和部門(mén),情況較為復(fù)雜。原有的檔案信息化制度不適用于教學(xué)檔案信息化的迅速發(fā)展。完善教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手:首先加強(qiáng)前端預(yù)防,針對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)建立一套風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理方案,能在遭遇風(fēng)險(xiǎn)的第一時(shí)間做出反應(yīng),將損失降到最低。其次嚴(yán)格控制過(guò)程,制定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法,對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全方位評(píng)估,增強(qiáng)檔案管理人員風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力和保密意識(shí)。再次做好備份工作,對(duì)重要的電子教學(xué)檔案做好備份,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)先防范工作。最后強(qiáng)化檢查與督促,相關(guān)部門(mén)定期對(duì)教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)處理,做到責(zé)任到人,落實(shí)到崗,確保風(fēng)險(xiǎn)管理工作有效落實(shí)。
1)提高教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的利用在教學(xué)檔案信息化管理中必不可少,由此帶來(lái)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)更加凸顯,提高教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)對(duì)教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)防范至關(guān)重要。電子教學(xué)檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任感和風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí),把檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范擺在戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí),從思想上為教學(xué)檔案信息化管理筑牢安全防線(xiàn),使風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)貫穿信息化管理工作始終。
2)提高教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理水平高低直接影響電子教學(xué)檔案的保密性、真實(shí)性、完整性和可靠性。減少教學(xué)檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn),就要加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè),提高從業(yè)人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí),提高他們風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的能力,加強(qiáng)他們風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處置的能力。教學(xué)檔案信息化管理人員要從過(guò)去的兼職型轉(zhuǎn)變?yōu)閷?zhuān)職型。目前高校教學(xué)檔案信息化管理缺少既具備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)又精通教學(xué)檔案相關(guān)知識(shí)且有一定的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的人才。必須定期組織檔案信息化相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),為從業(yè)人員提供學(xué)習(xí)提高的機(jī)會(huì),實(shí)現(xiàn)對(duì)電子教學(xué)檔案的科學(xué)高效管理,更好的預(yù)防在電子教學(xué)檔案積累、整理、傳遞、利用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。
國(guó)家檔案局于2018年印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線(xiàn)確保檔案安全的通知》,通知強(qiáng)調(diào)檔案安全責(zé)任落實(shí)、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查和建立健全檔案安全長(zhǎng)效機(jī)制等等。國(guó)家對(duì)檔案安全、數(shù)字檔案安全愈來(lái)愈重視。對(duì)高校教學(xué)檔案信息化進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理,能進(jìn)一步深化高校教學(xué)檔案信息化管理程度,提高電子教學(xué)檔案利用率;指導(dǎo)高校教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐,提升電子教學(xué)檔案資源風(fēng)險(xiǎn)管理水平和檔案安全保障水平;對(duì)建立健全高校教學(xué)檔案信息化安全體系提供參考方案,促進(jìn)高校檔案事業(yè)的成長(zhǎng)與發(fā)展。