閆靜靜

（惠民縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 濱州 251700）

現(xiàn)如今，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速進(jìn)步，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足廣大人民群眾的需求，為確保我國(guó)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，積極開展資源檔案信息化管理工作，同時(shí)事業(yè)單位是否能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，直接影響到我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的建設(shè)及國(guó)民民生保障的方方面面。在信息時(shí)代背景下，由于以往單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿足這一時(shí)代的發(fā)展需求，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理需要不斷創(chuàng)新和完善，促使事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與智能化，減輕檔案管理工作的強(qiáng)度，提高檔案管理工作的效能，大大提升事業(yè)單位的公眾形象，有效保證社會(huì)大眾的利益，構(gòu)建起一個(gè)健康穩(wěn)定的社會(huì)環(huán)境。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨(dú)特性，這是它隸屬于國(guó)家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動(dòng)、工作紀(jì)要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點(diǎn)，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現(xiàn)代社會(huì)科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動(dòng)化、無(wú)紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機(jī)讀。這樣的檔案管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式有著很大區(qū)別。在未來(lái)檔案管理當(dāng)中，檔案工作人員會(huì)面臨各種各樣的檔案文件，對(duì)于信息檢索者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是進(jìn)行信息決策還是開展有關(guān)的項(xiàng)目服務(wù)，這些都是可以參考的重要內(nèi)容。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應(yīng)用手段，推進(jìn)檔案信息化管理工作，更有助于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

2.1 檔案管理信息化的理念尚未深入人心

隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛使用，它在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展和創(chuàng)新中發(fā)揮了不可磨滅的作用。信息技術(shù)已在管理大型公司方面發(fā)揮了巨大的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于事業(yè)單位中的文件管理，它還必須配備現(xiàn)代信息技術(shù)，這大大提高了文件管理和使用的現(xiàn)代化程度。但是，仍然有一些事業(yè)單位的相關(guān)管理人員尚未意識(shí)到基于信息的檔案管理的重要性，繼續(xù)使用傳統(tǒng)形式的檔案管理，由于相關(guān)的管理人員和干部對(duì)于信息技術(shù)存在偏見，因此他們認(rèn)為進(jìn)行檔案管理信息建設(shè)是必須消耗大量的人力、物力和資金等。同時(shí)，部門負(fù)責(zé)人和各個(gè)部門的員工對(duì)待檔案管理的態(tài)度嚴(yán)重阻礙信息建設(shè)檔案管理的計(jì)算機(jī)化設(shè)計(jì)嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位在未來(lái)的健康穩(wěn)固發(fā)展。盡管在某些事業(yè)單位的文件管理過(guò)程中，信息構(gòu)建被視為未來(lái)文件管理中的重要問題之一，但通常在建立過(guò)程中只是對(duì)其進(jìn)行膚淺的了解，而沒有加深對(duì)其管理或健全和完善，并且在構(gòu)建過(guò)程中沒有投入太多的精力。

2.2 缺乏資金

檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，在加大硬件投入、加強(qiáng)管理規(guī)范等方面需要較大資金，信息技術(shù)日新月異也需要對(duì)軟硬件設(shè)施不斷更新?lián)Q代，信息安全防護(hù)系統(tǒng)構(gòu)建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質(zhì)化，難以形成檔案信息的數(shù)字化和規(guī)?；瑢?dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展較慢。

2.3 信息化安全存在隱患

檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓使用者少跑腿，檔案信息化為使用者帶來(lái)了極大便利，但在我們享受便捷服務(wù)的同時(shí)也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦遭到黑客攻擊或網(wǎng)絡(luò)故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)不能適應(yīng)信息化的安全需要，設(shè)備陳舊，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)跟不上，檔案信息安全技術(shù)還需不斷完善。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略

3.1 建立信息化檔案管理理念

伴隨著社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，信息化環(huán)境之下檔案管理工作發(fā)生了明顯的改變，檔案管理工作的信息化發(fā)展創(chuàng)新已經(jīng)成為一個(gè)必然的趨勢(shì)。在這一環(huán)境背景之下，檔案管理工作必須從服務(wù)社會(huì)角度著手，做好信息化建設(shè)。與此同時(shí)，必須做好檔案管理理念的創(chuàng)新和優(yōu)化。在具體工作中，需要先從制度體系方面著手，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、秩序性進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)在問題出現(xiàn)時(shí)及時(shí)進(jìn)行應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)變，落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)與懲處機(jī)制，并將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。在制度體系方面可以突出優(yōu)化節(jié)約、收納等相關(guān)工作，盡可能規(guī)范管理措施。另外，還需要做好管理意識(shí)與責(zé)任意識(shí)的培訓(xùn)教育，促使相關(guān)工作者可以對(duì)檔案管理工作形成正確認(rèn)識(shí)，杜絕工作中的隨意性，提高檔案管理工作的整體水平。

3.2 加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理的資金投入

不管是工程項(xiàng)目還是公司管理部門，順利進(jìn)行的原因都是每個(gè)部門都投入了大量的人力、物力和財(cái)力，事業(yè)單位中的文件管理也是如此。為了能夠及時(shí)更新舊設(shè)備并有足夠的資金來(lái)引進(jìn)高新技術(shù)，必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關(guān)部門的大力支持下，事業(yè)單位可以積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，取代原來(lái)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和其他文件管理所需的材料。但是，應(yīng)注意的是，更換設(shè)備后，人員應(yīng)保存原始數(shù)據(jù)并將其傳輸?shù)叫略O(shè)備中，以進(jìn)行有效的分類和集成。其次，為了確保所收集文件的安全性和機(jī)密性，還應(yīng)建立完整的安全保護(hù)系統(tǒng)，以確保文件信息不會(huì)丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性

3.3 強(qiáng)化檔案信息安全管控

近年來(lái)，檔案安全事故頻發(fā)，檔案損毀、數(shù)據(jù)泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，使檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識(shí)，開展消防演練活動(dòng)，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。三是定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，加強(qiáng)安全教育，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)，確保信息安全，多方面加強(qiáng)信息安全長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)。

4 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術(shù)的進(jìn)步，也是社會(huì)效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上要做好與社會(huì)共同進(jìn)步的準(zhǔn)備。在這個(gè)過(guò)程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運(yùn)行情況相結(jié)合，探索真正適合自身發(fā)展的科學(xué)道路。了解最新的網(wǎng)絡(luò)信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及應(yīng)用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎(chǔ)。