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        新時(shí)期供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理研究

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理企業(yè)

        林 琦

        (南通供電公司,江蘇 南通 226000)

        在新時(shí)期背景下,也使得以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)生了一定改變,尤其是在搜集和整理方式上,也充分將其科學(xué)性充分體現(xiàn)出來(lái),使得檔案管理在采集和管理中,實(shí)現(xiàn)了信息化。從供電企業(yè)的角度上來(lái)看,必然會(huì)朝著檔案數(shù)字化管理的趨勢(shì)發(fā)展,便于企業(yè)更好地運(yùn)用,使其供電企業(yè)的工作效果獲得提高。為此,文本深入研究了新時(shí)期供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理

        1 供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理概述

        在信息化時(shí)代的背景下,對(duì)于企業(yè)而言,為了在市場(chǎng)中占據(jù)重要的地位,必須要運(yùn)用信息化的手段,開(kāi)展相應(yīng)的管理工作。從供電企業(yè)的角度上來(lái)看,在檔案管理的過(guò)程中,必須要緊跟著時(shí)代的發(fā)展,適應(yīng)新時(shí)代,促使供電企業(yè)更好地發(fā)展。就目前供電企業(yè)實(shí)際工作情況上來(lái)看,其檔案數(shù)字化管理中,還沒(méi)有意識(shí)到其管理的重要性,仍運(yùn)用以往的傳統(tǒng)的管理模式,沒(méi)有意識(shí)到其創(chuàng)新的重要性,其存在一定的落后性。

        在每個(gè)企業(yè)管理工作中,最重要的一項(xiàng)工作就是檔案管理工作。而且在社會(huì)管理系統(tǒng)中,檔案管理系統(tǒng)作為其組成部分,此系統(tǒng)不具有一定的孤立性。針對(duì)所提供的檔案信息,其實(shí)際利用的過(guò)程中,能夠?qū)ι鐣?huì)實(shí)踐更好地服務(wù)。從供電企業(yè)的角度上來(lái)看,為了使其檔案管理數(shù)字化的水平獲得提高,除了對(duì)信息化的管理手段應(yīng)用外,在其制度和理念上,需要加以創(chuàng)新,滿(mǎn)足數(shù)字化要求,針對(duì)檔案數(shù)字化開(kāi)展管理工作,并采取有效的措施,使其供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平獲得提高,

        2 新時(shí)期供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理措施

        2.1 提高檔案數(shù)字化管理意識(shí)

        對(duì)于供電企業(yè)而言,為了使其檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程不斷加快,需要提高檔案數(shù)字化管理意識(shí),并加以強(qiáng)化。針對(duì)供電企業(yè)檔案管理工作,可采用定期或者是不定期方式召開(kāi)會(huì)議,開(kāi)展宣傳活動(dòng),將檔案方面的知識(shí)作為宣傳內(nèi)容,并為各部門(mén)人員進(jìn)行宣傳,使得供電企業(yè)管理人員和員工能夠更好地認(rèn)識(shí)檔案管理,并意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性,還要讓他們明白供電企業(yè)為了更好地發(fā)展,最主要的條件之一就是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案資源開(kāi)展相應(yīng)的開(kāi)發(fā)工作。針對(duì)檔案收集和管理,讓大家不斷努力,將其相應(yīng)的機(jī)制建立出來(lái)[1]。與此同時(shí),各個(gè)部門(mén)之間要做到積極溝通和聯(lián)系,并配合好各項(xiàng)工作,促使檔案數(shù)字化管理工作順利的開(kāi)展,充分發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的作用。

        2.2 供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案數(shù)字化管理

        為了促使企業(yè)供電企業(yè)更好地發(fā)展,供電企業(yè)的數(shù)字化管理工作順利的開(kāi)展,對(duì)于供電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)而言,必須要給予高度重視檔案管理工作,對(duì)此項(xiàng)工作要起到一定的支持作用,而且這直接關(guān)系到供電企業(yè)數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)。如果供電企業(yè)針對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予重視,從檔案管理的角度上來(lái)看,難以直接獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益。針對(duì)此情況,為了使得檔案管理可持續(xù)的發(fā)展,其難度是非常大的。對(duì)于檔案管理數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分析,此項(xiàng)目具有一定的長(zhǎng)期性和復(fù)雜性,為了更好地實(shí)現(xiàn),離不開(kāi)各方面的支持?;诖耍瑢?duì)于供電企業(yè)而言,必須要給予高度重視檔案管理數(shù)字化工作,為檔案管理的數(shù)字化營(yíng)造出良好的條件。針對(duì)檔案數(shù)字化管理,其表現(xiàn)方面有以下幾點(diǎn):

        首先,可以從檔案管理部門(mén)入手,針對(duì)此部門(mén)機(jī)構(gòu)建設(shè)要給予高度重視,使其檔案管理組織結(jié)構(gòu)更加穩(wěn)定。其次,在建設(shè)檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中,離不開(kāi)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備,如計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)等等,而且為了引進(jìn)以上這些先進(jìn)的技術(shù),必須要有足夠的資金,這就需要供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在這以方面要給予高度重視,并給予大力的支持,為檔案管理數(shù)字化建設(shè)營(yíng)造出良好的物質(zhì)環(huán)境,為取得資金方面支持提供重要的保障。再次,針對(duì)檔案管理隊(duì)伍,在其建設(shè)方面,供電企業(yè)要給予高度重視,在檔案管理人員上,要開(kāi)展相應(yīng)的配置工作,體現(xiàn)出其合理化,并加大培訓(xùn)力度,積極培訓(xùn)檔案管理人員,使得他們的工作能力和素質(zhì)獲得提高,還有對(duì)他們的工作和生活要給予關(guān)心,調(diào)動(dòng)他們工作的積極性,促使整個(gè)檔案管理工作隊(duì)伍更加穩(wěn)定。最后,對(duì)于檔案部門(mén)和其他部門(mén)來(lái)說(shuō),其關(guān)系上,供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身要起到協(xié)調(diào)的作用。

        2.3 建立檔案收藏的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

        對(duì)于數(shù)字化管理進(jìn)行分析,主要的核心內(nèi)容就是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立?;诖耍瑥墓╇娖髽I(yè)的角度上來(lái)看,在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中,需要將此系統(tǒng)建立出來(lái)。在實(shí)際建立的過(guò)程中,可將檔案收藏的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立,從檔案收藏的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)角度上來(lái)看,在建立此數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中,可結(jié)合供電企業(yè)的實(shí)際情況,通過(guò)目錄標(biāo)引的方式進(jìn)行建立,由此以來(lái),在計(jì)算機(jī)運(yùn)用下,便于更好地檢索檔案[2]。

        2.4 加強(qiáng)數(shù)字化安全管理

        首先,建立健全數(shù)字化檔案安全管理制度。只有建立健全數(shù)字化檔案各項(xiàng)管理制度,方可提高工作人員的管理水平和管理意識(shí)。對(duì)管理人員需要進(jìn)行道德操守和行為方面的有效約束,并建立起相關(guān)的監(jiān)管部門(mén),對(duì)檔案管理工作人員的各種行為進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。其次,加強(qiáng)硬件環(huán)境和物理環(huán)境安全。包括做好內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間的訪(fǎng)問(wèn)限制;運(yùn)用多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)等,嚴(yán)防企業(yè)內(nèi)部檔案資料通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)泄露出去。最后,加強(qiáng)系統(tǒng)安全。平時(shí)要采取定期、不定期的方式進(jìn)行系統(tǒng)掃描,在掃描的過(guò)程中,一旦察覺(jué)到系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)發(fā)生改變,或者有黑客侵入的痕跡,則需要快速的啟動(dòng)應(yīng)急方案,針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的改正,適當(dāng)?shù)恼{(diào)整原來(lái)所制定的安全策略。此外,還需要做好對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒、信息的監(jiān)控工作,在特定的時(shí)段里要自動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)病毒的掃描和處理。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,在新時(shí)期下,對(duì)于供電企業(yè)而言,要意識(shí)到檔案信息化管理的重要性,并改變以往的傳統(tǒng)的管理方式和理念,采取有效的管理措施,使得檔案信息化管理水平獲得提高。

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