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        新時期事業(yè)單位人事檔案信息化管理研究

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位信息化信息

        賈 超

        (山東省淄博第六中學(xué),山東 淄博 255300)

        在事業(yè)單位中人事檔案是對職員的個人信息的概括,是對個人發(fā)展和狀態(tài)的依據(jù),通過人事檔案,事業(yè)單位能夠更好的去運(yùn)用人才,保證單位的順利運(yùn)行,對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義。因此,要加快事業(yè)單位對人事檔案信息化管理的建設(shè),促進(jìn)其作用的充分發(fā)揮,提高工作效率,順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。

        1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

        隨著時代的發(fā)展,信息化已經(jīng)滲透到各個行業(yè)的發(fā)展中,因此對事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)是時代發(fā)展的要求,與事業(yè)單位的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。由于傳統(tǒng)的人事檔案信息管理效率較低,管理成本也比較大,信息整理也比較困難,通過實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)能夠有效的提高工作效率,減少工作人員的勞動量,減少了工作流程,利用信息化技術(shù)來處理信息,實現(xiàn)人員信息資料的收集。整理和歸類,保證了信息處理的精確度,同時也方便數(shù)據(jù)的調(diào)取和查詢,實現(xiàn)了信息的共享。由于人事檔案所包含的內(nèi)容較多,利用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理不利于資料的保管與查詢,需要占用大量的空間,同時還要采取一定的防護(hù)措施進(jìn)行檔案的保護(hù),成本比較高。而通過建設(shè)信息化人事檔案管理有效的避免了這些問題,只需要將數(shù)據(jù)資料錄入系統(tǒng),從而有效的減少了管理成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息存儲方式只能采用文字和圖片,形成比較單一,而信息化人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)了資料的多樣化,使得檔案更加全面、客觀,促進(jìn)了人事檔案的有效開發(fā)利用。

        2 目前事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)中存在的問題

        1)人事檔案信息共享不全面。通過對事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)的不斷完善,逐漸步入了正軌,然而在實際操作過程中由于地區(qū)對管理人事信息管理方式的不同,導(dǎo)致對信息化管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)也不同,進(jìn)而阻礙了信息實現(xiàn)共享的發(fā)展進(jìn)程,即使建立了信息化的人事檔案管理,也不能全面實現(xiàn)信息共享,嚴(yán)重影響了對人事檔案管理資源的有效運(yùn)用。

        2)信息化管理設(shè)備不夠完善。近年來,隨著事業(yè)單位對人事檔案信息化管理建設(shè)的重視程度不斷加大,有效的促進(jìn)了信息化建設(shè)進(jìn)程。然而由于缺乏充足的資金,在建設(shè)人事檔案管理信息化的過程中不能全面的配置相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備,包括計算機(jī)等。此外,缺乏管理經(jīng)費(fèi)會導(dǎo)致在人事檔案信息化管理工作進(jìn)行過程中管理系統(tǒng)的不完善,阻礙了全面建設(shè)信息化人事管理的進(jìn)程,降低了工作效率。

        3)信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范。要想實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理最重要的因素就是建立規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn),然而在實際操作的過程中事業(yè)單位的人事檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn),不同地區(qū)的事業(yè)單位人事檔案管理不同,從而為查詢檔案等工作帶來了不便,如果想要獲得其他事業(yè)單位部門的人事信息就必須得到當(dāng)?shù)厝耸聶n案管理處進(jìn)行查詢、調(diào)取,缺乏統(tǒng)一規(guī)范得管理制度標(biāo)準(zhǔn),阻礙了各部門之間得合作。

        3 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)策略

        1)重視對人事檔案信息化建設(shè)。在實施事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的過程中首先要加大對其的重視程度,應(yīng)該從管理層為首,轉(zhuǎn)變思想觀念,緊跟時代的發(fā)展,對人事檔案的價值有著清楚的認(rèn)知,明白其重要意義,進(jìn)而加快對人事檔案信息化建設(shè)。由于建設(shè)信息化人事檔案需要投入大量的時間、金錢、精力,為了有效的實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化的建設(shè)要從多個方面展開:第一,要對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案信息化管理人才;第二,對人事檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行針對性的培訓(xùn),提高其管理能力以及專業(yè)水平;第三,要加大投資力度來招聘專業(yè)的技術(shù)人才以及管理人才,促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的順利進(jìn)行。

        2)對人事檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)管理。通過對事業(yè)單位人事檔案信息化管理加強(qiáng),進(jìn)一步實現(xiàn)建設(shè)的統(tǒng)一。人事檔案管理信息化建設(shè)是十分復(fù)雜的工程,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要給以一定的重視,確立建設(shè)目標(biāo),根據(jù)單位的實際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,合理分配信息化建設(shè)需要的人員、資金投入,促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性、合理性。同時要定期的為人事檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn),進(jìn)而促進(jìn)管理人員專業(yè)知識技能以及管理水平的提高。此外,在對人事檔案信息化管理實踐過程中可以采用數(shù)字化的管理模式,所有的人事檔案信息均由國家進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范,再經(jīng)過建立統(tǒng)一電子的人事檔案進(jìn)行管理,保證在進(jìn)行人事檔案管理時實現(xiàn)全國統(tǒng)一化,在管理過程中實現(xiàn)有法可依。為了促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程,應(yīng)該對從事人事檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核,保證其專業(yè)性,進(jìn)而提高對人事檔案管理水平。與此同時,從事人事檔案信息化管理的相關(guān)工作人員要嚴(yán)格規(guī)范自身的行為,遵守事業(yè)單位的規(guī)章制度,保證操作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、安全性、效益性,從而促進(jìn)人事檔案信息化管理的建設(shè)順利進(jìn)行。從宏觀的角度進(jìn)行整體規(guī)劃,提高信息化建設(shè)的效率。

        3)加大對人事檔案信息化建設(shè)的投資力度。要想實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè),其必要條件就是充足的投入,包括資金、管理、設(shè)備技術(shù)等,其建設(shè)過程十分復(fù)雜。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對其管理給予足夠的重視,及時制訂相關(guān)的人事檔案信息化規(guī)劃,促進(jìn)信息化建設(shè)的順利實施。有了充足的資金投入,才能更好的改善人事檔案信息化建設(shè)所需要的設(shè)備,根據(jù)實際環(huán)境情況來選擇購買,為建立電子檔案信息庫提高硬件設(shè)備。此外要充分保證檔案信息的完整性,保證檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范程度。在采購硬件設(shè)備時要充分滿足網(wǎng)絡(luò)的安全性、管理的規(guī)范性、信息保存的及時性等。由于事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)是十分漫長的過程,不應(yīng)該急于求成,要將目光放的更長遠(yuǎn)一些,實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

        4)加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新。事業(yè)單位在實現(xiàn)信息化建設(shè)的過程中要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),進(jìn)而有效的推進(jìn)數(shù)字化人事管理的完善,促進(jìn)管理系統(tǒng)平臺的更新,同時要科學(xué)制定相關(guān)的事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)方案,根據(jù)方案來進(jìn)行相應(yīng)的投入,進(jìn)而促進(jìn)人事檔案管庫信息化建設(shè)水平的提高。此外,對事業(yè)單位給予充足的資金支持,不斷地對人事檔案信息化管理設(shè)備進(jìn)行完善、升級,提高其管理效率。在大數(shù)據(jù)的時代背景下,要重視在大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新,提高電子化人事信息檔案的管理水平,對信息查詢路徑不斷的優(yōu)化,實現(xiàn)信息共享,加強(qiáng)對個人信息的保護(hù)力度,降低其風(fēng)險。除此之外,事業(yè)單位要對社會的發(fā)展形勢有明確的認(rèn)知,要緊跟時代的發(fā)展需求,采用創(chuàng)新性人事檔案管理技術(shù)進(jìn)行管理,實現(xiàn)人事檔案管理的智能化,進(jìn)而在很大程度上實現(xiàn)人事檔案管理信息化的優(yōu)化與創(chuàng)新。

        4 總結(jié)

        簡而言之,在信息化時代的發(fā)展背景下,事業(yè)單位實現(xiàn)人事檔案管理信息化是大勢所趨,通過加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠提高工作效率,降低管理成本,實現(xiàn)信息共享,促進(jìn)了人才資源的合理運(yùn)用,為人類生活帶來了方便,與此同時要重視人事檔案信息化管理的建設(shè),加大投資力度,加強(qiáng)對信息化技術(shù)的創(chuàng)新,促使事業(yè)單位人事檔案信息化管理實現(xiàn)最大的效益,充分發(fā)掘其價值,推進(jìn)事業(yè)單位的長久發(fā)展。

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