王 琳

（湖北三寧化工股份有限公司，湖北 宜昌 443200）

科技檔案作為企業(yè)科技成果存在的一種主要載體之一，如何管理、利用科技檔案，能為企業(yè)節(jié)約人力、物力、財力，已成為企業(yè)檔案工作者探討的一個重要課題。在化工行業(yè)中，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，生產(chǎn)規(guī)模的逐步擴大，科技檔案的管理顯得尤為重要，特別是在項目建設(shè)期間，如何管理在建期間不斷變化的科技檔案，需要檔案管理人員根據(jù)企業(yè)特點，不斷經(jīng)驗累積，并結(jié)合各項檔案管理標準、規(guī)范，建立起一套適合企業(yè)、簡單易行、規(guī)范標準的管理辦法。

1 化工行業(yè)科技檔案的特點

1.1 形成周期長，時間跨度大，變動頻繁

化工企業(yè)項目建設(shè)種類多，涵蓋大、中、小型各種建設(shè)規(guī)模。以湖北三寧化工股份有限公司為例，公司自1970年以來，經(jīng)過近五十年的發(fā)展，實現(xiàn)了小型氮肥廠向百億級產(chǎn)值的現(xiàn)代化大型聯(lián)合化工企業(yè)的多元發(fā)展；單一的氮肥產(chǎn)品向生產(chǎn)煤化工、磷化工和石油化工產(chǎn)品大型化工企業(yè)的多元發(fā)展。本公司涉及煤化工、磷化工、石油和精細化工三大領(lǐng)域，有碳銨、尿素、磷酸一銨、磷酸二銨和高濃度復(fù)合肥等化肥產(chǎn)品和合成氨、甲醇、二甲醚、硫酸、硝酸、磷酸、鹽酸、氟硅酸鈉、環(huán)己酮、雙氧水、己內(nèi)酰胺等化工產(chǎn)品。特別是近十年來，公司跨越式發(fā)展，規(guī)模不斷擴大，科技檔案管理工作的重要性在項目建設(shè)和生產(chǎn)、改造中日益凸顯。小型改造項目周期一般較短，大型改造項目和重點建設(shè)項目少則一兩多，長則三五年。一個新項目的建設(shè)，從可研到竣工驗收，從始至終，科技檔案管理工作貫穿于整個項目建設(shè)過程中。中途合同更改、圖紙變更等原因致使科技檔案變動頻繁，檔案管理人員要及時記錄、存檔，保證檔案的準確性、完整性。如湖北三寧公司2018年開始建設(shè)“年產(chǎn)60萬噸乙二醇”項目，預(yù)計2021年初實現(xiàn)開車生產(chǎn)，檔案管理工作需要持續(xù)進行，貫穿項目始末。

1.2 專業(yè)性強，種類多樣，利用率高

三寧公司十多年來，新建了多個大型項目，涉及煤化工、磷化工、石油和精細化工等多個領(lǐng)域，化肥、化工產(chǎn)品種類豐富。三寧公司2007年建成具有年產(chǎn)40萬噸總氨、30萬噸尿素的合成氨廠區(qū)，2012建成并投入生產(chǎn)使用的“年產(chǎn)20萬噸/年己內(nèi)酰胺”項目，2018年開始建設(shè)“年產(chǎn)60萬噸乙二醇”項目。每建設(shè)一個新項目，檔案管理人員都要提前了解新建項目工藝流程，為項目建設(shè)科技檔案管理做好準備。例如三寧公司在建的“年產(chǎn)60萬噸乙二醇”項目現(xiàn)在劃分為乙二醇、空分、氣化、尿素、凈化合成、公用工程六個片區(qū)，每個片區(qū)內(nèi)包含合同、技術(shù)協(xié)議、地勘報告、樁基檢測報告、圖紙等檔案。本公司將項目現(xiàn)場劃分為多個區(qū)域進行管理，劃分區(qū)域又與竣工驗收后廠區(qū)車間劃分對應(yīng)，基本建設(shè)檔案與設(shè)備檔案與區(qū)域、車間對應(yīng)管理?？萍紮n案種類多樣，有各類紙質(zhì)檔案，如政府批文、審批材料、地勘報告、合同、圖紙、檢測記錄等，還有光盤、錄影帶等電子載體檔案，還包括了實物檔案、照片檔案、聲像檔案等。項目在建設(shè)過程中，不僅要收集、整理檔案，科技檔案的使用也非常頻繁。

1.3 技術(shù)儲備性強，具有一定的繼承功能

在項目建設(shè)、技術(shù)改造過程中，管理人員根據(jù)設(shè)計資料組織施工、調(diào)試、點火開車，在這期間，會產(chǎn)生過程記錄資料，這些資料經(jīng)過收集、整理，形成非常有價值的科技檔案，對以后增產(chǎn)擴能等技術(shù)改造起到重要的指導(dǎo)作用。在項目建設(shè)過程中，管理人員會根據(jù)實際情況對某些設(shè)備、工藝流程優(yōu)化、改造，并申請專利。三寧公司迄今已成功申請專利380件，其中發(fā)明35項，實用新型327項，外觀設(shè)計18項。這些在項目建設(shè)中取得的經(jīng)驗、成果，是具有重要價值的科技檔案。

2 優(yōu)化在建項目科技檔案管理工作

2.1 重視檔案管理工作，全員參與

DANIEL J.SAGE等（2010）指出工程建設(shè)檔案作為一種知識工具在建設(shè)項目管理過程中有很強大的作用。在建項目中，科技檔案涉及整個項目流程，遍布工程設(shè)計、管理、施工、監(jiān)理等各部門，在建項目科技檔案整理是一項貫穿整個項目的系統(tǒng)工程。所以需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要增強全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進行宣傳和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責任感。使全體人員從項目開始，就做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要有專門的人員負責各部門之間的協(xié)調(diào)，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔?？萍紮n案管理工作是化工企業(yè)生產(chǎn)中一個重要的環(huán)節(jié)，也是一項技術(shù)服務(wù)工作，必須把它融入到化工企業(yè)的生產(chǎn)計劃中，為化工生產(chǎn)服務(wù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重科技檔案的需要，如人力、財力等，最終提高科技檔案工作的政策性導(dǎo)向。

2.2 完善檔案管理制度，嚴格執(zhí)行

檔案規(guī)章制度要具有可操作性，以可操作性強為目標，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。通過對檔案進行篩選、歸納等步驟，利用檢索工具，提高查找利用檔案的效率，對已破損和字跡褪色的檔案及時修復(fù)或復(fù)制。加強企業(yè)檔案工作，深化檔案制度改革，收集有價值的材料，完善檔案內(nèi)容。定期了解檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強檢查與指導(dǎo)。建立檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等制度，制度建設(shè)要具有科學性，實施過程中要有權(quán)威性。湖北三寧公司針對科技檔案管理制定了《科技檔案管理制度》，針對公司各廠、子公司、在建項目科技檔案的搜集、整理、利用、銷毀等都有嚴格要求。在公司不斷發(fā)展壯大的過程中，根據(jù)公司需求，制定了《在建項目檔案管理辦法》，對各類項目建設(shè)過程產(chǎn)生的科技檔案進行合理、有效的分類、搜集、整理，既能為項目建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，也為科技檔案標準化整理做好準備。在科技檔案日常管理中，制定了《科技檔案評比制度》，以分公司、分廠為單位，每月評比，用制度督促、鼓勵公司科技檔案管理工作的高效開展。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，保證檔案管理人員穩(wěn)定

檔案管理人員的素質(zhì)包括知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識素質(zhì)主要是指檔案工作人員的學歷、知識的深度和廣度等，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括現(xiàn)代社會中應(yīng)具備的職業(yè)技能，如計算機水平、組織協(xié)調(diào)能力等?？萍紮n案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業(yè)知識。同時還要不斷學習與檔案事業(yè)相關(guān)的學科知識，建立起合理的知識結(jié)構(gòu)。隨著科技的飛速發(fā)展，各種新型技術(shù)也應(yīng)用于化工行業(yè)中，化工行業(yè)正在向智能化轉(zhuǎn)變。科技檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，與時俱進，不斷提高自身素質(zhì)，利用現(xiàn)代化、先進的方法管理科技檔案。在建項目科技檔案管理是一個動態(tài)管理過程，檔案管理人員需要全程參與，項目建設(shè)過程中，如果檔案管理人員離職或者調(diào)動，都會對科技檔案產(chǎn)生影響。化工行業(yè)科技檔案涉及的范圍廣，形成檔案數(shù)量龐大，有基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、聲像、電子檔案?；窘ㄔO(shè)檔案既有土建還有化工、電力行業(yè)的檔案要求，更有諸多專業(yè)，如：儀表、電氣、管道、設(shè)備等，因此，如果檔案管理工作沒有正常銜接，科技檔案容易丟失、利用不及時，甚至會影響項目建設(shè)進度。因此，為確保在建項目的科技檔案管理工作順利進行，必須要提高檔案管理人員素質(zhì)，保證檔案管理人員穩(wěn)定。

3 結(jié)語

隨著社會的建設(shè)與發(fā)展，化工行業(yè)在建工程項目檔案的管理工作需要不斷的適應(yīng)新的環(huán)境，針對其中存在的問題進行合理、有效的管理，以此來提升工程項目檔案管理的質(zhì)量，增加管理的效率，促使整個化工行業(yè)更好更快的發(fā)展與建設(shè)。