崔亞麗

（吉林省梨樹(shù)縣退休干部服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求，目前逐漸追求信息化和數(shù)字化管理。所以，當(dāng)下事業(yè)單位該如何做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，是當(dāng)下首先要重視和解決的問(wèn)題之一，相關(guān)管理人員必須加以重視。

1 事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

事業(yè)單位具有特殊的地位，且也是國(guó)家所特設(shè)的單位，在檔案管理方式上與其他單位和政府不同，具有自己的管理模式和管理特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，逐漸影響到各行各業(yè)，不僅改變了人們的生活方式，還影響到人們的思維方式和工作習(xí)慣，促進(jìn)各行各業(yè)都在不斷進(jìn)行改革和發(fā)展，逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展。新環(huán)境下，事業(yè)單位首先要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而全面促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。另外事業(yè)單位還需要培養(yǎng)先進(jìn)的技術(shù)人員，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化管理模式和計(jì)算機(jī)設(shè)備，建立數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，把傳統(tǒng)的檔案管理模式變更為現(xiàn)代化數(shù)據(jù)化管理模式，不斷提高檔案管理工作的準(zhǔn)確率，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定務(wù)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。

2 創(chuàng)新新時(shí)期優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理模式

各單位必須加強(qiáng)這項(xiàng)工作的重要性，并在對(duì)財(cái)務(wù)，物質(zhì)和人力資源有準(zhǔn)確而全面地了解的情況下提供絕對(duì)支持。同時(shí)，成立了專門的管理組織，將這項(xiàng)工作整合到部門的發(fā)展戰(zhàn)略中，在員工培訓(xùn)和部門會(huì)議上強(qiáng)調(diào)了這一重要性，使員工可以建立對(duì)文件信息管理的認(rèn)識(shí)。對(duì)外協(xié)調(diào)，借鑒國(guó)內(nèi)外相關(guān)部門的經(jīng)驗(yàn)，將內(nèi)外部結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)部門檔案信息業(yè)務(wù)的安全管理，提高網(wǎng)絡(luò)資源利用率。通過(guò)合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立信息開(kāi)放服務(wù)中心，開(kāi)發(fā)和利用資源信息，安全共享信息資源。除了使用各種媒體終端作為載體提供所有服務(wù)外，還必須及時(shí)監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康狀況，防止不良信息的傳播，從本機(jī)泄漏的信息，并加強(qiáng)資源信息的安全性。此外，從整體背景出發(fā)，結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和服務(wù)共存性，發(fā)布特定的工作系統(tǒng)和文檔以標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)行為和構(gòu)想，并將服務(wù)模型納入績(jī)效評(píng)估以進(jìn)行綜合評(píng)估，從而為服務(wù)人員提供明確的激勵(lì)和限制。第三，該部門根據(jù)用戶需求和自身發(fā)展需求進(jìn)行研發(fā)，并通過(guò)向社會(huì)團(tuán)體，研究機(jī)構(gòu)等購(gòu)買軟件，通過(guò)構(gòu)建具有各種用戶，高質(zhì)量界面和完整功能的管理系統(tǒng)來(lái)滿足信息建設(shè)的需求，此外，我們會(huì)定期維護(hù)，更新和升級(jí)所使用的各種硬件和軟件功能，以增強(qiáng)文件系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保護(hù)，不僅可以根據(jù)用戶的實(shí)際需求快速查詢必要的信息，還可以方便地進(jìn)行設(shè)備的遠(yuǎn)程控制和維修。加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)加強(qiáng)對(duì)歸檔工作的支持，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的外部溝通和學(xué)習(xí)平臺(tái)，并改變員工的觀念。此外，應(yīng)從不同角度進(jìn)行員工培訓(xùn)。定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，以適應(yīng)迅速更新的科學(xué)技術(shù)，并提高從業(yè)人員分析，判斷，練習(xí)和應(yīng)對(duì)緊急情況的能力。同時(shí)，將對(duì)一批科技人員進(jìn)行教育，建立安全體系，嚴(yán)格監(jiān)督計(jì)算機(jī)披露的內(nèi)容，以有效防止計(jì)算機(jī)入侵，確保信息資源的安全性，提高整個(gè)檔案團(tuán)隊(duì)的管理水平。

目前正處于信息現(xiàn)代化環(huán)境，必須要對(duì)加大對(duì)檔案管理工作的信息系統(tǒng)建設(shè)，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，不僅是事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì)，更是對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式改良的主要措施之一。建立檔案管理信息系統(tǒng)的目的就是為了提高檔案資料的使用率和改變檔案管理模式。準(zhǔn)確地講，首先，要明確規(guī)定檔案管理工作的基本流程，工作流程要建立在信息化條件下然后對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和規(guī)范，保證檔案管理工作滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。其次，根據(jù)檔案管理工作的基本流程設(shè)計(jì)出相應(yīng)的信息系統(tǒng)軟件，使檔案管理工作更加現(xiàn)代化。再次，在完善信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，需要不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制措施，不斷建立健全內(nèi)部控制制度，確保檔案管理工作可以順利進(jìn)行。最后，事業(yè)單位檔案管理工作要朝電子政務(wù)的方向發(fā)展，將部分可以公開(kāi)的電子文件納入信息系統(tǒng)建設(shè)中，推動(dòng)現(xiàn)代化信息建設(shè)步伐，建立比較完善的文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)提高服務(wù)意識(shí)，在當(dāng)前的公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，應(yīng)向信息時(shí)代基層機(jī)構(gòu)的發(fā)展提出新的檔案資源使用要求，徹底轉(zhuǎn)變被動(dòng)管理理念，在信息技術(shù)的幫助下主動(dòng)開(kāi)展被動(dòng)管理服，應(yīng)該將其切換為服務(wù)。檔案信息推送服務(wù)進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案管理人員的主動(dòng)意識(shí)，使檔案管理人員能夠主動(dòng)理解和分析各個(gè)部分的工作，進(jìn)而優(yōu)化文件資源。同時(shí)，建立了相關(guān)的檔案查詢平臺(tái)，通過(guò)對(duì)檔案資源查詢和借出的嚴(yán)格管理，促進(jìn)了工作的順利開(kāi)展，確保了機(jī)構(gòu)檔案的實(shí)際運(yùn)用效果。此外，為了提高對(duì)主動(dòng)服務(wù)的認(rèn)識(shí)，我們可以為檔案管理員提供適當(dāng)?shù)穆殬I(yè)道德教育，以提高檔案管理員的責(zé)任感和主動(dòng)服務(wù)，并優(yōu)化檔案管理信息建設(shè)的有效性。

目前事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理方法和檔案管理內(nèi)容均存在重大延遲，需要提高事業(yè)單位檔案管理的效率和水平，這在一定程度上影響了新時(shí)代的業(yè)務(wù)發(fā)展，單位改革發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，明確提出了事業(yè)單位檔案管理改革的目標(biāo)，有效滿足了時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)行事業(yè)單位改革發(fā)展的要求，促進(jìn)了事業(yè)單位創(chuàng)新管理?？焖偻瓿蓛?yōu)化并充分整合公共機(jī)構(gòu)檔案管理資源，提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理的效率。事業(yè)單位要想改善檔案管理模式，必須認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，并重視檔案管理發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，通過(guò)建立檔案管理新模式、擴(kuò)大檔案管理范圍和服務(wù)能力、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式，另外還需要不斷加強(qiáng)人才建設(shè)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，滿足事業(yè)單位發(fā)展的基本需求，推動(dòng)事業(yè)單位持久發(fā)展，為社會(huì)提供更有價(jià)值的服務(wù)。