李 娟

（寧夏特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)院，寧夏 銀川 750000）

正所謂，“國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)”。事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要按照一定的規(guī)范與流程來開展各項(xiàng)管理工作。由于檔案管理本身就具有一定的復(fù)雜性與特殊性，很多檔案資料既具有保密性，又具有一定的重要性，嚴(yán)格按照事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制與流程來對(duì)各類檔案實(shí)施規(guī)范化、科學(xué)化與全面化管理，全面提升檔案管理的工作效果與水平。

1 規(guī)范化管理檔案的重要性分析

在我國(guó)的各級(jí)行政管理機(jī)構(gòu)中，事業(yè)單位涉及的管理領(lǐng)域主要是醫(yī)療、溫升、教育、科技、文化等，能夠?yàn)槿嗣袢罕娞峁└喾?wù)的機(jī)構(gòu)或者組織，其在我國(guó)社會(huì)的發(fā)展與建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的重要作用與價(jià)值。而檔案是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案類別比較繁多，主要與事業(yè)單位的人事管理、行政管理、履行職能的具體情況等信息相關(guān)，通過對(duì)這些方面的資料進(jìn)行整理、手機(jī)、挖掘、利用、編撰和保管等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)與規(guī)范化管理。在事業(yè)單位各機(jī)構(gòu)或者部門在履行工作職能時(shí)，檔案管理工作雖然沒有更具針對(duì)性的職能和作用，但是其能夠?yàn)楦黜?xiàng)職能的有效發(fā)揮提供良好的依據(jù)，能夠?yàn)槲磥砩鐣?huì)的有效治理提供更加完善、全面的依據(jù)與流程，能夠幫助各項(xiàng)管理工作有效開展與進(jìn)行，對(duì)于提升事業(yè)單位整體管理效率與水平非常有利[1]。

當(dāng)前，從檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀來分析，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作比較復(fù)雜，其工作量也比較大，很多需要處理的數(shù)據(jù)、信息和資料的數(shù)量也是十分巨大的。事業(yè)單位的檔案涉及的內(nèi)容也比較多和瑣碎，如果沒有個(gè)規(guī)范的檔案管理流程，會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有效開展與進(jìn)行。如果檔案管理缺乏一定的全面、科學(xué)性與規(guī)范性，很容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)位、缺失、遺漏、內(nèi)容補(bǔ)全、索引混亂、描述不清、遺失等等問題，使得檔案管理工作質(zhì)量、效率大大降低，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的作用與價(jià)值沒有更好、更全面地發(fā)揮出來。因此，積極地對(duì)檔案實(shí)施規(guī)范化管理，針對(duì)檔案開展各項(xiàng)嚴(yán)格、有序、規(guī)范的管理活動(dòng)，能夠更好地消除多種檔案管理過程中產(chǎn)生的多種問題，促進(jìn)檔案管理工作更加有條不紊、完善有序的進(jìn)行，為事業(yè)單位的其他管理工作的高效開展提供良好得檔案保障與信息支撐，進(jìn)而保障整個(gè)事業(yè)單位工作的有序開展與高效進(jìn)行。

2 分析事業(yè)單位規(guī)范管理各類檔案時(shí)存在的局限與不足

對(duì)各類檔案的規(guī)范化、全面化管理是所有企業(yè)或者單位應(yīng)該且必須做的，也是推動(dòng)各類單位或者機(jī)構(gòu)科學(xué)發(fā)展、有序開展業(yè)務(wù)的重要內(nèi)容。事業(yè)單位在對(duì)檔案管理時(shí)，存在很多的局限與不足，限制與阻礙了事業(yè)單位檔案管理水平的有效提升。下面針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀、局限與不足展開深入且全面的分析與探討：

1）缺乏健全和完善的檔案管理機(jī)制與流程。對(duì)檔案實(shí)施規(guī)范化管理，如果有沒有一個(gè)較為健全和完善管理機(jī)制和流程，那么從根本上來講，不利于檔案管理工作更加規(guī)范化與高效化的開展與進(jìn)行。事業(yè)單位的檔案工作內(nèi)容比較繁瑣、復(fù)雜，程序比較多，特別是在近幾年，數(shù)據(jù)資料、信息檔案的量逐漸增多，這在有形與無形中給檔案管理工作增加了很大的負(fù)擔(dān)，也容易導(dǎo)致檔案管理工作陷入混亂，各個(gè)檔案管理缺少規(guī)范化的管理流程，很多工作人員對(duì)于檔案的管理不知道如何下手，沒有良好的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)來依照與參考，從而使得一些事業(yè)單位的檔案管理缺乏有效的管理依據(jù)，不利于管理效率的更好提升。而為了更好地避免或者消除這樣的檔案管理問題，制定較為健全和完善的檔案管理機(jī)制與流程是非常有必要的。但是很多事業(yè)單位缺乏較為完善且健全的檔案管理流程、機(jī)制或者指導(dǎo)，這就容易導(dǎo)致檔案管理不全面、不規(guī)范問題的發(fā)生[2]。

2）檔案信息化管理水平不高。在信息化、現(xiàn)代化的時(shí)代與社會(huì)中，各類檔案的管理工作已經(jīng)不能夠完全依靠人工或者紙質(zhì)資料的檔案管理模式了，而是要轉(zhuǎn)變思路、與時(shí)俱進(jìn)，積極地運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來輔助和強(qiáng)化管理，這樣才能夠更好地提升檔案管理效率與水平。盡管很多事業(yè)單位已經(jīng)開始展開了檔案管理的信息化建設(shè)，但是應(yīng)用的程度與水平不高，沒有將信息化管理效率與效果有效發(fā)揮出來，很多單位只是單純的應(yīng)用計(jì)算機(jī)來實(shí)施電子化管理，對(duì)于其工作效率與工作先進(jìn)性的挖掘與利用還有很大的欠缺和距離，這使得檔案信息的有效管理、利用、挖掘與共享功能沒有更好地展示出來，失去了檔案本身的作用與價(jià)值，阻礙了檔案管理整體水平的提升。

3）缺乏高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)能力的檔案管理人才。正所謂“行行出狀元”，表示的是在每個(gè)行業(yè)或者崗位上都有出色的人才，都能夠展示自己的價(jià)值。檔案管理工作雖然看著不起眼，但是其重要性不可估量。為了能夠?qū)n案實(shí)施高效化、規(guī)范化管理，應(yīng)用高素質(zhì)、高技能人才是非常迫切的。而在當(dāng)前，很多事業(yè)單位的檔案管理人員多是由工作能力較低的人員來擔(dān)任，片面的認(rèn)為檔案管理工作沒有其他業(yè)務(wù)工作重要，在人員的聘用方面也有所放松，有所忽略，對(duì)于檔案管理人員的工作能力與素養(yǎng)也沒有過高要求，這很容易導(dǎo)致檔案管理工作陷入混亂，檔案管理效率低下，影響檔案管理的規(guī)范化開展。

3 規(guī)范管理檔案的具體方略探究

1）重視管理制度或者流程的健全與完善。實(shí)施規(guī)范化管理檔案，事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理各項(xiàng)制度與流程的建立、持續(xù)完善與健全是不可缺少的。事業(yè)單位要根據(jù)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況與具體問題，有針對(duì)性的建立科學(xué)化、全面化與規(guī)范化的管理體制，如檔案管理的安全保密、借閱、管理等機(jī)制等等，對(duì)于檔案管理的期限、內(nèi)容、類別等等進(jìn)行明確，讓所有檔案管理的流程或者程序更加規(guī)范，從而檔案管理人員才能夠更加規(guī)范、科學(xué)的對(duì)所有檔案信息資料實(shí)施規(guī)范化管理，使得各項(xiàng)檔案管理工作才能夠有制度可以依照，為規(guī)范化管理所有檔案提供良好的制度基礎(chǔ)與保障。

2）強(qiáng)化信息化建設(shè)，提升信息化管理水平。目前，在當(dāng)前這個(gè)信息化時(shí)代下，很多管理工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化與共享性。事業(yè)單位在管理檔案時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的。根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)與要求，對(duì)數(shù)字檔案資源和數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化管理，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的安全性要求。與此同時(shí)，在強(qiáng)化信息化建設(shè)的同時(shí)，事業(yè)單位也要重視檔管理系統(tǒng)或者軟件的開發(fā)與利用，讓檔案管理人員參與檔案管理軟件的研發(fā)與制作工作，提出一些根據(jù)建設(shè)性的寶貴意見，這樣能夠增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效性與科學(xué)性[3]。

3）強(qiáng)化對(duì)檔案人員的培訓(xùn)與教育，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力與水平。檔案管理人才是推動(dòng)檔案規(guī)范化管理的重要助推力。事業(yè)單位在規(guī)范管理檔案時(shí)，重視對(duì)檔案人員的培訓(xùn)與教育是必不可少的工作。通過對(duì)檔案管理人員展開一系列的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、職業(yè)道德與素養(yǎng)培訓(xùn)等工作，能夠大大的提升檔案管理人員的實(shí)際工作能力，促進(jìn)檔案管理工作更加可靠與有序。

4 結(jié)束語

綜上所述，面對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位在規(guī)范化管理檔案方面存在的一些局限、問題或者不足，在對(duì)檔案實(shí)施規(guī)范化管理時(shí)，重視檔案管理機(jī)制與流程的健全與完善、重視信息化技術(shù)的高效應(yīng)用、強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與管理等等，全面推動(dòng)檔案管理工作更加規(guī)范化與有序化。