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        事業(yè)單位人事檔案管理制度優(yōu)化研究

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化

        黃 婕

        (梧州市醫(yī)療保障事業(yè)管理中心,廣西 梧州 543002)

        事業(yè)單位人事檔案記錄著事業(yè)單位內(nèi)部從業(yè)人員的個人信息,其作為事業(yè)單位人員綜合考核與評價、崗位配置和調(diào)度的主要依據(jù),通過優(yōu)化檔案管理制度,能夠提高檔案調(diào)取、查詢的便捷性,為事業(yè)單位內(nèi)部崗位機(jī)制建設(shè)提供便利,因此,應(yīng)深入分析檔案管理制度構(gòu)建,以尋求有效的優(yōu)化措施,促進(jìn)檔案管理水平的發(fā)展。

        1 檔案收集制度的優(yōu)化

        1)收集內(nèi)容定位制度的優(yōu)化??紤]到人事檔案是晉升、調(diào)度事業(yè)單位職工的重要依據(jù)之一,需加強檔案內(nèi)容的人資管理指導(dǎo)性,并基于此,對配套的檔案收集制度進(jìn)行優(yōu)化,使檔案內(nèi)容能夠更好地體現(xiàn)出,從業(yè)者的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力,增強檔案的參考依據(jù)效用,提升檔案管理工作水平。在此過程中,可以根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì),確立相應(yīng)的檔案信息收集方向,然后再將該檔案收集方向?qū)懭霗n案收集制度中,以更好地落實檔案收集策略,達(dá)到優(yōu)化檔案管理制度的效果。以醫(yī)保部門的檔案收集制度優(yōu)化為例,在專業(yè)技術(shù)人員尤其是醫(yī)護(hù)人員的人事檔案收集中,為了提高檔案的人資管理依據(jù)效用和醫(yī)療審核水平,需強化檔案內(nèi)容反映個人經(jīng)驗、受教育水平、實踐技術(shù)水平等醫(yī)療業(yè)務(wù)專長方面的能力,并將人事檔案收集信息項目,設(shè)置為職稱、近期考核成績、受表彰情況等,然后,再將各個項目所包含的內(nèi)容范圍,進(jìn)行明確的劃分,同時,確立各項信息的收集渠道,最后將其寫入檔案信息收集制度中,以完善檔案管理制度,落實制度的優(yōu)化。

        2)收集操作配套技術(shù)的優(yōu)化?,F(xiàn)階段,為了獲得更好的人事檔案管理效果,各類高新的信息技術(shù)開始不斷地被引入到事業(yè)單位的檔案管理工作中,提高了檔案收集、整理、傳遞等管理程序操作的便捷性。其中,在檔案收集這一管理環(huán)節(jié)中,由于信息技術(shù)的引進(jìn)、更新速度較快,使得配套制度沒能隨著技術(shù)的引進(jìn)與變化,得到完善和優(yōu)化,導(dǎo)致配套制度的工作指導(dǎo)能力弱化,不利于人事檔案管理工作的良性運行。為此,應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的檔案收集技術(shù)應(yīng)用狀態(tài),根據(jù)收集技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)落實程序,制定配套檔案收集管理制度,以規(guī)范化工作者的檔案收集操作,實現(xiàn)制度的優(yōu)化建設(shè)。以常用的檔案數(shù)字化采集技術(shù)為例,可以先清晰梳理該技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)實施程序,然后為每個操作程序,確立相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)、要求,最后基于此,形成該項技術(shù)配套的操作管理制度,以完善檔案采集制度體系,達(dá)到制度優(yōu)化的效果。

        2 檔案整理制度的優(yōu)化

        1)整理操作制度的優(yōu)化。在檔案管理中,檔案整理作為其中的一項重要工作環(huán)節(jié),其直接關(guān)系著檔案結(jié)構(gòu)的合理性。在此過程中,借助科學(xué)、有條理的檔案整理操作,能夠提高事業(yè)單位調(diào)取、查詢檔案的便捷性,使檔案可以更好地發(fā)揮其參考依據(jù)作用。為此,針對檔案整理環(huán)節(jié),應(yīng)制定一套完善的檔案整理方案,然后再將該方案以標(biāo)準(zhǔn)化程序條例的形式,寫入檔案整理制度中,以規(guī)范化工作者的整理操作,實現(xiàn)檔案管理制度的優(yōu)化。在此過程中,需根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì),及其對人事檔案的使用需求,合理整合系統(tǒng)排列編目、局部調(diào)整、全過程整理等檔案整理方式,制定出一套符合事業(yè)單位檔案管理要求的整理方案,再為方案中的各個操作環(huán)節(jié),設(shè)置相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn),同時,將各項操作明確地劃分給各個檔案整理職能崗位,最后將上述內(nèi)容,轉(zhuǎn)化為制度條款,寫入整理制度中,實現(xiàn)檔案整理管理制度的優(yōu)化。

        2)整理工作培訓(xùn)制度的優(yōu)化。在制度優(yōu)化建設(shè)中,由于檔案整理工作比較繁瑣,導(dǎo)致配套的制度內(nèi)容較多,因此,為了達(dá)到更好的檔案優(yōu)化效果,應(yīng)結(jié)合培訓(xùn)工作,來幫助職工熟悉檔案整理制度,以保證優(yōu)化后的制度能夠順利落實。在此過程中,為了保證培訓(xùn)工作的有序落實,防止培訓(xùn)內(nèi)容、計劃混亂,事業(yè)單位還需給配套的檔案整理培訓(xùn)工作設(shè)置落實制度,以強化培訓(xùn)工作效果。在培訓(xùn)制度建設(shè)中,從培訓(xùn)考核、培訓(xùn)簽到等重點方面入手,設(shè)置配套的標(biāo)準(zhǔn),并結(jié)合獎懲措施,建立一套完善的培訓(xùn)制度,督促工作者及時、有效地完成學(xué)習(xí)任務(wù),提高檔案整理制度的優(yōu)化效果。

        3 檔案安全制度的優(yōu)化

        1)傳遞操作制度優(yōu)化。在事業(yè)單位中,人事檔案中包含著大量的個人信息,具備一定的隱私性質(zhì),因此,在該項檔案管理環(huán)節(jié)中,檔案管理部門需要面對的工作重點為信息安全防護(hù)。在工作過程中,不當(dāng)、失誤、錯誤的操作,很容易造成檔案的遺失、泄露,嚴(yán)重影響檔案管理效果。為此,在制度優(yōu)化建設(shè)中,應(yīng)針對經(jīng)常出現(xiàn)的問題操作,制定配套的管理制度,以指導(dǎo)、糾正檔案傳遞操作,保證檔案信息安全,提升制度建設(shè)水平。在此過程中,應(yīng)注意,鑒于當(dāng)前的檔案傳遞工作,大多都轉(zhuǎn)移到了線上平臺,所以,在制度優(yōu)化中,需注重線上傳遞操作規(guī)范的設(shè)定,以免由于個人失誤操作,導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)安全漏洞,引發(fā)檔案信息泄漏事故[1]。

        2)配套系統(tǒng)管理制度優(yōu)化。就目前來看,信息泄露已經(jīng)成為當(dāng)前各領(lǐng)域需要面對的重要問題,其中,信息泄露威脅主要包括兩種,即外部威脅、內(nèi)部威脅,而當(dāng)前的信息安全防護(hù)系統(tǒng)基本只能對外界威脅進(jìn)行有效防護(hù),難以有效消除由于內(nèi)部檔案傳遞等操作,所形成的信息泄露內(nèi)部威脅,因此,在檔案傳遞制度的優(yōu)化中,應(yīng)注重加強配套系統(tǒng)管理制度的建設(shè),以規(guī)范化系統(tǒng)管理員的操作,降低其失誤、錯誤操作的概率,增強人事檔案傳遞過程中的安全性。在此過程中,由于檔案管理工作的專業(yè)性較強,所以在制度建設(shè)中,應(yīng)要求專業(yè)的技術(shù)人員參與,并做好相應(yīng)的制度審核工作,同時還要根據(jù)系統(tǒng)安全防護(hù)體系的變化,對該制度加以及時協(xié)調(diào),以保證系統(tǒng)管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性、正確性,強化檔案管理制度優(yōu)化建設(shè)效果[2]。

        4 檔案管理監(jiān)督制度的優(yōu)化

        1)完善獎懲制度。在檔案管理制度中,監(jiān)督制度的主要作用是保證上述采集、整理、傳遞配套管理制度的準(zhǔn)確、到位落實,提高檔案管理的整體規(guī)范化水平。在此過程中,獎懲措施作為常用的規(guī)范工作措施,事業(yè)單位可以將其寫入監(jiān)督制度中,建立一個獎懲制度體系,以調(diào)動工作者的工作自覺性,降低失職、違規(guī)操作出現(xiàn)的概率,增強檔案管理工作質(zhì)量。在獎懲制度建設(shè)中,需針對檔案管理的重點、要點、難點工作環(huán)節(jié),設(shè)置合理的獎懲規(guī)定,同時,還可以適當(dāng)將獎勵制度細(xì)化到日常的檔案管理工作中,以提高獎勵措施在日常工作中的參與度,充分發(fā)揮其激勵作用,促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量水平的優(yōu)化發(fā)展。

        2)健全檢查制度。在檔案管理制度中,檢查制度是監(jiān)督制度中的一個重要組成部分,通過落實該制度,能夠幫助事業(yè)單位全面了解當(dāng)前檔案管理工作運行狀態(tài),以及時加以優(yōu)化和改善,保證檔案管理工作的效用?;诖耍跈z查制度的優(yōu)化建設(shè)中,需設(shè)置定期檢查、抽查、日常檢查等多種檢查方式,并為各個檢查方式,設(shè)置相應(yīng)的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查操作規(guī)定、檢查結(jié)果評估規(guī)定,然后還可以將檢查評估結(jié)果計入到個人績效中,以強化檢查制度的監(jiān)督作用,優(yōu)化制度建設(shè)效果。

        5 結(jié)論

        綜上所述,增強人事檔案制度優(yōu)化效果,有助于事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)制運行水平的提升。在檔案管理中,借助制度優(yōu)化措施可以優(yōu)化檔案內(nèi)容質(zhì)量、規(guī)范化檔案整理操作、保證檔案傳遞的安全性、增強檔案管理力度,從而更加充分地發(fā)揮檔案的效用,提高事業(yè)單位人資管理的準(zhǔn)確性。

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