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        檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變研究

        2020-02-26 02:40:56李瀟瀟
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:檔案管理內(nèi)容信息

        李瀟瀟

        (山東省菏澤市定陶區(qū)衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局,山東 菏澤 274100)

        我國目前已經(jīng)全面進入到信息化、智能化時代,計算機信息技術(shù)正在普及,對人們的日常生活、生產(chǎn)作業(yè)方式等都產(chǎn)生了一定的影響。信息技術(shù)已經(jīng)逐漸融入到各行業(yè)中,對各行業(yè)的改革、創(chuàng)新以及轉(zhuǎn)型發(fā)展而言,具有非常重要的推動影響和作用,在檔案管理工作中也是如此。檔案管理工作目前已經(jīng)逐漸朝著電子化的趨勢發(fā)展,這種轉(zhuǎn)變有利于提高辦公速度,同時還可以保證檔案記錄管理工作的科學(xué)性、合理性,信息在搜集、整合以及儲存等各方面都具有非常明顯的優(yōu)勢特點。不僅有利于實現(xiàn)信息快速的傳遞和應(yīng)用,而且還可以最大限度保證信息的完整性、準確性。

        1 檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

        與傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式進行對比分析之后,發(fā)現(xiàn)電子媒介管理工作在具體展開中,更加能夠滿足時代發(fā)展要求,以更加先進的方式,實現(xiàn)檔案信息資料科學(xué)合理的管理。不僅有利于保證整個管理效率、質(zhì)量的提升,而且還可以盡可能降低錯誤率。

        1)檔案資料收集完整。眾所周知,在過去以傳統(tǒng)方式對檔案信息資料進行收集時,需要對現(xiàn)階段已經(jīng)形成的檔案展開歸檔處理。以紙質(zhì)文字的方式對相關(guān)文件資料或者是議案等進行記錄,這種方式雖然可以實現(xiàn)對檔案資料的保管,但是無論是在查詢或者是后期儲存管理中相對比較困難。紙質(zhì)檔案在經(jīng)過長時間的保管后,紙質(zhì)普遍都會出現(xiàn)泛黃狀態(tài),甚至字跡也會逐漸變得模糊。對各種不同類型的議案進行記錄時,通常情況下只是單純的對結(jié)果進行記錄,并沒有對整個過程進行準確的記錄。所以在這種檔案收集管理中,很有可能會導(dǎo)致部分新穎的方法、有價值的意見、建議被漏掉。電子檔案在實踐中的合理應(yīng)用,就可以直接避免這些問題的發(fā)生,有利于對紙質(zhì)檔案管理中的不足之處進行妥善處理,實現(xiàn)對整個議案過程的全方位有效記錄。同時可以將所有的記錄內(nèi)容全部都上傳到計算機內(nèi),實現(xiàn)系統(tǒng)化的收集和保存。由此可以看出,電子檔案管理在實際應(yīng)用中不僅能夠體現(xiàn)出系統(tǒng)性和全面性的操作特征,而且整個操作流程相對比較簡便,并不會出現(xiàn)比較大的漏洞問題。

        2)檔案保存更加簡便。新時期背景下,我國已經(jīng)全面進入到信息化時代,各行業(yè)在發(fā)展中對信息化技術(shù)的整體應(yīng)用范圍相對比較廣。在檔案管理工作的具體展開中,將信息化技術(shù)合理引進,有利于實現(xiàn)電子化檔案管理工作的有序開展。通過電子化檔案管理工作,有利于直接通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)對各種不同類型檔案信息的收集和保存[1]。整個操作過程相對比較簡單,有利于打破傳統(tǒng)檔案收集和保存時,耗費大量人力、財力、物力等問題。與此同時,過去紙質(zhì)檔案在保存時,很容易出現(xiàn)紙張泛黃等情況,而且還容易被蟲鼠啃咬,但是以計算機系統(tǒng)為主的電子化檔案在保存時,不僅不會受到這些因素的威脅影響,而且還能夠體現(xiàn)出計算保管的先進性。工作人員在對檔案管理在對檔案信息進行保管時,只需要將檔案放入到計算機當中特定的系統(tǒng)內(nèi)就可以實現(xiàn)有針對性的保管。在后期想要查閱時,可以直接在該系統(tǒng)中輸入檢索詞或者是關(guān)鍵詞,就可以立即找到自己需要的檔案內(nèi)容。過去檔案保管工作在具體展開中需要由多人協(xié)同完成,但是在計算機系統(tǒng)的應(yīng)用背景下,通常一個人就可以順利完成整個工作內(nèi)容。除此之外,電子檔案管理工作中最具有優(yōu)勢特點之一就是電子版的檔案,本身并不容易被隨意修改,所以這種檔案管理形式相對比較可靠,具有非常高的真實性和有效性。

        電子檔案無論是在收集或者是在后期的保存方面都非常便利,人們?nèi)绻胍獙ζ渲猩婕暗男畔?nèi)容進行獲取,可以直接利用計算機系統(tǒng)將檔案信息調(diào)取出來。這樣不僅能夠為人們?nèi)粘9芾?、保存等提供方便快捷的方式,而且還能夠提高人們對檔案的使用效率。保證電腦是最新的軟件配置,同時還要保證內(nèi)部內(nèi)存可以達到標準要求[2]。由于網(wǎng)絡(luò)本身具有一定的開放性特征,所以如果電腦自身不穩(wěn)定性等諸多因素的影響比較嚴重,那么很有可能會導(dǎo)致信息出現(xiàn)丟失等情況,所以在電子檔案管理工作的具體展開中,檔案的備份具有一定必要性,需要引起重視,

        3)計算機系統(tǒng)安全防范措施的有效落實。計算機系統(tǒng)在運行中,如果出現(xiàn)問題很有可能會威脅到檔案的收集和保管,甚至還有可能會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失等一系列問題。基于此,要提前做好一系列的安全防范管理工作,在實踐中要對現(xiàn)有的檔案管理制度進行不斷完善和優(yōu)化,同時還要保證整個操作過程的規(guī)范化和合理化。嚴格落實有效的監(jiān)督管理制度,對工作人員的日常工作行為展開有針對性的約束和管理。在實踐中還要對防火墻等軟件、硬件進行合理應(yīng)用,實現(xiàn)對黑客等各類攻擊的有效預(yù)防。如果檔案內(nèi)容相對比較重要,需要對這些內(nèi)容進行加密處理。檔案資料無法對外公開,所以只能夠使用局部網(wǎng)絡(luò)[3]。在訪問控制技術(shù)的引進和應(yīng)用方面,可以最大限度保證檔案不會受到非法訪問等一系列影響。在計算機服務(wù)器的具體應(yīng)用中,要進行及時的殺毒處理,這樣做的根本目的是避免檔案出現(xiàn)意外損失等情況。除此之外,在檔案網(wǎng)絡(luò)信息方面可以對安全審計制度進行有效落實,這樣做可以從根本上保證檔案信息的跟蹤管理工作能夠落到實處。計算機信息系統(tǒng)在運行時,發(fā)現(xiàn)檔案受到攻擊時,可以直接采取報警措施或者是直接對服務(wù)器進行關(guān)閉等,這樣能夠最大限度保證檔案保存的完整性和有效性,

        2 檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

        1)管理理念的轉(zhuǎn)變。與檔案管理內(nèi)容進行結(jié)合分析時,發(fā)現(xiàn)檔案當中會涉及的內(nèi)容普遍比較多,包括政治、經(jīng)濟等。由于檔案信息資源異常豐富,所以不能夠?qū)ν庑孤?。在實踐中,要從根本上保證檔案管理工作的保密性和可靠性,盡可能避免檔案信息出現(xiàn)泄露等問題。同時還要保證日常查詢或者是利用的整體便利性得到有效提升,以此來保證檔案管理工作科學(xué)合理的落實。由此可以看出,電子化檔案管理工作的具體展開中,可以直接以信息化手段和管理技術(shù)為各領(lǐng)域提供有效服務(wù),保證檔案管理工作的全面有序開展,

        2)管理制度的轉(zhuǎn)變。由于受到電子檔案管理的影響,各種不同類型的信息在儲存時,其自身的方式已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化,所以新型檔案管理制度的建設(shè)和應(yīng)用具有一定必要性。通常對于紙質(zhì)檔案的安全性提出的要求是不可以復(fù)制和拍照、偷盜等,以人為監(jiān)督和管理的方式,可以最大限度保證檔案的安全性。但是對于電子檔案而言,對其提出的安全性要求普遍比較高,要與檔案自身的私密程度進行結(jié)合,不能夠?qū)n案資料進行隨意拷貝。一旦出現(xiàn)檔案材料泄露,人員要按照規(guī)定對其進行嚴格的處罰,這樣才能夠?qū)ぷ魅藛T的行為起到良好的約束作用。

        3 結(jié)語

        檔案管理工作內(nèi)容以及管理模式在新時期背景下已經(jīng)發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。從紙質(zhì)版的模式轉(zhuǎn)變成為電子版,不僅有利于提高檔案管理效率、質(zhì)量,而且還可以實現(xiàn)對各類風險的有效預(yù)防。在保證檔案信息收集、保存等各環(huán)節(jié)工作有序開展的同時,有利于保證檔案管理水平的提升。

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