付 卓

（成都市城市建設(shè)檔案館，四川 成都 610041）

在當(dāng)今的信息化時(shí)代，各企事業(yè)單位，學(xué)校都極為重視檔案管理的工作。它可以非常有效地記錄所有信息，且錯(cuò)誤率極低。傳統(tǒng)紙質(zhì)方式很容易造成遺失，但是聲像檔案可以完美解決且真實(shí)記錄一切事情發(fā)生的過程。所以我們要在思想上意識到聲像管理的重要性。

1 聲像檔案管理中存在的主要問題

1）目前我國的檔案管理還處在發(fā)展中，基礎(chǔ)設(shè)施上的建設(shè)還相對落后。大部分的企事業(yè)單位，學(xué)校還是在沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的記錄以及管理模式，這種模式相對落后，且不好管理。目前聲像管理在各個(gè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展還是比較慢的，且各單位中的聲像檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)，以及人力并不充足，部分領(lǐng)導(dǎo)干部的思想上升不到一定高度，總是覺得先進(jìn)的管理以及記錄方式并不可取。由于這種思想的存在，但是聲像檔案管理發(fā)展的非常緩慢。沒有相應(yīng)的硬件設(shè)備，也沒有專門的空間存儲聲像檔案。就目前，聲像檔案的存儲方式多種多樣，之中不乏高性價(jià)比的存儲方式。當(dāng)今存儲的重要方式包括：底片，視頻，錄音機(jī)，錄像機(jī)，磁帶，光盤。但是這些港科技手段都需要有良好的硬件設(shè)備以及存儲條件作為基礎(chǔ)保障。例如：各級領(lǐng)導(dǎo)視察，各界名人單位視察的資料，各個(gè)活動，重要外交活動，重要的會議記錄。這些都是極其重要的資料，傳統(tǒng)的紙筆記錄方式并不能真實(shí)反映當(dāng)時(shí)的情況，所以可以突出聲像記錄的重要性。它可以保證這些資料的完整性和真實(shí)性。所以我們要做出聲像管理的統(tǒng)一規(guī)劃，明確時(shí)間和要求。有效的基礎(chǔ)設(shè)施就是保障聲像檔案的重要手段。

2）聲像檔案目前缺乏專業(yè)性的管理模式，在管理過程中我們要求它的專業(yè)性和規(guī)范性，但是目前大多數(shù)的單位缺乏這樣專業(yè)的隊(duì)伍和設(shè)施的建設(shè)。由于各單位從事此工作的人沒有受到過專業(yè)的訓(xùn)練，缺乏專業(yè)性的知識，技能水平有限。導(dǎo)致聲像檔案存儲質(zhì)量，記錄質(zhì)量有很大的不足。那么何為聲像檔案的規(guī)范性和專業(yè)性管理呢。例如：在管理過程中對視頻，照片等的管理中，我們要求對原始文件進(jìn)行統(tǒng)一整理，每一個(gè)文件都有編號，同一事件要統(tǒng)一存儲，不能把每個(gè)事件混淆在一起。每一年，每一次事件都要獨(dú)自存儲。特別是照片和視頻的整理過程中，不能僅僅儲存在計(jì)算機(jī)中，要把照片清洗出來，視頻統(tǒng)一錄制成光盤。照片不能放在普通的相冊中，而是要裝入相應(yīng)編號的相冊，要標(biāo)明存放的地點(diǎn)，何時(shí)何地放入相冊，且每張照片要記錄是何年何地何時(shí)，有誰拍攝，拍攝時(shí)間都是標(biāo)記清楚。照片袋上要貼上檔案標(biāo)簽方便其他人查找。這些工作一旦沒有專業(yè)化的人員管理，沒有專業(yè)化的操作，聲像檔案保存就容易存在巨大的漏洞。

2 檔案保存方法

聲像檔案不健全，其管理制度要求有全方面的保障。在每一個(gè)重大的活動中都要求有安排專門人員進(jìn)行錄像，后期形成有參考價(jià)值的檔案。檔案要嚴(yán)格統(tǒng)一管理。但是在各個(gè)單位的實(shí)踐過程中，各個(gè)環(huán)節(jié)銜接的十分不健全，導(dǎo)致檔案材料流失嚴(yán)重，當(dāng)需要用到材料時(shí)發(fā)生無材料可用，或者不健全導(dǎo)致無法開展工作。對于錄制的光盤要按照統(tǒng)一的規(guī)格保管。特別是機(jī)關(guān)單位各個(gè)重大會議的影像資料，要明確檔案的類型。各個(gè)會議的錄音要求清晰，要使用WORD或者WPS進(jìn)行編輯，要對所有資料進(jìn)行說明包括時(shí)間和內(nèi)容。數(shù)字檔案要統(tǒng)一保管在檔案庫，并且每一份聲像資料要做好備份，要提高抗災(zāi)能力。在后期任何組織和個(gè)人不允許通過各個(gè)理由私自復(fù)制，涂改。所有的原始版本資料不得外借。如果在保管過程中出現(xiàn)資料外泄等十分重大的失職情況發(fā)生，要按照法律規(guī)定和單位的規(guī)章制度追究其責(zé)任。聲像檔案如果要銷毀需要按照相應(yīng)的文件去執(zhí)行文書檔案和科技檔案兩類進(jìn)行銷毀，不同的檔案要按照不同的方法銷毀。聲像檔案要實(shí)施有效的監(jiān)督管理，管理工作就是為了更好地確認(rèn)時(shí)間和移交手續(xù)。在這個(gè)過程中，要安排專門的專業(yè)人員執(zhí)行。要明確設(shè)備和專業(yè)的人員錄制并且管理檔案的人員要按照按律法規(guī)去操作管理。要找專門的機(jī)構(gòu)去執(zhí)行這一標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)管流程。

3 有效對策

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的管理，各個(gè)機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是保證其成果性的重要方面，提高全體員工的檔案保管意識，保證各個(gè)部門的全力支持，大力宣傳其重要的意義。

2）要建立起完善的規(guī)章制度，要根據(jù)法律制定政策，建立規(guī)章制度，強(qiáng)化管理，明確各個(gè)部門的責(zé)任，做到有法可依，有據(jù)可循，違法必究。對聲像的日常管理，節(jié)約，利用做出明確的規(guī)定。對于要長期保管的文件要建立檔案館，把永久，長期保存的文檔移交檔案館，確保檔案的齊全完整。

3）廣泛征集，防止流失。必須要采取一切可以利用的手段。提供物質(zhì)上的保證。要對收集上來的重要文檔統(tǒng)一管理。要運(yùn)用相關(guān)文件，上門尋求形式，廣泛征集，防止重要文件流失。

4）創(chuàng)造條件妥善保管。要派遣有責(zé)任心懂得專業(yè)技術(shù)的通知擔(dān)當(dāng)此工作。并且在硬件設(shè)備和資金上要給予重要保證。對于重要資料要嚴(yán)格控制其保存調(diào)整存放條件，嚴(yán)格控制其存放的濕度，溫度等。保證其存儲的穩(wěn)當(dāng)?shù)膲勖?/p>

5）聲像檔案如果要移交其他部門，過程一定要填寫相關(guān)檔案，寫好移交的清單，并且移交過程要讓研究合格方簽字，雙方各留一份清單，不符合相應(yīng)規(guī)定的要退回原單位限期整改。

4 專業(yè)人員培養(yǎng)

加強(qiáng)培養(yǎng)合格的檔案管理員，既要懂得檔案學(xué)又要懂得現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的相應(yīng)知識。目前我國相應(yīng)的專業(yè)人員正在壯大，素質(zhì)和專業(yè)知識也不斷地在提高，也要讓相應(yīng)工作人員意識到工作的重要性，努力提高自己，讓自己成為知識和技能的通才。

5 結(jié)束語

檔案管理是目前各企事業(yè)單位的重中之重。我們一定要加強(qiáng)認(rèn)識，保證重要文件能夠長期保存。如果在眾多問題沒有解決的前提之下強(qiáng)行進(jìn)行檔案管理，勢必要造成資源和資金上的浪費(fèi)。因此，我認(rèn)為在目前的條件下各機(jī)關(guān)單位和學(xué)校，要在建立起完善的規(guī)章制度和硬件條件后再進(jìn)行高科技的檔案管理。檔案管理是實(shí)現(xiàn)四個(gè)現(xiàn)代化的重要途徑之一，可以為后代留下很多珍貴資料。我們一定要認(rèn)識到重要性。