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        聲像檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:聲像資料檔案管理

        付 卓

        (成都市城市建設(shè)檔案館,四川 成都 610041)

        在當(dāng)今的信息化時(shí)代,各企事業(yè)單位,學(xué)校都極為重視檔案管理的工作。它可以非常有效地記錄所有信息,且錯(cuò)誤率極低。傳統(tǒng)紙質(zhì)方式很容易造成遺失,但是聲像檔案可以完美解決且真實(shí)記錄一切事情發(fā)生的過(guò)程。所以我們要在思想上意識(shí)到聲像管理的重要性。

        1 聲像檔案管理中存在的主要問(wèn)題

        1)目前我國(guó)的檔案管理還處在發(fā)展中,基礎(chǔ)設(shè)施上的建設(shè)還相對(duì)落后。大部分的企事業(yè)單位,學(xué)校還是在沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的記錄以及管理模式,這種模式相對(duì)落后,且不好管理。目前聲像管理在各個(gè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展還是比較慢的,且各單位中的聲像檔案管理投入的經(jīng)費(fèi),以及人力并不充足,部分領(lǐng)導(dǎo)干部的思想上升不到一定高度,總是覺(jué)得先進(jìn)的管理以及記錄方式并不可取。由于這種思想的存在,但是聲像檔案管理發(fā)展的非常緩慢。沒(méi)有相應(yīng)的硬件設(shè)備,也沒(méi)有專門(mén)的空間存儲(chǔ)聲像檔案。就目前,聲像檔案的存儲(chǔ)方式多種多樣,之中不乏高性價(jià)比的存儲(chǔ)方式。當(dāng)今存儲(chǔ)的重要方式包括:底片,視頻,錄音機(jī),錄像機(jī),磁帶,光盤(pán)。但是這些港科技手段都需要有良好的硬件設(shè)備以及存儲(chǔ)條件作為基礎(chǔ)保障。例如:各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察,各界名人單位視察的資料,各個(gè)活動(dòng),重要外交活動(dòng),重要的會(huì)議記錄。這些都是極其重要的資料,傳統(tǒng)的紙筆記錄方式并不能真實(shí)反映當(dāng)時(shí)的情況,所以可以突出聲像記錄的重要性。它可以保證這些資料的完整性和真實(shí)性。所以我們要做出聲像管理的統(tǒng)一規(guī)劃,明確時(shí)間和要求。有效的基礎(chǔ)設(shè)施就是保障聲像檔案的重要手段。

        2)聲像檔案目前缺乏專業(yè)性的管理模式,在管理過(guò)程中我們要求它的專業(yè)性和規(guī)范性,但是目前大多數(shù)的單位缺乏這樣專業(yè)的隊(duì)伍和設(shè)施的建設(shè)。由于各單位從事此工作的人沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練,缺乏專業(yè)性的知識(shí),技能水平有限。導(dǎo)致聲像檔案存儲(chǔ)質(zhì)量,記錄質(zhì)量有很大的不足。那么何為聲像檔案的規(guī)范性和專業(yè)性管理呢。例如:在管理過(guò)程中對(duì)視頻,照片等的管理中,我們要求對(duì)原始文件進(jìn)行統(tǒng)一整理,每一個(gè)文件都有編號(hào),同一事件要統(tǒng)一存儲(chǔ),不能把每個(gè)事件混淆在一起。每一年,每一次事件都要獨(dú)自存儲(chǔ)。特別是照片和視頻的整理過(guò)程中,不能僅僅儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中,要把照片清洗出來(lái),視頻統(tǒng)一錄制成光盤(pán)。照片不能放在普通的相冊(cè)中,而是要裝入相應(yīng)編號(hào)的相冊(cè),要標(biāo)明存放的地點(diǎn),何時(shí)何地放入相冊(cè),且每張照片要記錄是何年何地何時(shí),有誰(shuí)拍攝,拍攝時(shí)間都是標(biāo)記清楚。照片袋上要貼上檔案標(biāo)簽方便其他人查找。這些工作一旦沒(méi)有專業(yè)化的人員管理,沒(méi)有專業(yè)化的操作,聲像檔案保存就容易存在巨大的漏洞。

        2 檔案保存方法

        聲像檔案不健全,其管理制度要求有全方面的保障。在每一個(gè)重大的活動(dòng)中都要求有安排專門(mén)人員進(jìn)行錄像,后期形成有參考價(jià)值的檔案。檔案要嚴(yán)格統(tǒng)一管理。但是在各個(gè)單位的實(shí)踐過(guò)程中,各個(gè)環(huán)節(jié)銜接的十分不健全,導(dǎo)致檔案材料流失嚴(yán)重,當(dāng)需要用到材料時(shí)發(fā)生無(wú)材料可用,或者不健全導(dǎo)致無(wú)法開(kāi)展工作。對(duì)于錄制的光盤(pán)要按照統(tǒng)一的規(guī)格保管。特別是機(jī)關(guān)單位各個(gè)重大會(huì)議的影像資料,要明確檔案的類型。各個(gè)會(huì)議的錄音要求清晰,要使用WORD或者WPS進(jìn)行編輯,要對(duì)所有資料進(jìn)行說(shuō)明包括時(shí)間和內(nèi)容。數(shù)字檔案要統(tǒng)一保管在檔案庫(kù),并且每一份聲像資料要做好備份,要提高抗災(zāi)能力。在后期任何組織和個(gè)人不允許通過(guò)各個(gè)理由私自復(fù)制,涂改。所有的原始版本資料不得外借。如果在保管過(guò)程中出現(xiàn)資料外泄等十分重大的失職情況發(fā)生,要按照法律規(guī)定和單位的規(guī)章制度追究其責(zé)任。聲像檔案如果要銷毀需要按照相應(yīng)的文件去執(zhí)行文書(shū)檔案和科技檔案兩類進(jìn)行銷毀,不同的檔案要按照不同的方法銷毀。聲像檔案要實(shí)施有效的監(jiān)督管理,管理工作就是為了更好地確認(rèn)時(shí)間和移交手續(xù)。在這個(gè)過(guò)程中,要安排專門(mén)的專業(yè)人員執(zhí)行。要明確設(shè)備和專業(yè)的人員錄制并且管理檔案的人員要按照按律法規(guī)去操作管理。要找專門(mén)的機(jī)構(gòu)去執(zhí)行這一標(biāo)準(zhǔn),監(jiān)管流程。

        3 有效對(duì)策

        1)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的管理,各個(gè)機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是保證其成果性的重要方面,提高全體員工的檔案保管意識(shí),保證各個(gè)部門(mén)的全力支持,大力宣傳其重要的意義。

        2)要建立起完善的規(guī)章制度,要根據(jù)法律制定政策,建立規(guī)章制度,強(qiáng)化管理,明確各個(gè)部門(mén)的責(zé)任,做到有法可依,有據(jù)可循,違法必究。對(duì)聲像的日常管理,節(jié)約,利用做出明確的規(guī)定。對(duì)于要長(zhǎng)期保管的文件要建立檔案館,把永久,長(zhǎng)期保存的文檔移交檔案館,確保檔案的齊全完整。

        3)廣泛征集,防止流失。必須要采取一切可以利用的手段。提供物質(zhì)上的保證。要對(duì)收集上來(lái)的重要文檔統(tǒng)一管理。要運(yùn)用相關(guān)文件,上門(mén)尋求形式,廣泛征集,防止重要文件流失。

        4)創(chuàng)造條件妥善保管。要派遣有責(zé)任心懂得專業(yè)技術(shù)的通知擔(dān)當(dāng)此工作。并且在硬件設(shè)備和資金上要給予重要保證。對(duì)于重要資料要嚴(yán)格控制其保存調(diào)整存放條件,嚴(yán)格控制其存放的濕度,溫度等。保證其存儲(chǔ)的穩(wěn)當(dāng)?shù)膲勖?/p>

        5)聲像檔案如果要移交其他部門(mén),過(guò)程一定要填寫(xiě)相關(guān)檔案,寫(xiě)好移交的清單,并且移交過(guò)程要讓研究合格方簽字,雙方各留一份清單,不符合相應(yīng)規(guī)定的要退回原單位限期整改。

        4 專業(yè)人員培養(yǎng)

        加強(qiáng)培養(yǎng)合格的檔案管理員,既要懂得檔案學(xué)又要懂得現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的相應(yīng)知識(shí)。目前我國(guó)相應(yīng)的專業(yè)人員正在壯大,素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)也不斷地在提高,也要讓相應(yīng)工作人員意識(shí)到工作的重要性,努力提高自己,讓自己成為知識(shí)和技能的通才。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        檔案管理是目前各企事業(yè)單位的重中之重。我們一定要加強(qiáng)認(rèn)識(shí),保證重要文件能夠長(zhǎng)期保存。如果在眾多問(wèn)題沒(méi)有解決的前提之下強(qiáng)行進(jìn)行檔案管理,勢(shì)必要造成資源和資金上的浪費(fèi)。因此,我認(rèn)為在目前的條件下各機(jī)關(guān)單位和學(xué)校,要在建立起完善的規(guī)章制度和硬件條件后再進(jìn)行高科技的檔案管理。檔案管理是實(shí)現(xiàn)四個(gè)現(xiàn)代化的重要途徑之一,可以為后代留下很多珍貴資料。我們一定要認(rèn)識(shí)到重要性。

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