周美希
(吉林省梨樹縣退役軍人事務局,吉林 四平 136500)
近年來,檔案管理的重要性得到了重視,檔案管理水平有所提升,但是提高幅度并不大,還存在一些問題。對此,有必要采取針對性措施加強對事業(yè)單位檔案的管理。隨著改革開放的不斷發(fā)展,我國事業(yè)單位的數(shù)量不斷增多,他們?yōu)槲覈纳鐣l(fā)展起到積極的推動作用,而作為他們工作的一部分,事業(yè)單位的檔案具有公共服務性和保密性,因此如果檔案管理沒有正規(guī)的規(guī)范化管理很容易影響后期的工作效率和質量,在新時代下,傳統(tǒng)的檔案管理面對的問題已經嚴重影響了工作的正常進行,對于檔案的管理高標準嚴要求已經是社會所需,所以如何推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理是當前事業(yè)單位的焦點問題。
1)檔案管理設備比較落后。近幾年來,事業(yè)單位對于資金的投入有著一定的限制和要求,這對于檔案事業(yè)的開展無疑會造成一定的困擾與阻礙,由于資金的限制與設定,從而導致了檔案設備的落后與缺失,有關部門缺乏資金,所以很難引進先進的計算機電子產品與一些高科技的辦公產品,工作人員在平時的工作非常繁瑣,這樣的結果只會導致檔案管理工作的效率無法得到提升與增加,而內部的管理程序也會出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。近幾年來,計算機技術已經遍布人們的生活與工作中,被廣泛認知與使用,事業(yè)單位更是需要計算機提升工作質量與工作效率,事業(yè)單位應該明確認識到這一點并重視,檔案管理設備是工作的基礎與保障,如果不能得到有力的保證,那么勢必會在工作過程中出現(xiàn)疏漏與流失的現(xiàn)象,嚴重影響到檔案管理工作的開展與進步,這對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展有百害而無一利。
2)檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提高。從事檔案管理工作的專業(yè)人員應該知道,事業(yè)單位的檔案管理工作本身存在著一定的專業(yè)性與復雜性,如果工作人員專業(yè)水平不夠,對工作的態(tài)度不夠認真細致,再加上缺乏一定的工作經驗,勢必會影響檔案管理工作的開展,這對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展會產生一定的阻礙。因此,在事業(yè)單位運用信息化技術開展工作的同時,務必要將工作人員的綜合素養(yǎng)快速提升起來,要使他們明白,檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)著非常重要的地位,與各部門之間都有非常緊密的關聯(lián),因此,在工作崗位方便,需要穩(wěn)定長久的人員從事這一工作,人員的流動性會對檔案管理工作造成很多的負面影響,對于工作人員的定期培訓更需要嚴抓。
3)檔案管理制度還需建立并落實。建立一套完整性科學化的管理制度,是有序開展檔案管理工作的前提條件與基礎,從當前來看,部分事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善,其中存在諸多問題,沒有得到合理解決,檔案管理工作人員沒有按照制度開展工作,導致檔案資料的混亂與漏失現(xiàn)象屢有發(fā)生,這與檔案制度的不統(tǒng)一有著直接的關系,因此,這個問題是當前比較重要的一項任務,需要盡快解決并落實下去。
4)檔案管理方式還需進一步規(guī)范化。檔案規(guī)范化管理能夠較好地推動事業(yè)單位實現(xiàn)科學化、規(guī)范化發(fā)展,提高單位的工作效率和工作質量。當前部分事業(yè)單位缺乏對檔案規(guī)范化管理的認識,忽視檔案管理規(guī)范化。甚至有些單位認為檔案管理規(guī)范化不會產生經濟效益而忽視其重要性,并且單位領導對檔案管理工作不會關注。還有一些事業(yè)單位在人力財力等方面存在不足,造成檔案規(guī)范化管理工作無法得到有效貫徹。當前很多事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不足,并且在管理的方式上十分落后,將紙質檔案進行分類后放到指定的場所。在需要相關文件時進行查閱,效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理采取的主要方式。隨著社會的發(fā)展和進步,工作的內容逐漸精細化,檔案的數(shù)量也明顯提升,傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下,這會對整個單位的工作效率產生較大的影響。因此事業(yè)單位檔案管理的方式要堅持與時俱進,不能夠停滯不前,因此需要實現(xiàn)信息化和網絡化管理,以此來提升檔案化管理的實際效率。
1)加強對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重視程度。不管是事業(yè)單位的領導還是檔案管理的工作人員,都要進行系統(tǒng)的培訓,提高他們對于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重視程度,不斷提高對于事業(yè)單位檔案管理的各方面投入,對于檔案管理工作者建立完善的福利待遇,充分調動檔案管理工作者的主動性和積極性。事業(yè)單位的領導對檔案管理提高監(jiān)管效率,加強檔案管理的組織領導,共同推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的深化改革。
2)完善檔案管理制度,升級檔案管理方式。在檔案管理工作中由于缺少監(jiān)督制度,導致檔案管理缺少了積極性,因此應該加強監(jiān)督制度,設立監(jiān)督機構,組建一支專業(yè)的監(jiān)督隊伍,對檔案的內容還是標準做到全方位的監(jiān)督,同時將權利下發(fā)給人民群眾,從群眾中來到群眾中去,充分發(fā)揮人民群眾的監(jiān)督作用,做到賞罰分明。加強檔案管理的基礎設施建設,對管理的檔案進行清查重組,分門別類進行細分篩查,保證檔案格式的統(tǒng)一性,高標準要求共同推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化,可持續(xù)性發(fā)展。
3)培養(yǎng)計算機人才,實現(xiàn)數(shù)字化辦公。重視高素質人才的培養(yǎng),加強工作者對于計算機的學習,實現(xiàn)適應檔案信息化辦公,引進計算機專業(yè)人才,加強數(shù)字化、自動化的檔案管理手段,將數(shù)字化運用到事業(yè)單位檔案信息資料的更新、整合及補充等,建立檔案信息管理平臺,降低由于人工帶來的出錯率,提供檔案管理工作的工作效率。加大電子檔案管理軟件和硬件設施的投入,滿足現(xiàn)代社會對于事業(yè)單位檔案管理工作的需求,將電子檔案管理,數(shù)字化辦公作為一項特色的產業(yè)來發(fā)展,實現(xiàn)大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)的完美對接,全面實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、信息化管理。
為了推進事業(yè)單位檔案的規(guī)劃化管理,不管是國家還是地方各級政府和檔案管理部門都發(fā)布了促進檔案管理的文件,不管是檔案管理制度的完善,還是計算機人才的培養(yǎng),都需要我們的共同努力才能加快事業(yè)單位檔案管理的進程,提供事業(yè)單位檔案管理工作的質量,適應網絡信息化社會數(shù)字化辦公的需要。檔案管理工作的規(guī)范化已經成為事業(yè)單位重要的工作內容,提升檔案管理工作的規(guī)范化已經成為必然,相關人員應該充分認識檔案管理的重要性,在工作中積極提高檔案管理的水平,落實檔案管理制度,為全面促進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理做貢獻。
綜上所述,隨著經濟社會的不斷發(fā)展,事業(yè)單位也要及時更新檔案管理的方法,從設備、人員、制度等多個方面著手,提升檔案管理與利用水平,使檔案更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。