張想想

（黃石市脈源通檔案管理有限公司，湖北 黃石 435000）

1 引言

新形勢(shì)下，檔案除了數(shù)量顯著增多之外，檔案載體也越來(lái)越豐富，傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理模式已經(jīng)不能滿足數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的需求。檔案庫(kù)房管理必須積極革新觀念，立足于信息化建設(shè)，借助先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念和設(shè)備，與自身實(shí)際情況相結(jié)合，形成一套客觀科學(xué)的檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)，最終使檔案庫(kù)房從人工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑F(xiàn)代化管理。

2 檔案庫(kù)房智能化對(duì)檔案安全的必要性

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，越來(lái)越注重開發(fā)檔案資源，且檔案的使用頻率亦不斷增多，由此便暴露出諸多問(wèn)題，即如何在第一時(shí)間有效地保護(hù)檔案安全，如何延長(zhǎng)檔案的使用年限等。因此，保管檔案應(yīng)有適宜安全保存的專門庫(kù)房，且達(dá)到“十一防”要求，庫(kù)房面積也應(yīng)與城建檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范的要求相一致。對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，使用的檔案用品與裝具均應(yīng)與國(guó)家規(guī)定相符，且其他相關(guān)設(shè)備也不能少，包括溫濕度自動(dòng)控制、監(jiān)控、聲像、計(jì)算機(jī)等，從而保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。同時(shí)，在固定資產(chǎn)投資計(jì)劃中納入檔案管理機(jī)構(gòu)的部分經(jīng)費(fèi)，如館房建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置等，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政統(tǒng)一安排平時(shí)的經(jīng)費(fèi)。嚴(yán)格按照相關(guān)檔案安全保護(hù)的管理技術(shù)要求設(shè)計(jì)檔案庫(kù)房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)，檔案庫(kù)房安全保護(hù)需要實(shí)現(xiàn)人性化、智能化、科學(xué)化和現(xiàn)代化管理。通過(guò)聯(lián)合采用計(jì)算機(jī)、溫濕度記錄儀、除濕機(jī)、空調(diào)或傳感器等設(shè)備，能夠?qū)n案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)控；通過(guò)聯(lián)合使用計(jì)算機(jī)和警報(bào)器、煙感探頭、監(jiān)控?cái)z像機(jī)，可以自動(dòng)報(bào)警、檢測(cè)以及自動(dòng)攝像并記錄存貯檔案庫(kù)房的安全情況。

3 檔案庫(kù)房管理現(xiàn)代化建設(shè)的具體措施

1）加強(qiáng)檔案設(shè)備的使用與維護(hù)。一是做到“三鐵”防護(hù)要求，即室外配鐵門鐵窗，室內(nèi)為檔案用鐵柜，使用密集架時(shí)留意密集架間隔的地上有無(wú)雜物，影響密集架關(guān)閉。二是檔案辦公區(qū)域有攝像頭監(jiān)控，確保正常使用。三是窗簾為防火窗簾，無(wú)特殊情況保持關(guān)閉，減免窗外人員窺視。窗戶宜選用不吸光、吸熱的窗戶，以保護(hù)檔案和庫(kù)內(nèi)溫濕度環(huán)境。四是定期更換適合檔案專用的噴氣滅火器，庫(kù)內(nèi)配置防盜報(bào)警裝置并定期維護(hù)，凡入庫(kù)的檔案先在消毒除菌等設(shè)備中消毒再上架。五是如有條件的可配置更加智能化的溫濕度記錄儀、高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)、自動(dòng)消毒除菌系統(tǒng)、漏水檢測(cè)報(bào)警管理設(shè)備等，這些設(shè)備發(fā)揮作用主要是在節(jié)假日和不可抗條件下，能和工作日無(wú)縫對(duì)接，例如因公務(wù)出差未回，有重大事件發(fā)生而無(wú)法返崗工作等情況，都能在工作之外做到相應(yīng)管理，保證檔案的安全。

2）注重檔案資料的分區(qū)。檔案庫(kù)房管理的本質(zhì)是對(duì)不同檔案資料針對(duì)性管理。需要從技術(shù)、硬件設(shè)施方面予以保障。綜合性檔案館室，主要保存專業(yè)檔案資料、文書檔案資料、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、電子檔案等，這些不同門類的檔案保管條件不盡相同，如何較為科學(xué)地分區(qū)管理是實(shí)踐性較強(qiáng)的學(xué)問(wèn)。一是根據(jù)檔案數(shù)量提前規(guī)劃好檔案排架位置以避免倒架，應(yīng)將密級(jí)架獨(dú)立為若干單元，將各門類檔案分開排放且都需預(yù)留20-30年使用空間，排放按照由左到右，自上而下的“Z”形排架方式，每層不宜排滿，預(yù)留一掌空間以備后期增減檔案卷件數(shù)量。二是聲像檔案以及磁盤、光盤等電子檔案宜存入檔案防磁柜中，其保管環(huán)境的溫濕度同紙質(zhì)檔案資料存有一定差異，且電子檔案已漸成常態(tài)，若數(shù)據(jù)丟失無(wú)法彌補(bǔ)，所以防磁柜的配備要作為一條“硬杠杠”。借助檔案管理系統(tǒng)登錄網(wǎng)頁(yè)界面，檔案庫(kù)房管理人員可以對(duì)現(xiàn)階段檔案庫(kù)房中館藏檔案情況予以查詢，包括出庫(kù)時(shí)間、歸還時(shí)間、庫(kù)位情況、庫(kù)房容量等。檔案庫(kù)房現(xiàn)代化建設(shè)是用電子文檔的方式有效管理各種數(shù)據(jù)，構(gòu)建完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，這對(duì)順利開展檔案管理工作極為有利。與傳統(tǒng)的保存紙質(zhì)文檔的檔案庫(kù)房相比，這樣的方式可以更加便捷地檢索資料，資金和時(shí)間也得到有效節(jié)省。

3）重視檔案保護(hù)的應(yīng)急管理。檔案庫(kù)房是重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象，事故多存在于疏忽大意之間，是綜治和消防的管理重點(diǎn)之一。因此，要有防患于未然的安全意識(shí)，能在應(yīng)急情況下控制好局面。一是檔案人員參與相關(guān)培訓(xùn)和消防演習(xí)很有必要。如在培訓(xùn)中可以知悉具體案例，思想上增強(qiáng)安全責(zé)任意識(shí)，消防演習(xí)中使用檔案滅火器材，能讓檔案人員在應(yīng)急時(shí)冷靜應(yīng)對(duì)。二是知悉庫(kù)外的環(huán)境變化，如有無(wú)緊鄰布線、搭架等情況，庫(kù)內(nèi)安裝設(shè)備是否功率超負(fù)荷，尺寸過(guò)大影響通行等。如有認(rèn)為安全隱患的須及時(shí)報(bào)告。

4）基礎(chǔ)設(shè)施必須保障到位。部分檔案柜為陳舊的木質(zhì)柜，有些門難以關(guān)合，若無(wú)條件更換專用檔案密集架的須更換鐵柜；鐵窗宜設(shè)成內(nèi)外雙層；選用防盜性能較好的防盜門；溫濕度控制設(shè)備無(wú)法讓庫(kù)房達(dá)到環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的，要申請(qǐng)更換空調(diào)、除濕機(jī)等以達(dá)到效果值；防霉蟲藥品宜選購(gòu)檔案專用，保管條件一般的應(yīng)按藥效期定期更換，藉此機(jī)會(huì)可做好庫(kù)房清潔；再有一些單位的檔案滅火器材采用的普通干粉滅火器，且未能按照使用有效期做定期更換，其價(jià)格同檔案專用滅火器價(jià)格相差幾倍，檔案專用滅火器材是制度的規(guī)定，又是檔案庫(kù)房安全的底線保障，不容有失，這也是檔案人員必須堅(jiān)持的。檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施必須有保障，考慮經(jīng)費(fèi)問(wèn)題不能一蹴而就，可分批次采購(gòu)必要設(shè)備。設(shè)備的貴賤直接影響此后較長(zhǎng)時(shí)期的高頻使用，所以應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作需要擬定計(jì)劃，及時(shí)上報(bào)，增配庫(kù)房管理其他硬件設(shè)施。

5）檔案庫(kù)房環(huán)境管理。檔案庫(kù)房是存放檔案的專用庫(kù)房，同檔案辦公室、閱覽室應(yīng)設(shè)在同一區(qū)域，最好為同一層，辦公室不能同檔案庫(kù)房共用。一是做好防濕措施，特別是在地面首層的庫(kù)房，底層鐵柜應(yīng)有高穩(wěn)定性的架空，因?yàn)槟戏酱杭净爻泵黠@，地濕且滑，有些進(jìn)入庫(kù)房時(shí)要先拖地。二是庫(kù)房?jī)?nèi)部應(yīng)充分利用空間，墻上應(yīng)配有檔案存放平面圖，使館藏一目了然，做到幾年一次定期更新，鐵柜宜為同款同色柜，使之更為密集整齊，側(cè)面標(biāo)明索引，上架時(shí)做信息更新。三是不定期清理衛(wèi)生，視檔案保管條件購(gòu)買相應(yīng)檔案專用防霉蟲藥品，工作期間室內(nèi)溫度在14℃-24℃，濕度40%-60%間且做好登記保存。進(jìn)門須換拖鞋或鞋套，夏冬兩季拖鞋在首次使用和更替時(shí)做好清潔。燈光采用LED照明符合庫(kù)內(nèi)使用要求。四是庫(kù)房如在配水、配電區(qū)域，要監(jiān)視滲水、漏電狀況，特別是空調(diào)內(nèi)機(jī)外機(jī)，除濕機(jī)水槽及時(shí)清理。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，若要確保檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，實(shí)施檔案庫(kù)房的現(xiàn)代化管理是重要的基礎(chǔ)保障。通過(guò)在檔案庫(kù)房管理工作中發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，既可以確保檔案庫(kù)房管理更加安全，還可以有效地節(jié)省物力與人力。不再單純依靠紙質(zhì)文檔保存資料，通過(guò)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可以隨時(shí)對(duì)各種檔案資料進(jìn)行檢索，有益于提高工作效率。此外，還要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的完善引起重視，防止檔案損毀和丟失。如此才能提高檔案庫(kù)房現(xiàn)代化管理水平，為檔案工作順利奠定基礎(chǔ)。