周安慶

（濮陽市城鄉(xiāng)一體化示范區(qū)組織人力資源社會(huì)保障局，河南 濮陽 457000）

人事檔案對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)軌跡、事業(yè)與生活進(jìn)行全面記錄，是晉升、評(píng)級(jí)的重要依據(jù)。但從實(shí)際情況來看，還有許多單位人事檔案歸檔內(nèi)容質(zhì)量不高，有些單位人事檔案只是人員參加工作時(shí)的登記表，并沒有其他的詳細(xì)記錄，還有的人事檔案，大多以紙質(zhì)材料為主，出現(xiàn)明顯的破損褪色等情況，而且很多人事檔案在記錄時(shí)也存在著真實(shí)性無法判定等問題，嚴(yán)重影響人事檔案的歸檔質(zhì)量與水平。

1 單位人事檔案管理現(xiàn)狀

為了更好地探究人事檔案歸檔內(nèi)容發(fā)展變化趨勢(shì)，必須對(duì)人事檔案的管理模式進(jìn)行分析，目前我國(guó)的單位大部分都采用在職人員和聘用人員人事檔案分開管理的制度，而單位人事管理又分為上級(jí)人事主管部門和本單位自主管理兩種模式。隨著單位的員工數(shù)量不斷增加，聘用員工所占的總數(shù)也比較大，使得單位人事檔案管理內(nèi)容變得越來越復(fù)雜。許多單位人事檔案管理規(guī)定是根據(jù)1990年頒布的暫行規(guī)定，使人事檔案管理內(nèi)容非常陳舊與實(shí)際不相適應(yīng)，在單位招聘時(shí)，聘用人員和聘用單位對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為有檔案不是什么問題，聘用人員的工資沒有統(tǒng)一規(guī)定。所以。與人事檔案管理關(guān)系不大。

2 事業(yè)單位人事檔案歸檔內(nèi)容存在的主要問題

1）專業(yè)技術(shù)人員檔案內(nèi)容材料不夠充實(shí)。目前在人事檔案歸檔的過程中，并不能夠真正反映出專業(yè)技術(shù)人員的綜合優(yōu)勢(shì)，而很多材料中包含著實(shí)習(xí)鑒定考試成績(jī)以及入黨申請(qǐng)書等多種材料，與職稱晉升沒有明確關(guān)聯(lián)，反而占用了大量的檔案存儲(chǔ)空間，這也使得檔案歸檔非常的困難對(duì)于反映磚廠材料的。內(nèi)容卻并沒有進(jìn)行有效處理。這樣也使得專業(yè)技術(shù)人員的評(píng)價(jià)不夠科學(xué)。

2）聘用員工檔案存放過于混亂。在人事檔案中有很多是由工作單位或戶口所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)到單位的，還有的一直保留在學(xué)校，甚至有部分員工自行存放，使得檔案流失問題非常嚴(yán)重，無法完善建檔工作。還有部分聘用員工并沒有形成自己的人事檔案，只能在新單位以后收集相關(guān)的工作材料，對(duì)于來單位之前的相關(guān)材料無法彌補(bǔ)。

3）檔案轉(zhuǎn)交效率低下。單位招聘員工要求提供學(xué)歷獎(jiǎng)懲、個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)驗(yàn)等證明，為后續(xù)檔案轉(zhuǎn)移提供方便。使得檔案轉(zhuǎn)交沒有硬性規(guī)定，導(dǎo)致轉(zhuǎn)交接率低下，用人單位利用檔案不方便，很多聘用人員職稱晉升工資調(diào)整人才培養(yǎng)上，都需要查閱相關(guān)的檔案資料，所以對(duì)檔案的查詢利用率非常高，而對(duì)于人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)查閱時(shí)遞交材料非常不方便，也會(huì)嚴(yán)重影響聘用員工的相關(guān)培養(yǎng)工作以及待遇落實(shí)情況。

3 事業(yè)單位人事檔案歸檔發(fā)展策略

1）加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理。通過在單位內(nèi)部對(duì)聘用員工人事檔案重要性進(jìn)行宣傳與普及，讓更多的員工充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要作用，從而明確檔案歸檔的意識(shí)通過檔案實(shí)例講解人事檔案的重要性，這樣也能夠幫助員工更加重視檔案歸檔工作，而且要完善檔案歸檔流程，明確取檔流程表，讓他們嚴(yán)格按照要求簽到。做到檔隨人走，避免出現(xiàn)死檔棄檔的問題，在檔案資料管理時(shí)要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，并且針對(duì)招工聘用、辭職辭退，對(duì)檔案進(jìn)行快速調(diào)轉(zhuǎn)，嚴(yán)格按照勞動(dòng)合同，及時(shí)與聘用人員續(xù)約或終止，避免出現(xiàn)勞務(wù)糾紛等情況。

2）盡快出臺(tái)專業(yè)技術(shù)人員人事檔案管理辦法，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。目前我國(guó)人事檔案管理規(guī)定發(fā)布于上個(gè)世紀(jì)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，有許多的規(guī)章制度已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代需要，所以國(guó)家必須要及時(shí)出臺(tái)新的管理規(guī)定，確保事業(yè)單位能夠提高檔案管理的質(zhì)量。首先，單位內(nèi)部主要包括專業(yè)技術(shù)人員和行政管理人員兩部分，對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員需要制定專業(yè)技術(shù)人員檔案管理規(guī)定，確保專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)價(jià)、工資調(diào)整有章可循。其次，在專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容時(shí)，需要包括基礎(chǔ)材料、專業(yè)技術(shù)資格認(rèn)證材料、科研技術(shù)成果、專業(yè)技術(shù)成果鑒定書以及優(yōu)秀工作者材料勞務(wù)合同、社會(huì)保險(xiǎn)材料進(jìn)行集中管理，對(duì)聘用員工需要收集與本人工資定級(jí)有關(guān)的材料即可。

3）建立健全聘用員工人事檔案管理制度。在員工檔案管理的過程中，最主要的就是確保檔案的真實(shí)完整。確保檔案轉(zhuǎn)交程序更加地科學(xué)規(guī)范，在單位招聘人員后，必須要與檔案存放中心進(jìn)行深度交流，保證及時(shí)調(diào)取檔案，避免由私人傳遞的情況，高校畢業(yè)生需要有高效固定人員派送，在轉(zhuǎn)接時(shí)還需要建立統(tǒng)一的管理規(guī)范及時(shí)與畢業(yè)單位或原用人單位聯(lián)系，對(duì)缺失的材料予以補(bǔ)充。想要很好地發(fā)展人事檔案管理，就需從各個(gè)方面來入手，將各個(gè)方向都進(jìn)行加強(qiáng)。加強(qiáng)檔案的信息化轉(zhuǎn)換，來減輕檔案儲(chǔ)存及搜索的難度，并逐漸用電子版代替紙質(zhì)版，以便于資料的收集。

4）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范管理。通過建立健全人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和用人單位在內(nèi)的信息檔案管理平臺(tái)，促使各地人才交流中心能夠?qū)崿F(xiàn)在線聯(lián)網(wǎng)查詢，保障招聘人員的所有信息都能夠集中處理。信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)必須要加強(qiáng)密碼管理和權(quán)限設(shè)置，沒有權(quán)限則不能更改，在事業(yè)單位需要普及人事檔案，數(shù)字化管理軟件，并且錄入檔案信息，方便查找與核對(duì)地方人事檔案軟件應(yīng)該與國(guó)家信息系統(tǒng)相對(duì)接，對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面存儲(chǔ)，為個(gè)人網(wǎng)上信息查詢打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在人事檔案管理期間，要完善收集和管理的操作流程，確保及時(shí)處理，盡量減少資料丟失的情況，加強(qiáng)檔案管理人員的工作水平，讓每一位檔案管理人員都能夠照章辦事，嚴(yán)格執(zhí)行，管理規(guī)范，提高自身的管理能力，盡量消除因?yàn)槿藛T因素而導(dǎo)致的檔案資料丟失的情況。在檔案資料管理體系構(gòu)建的同時(shí)，還應(yīng)該確保整個(gè)資料管理的門檻全面提高，加強(qiáng)檔案資料管理的科學(xué)性，完整性，提高資料歸檔門檻，對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和核驗(yàn)，盡可能收集高質(zhì)量、高價(jià)值的資料，提高全員整體質(zhì)量水平。同時(shí)，檔案管理人員還需在此基礎(chǔ)上明確資料歸檔服務(wù)范圍，清楚檔案管理工作具體流程。

5）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。檔案人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)水平會(huì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量水平產(chǎn)生直接影響。當(dāng)前，人事檔案管理工作逐漸向著專業(yè)化、多樣化方向發(fā)展，特別是新設(shè)備、新技術(shù)的應(yīng)用，這些新技術(shù)和新設(shè)備對(duì)從事人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平提出更高標(biāo)準(zhǔn)，因此要提高人才選拔門檻，選擇具有較高水準(zhǔn)專業(yè)素養(yǎng)的年輕人。其次，在工作過程中要定時(shí)或不定時(shí)地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高工作人員的專業(yè)技能和服務(wù)水平，使其第一時(shí)間掌握其對(duì)人事檔案管理新技能。

4 結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位中人事檔案的管理工作也在進(jìn)行改善，將管理工作中存在的問題進(jìn)行改善，通過合理科學(xué)的措施解決。規(guī)范檔案管理工作，提升職工的專業(yè)水平以及職業(yè)態(tài)度，在良好的環(huán)境中來做好這份管理工作，并結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況來進(jìn)行檔案的管理工作，各個(gè)部門也相互配合，一起來促進(jìn)單位人事檔案管理的發(fā)展，這對(duì)職工后期的相關(guān)憑證也有幫助。