葉佐林
(揭陽(yáng)空港經(jīng)濟(jì)區(qū)檔案館,廣東 揭陽(yáng) 522013)
隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步,企事業(yè)單位在追求高速發(fā)展的同時(shí),將更多的精力投入在檔案管理和文化建設(shè)方面。一套完整的檔案管理系統(tǒng),包含文件、視頻、紙質(zhì)等多種形式的材料信息,對(duì)組織發(fā)展史、產(chǎn)品演變、人員基本信息等都會(huì)進(jìn)行詳實(shí)的記載和統(tǒng)計(jì)。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的重要組成,不僅包含信息的整合,保障信息的真實(shí)有效性,還需要能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行分析,為中高層管理者的決策等提供真實(shí)的數(shù)據(jù)信息保障。通過信息技術(shù),將文件信息資源和電子技術(shù)進(jìn)行結(jié)合,提高信息傳遞效率,降低人工數(shù)據(jù)誤差,借助辦公自動(dòng)化模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的精準(zhǔn)高效。
傳統(tǒng)的文書檔案管理,是依靠人工操作來(lái)完成的,對(duì)于人員的記錄、統(tǒng)計(jì)、整理能力要求較高,需要檔案管理員定期進(jìn)行檔案更新、針對(duì)文件材料等進(jìn)行編輯分類,并做好文件材料的出入庫(kù)登記工作,不僅耗時(shí)費(fèi)力,在快節(jié)奏的現(xiàn)代化社會(huì),傳統(tǒng)的檔案管理工作難以滿足人們對(duì)于快捷高效的需求。
實(shí)現(xiàn)文書檔案辦公自動(dòng)化,單位對(duì)于文書檔案管理自動(dòng)化操作充分認(rèn)可,針對(duì)目前市場(chǎng)中已經(jīng)應(yīng)用或者正在研發(fā)的自動(dòng)化軟件系統(tǒng)展開市場(chǎng)調(diào)研工作,和金蝶、用友等管理信息系統(tǒng)平臺(tái)達(dá)成合作關(guān)系,充分結(jié)合各單位各模塊的檔案管理的不同特質(zhì)性要求,進(jìn)行定制化辦公設(shè)置,借助計(jì)算機(jī)操作的高效性、低誤差性等特質(zhì),將檔案管理中復(fù)雜繁瑣的工作進(jìn)行系統(tǒng)軟件編程操作,通過編程的方式,將文件按照時(shí)間先后、字母順序、材料品類、資料格式等進(jìn)行分類,將復(fù)雜的工序通過大數(shù)據(jù)篩選的渠道來(lái)完成。例如對(duì)于工程檔案管理而言,需要將每個(gè)工程項(xiàng)目依據(jù)進(jìn)度順序進(jìn)行整理存檔,不論是招投標(biāo)階段、合同簽批、材料進(jìn)場(chǎng)、安裝施工、后期養(yǎng)護(hù)、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段都是需要專人跟進(jìn)的,保障所有材料的完整和真實(shí)性,在一些文件的簽批方面,受到時(shí)間空間的限制,耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力,而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,通過各模塊獨(dú)立運(yùn)作的方式,適度放寬權(quán)限,保障網(wǎng)絡(luò)審批和核準(zhǔn),提高了整個(gè)檔案管理的辦公效率。
檔案管理部門的作用是能夠幫助單位組織領(lǐng)導(dǎo)便捷快速高效的搜索所需要的信息。尤其在快節(jié)奏的時(shí)代,只要能夠快速檢索的檔案信息才能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中提供寶貴的建設(shè)性建議。檔案材料主要表現(xiàn)形式有材料原件、材料復(fù)印件、材料信息整合數(shù)據(jù),在原始的文書檔案管理模式下,文件存儲(chǔ)困難,一旦借出后,回收難度大,在文件查詢方面也較為耗時(shí),在文件存儲(chǔ)方面也占據(jù)較大的空間。在信息化時(shí)代通過辦公自動(dòng)化,可以實(shí)現(xiàn)文件材料的電子版轉(zhuǎn)型,文件傳輸方面載體樣式多元化,例如CD、U盤、DVD、光盤等,可以實(shí)現(xiàn)文件材料的無(wú)限次復(fù)制和回收,降低了文件回收難度,通過檔案管理信息系統(tǒng)的落實(shí),使得文件材料的價(jià)值得到了更好的運(yùn)用。提高了檔案材料的應(yīng)用率,同時(shí)鼓勵(lì)單位內(nèi)的中高層管理者加大對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的投入力度和關(guān)注度,為自動(dòng)化技術(shù)的研發(fā)和維護(hù)提供資金和政策支持,實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理的正向循環(huán)。
檔案建設(shè)設(shè)計(jì)的內(nèi)容十分廣泛,包含產(chǎn)品研發(fā)、企業(yè)成長(zhǎng)史等,很多材料的應(yīng)用頻率較高,在傳統(tǒng)的檔案管理體系中,隨著材料的出入庫(kù),導(dǎo)致很多紙質(zhì)版材料的顏色、紙張發(fā)生了不可逆的折損,縮短了材料信息的使用年限。對(duì)檔案管理而言,文件材料的安全性完整性十分重要,而上述方式中保存占據(jù)空間大,隨著水火、高溫、氧化等不可控災(zāi)害,導(dǎo)致文件存儲(chǔ)難度進(jìn)一步加大。即便目前我國(guó)已經(jīng)十分重視檔案管理,針對(duì)不同品類的文件材料的存儲(chǔ)進(jìn)行了明確的規(guī)定,對(duì)于存儲(chǔ)空間要求極高。但是在快節(jié)奏的發(fā)展背景中,實(shí)現(xiàn)辦公環(huán)境自動(dòng)化可以大幅度的提升檔案管理的現(xiàn)代化水平,將文件存儲(chǔ)媒介從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?,不僅存儲(chǔ)方面快捷高效,在篩選和分析方面通過算法可以更加精準(zhǔn),存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng),易復(fù)制,具有可修復(fù)性,可以通過電子信息技術(shù)的不斷完善和創(chuàng)新,延長(zhǎng)檔案材料的使用時(shí)效。
在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中,資料信息的傳輸就是紙質(zhì)版材料的郵寄或者配送,往往由于空間距離的問題,出現(xiàn)高額的配送費(fèi)和較長(zhǎng)的時(shí)間成本,通過辦公自動(dòng)化就很好地解決了這一難點(diǎn)。由于檔案管理不僅存在與事業(yè)單位中,越來(lái)越多的企業(yè)等組織意識(shí)到了檔案管理的重要性,檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)成為信息時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。掌握市場(chǎng)需求,實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,在事業(yè)單位等國(guó)家機(jī)關(guān)單位中,啟用政務(wù)網(wǎng),對(duì)于文件信息進(jìn)行加密保護(hù),通過賬號(hào)密碼權(quán)限等方式保障組織內(nèi)的檔案信息安全性,實(shí)現(xiàn)同體制內(nèi)全區(qū)域的信息共享,幫助各個(gè)崗位和階層的人員結(jié)合個(gè)人需求,掌握應(yīng)得信息。在企業(yè)組織內(nèi),檔案管理自動(dòng)化縮小了不同區(qū)域內(nèi)的辦公簽批流程,通過掃描傳真等方式,保障檔案信息真實(shí)有效的同時(shí),提高文件傳輸?shù)乃俣群蜁r(shí)效。辦公自動(dòng)化,大大縮短了文件傳輸?shù)臅r(shí)間,提高了文件傳輸過程中的精準(zhǔn)性,避免口頭或者語(yǔ)音等傳輸導(dǎo)致的理解誤差,更便捷了檔案信息管理。
傳統(tǒng)意義上的檔案管理,需要進(jìn)行大量紙質(zhì)版文書的收集、存檔,在人員簽批方面過于繁瑣,在材料的保存流動(dòng)性等方面不易操作。但是在高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)背景下,對(duì)于檔案管理而言,在簡(jiǎn)單易操作、高效準(zhǔn)確性等方面提出了新的要求。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,不僅是辦公環(huán)境自動(dòng)化,整個(gè)辦公流程中不必要的工序得到最大化降低,在運(yùn)輸成本、交流成分、數(shù)據(jù)分析成本等方面都大幅降低。整個(gè)文書檔案管理工作在辦公自動(dòng)化模式的推動(dòng)下,能夠更加便捷地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,針對(duì)年齡、工齡、部門等基本指標(biāo)進(jìn)行簡(jiǎn)單篩選,通過軟件編程的方式,降低每一個(gè)工作流程中的人工操作工序,實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)管理的自動(dòng)化。