朱 光

（宜昌市夷陵區(qū)城建檔案館，湖北 宜昌 443100）

依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)要求，各建筑單位應(yīng)及時(shí)對(duì)建筑工程項(xiàng)目中已經(jīng)成形的文件資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，以便使之形成完整的檔案資料，進(jìn)而為后續(xù)工程建設(shè)提供可靠的參考依據(jù)。但是一些建筑單位由于自身缺少檔案管理意識(shí)，過分注重工程建設(shè)質(zhì)量，并未及時(shí)對(duì)相應(yīng)的工程資料信息進(jìn)行整理，再加上缺少相應(yīng)管理機(jī)制的保障，使得城建檔案收集過程中出現(xiàn)很多問題。

1 檔案收集問題分析

1.1 建設(shè)單位對(duì)城建檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)如今，針對(duì)城建檔案收集工作，盡管國家制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，但是在具體執(zhí)行過程中，所取得的效果卻并不明顯，究其原因，主要是因?yàn)橐恍┙ㄖ挝粚?duì)于項(xiàng)目工程資料檔案轉(zhuǎn)化重要性缺少正確的認(rèn)知所致，在收集和整理工程項(xiàng)目文件資料時(shí)，常常會(huì)為了注重工程質(zhì)量、效益等問題，而忽視項(xiàng)目文件資料收集的完整性和真實(shí)性，不僅未建立一套規(guī)范的管理機(jī)制來對(duì)相應(yīng)的工程檔案資料進(jìn)行管理，而且單位各部門之間也缺少良好的協(xié)作關(guān)系，這樣就會(huì)給城建檔案收集工作造成很大阻礙，使其無法保障最終的檔案收集質(zhì)量。

1.2 城建檔案收集方式比較單一

城建檔案收集工作即對(duì)工程項(xiàng)目中已經(jīng)成形的文件資料進(jìn)行整理和收集，但是傳統(tǒng)檔案收集工作都是按照檔案保證金制度來進(jìn)行的，在一定程度上就會(huì)降低建筑單位的檔案收集意識(shí)，使其常常因?yàn)榻档凸こ坛杀径鵁o法對(duì)檔案收集工作的重要性給予正確的認(rèn)知，尤其在竣工檔案?jìng)浒钢贫阮C布實(shí)施初期，大部門建筑單位都存在未能及時(shí)向城建檔案部門提供相應(yīng)的工程資料的情況。由此可見，我國城建檔案收集工作始終都處于被動(dòng)的狀態(tài)。基于這種被動(dòng)性，使得很多城建檔案資料在收集過程中都存在資料不齊全、真實(shí)性不足等問題。此外，隨著建筑工程項(xiàng)目的不斷增多，一些城建檔案管理部門在長(zhǎng)期的檔案管理中也存在著服務(wù)指導(dǎo)不夠深入、不到位的現(xiàn)象，其對(duì)于建筑工程項(xiàng)目資料的收集多數(shù)情況下都處于被動(dòng)狀態(tài)，沒有積極地與建筑單位進(jìn)行溝通，這樣就會(huì)在很大程度上給城建檔案的收集工作造成阻礙和困擾[1]。

1.3 城建檔案管理人員專業(yè)水平不足

在當(dāng)前建筑單位中，大多工程檔案資料管理人員都是非專業(yè)人員，由于這些人員在城建檔案的建立、整理等方面的能力與專業(yè)管理人員之間存在很大差距，因此對(duì)于工程檔案的管理要求以及相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的掌握也是無法做到全面保證，再加上一些城建檔案管理部門對(duì)于建筑單位檔案歸檔工作缺乏主動(dòng)性，這樣就會(huì)給城建檔案收集工作的順利開展造成很大的困擾，使其在檔案收集過程中，經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、失真、零散、遺漏、丟失等現(xiàn)象。

2 強(qiáng)化城建檔案收集工作質(zhì)量的有效措施

2.1 對(duì)城建檔案的建立加大宣傳力度

為了進(jìn)一步提升城建檔案收集工作效率，提高各建筑單位和城建檔案管理單位對(duì)工程資料檔案轉(zhuǎn)化的重視度，首要任務(wù)就是要對(duì)城建檔案建立的重要性加大宣傳力度，增強(qiáng)全社會(huì)的城建檔案意識(shí)，使其對(duì)城建檔案工作給予高度的重視，這樣才能為城建檔案工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

2.2 提高建設(shè)行政等職能部門對(duì)工程檔案收集整理的重視度

城建檔案管理單位在對(duì)建筑工程資料文件進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化時(shí)，應(yīng)按照國家相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，聯(lián)合質(zhì)量監(jiān)督部門，共同對(duì)工程資料文件進(jìn)行備案。與此同時(shí)，建設(shè)單位行政主管部門在對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，必須出示相應(yīng)的檔案合格證以及檔案預(yù)驗(yàn)合格證。與此同時(shí)，還要邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貙徟芾聿块T進(jìn)行把關(guān)，并加強(qiáng)與其他職能部門的溝通和交流，尤其是城建規(guī)劃部門以及建委等部門，進(jìn)而形成聯(lián)動(dòng)的檔案收集管理機(jī)制，這樣才能確保城建檔案收集的規(guī)范性與合理、合法性，從而為其檔案收集質(zhì)量的有效提升提供可靠的保障。

2.3 加強(qiáng)城建檔案收集方式的不斷創(chuàng)新

為了進(jìn)一步加強(qiáng)各建筑單位對(duì)工程檔案收集、整理的重視度，使其能夠?qū)Τ墙n案的歸檔要求及法律法規(guī)要求等做到全面掌握，相關(guān)城建檔案管理單位就要不斷提升自身的檔案收集意識(shí)，采取請(qǐng)進(jìn)來、走出去等工作方式，定期對(duì)工程建設(shè)單位檔案管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，并在每次指導(dǎo)結(jié)束后，及時(shí)根據(jù)建設(shè)單位針對(duì)工作指導(dǎo)情況的反饋信息，來完善自身檔案收集工作中存在的缺陷和不足，從而制定出更加科學(xué)合理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方案，這樣才能在提升建設(shè)單位檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，為城建檔案收集工作的健康有序開展提供可靠的參考依據(jù)。另外，各城建檔案管理單位還要定期組織建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，以便讓相關(guān)工作人員可以對(duì)城建檔案的編制、收集、報(bào)送等環(huán)節(jié)要求以及相關(guān)法律法規(guī)等做到全面掌握和了解，這樣才能進(jìn)一步提升建設(shè)檔案資料管理質(zhì)量，從而為保證城建檔案收集的完整性和真實(shí)性等打下良好的基礎(chǔ)。此外，各城建檔案管理單位還要結(jié)合建設(shè)單位檔案管理情況，制定出一系列針對(duì)性的服務(wù)措施，例如，針對(duì)工程檔案審核期限較長(zhǎng)的問題，城建檔案管理單位一方面要加快工程檔案審核速度，盡量在十個(gè)工作日內(nèi)給出具體的檔案審核意見。另一方面還要在自身的官方網(wǎng)站中設(shè)置專門的效能建設(shè)欄目，以便可以及時(shí)將本單位所實(shí)施的效能檔案管理方案和措施等向公眾進(jìn)行公布，從而全面接受社會(huì)各界的監(jiān)督，最大化保障城建檔案資料的真實(shí)性和完整性[2]。

2.4 完善城建檔案收集管理制度

隨著城建檔案管理工作的不斷加強(qiáng)，相關(guān)的檔案管理制度也開始相繼頒布實(shí)施?；诖耍瑸榱诉M(jìn)一步提高城建檔案收集工作效率和質(zhì)量，相關(guān)檔案管理部門就要對(duì)這些法律法規(guī)要求進(jìn)行全面了解，并在此基礎(chǔ)上對(duì)現(xiàn)有的城建檔案收集管理制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充和完善，以便可以按照該制度對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行有效的跟蹤與指導(dǎo)，尤其是在對(duì)城市建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門檔案信息的接收工作，應(yīng)加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，確保其檔案接收的及時(shí)性和全面性，這樣才能為城建檔案的建立創(chuàng)造良好的條件。除此之外，針對(duì)一些建設(shè)單位存在的延期移交或檔案遺失、偽造等問題，相關(guān)城建檔案管理部門不僅要對(duì)其進(jìn)行宣傳解釋工作，提出口頭和書面的整改意見，而且還要及時(shí)將具體情況反映給當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門，并依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)要求，對(duì)那些拒不移交檔案的建設(shè)單位進(jìn)行嚴(yán)格依法辦事，真正做到有法必依，違法必究，這樣才能充分體現(xiàn)出城建檔案工作的規(guī)范化和法治化，進(jìn)而為城建檔案事業(yè)的更向前發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，城建檔案收集工作的順利開展，不僅為城建檔案工作的有效實(shí)施打下了良好的基礎(chǔ)，而且還在很大程度上規(guī)范了建設(shè)工程檔案管理工作，提高了工程資料信息的利用率和應(yīng)用價(jià)值。因此，各城建檔案管理單位和各建筑單位必須對(duì)城建檔案收集的重要性給予相應(yīng)的認(rèn)知，不僅要完善相關(guān)法律法規(guī)以及檔案收集管理制度，而且還要不斷創(chuàng)新城建檔案收集方式，提高檔案收集工作的積極性和主動(dòng)性，這樣才能增強(qiáng)建設(shè)單位對(duì)城建檔案管理部門的信任和理解，從而能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完整地進(jìn)行工程檔案移交工作，為城建檔案的順利收集提供可靠的保障。