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        城建檔案收集工作中的問題和解決辦法研究

        2020-02-26 02:40:56
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:城建資料部門

        朱 光

        (宜昌市夷陵區(qū)城建檔案館,湖北 宜昌 443100)

        依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)要求,各建筑單位應(yīng)及時(shí)對(duì)建筑工程項(xiàng)目中已經(jīng)成形的文件資料進(jìn)行收集、整理和歸檔,以便使之形成完整的檔案資料,進(jìn)而為后續(xù)工程建設(shè)提供可靠的參考依據(jù)。但是一些建筑單位由于自身缺少檔案管理意識(shí),過分注重工程建設(shè)質(zhì)量,并未及時(shí)對(duì)相應(yīng)的工程資料信息進(jìn)行整理,再加上缺少相應(yīng)管理機(jī)制的保障,使得城建檔案收集過程中出現(xiàn)很多問題。

        1 檔案收集問題分析

        1.1 建設(shè)單位對(duì)城建檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)

        現(xiàn)如今,針對(duì)城建檔案收集工作,盡管國家制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī),但是在具體執(zhí)行過程中,所取得的效果卻并不明顯,究其原因,主要是因?yàn)橐恍┙ㄖ挝粚?duì)于項(xiàng)目工程資料檔案轉(zhuǎn)化重要性缺少正確的認(rèn)知所致,在收集和整理工程項(xiàng)目文件資料時(shí),常常會(huì)為了注重工程質(zhì)量、效益等問題,而忽視項(xiàng)目文件資料收集的完整性和真實(shí)性,不僅未建立一套規(guī)范的管理機(jī)制來對(duì)相應(yīng)的工程檔案資料進(jìn)行管理,而且單位各部門之間也缺少良好的協(xié)作關(guān)系,這樣就會(huì)給城建檔案收集工作造成很大阻礙,使其無法保障最終的檔案收集質(zhì)量。

        1.2 城建檔案收集方式比較單一

        城建檔案收集工作即對(duì)工程項(xiàng)目中已經(jīng)成形的文件資料進(jìn)行整理和收集,但是傳統(tǒng)檔案收集工作都是按照檔案保證金制度來進(jìn)行的,在一定程度上就會(huì)降低建筑單位的檔案收集意識(shí),使其常常因?yàn)榻档凸こ坛杀径鵁o法對(duì)檔案收集工作的重要性給予正確的認(rèn)知,尤其在竣工檔案?jìng)浒钢贫阮C布實(shí)施初期,大部門建筑單位都存在未能及時(shí)向城建檔案部門提供相應(yīng)的工程資料的情況。由此可見,我國城建檔案收集工作始終都處于被動(dòng)的狀態(tài)。基于這種被動(dòng)性,使得很多城建檔案資料在收集過程中都存在資料不齊全、真實(shí)性不足等問題。此外,隨著建筑工程項(xiàng)目的不斷增多,一些城建檔案管理部門在長(zhǎng)期的檔案管理中也存在著服務(wù)指導(dǎo)不夠深入、不到位的現(xiàn)象,其對(duì)于建筑工程項(xiàng)目資料的收集多數(shù)情況下都處于被動(dòng)狀態(tài),沒有積極地與建筑單位進(jìn)行溝通,這樣就會(huì)在很大程度上給城建檔案的收集工作造成阻礙和困擾[1]。

        1.3 城建檔案管理人員專業(yè)水平不足

        在當(dāng)前建筑單位中,大多工程檔案資料管理人員都是非專業(yè)人員,由于這些人員在城建檔案的建立、整理等方面的能力與專業(yè)管理人員之間存在很大差距,因此對(duì)于工程檔案的管理要求以及相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的掌握也是無法做到全面保證,再加上一些城建檔案管理部門對(duì)于建筑單位檔案歸檔工作缺乏主動(dòng)性,這樣就會(huì)給城建檔案收集工作的順利開展造成很大的困擾,使其在檔案收集過程中,經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、失真、零散、遺漏、丟失等現(xiàn)象。

        2 強(qiáng)化城建檔案收集工作質(zhì)量的有效措施

        2.1 對(duì)城建檔案的建立加大宣傳力度

        為了進(jìn)一步提升城建檔案收集工作效率,提高各建筑單位和城建檔案管理單位對(duì)工程資料檔案轉(zhuǎn)化的重視度,首要任務(wù)就是要對(duì)城建檔案建立的重要性加大宣傳力度,增強(qiáng)全社會(huì)的城建檔案意識(shí),使其對(duì)城建檔案工作給予高度的重視,這樣才能為城建檔案工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

        2.2 提高建設(shè)行政等職能部門對(duì)工程檔案收集整理的重視度

        城建檔案管理單位在對(duì)建筑工程資料文件進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化時(shí),應(yīng)按照國家相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求,聯(lián)合質(zhì)量監(jiān)督部門,共同對(duì)工程資料文件進(jìn)行備案。與此同時(shí),建設(shè)單位行政主管部門在對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收時(shí),必須出示相應(yīng)的檔案合格證以及檔案預(yù)驗(yàn)合格證。與此同時(shí),還要邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貙徟芾聿块T進(jìn)行把關(guān),并加強(qiáng)與其他職能部門的溝通和交流,尤其是城建規(guī)劃部門以及建委等部門,進(jìn)而形成聯(lián)動(dòng)的檔案收集管理機(jī)制,這樣才能確保城建檔案收集的規(guī)范性與合理、合法性,從而為其檔案收集質(zhì)量的有效提升提供可靠的保障。

        2.3 加強(qiáng)城建檔案收集方式的不斷創(chuàng)新

        為了進(jìn)一步加強(qiáng)各建筑單位對(duì)工程檔案收集、整理的重視度,使其能夠?qū)Τ墙n案的歸檔要求及法律法規(guī)要求等做到全面掌握,相關(guān)城建檔案管理單位就要不斷提升自身的檔案收集意識(shí),采取請(qǐng)進(jìn)來、走出去等工作方式,定期對(duì)工程建設(shè)單位檔案管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo),并在每次指導(dǎo)結(jié)束后,及時(shí)根據(jù)建設(shè)單位針對(duì)工作指導(dǎo)情況的反饋信息,來完善自身檔案收集工作中存在的缺陷和不足,從而制定出更加科學(xué)合理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方案,這樣才能在提升建設(shè)單位檔案管理質(zhì)量的同時(shí),為城建檔案收集工作的健康有序開展提供可靠的參考依據(jù)。另外,各城建檔案管理單位還要定期組織建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作,以便讓相關(guān)工作人員可以對(duì)城建檔案的編制、收集、報(bào)送等環(huán)節(jié)要求以及相關(guān)法律法規(guī)等做到全面掌握和了解,這樣才能進(jìn)一步提升建設(shè)檔案資料管理質(zhì)量,從而為保證城建檔案收集的完整性和真實(shí)性等打下良好的基礎(chǔ)。此外,各城建檔案管理單位還要結(jié)合建設(shè)單位檔案管理情況,制定出一系列針對(duì)性的服務(wù)措施,例如,針對(duì)工程檔案審核期限較長(zhǎng)的問題,城建檔案管理單位一方面要加快工程檔案審核速度,盡量在十個(gè)工作日內(nèi)給出具體的檔案審核意見。另一方面還要在自身的官方網(wǎng)站中設(shè)置專門的效能建設(shè)欄目,以便可以及時(shí)將本單位所實(shí)施的效能檔案管理方案和措施等向公眾進(jìn)行公布,從而全面接受社會(huì)各界的監(jiān)督,最大化保障城建檔案資料的真實(shí)性和完整性[2]。

        2.4 完善城建檔案收集管理制度

        隨著城建檔案管理工作的不斷加強(qiáng),相關(guān)的檔案管理制度也開始相繼頒布實(shí)施?;诖耍瑸榱诉M(jìn)一步提高城建檔案收集工作效率和質(zhì)量,相關(guān)檔案管理部門就要對(duì)這些法律法規(guī)要求進(jìn)行全面了解,并在此基礎(chǔ)上對(duì)現(xiàn)有的城建檔案收集管理制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充和完善,以便可以按照該制度對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行有效的跟蹤與指導(dǎo),尤其是在對(duì)城市建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門檔案信息的接收工作,應(yīng)加大監(jiān)督指導(dǎo)力度,確保其檔案接收的及時(shí)性和全面性,這樣才能為城建檔案的建立創(chuàng)造良好的條件。除此之外,針對(duì)一些建設(shè)單位存在的延期移交或檔案遺失、偽造等問題,相關(guān)城建檔案管理部門不僅要對(duì)其進(jìn)行宣傳解釋工作,提出口頭和書面的整改意見,而且還要及時(shí)將具體情況反映給當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門,并依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)要求,對(duì)那些拒不移交檔案的建設(shè)單位進(jìn)行嚴(yán)格依法辦事,真正做到有法必依,違法必究,這樣才能充分體現(xiàn)出城建檔案工作的規(guī)范化和法治化,進(jìn)而為城建檔案事業(yè)的更向前發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

        3 結(jié)語

        綜上所述,城建檔案收集工作的順利開展,不僅為城建檔案工作的有效實(shí)施打下了良好的基礎(chǔ),而且還在很大程度上規(guī)范了建設(shè)工程檔案管理工作,提高了工程資料信息的利用率和應(yīng)用價(jià)值。因此,各城建檔案管理單位和各建筑單位必須對(duì)城建檔案收集的重要性給予相應(yīng)的認(rèn)知,不僅要完善相關(guān)法律法規(guī)以及檔案收集管理制度,而且還要不斷創(chuàng)新城建檔案收集方式,提高檔案收集工作的積極性和主動(dòng)性,這樣才能增強(qiáng)建設(shè)單位對(duì)城建檔案管理部門的信任和理解,從而能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完整地進(jìn)行工程檔案移交工作,為城建檔案的順利收集提供可靠的保障。

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