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        事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略分析

        2020-02-26 02:40:56張麗麗
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:管理人員事業(yè)單位檔案管理

        張麗麗

        (吉林省市場監(jiān)督管理廳事業(yè)單位會計核算中心,吉林 長春 130022)

        1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        1.1 管理人員對檔案管理工作不夠重視

        事業(yè)單位對檔案的依賴性要高于其他類型的企業(yè),然而就目前來看,事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度并沒有很高。首先是領(lǐng)導(dǎo)層沒有對檔案管理認識到位,認為檔案管理就是負責(zé)對文件的整理和存儲,或者編寫文件等簡單的工作,不認為檔案管理工作涉及專業(yè)知識和技能,因此在檔案管理的投入上較為不足;其次是管理人員本身。由于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視,管理人員也沒有意識到自身工作的重要性,管理工作往往較為隨意,而且多數(shù)管理人員沒有受到專業(yè)培訓(xùn),無法達到資深檔案管理的程度。

        1.2 缺乏系統(tǒng)的管理制度

        檔案管理意識的落后進而導(dǎo)致管理制度的缺陷。一方面,事業(yè)單位沒有按照檔案管理的準則和企業(yè)的情況制定系統(tǒng)的管理制度,而是仍然沿用以前的管理制度,這樣既無法滿足現(xiàn)在大量檔案管理存儲的要求,又沒有更加科學(xué)的工作流程提升檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量;另一方面,現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理提供了數(shù)字化、自動化、信息化的服務(wù)系統(tǒng)和平臺,這些新型制度和平臺能夠有效提升檔案管理的效率,然而事業(yè)單位對檔案管理不重視,在此投入較少,因此很多事業(yè)單位都沒有建立這種數(shù)字化管理模式。

        1.3 檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

        檔案管理工作實際上是一種繁瑣且復(fù)雜的工作,想要提升其管理和服務(wù)效率必須運用科學(xué)高效的管理方法的同時,還要有專業(yè)的管理人員執(zhí)行。因為檔案管理涉及很多管理和整合的技巧,而且現(xiàn)代化檔案管理工作還要求管理人員掌握一定的數(shù)字化管理技能,而目前很多事業(yè)單位管理檔案的人員還是以前的員工,他們無法適應(yīng)數(shù)量如此龐大且要求更多的檔案和管理流程,事業(yè)單位又沒有提供培訓(xùn)機會讓他們學(xué)會和掌握數(shù)字管理技能,因此他們在處理檔案管理工作上會更加吃力,效率自然難以提高。

        1.4 檔案管理設(shè)施較為落后

        檔案管理設(shè)施設(shè)備對提升檔案管理質(zhì)量和減輕管理人員負擔(dān)具有很大作用。而部分事業(yè)單位由于沒有意識到檔案管理的重要性,對檔案管理的投入較少,因此仍然使用一些傳統(tǒng)的管理設(shè)備,很多工作還是需要人力負責(zé),在處理的檔案越來越多的情況下顯得力不從心;有一些企業(yè)意識到這個問題,也購進了一些新型的檔案管理設(shè)備,例如計算機、掃描儀、復(fù)印機等,但是由于檔案管理在日常用到的次數(shù)很多,導(dǎo)致很多設(shè)備的損耗巨大,而事業(yè)單位又沒有定期維護和更換,因此很多設(shè)備老化,檔案管理工作效率下降。另外,檔案管理室的環(huán)境一般較為封閉,除了堆放雜物等安全隱患外,室內(nèi)的空氣質(zhì)量也很差,文件的存儲環(huán)境不夠好。

        2 事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略

        2.1 樹立正確的檔案管理意識

        事業(yè)單位檔案管理意識要從兩方主體共同建立:一方是領(lǐng)導(dǎo)層。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分意識到檔案管理對事業(yè)單位的重要性,并且要了解檔案管理工作并不是簡單的文件整理和文書工作,其中包含的制度、方法、規(guī)范和模式都是需要重新制定的,因此要以此對各部門做好宣傳,并加大檔案管理工作的支持和投入;另一方是管理人員。他們要對自己的工作有明確的認知,并意識到科學(xué)先進的管理制度和管理方法的重要性,要有意識地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的技巧和專業(yè)知識,并積極應(yīng)用到工作實踐中。

        2.2 建立完善檔案管理模式

        目前檔案管理模式需要和新型的管理技術(shù)和方法有效結(jié)合,并根據(jù)事業(yè)單位的實際情況進行完善和調(diào)整。首先要建立數(shù)字化檔案管理模式,要積極使用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理平臺、掃描技術(shù)等適用于檔案管理的相關(guān)手段滿足目前的檔案管理要求;其次要建設(shè)自動化管理模式。例如,檔案管理查詢和數(shù)據(jù)使用必然要走向自動化,事業(yè)單位也必須適應(yīng)這種趨勢而盡早使用先進的查詢和數(shù)據(jù)集成應(yīng)用解決海量檔案數(shù)據(jù)信息存儲和管理問題;再次是體系化管理模式的建設(shè)。檔案與全部門有關(guān),因此為了提高檔案服務(wù)的效率,單位應(yīng)當建立一個檔案平臺將全部門的信息納入系統(tǒng)中存放和管理,并建立好各部門之間數(shù)據(jù)輸送的通道,保證數(shù)據(jù)的準確與兼容。最后是互動化管理模式的建設(shè)。檔案管理過程要做好聯(lián)系與溝通,及時糾正和校對檔案資料,并做好資料共享交互的工作,方便全部門對檔案的使用。

        2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        檔案管理工作大部分都要管理人員經(jīng)手,因此事業(yè)單位要對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進行強化與提高。一方面,由于現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)對人員的信息素養(yǎng)要求更高,因此單位應(yīng)當定期對檔案管理人員進行培訓(xùn),可以聘請專業(yè)的工作人員和管理者培訓(xùn)和教授管理人員現(xiàn)今更為新型科學(xué)的管理手段,還需要讓管理人員盡快掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)平臺應(yīng)用的技巧和技術(shù),讓他們盡快上手;另一方面,事業(yè)單位要加大對人力的投入,通過提高薪資待遇來吸引更多專業(yè)的檔案管理人才,讓他們加入到管理隊伍中解決現(xiàn)在人手缺乏和人員素質(zhì)不高的問題。

        2.4 事業(yè)單位加大投入,營造優(yōu)良的環(huán)境

        事業(yè)單位要提高檔案管理和服務(wù)的效率,還要在硬件設(shè)施和檔案管理環(huán)境上下功夫。目前現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備已經(jīng)較為完善,很多設(shè)備甚至可以自動化、智能化操作,因此事業(yè)單位需要投入一定的資金購置更多新型設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,提高管理的效率和質(zhì)量。另外,檔案管理室的環(huán)境需要定期整理,不應(yīng)當堆放其他的雜物,定期通風(fēng)減少室內(nèi)的灰塵堆積,還要定期排查檔案室內(nèi)的設(shè)施、設(shè)備完好情況以及雜物、垃圾等問題,減少隱患發(fā)生。

        3 結(jié)束語

        綜上,事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在許多不足,分別在制度、人員和設(shè)備等方面有一定問題,最重要的是對檔案管理工作的意識不夠。因此,事業(yè)單位必須正確樹立思想意識,及時解決管理的問題,提升檔案管理及服務(wù)效率。

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