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        醫(yī)院采購(gòu)檔案管理的規(guī)范化管理策略

        2020-02-26 02:40:56楊叔平
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:招標(biāo)規(guī)范化檔案管理

        楊叔平

        (宣漢縣人民醫(yī)院,四川 達(dá)州 636150)

        醫(yī)院在進(jìn)行采購(gòu)方面的招標(biāo)時(shí),會(huì)出現(xiàn)大量繁雜的文檔資料,如:招標(biāo)文件、采購(gòu)計(jì)劃、投標(biāo)文件、資金審批、評(píng)分表、預(yù)算報(bào)告、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同、中標(biāo)書、簽到表、確認(rèn)表和匯總表等,這些資料既繁雜又重要,檔案中的所有資料都是招標(biāo)活動(dòng)中公開、公平、公正的有形依據(jù),也是證明醫(yī)院廉潔奉公的重要事實(shí)依據(jù)。招標(biāo)采購(gòu)方面的檔案還具有較強(qiáng)的法律效益,有明確的法律法規(guī),強(qiáng)調(diào)招標(biāo)采購(gòu)方面的檔案資料必須進(jìn)行嚴(yán)格保存,不能變?cè)臁卧?、銷毀或者藏匿,違者會(huì)受到相應(yīng)法律法規(guī)的嚴(yán)肅懲戒。為此醫(yī)院相關(guān)部門就要進(jìn)行規(guī)范化的管理。

        1 當(dāng)前醫(yī)院采購(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀分析

        1.1 醫(yī)院在采購(gòu)方面的檔案管理制度落實(shí)較差

        采購(gòu)方面的檔案管理制度,相比招標(biāo)采購(gòu)制度來(lái)看,采購(gòu)方面的檔案管理制度,還存在著不可忽視的問(wèn)題,主要原因在于相關(guān)部門在進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)的時(shí)候,重視程序化,忽視檔案的管理保存。進(jìn)行規(guī)范化采購(gòu)方面的檔案管理制度,不僅可以降低管理人員發(fā)生流動(dòng)時(shí),對(duì)檔案質(zhì)量管理的影響,還有助于明確每個(gè)采購(gòu)檔案管理人員的職責(zé),提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。在采購(gòu)方面的檔案管理制度中,要對(duì)檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、歸檔時(shí)間等方面嚴(yán)格遵守,但當(dāng)前在我國(guó)醫(yī)院的采購(gòu)方面的檔案管理中,不按時(shí)歸檔、歸檔無(wú)序號(hào),不將檔案歸放原處的情況,還時(shí)有發(fā)生,不僅給檔案管理工作人員帶來(lái)較大的整理困難,還降低了檔案管理的效率和質(zhì)量[1]。

        1.2 歸檔過(guò)程

        在歸檔過(guò)程中,也存在著不小的問(wèn)題,主要的問(wèn)題在于檔案資料出現(xiàn)缺失、檔案內(nèi)容失真、沒(méi)有進(jìn)行檔案科學(xué)歸類、沒(méi)有按時(shí)進(jìn)行歸檔等方面。保證信息資料的準(zhǔn)確和完整,是檔案管理的基本要求,是招標(biāo)采購(gòu)的合法依據(jù),也是監(jiān)督采購(gòu)人員廉潔奉公的重要體現(xiàn)。所以,在進(jìn)行檔案的歸檔過(guò)程中,相關(guān)檔案管理人員必須嚴(yán)格按照檔案管理制度,對(duì)檔案進(jìn)行原位歸檔,對(duì)于檔案信息缺失、檔案信息有誤的檔案,要給予相關(guān)責(zé)任人一定時(shí)間,修復(fù)檔案,發(fā)現(xiàn)檔案信息造假、有涂改、缺失原件的檔案,相關(guān)檔案管理人員要拒絕收檔,在檔案歸置完畢后,相關(guān)工作人員,還要根據(jù)檔案的屬性進(jìn)行歸類、科學(xué)排序,以便日后查檔。

        1.3 相關(guān)檔案管理工作人員專業(yè)度不高

        醫(yī)院在進(jìn)行采購(gòu)方面的檔案管理工作人員的招聘時(shí),應(yīng)該選用相關(guān)專業(yè)出身的檔案管理工作人員,由于采購(gòu)方面的檔案管理是很重要的,為此選出來(lái)的相關(guān)工作人員應(yīng)該進(jìn)行階段性試崗,才能正式進(jìn)行采購(gòu)方面的檔案管理。但在實(shí)際的醫(yī)院采購(gòu)方面的檔案管理中,可以發(fā)現(xiàn)大部分工作人員都不是相關(guān)專業(yè)出身,大多數(shù)為關(guān)系戶或轉(zhuǎn)崗人員,這些人員不僅不具備專業(yè)的理論知識(shí)和管理水平,還不熟悉相關(guān)的管理章程,由于管理人員的不專業(yè),導(dǎo)致醫(yī)院采購(gòu)方面的檔案管理工作不具規(guī)范化,大大降低了檔案管理的質(zhì)量和效率[2]。

        2 醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的規(guī)范化管理策略

        2.1 創(chuàng)建規(guī)范化采購(gòu)方面的檔案管理制度

        為了使醫(yī)院采購(gòu)方面的檔案管理變得規(guī)范化,就要?jiǎng)?chuàng)建規(guī)范化采購(gòu)方面的檔案管理制度,在建檔、查閱、存檔等方面的要求都要進(jìn)行細(xì)化,如信息資料要準(zhǔn)確、完備,還要定期進(jìn)行信息更新;在建檔方面,要進(jìn)行科學(xué)的分類;在存檔方面,要進(jìn)行有序存檔來(lái)查閱方面,必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)才可以進(jìn)行查閱。在創(chuàng)建規(guī)范化采購(gòu)方面的檔案管理制度的時(shí)候,還要對(duì)相關(guān)管理工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確,避免因工作人員的流動(dòng),影響到采購(gòu)方面的檔案管理質(zhì)量和效率[3]。

        2.2 進(jìn)行信息化的招標(biāo)采購(gòu)檔案管理

        根據(jù)2015年頒布的《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》中,對(duì)采購(gòu)檔案管理方面的文件表示,在進(jìn)行醫(yī)院采購(gòu)方面的檔案管理時(shí),可以使用電子檔案的形式進(jìn)行檔案保存,當(dāng)前人們的生活離不開信息化,離不開現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用,信息化時(shí)代給人們的生活也帶來(lái)了很大的改變。在時(shí)代的高速發(fā)展下,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為潮流的尖端科技,自然已經(jīng)走進(jìn)了千家萬(wàn)戶,為我們的生活提供了很多的便利。醫(yī)院采購(gòu)方面的檔案種類繁雜,如果使用傳統(tǒng)的人工管理,會(huì)浪費(fèi)大量的人力和物力,檔案信息化的管理,不僅可以在不同終端進(jìn)行檔案搜索,還可以讓在權(quán)限內(nèi)的用戶隨時(shí)隨地查閱檔案,對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行處理和分析,有利于提高用戶對(duì)檔案的使用效率,提升對(duì)醫(yī)院采購(gòu)方面的檔案管理的質(zhì)量和效率,為醫(yī)院在采購(gòu)等方面提供有力的數(shù)據(jù)支撐[4]。

        2.3 增強(qiáng)相關(guān)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)

        檔案管理工作人員是檔案管理的直接執(zhí)行人,要想有效地提高檔案的規(guī)范化管理,就要增強(qiáng)相關(guān)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí),用制度消除相關(guān)人員的不作為行為,同時(shí)還要?jiǎng)?chuàng)建工作職責(zé),加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)檔案管理培訓(xùn),提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)[5]。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,在當(dāng)前的醫(yī)院采購(gòu)方面的檔案實(shí)際管理中,可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)式的管理模式,已經(jīng)不適用于當(dāng)前的醫(yī)療發(fā)展,信息化的進(jìn)步,帶來(lái)了新型的檔案管理模式,創(chuàng)建了規(guī)范化采購(gòu)方面的檔案管理制度,明確了工作人員的責(zé)任意識(shí),提高了檔案實(shí)際管理的質(zhì)量。

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