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        簡析建設(shè)工程檔案管理的重要作用及其規(guī)范化

        2020-02-26 02:40:56鐘潤林
        卷宗 2020年33期
        關(guān)鍵詞:建設(shè)工程規(guī)范化檔案管理

        鐘潤林

        (深圳市寶安區(qū)建設(shè)工程造價管理站,廣東 深圳 518000)

        建設(shè)工程在前期的發(fā)展過程中存在著盲目追求經(jīng)濟效益,但是由于在特殊歷史時期獲得了改革紅利加持,因此建設(shè)工程也均取得了較快的發(fā)展及進(jìn)步,不僅使得建筑行業(yè)成為國民經(jīng)濟的重要支柱之一。檔案管理是實現(xiàn)建設(shè)工程長遠(yuǎn)性發(fā)展戰(zhàn)略的重要前提和基礎(chǔ),雖然很多建設(shè)工程管理層也逐步重視檔案管理工作,但是在實際運行過程中卻存在著諸多問題,只有深刻認(rèn)識到檔案管理規(guī)范化運作的重要性,并針對管理中存在的突出性問題進(jìn)行深入探討,才能提出具有針對性的應(yīng)對策略,對建設(shè)工程的長效可持續(xù)性發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)[1]。

        1 建設(shè)工程檔案管理的特點

        建設(shè)工程檔案管理規(guī)范化,對于資料管控有著更強的事前預(yù)測與調(diào)整,是現(xiàn)代建設(shè)工程現(xiàn)代化發(fā)展道路上必不可少的手段與措施。首先,檔案管理可以更好地分析建設(shè)工程發(fā)展形勢,并結(jié)合市場變化趨勢制定科學(xué)化的目標(biāo),同時檔案管理可以對建設(shè)工程目標(biāo)的制定進(jìn)行分步驟完成,對于每一個步驟所完成的時間節(jié)點都有明確的規(guī)定,同時也對檔案風(fēng)險采取了相應(yīng)的防范措施,控制了建設(shè)工程的檔案流動,提升了建設(shè)工程的自管能力[2]。

        首先,建設(shè)工程以往的檔案管理,需要各個部門和各個環(huán)節(jié)分別制定方案和發(fā)展策略,但是由于對于檔案需求以及檔案使用的不同,部門之間的標(biāo)準(zhǔn)會有很大差異性,而規(guī)范化的檔案管理可以打通建設(shè)工程中各個部門的隔閡與阻礙,讓檔案系統(tǒng)能夠更加順暢地進(jìn)行信息與資源共享,并將檔案管理中所涉及的一系列問題都考慮其中,實現(xiàn)檔案資源的合理化分配以及合理化規(guī)劃使用。其次,建設(shè)工程的檔案管理整合并不是“一蹴而就”就能完善的工作任務(wù),而是需要在長期的實踐過程中找到問題根源,而實行規(guī)范化檔案管理優(yōu)化,更好地實現(xiàn)檔案的快速運轉(zhuǎn),對于提高建設(shè)工程的檔案運轉(zhuǎn)質(zhì)量具有重要的意義和作用。

        2 建設(shè)工程檔案管理過程中存在的問題分析

        2.1 檔案管理規(guī)章制度缺乏細(xì)節(jié)性

        現(xiàn)階段大部分建設(shè)工程檔案管理方面都是執(zhí)行相關(guān)國家的框架性法律法規(guī),同時會根據(jù)工程的實際情況以及運行特點建立不同的規(guī)章制度,但是總體而言,規(guī)章制度缺乏細(xì)節(jié)性。很多建設(shè)工程明確了檔案以及檔案的使用流程,但是框架較為粗獷,沒有明確使用細(xì)節(jié)以及特殊情況。檔案編制既是對以往檔案數(shù)據(jù)的總結(jié),同時也是今后檔案使用分析的依據(jù)。但是很多建設(shè)工程在思想層面并沒有認(rèn)識到檔案項目編制的重要性,往往是為了應(yīng)付檢查,以“走馬觀花”的形式進(jìn)行編制,如果項目編制缺乏具體性,那么只是在原有的工作上徒增了一樣無效又無用的工作內(nèi)容,而且今后的檔案管理也缺乏統(tǒng)一性,很容易造成問題。最主要的是當(dāng)前很多建設(shè)工程仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理辦法,甚至出現(xiàn)隨意修改、涂改等現(xiàn)象,檔案報表與學(xué)校的檔案規(guī)劃出現(xiàn)了嚴(yán)重不符[3]。

        2.2 建設(shè)工程檔案管理缺乏可執(zhí)行性

        建設(shè)工程的檔案管理使用上存在著隨性較強的問題,很多建設(shè)工程都建立了相應(yīng)的檔案管理評價體系,但是由于上述所說的原因,檔案管理具有一定的問題,因此管理評價體系也不能客觀的對其進(jìn)行評價。建設(shè)工程檔案沒有充分發(fā)揮自身的價值,檔案管理方式過于陳舊,而相關(guān)記錄體系又不能完全反映問題,使得在整個監(jiān)管過程中缺乏客觀性及透明性。評價體系的建立是為了更好地讓自己進(jìn)行合理分配,但是由于上述問題導(dǎo)致了評價體系不能更好運轉(zhuǎn),沒能根據(jù)實際檔案使用情況進(jìn)行分析,對于未來的檔案使用也無法做到客觀、科學(xué)、完善的改進(jìn)評估。

        3 新形勢下建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化策略探析

        3.1 完善檔案管理部門,落實規(guī)范化管理措施

        檔案規(guī)范化管理必須從建設(shè)工程的實際出發(fā)點進(jìn)行深化改革,完善檔案管理部門,并改變傳統(tǒng)的檔案管理思想,不僅要管理層加強認(rèn)識,同時也要讓基層工作人員提高思想認(rèn)知。工程各部門對于自身工作的各個環(huán)節(jié)要深入探討和分析,針對日常的檔案管理以及自身訴求要進(jìn)行充分討論,并與建設(shè)工程的檔案管理部門進(jìn)行對接,充分落實規(guī)范化管理措施。建設(shè)工程當(dāng)前檔案管理規(guī)范化過程中存在問題并非短期內(nèi)所形成的,因此解決之道也并不能操之過急,而是要站在更高的角度建立檔案細(xì)化管理方案,注重建設(shè)工程檔案管理模式的可行性發(fā)展。在檔案管理細(xì)化方案的謀劃過程中,應(yīng)秉承科學(xué)謹(jǐn)慎態(tài)度,不僅要滿足當(dāng)前的工作需要,同時也要以探索的角度進(jìn)行“未雨綢繆”的戰(zhàn)略布局。同時規(guī)范化檔案管理方案并不是采用一刀切的方式進(jìn)行削減,要充分結(jié)合當(dāng)前建設(shè)工程中的檔案管理問題和弊病,建立中遠(yuǎn)期的改進(jìn)目標(biāo),以循序漸進(jìn)的方式改進(jìn)檔案管理中的不良遺留問題,一步一個腳印地向前推進(jìn)[4]。

        3.2 增強客觀認(rèn)識,提升對檔案規(guī)范化管理的重視

        要想全面提高建設(shè)工程對于檔案規(guī)范化管理的重視程度,必須在思想層面提高認(rèn)識建議管理者,首先提高全面管理的客觀認(rèn)知,并將其作為建設(shè)工程發(fā)展的重要文化之一,管理層要充分發(fā)揮自身的帶頭作用,并將這種思想由下而上的進(jìn)行傳遞,才能讓檔案管理貫徹到整個建設(shè)工程,并讓建設(shè)工程內(nèi)的員工對自身的崗位職責(zé)更加明確,也使得檔案管理能夠充分的細(xì)化。很多基層員工會簡單地認(rèn)為,檔案管理就是行政任務(wù)的一種,其實這種想法簡單且片面,相關(guān)管理層人員要將檔案管理的精神思想進(jìn)行有效傳遞,在條件的允許下,可以聘請相關(guān)的專家進(jìn)行講座,以更加專業(yè)的表達(dá)方式向基層員工傳遞檔案規(guī)范化管理的重要性,并將建設(shè)工程發(fā)展與員工利益分析清楚,讓員工充分認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理對于自身的益處,這樣可以更好地激發(fā)全體員工細(xì)化自身責(zé)任的積極性,讓檔案管理開展更加平穩(wěn)順暢。

        3.3 靈活利用現(xiàn)代數(shù)字檔案,提升管理策略

        網(wǎng)絡(luò)時代的檔案開發(fā)主要依托于網(wǎng)絡(luò),并結(jié)合當(dāng)前的計算機及手機等各類移動終端,打破了信息資源的時間與空間限制,為不同的需求群體提供了更便利信息傳播途徑,同時也能根據(jù)媒體技術(shù)將檔案進(jìn)行不同類別之間的轉(zhuǎn)換,讓檔案資源充分發(fā)揮自身的社會價值及經(jīng)濟價值。新時代的建設(shè)工程,檔案群體的需求變化是檔案開發(fā)的變革基礎(chǔ),很多用戶群體越來越需要多元化的檔案資源,并在此基礎(chǔ)上形成了不同的瀏覽方式、打開方式。首先,數(shù)字化的檔案在獲取環(huán)節(jié)更加便捷,不再使用傳統(tǒng)的信息載體,可以通過互聯(lián)網(wǎng)以及移動平臺進(jìn)行及時傳遞,加上當(dāng)前大數(shù)據(jù)以及云計算的廣泛應(yīng)用,使得用戶群體的查找更加便捷和精準(zhǔn)。其次當(dāng)前用戶的信息需求更加多元化,利用電腦進(jìn)行信息搜尋,所以碎片化的信息需求量在不斷增大,需要搜索和檢索要更加精準(zhǔn),甚至還要求建設(shè)工程檔案開發(fā)自動屏蔽一些無效信息,因此檔案的開發(fā)必然由單向性向多樣性轉(zhuǎn)變。

        3.4 注重專業(yè)化人才的培養(yǎng),做好人才儲備工作

        由于當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的快速發(fā)展,很多工作都與互聯(lián)網(wǎng)以及計算機行業(yè)產(chǎn)生了千絲萬縷聯(lián)系,建設(shè)工程檔案管理也應(yīng)根據(jù)社會發(fā)展形態(tài)進(jìn)行自我創(chuàng)新和變革,強調(diào)檔案管理的信息化技術(shù)融合。信息技術(shù)屬于單獨的學(xué)和與建設(shè)工程檔案管理有著一定的差異性,而當(dāng)前的建設(shè)工程檔案管理人員并不具備這樣的技能,因此應(yīng)注重人才的培訓(xùn),建議建設(shè)工程聘請相關(guān)的教師以及專家,定期為檔案人員進(jìn)行教學(xué)培訓(xùn),并結(jié)合當(dāng)前檔案細(xì)化過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論分析,既要在一定程度上提高建設(shè)工程檔案人員的檔案技能,同時也要深入學(xué)習(xí)計算機思維,注重網(wǎng)絡(luò)化技能的使用,降低傳統(tǒng)檔案工作的弊端。同時,還要注重人才的引進(jìn),既可以向社會進(jìn)行招聘,也可以從建設(shè)工程計算機專業(yè)進(jìn)行定向培養(yǎng),打造自己的人才儲備庫,為建設(shè)工程的檔案細(xì)化做好準(zhǔn)備工作。

        3.5 完善應(yīng)急保障機制,倡導(dǎo)績效考核管理手段

        建設(shè)工程的檔案規(guī)范化管理關(guān)系到工程的運行質(zhì)量,因此要建立完善的應(yīng)急保障機制,對于各項檔案的使用要做到??顚S?,強調(diào)預(yù)算檔案的可執(zhí)行性,同時通過檔案管理評價體系,對檔案加強信息監(jiān)管,注重檔案系統(tǒng)的風(fēng)險控制。同時也要讓檔案建立體系更加透明,接受全員監(jiān)管,充分利用信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案防護(hù)。另外,為了更好地激發(fā)檔案人員的工作熱情,應(yīng)將檔案規(guī)范化管理作為一項重要的考核手段,定期對員工進(jìn)行考核,在規(guī)范化管理方面表現(xiàn)優(yōu)異的員工,要有一定的物質(zhì)及精神獎勵,并為員工提供快速晉升渠道,為員工打造公平的競爭環(huán)境,也是為建設(shè)工程的檔案規(guī)范化管理不斷的選拔人才。

        4 結(jié)語

        綜上所述,隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展,當(dāng)前建設(shè)工程的檔案運行過程中,不能再以粗獷的方式進(jìn)行管理,要加強檔案管理的規(guī)范化分析。面對當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理過程中存在的問題及不足,應(yīng)有針對性地進(jìn)行改進(jìn),通過完善檔案管理部門、落實規(guī)范化管理措施,并凸顯檔案編制的可執(zhí)行性,做好專業(yè)人才的培養(yǎng)及儲備,建立長期性的經(jīng)濟化管理運作模式規(guī)劃,為建設(shè)工程的檔案平穩(wěn)、安全運行打好基礎(chǔ)。

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