丁文玉

（惠民縣法律援助中心，山東 濱州 251700）

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對行政機關(guān)的發(fā)展提出了更高的要求，行政機關(guān)要滿足國家發(fā)展的需求就需要進一步進行改革發(fā)展。而在行政機關(guān)改革和發(fā)展的過程中，因檔案管理涉及的內(nèi)容比較繁雜，同時又對行政機關(guān)各項工作的開展具有極其重要的作用，加強行政機關(guān)檔案管理工作的改革，讓其變得更加規(guī)范和標準就顯得尤為重要。為保證行政機關(guān)改革工作的順利進行，加強行政機關(guān)檔案管理規(guī)范化標準化建設(shè)成為必要環(huán)節(jié)。

1 行政機關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

行政機關(guān)檔案指的是機關(guān)從事各項工作形成的真實記錄，工作人員參考這些工作記錄可以預(yù)測今后開展工作的方向，并從中借鑒工作方法和經(jīng)驗，維持國家政策的施行和社會秩序，保持國家決策的有效性、連續(xù)性，起著不可替代的憑證作用。換言之，行政機關(guān)檔案是原始記錄，如實反映行政機關(guān)在實際工作中的艱辛和取得的成果，對科學開展行政機關(guān)工作有重要意義，通過完整的檔案可以了解行政機關(guān)工作的基本發(fā)展脈絡(luò)，及時發(fā)現(xiàn)問題并總結(jié)經(jīng)驗，是寶貴的信息資源。當然，行政機關(guān)檔案的重要價值在于挖掘及利用檔案信息的效益，只有規(guī)范管理檔案，才能做好信息挖掘利用工作，體現(xiàn)行政機關(guān)檔案的價值。行政機關(guān)檔案工作者研究檔案管理的規(guī)范化建設(shè)不但有助于行政機關(guān)完善記錄、有效運轉(zhuǎn)，還為充實館藏檔案資料打下基礎(chǔ)，為國家積累檔案財富，為人們提供原始憑證，為行政機關(guān)提高檔案管理水平、建設(shè)和諧社會提供有效服務(wù)。特別是隨著行政機關(guān)工作任務(wù)日益繁重，規(guī)范化的檔案管理是行政機關(guān)提高工作質(zhì)量的重要保障。

2 行政機關(guān)檔案管理中存在的問題

1）重視程度不足。行政機關(guān)在進行改革和發(fā)展的過程中，應(yīng)當加強檔案管理規(guī)范化和標準化建設(shè)，為各級行政機關(guān)的改革和發(fā)展提供有力的保障。但是在實際的工作過程中，部分行政機關(guān)未能及時地認識到檔案管理建設(shè)的重要性，始終將經(jīng)濟效益放在工作的首位，忽略了檔案管理對行政機關(guān)工作的優(yōu)化和管理作用，導(dǎo)致其對檔案管理的規(guī)范化和標準化的重視程度不足，嚴重阻礙了檔案管理規(guī)范化標準化建設(shè)工作的持續(xù)推進。

2）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強?，F(xiàn)階段從事機關(guān)檔案管理的人員大多年齡偏大，對專業(yè)知識的學習能力不能適應(yīng)當前多變的工作需要，對復(fù)雜歸檔資料不能進行準確地甄別和篩選，對一般性工作和重點工作區(qū)分不清，保管期限劃分不明，造成各單位的案卷數(shù)量逐年遞增、信息冗雜，許多機關(guān)檔案“只進不出，卷滿為患”。

3）歸檔載體單一、內(nèi)容單一。目前機關(guān)檔案主要以各單位的文書檔案為主，缺少對重大活動、重要會議文字音像資料的收集。檔案的分類簡單，內(nèi)容不全，除了能夠反映本單位主要活動的文書檔案以外，缺少突出地方特色、反映某一專業(yè)領(lǐng)域的專門檔案。

4）檔案管理手段和方式落后，檔案利用率低。在實際工作中，部分行政機關(guān)檔案管理和利用還處于原始的手工模式，大多沒有使用現(xiàn)代信息技術(shù)，僅僅只能實現(xiàn)歸檔文件目錄的電子化，而對于檔案的整理歸類、查詢利用仍靠人工來完成，造成機關(guān)檔案管理者重復(fù)性工作多，工作效率相對較低，查檔人員也很難在短時間內(nèi)檢索到大量相關(guān)度高的檔案資料。

3 提高機關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的策略

1）完善處理系統(tǒng)，重視文件處理。要改變行政單位的檔案處理模式首先需要加強檔案處理宣傳作業(yè)，詳細講解檔案處理的相關(guān)知識和法律法規(guī)，使單位領(lǐng)導(dǎo)和處理人員處處留心檔案處理、管理等各項作業(yè)的內(nèi)容。弄清、搞懂不同文件的重要性區(qū)別。不同的行政單位還應(yīng)根據(jù)自身展開情況擬定相對完好的檔案處理制度。它將處理職責分為個人，并守時進行評價。對未能實行該系統(tǒng)的人員處以相應(yīng)的處罰。

2）增加投資資金，改善處理環(huán)境。在單位領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案處理作業(yè)的另一方面，還必須增加檔案處理設(shè)備的資金投入，通過引進現(xiàn)代化信息管理設(shè)備和系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案的互聯(lián)互通，實時更新和管理，有效改善管理人員的辦公環(huán)境，有利于實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。并改善信息的信息處理，裝備計算機和實施網(wǎng)絡(luò)文件處理。

3）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理處理人才。行政單位還必須重視檔案管理、檔案處理人才隊伍的建造，培養(yǎng)一支專業(yè)的處理人才隊伍是必要的。該單位還必須守時展開檔案專業(yè)知識訓練，使他們了解檔案處理的重要性，并使檔案處理技術(shù)的展開一直保持最新狀態(tài)。把握，一直運用最先進科學的方法加強檔案管理。一同，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期培訓，同時建立管理制度，明確崗位職責，不要捉弄命運，真實全心投入檔案處理工作。在人員轉(zhuǎn)移和調(diào)動方面，該單位還需要引進專業(yè)的檔案管理人才以及信息管理人才，優(yōu)化單位檔案管理人才隊伍建設(shè)，從而提高檔案管理水平。

4）加快文件處理“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化進程。完成科學，現(xiàn)代的檔案處理。在“最多跑一次”的改革大潮下，信息時代的到來對檔案處理的現(xiàn)代化提出了更高的要求。這就要求文件處理部分增加資金投入，充分有效地運用計算機等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，建立高效的信息管理系統(tǒng)，及時精確地導(dǎo)入文件信息，完成文件處理的自動化和電子化處理，提高文件檢索效率。

5）檔案管理制度規(guī)范化。完備的制度是機關(guān)檔案工作規(guī)范化運行的保障，機關(guān)檔案管理制度建設(shè)可從下面三個管理制度來著手：一是檔案管理職責類制度。職責分為組織機構(gòu)職責、領(lǐng)導(dǎo)職責和檔案工作人員職責，這一制度可以通過明確崗位的職責來實現(xiàn)。明確行政機關(guān)分管檔案工作廳領(lǐng)導(dǎo)職責、辦公室檔案管理工作的職責、辦公室專職檔案員和各處室兼職檔案員工作職責。二是檔案工作環(huán)節(jié)制度。根據(jù)工作實際，制定適合行政機關(guān)的檔案歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度、保密制度、銷毀制度、移交制度。三是機關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度。為行政機關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化提供了有力保障，也為司法行政機關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理制度頂層設(shè)計打下堅實基礎(chǔ)。

6）檔案資源利用規(guī)范化。檔案資源的利用情況可以反映規(guī)范化管理的程度，也可以檢驗出機關(guān)檔案管理規(guī)范化問題。機關(guān)檔案歸檔完整、檢索系統(tǒng)的建立、存量檔案的數(shù)字化程度、檔案資源的編研成果都是檔案資源利用的制約因素。在建立健全檢索系統(tǒng)上，檔案查詢系統(tǒng)主要包括日常查考的元數(shù)據(jù)檢索和面向編研的全文檢索。要建立起這兩大查詢檢索系統(tǒng)，離不開檔案文件屬性的健全、檔案管理屬性的健全、內(nèi)容屬性的健全，離不開檔案的全文數(shù)字化，這正好與機關(guān)檔案管理規(guī)范化融合。在開展機關(guān)檔案資源編研，編寫資料匯編上，既要注重內(nèi)容和形式的創(chuàng)新，也要體現(xiàn)出本機關(guān)專業(yè)的特點。

4 結(jié)束語

綜上所述，行政機關(guān)檔案管理的規(guī)范化是機關(guān)實現(xiàn)檔案工作高效化的基礎(chǔ)、前提，檔案工作者務(wù)必要正確認識檔案管理情況，促使檔案管理工作越來越規(guī)范，不斷深化機關(guān)檔案管理改革，最大限度發(fā)揮檔案的價值，為行政機關(guān)高效履職提供可靠支撐。