劉立娟

（遼寧省地質(zhì)勘探礦業(yè)集團有限責任公司，遼寧 沈陽 110032）

筆者曾多次參與檔案標準化建設(shè)的設(shè)計方案和實際操作工作，在這個過程中深深地感受檔案標準化建設(shè)的意義重大，只有將企事業(yè)單位的檔案工作全部按照標準化進行建設(shè)，那么我們的檔案才能得到真正的保護和利用。下文將對檔案標準化建設(shè)現(xiàn)狀和重大意義進行探究，能引起企事業(yè)單位對檔案標準化建設(shè)工作的高度重視，進而能推進此項工作的開展。

1 檔案標準化建設(shè)現(xiàn)狀

當前我國檔案標準化、規(guī)范化建設(shè)具體落實到具體的企事業(yè)單位中參差不齊，有的單位已經(jīng)進行檔案標準化建設(shè)，經(jīng)過標準化建設(shè)后，檔案室煥然一新，檔案從業(yè)人員經(jīng)過這個過程的洗禮，專業(yè)水平有了大幅度的提高，有的單位被推選為標準化建設(shè)標兵，為今后的檔案工作打下了堅實的基礎(chǔ)；有的單位還沒有意識到檔案標準化建設(shè)的重要性，還延續(xù)傳統(tǒng)的模式，檔案工作水平落后。

1.1 檔案管理體系不健全

部分企事業(yè)單位還未形成檔案歸檔、管理、借閱等一套與時俱進、能夠充分引領(lǐng)檔案創(chuàng)新發(fā)展的體系，使得檔案工作人員出現(xiàn)操作不規(guī)范。同時一些單位存在的輕檔案管理、重經(jīng)濟效益思想，導致在檔案管理投入上嚴重不足，資源配置明顯制約受阻，工作人員責任意識不強，使得檔案管理工作標準化進程受到延緩。

1.2 檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平不高

一些企事業(yè)單位很少招錄專門的檔案管理人員，檔案管理部門的工作由綜合部門兼著，存在一人多職現(xiàn)象，這樣專業(yè)知識不精進，因從事其他的工作分散精力，很難專心研究檔案工作，從而導致業(yè)務(wù)水平不高，業(yè)務(wù)水平不高從某種程度上直接影響了檔案標準化進程的推進。

1.3 檔案管理措施落后

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的快速發(fā)展，推動檔案管理逐漸地進行數(shù)字化，但是部分企事業(yè)單位未意識到這點，檔案管理信息化水平嚴重滯后，主要依靠的還是紙制、手工登記方式，使得檔案完整性、準確性難得到有效管控，對于提高檔案利用及檔案管理工作效率深受影響，沒有形成檔案與信息技術(shù)的良性融合發(fā)展關(guān)系。

1.4 檔案主管部門對檔案標準化要求程度有待提高

部分省的企事業(yè)單位檔案標準化建設(shè)相對很到位，從某種程度講是這些省份有要求，要求各企事業(yè)單位要將檔案標準化建設(shè)納入單位的重要工作日程，并對最終的建設(shè)成果進行驗收。

2 檔案標準化建設(shè)重大意義

檔案標準化建設(shè)對于企事業(yè)單位的意義是非常重大的，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是在標準化建設(shè)和驗收的過程中，企事業(yè)單位的領(lǐng)導充分的認識到檔案工作對于一個單位的重要性，提升了領(lǐng)導重視程度的同時，各個部門也更加注重檔案的歸檔工作，由以前的被動歸檔變成了主動按標準歸檔，使有價值的資料得到了保存，檔案從業(yè)人員在單位得到了應有的尊重和認可，從而工作的積極性和主動性得到提高。二是在標準化建設(shè)工作中，檔案室的軟硬件設(shè)施按標準全部配備齊全，使檔案得到了應有的保存保護。三是以前積壓的檔案按要求重新得到整理，傳承單位歷史的紐帶得到重新的延續(xù)，在按標準整理的過程中，積壓在一起的歷史檔案，得到了重新的按類別和年限歸檔，具有價值的歷史資料得到了重新的保護，也便于今后的查閱。四是在標準化建設(shè)的過程中，也將沒有價值的資料按程序得到銷毀，這樣節(jié)省了保管空間，使真正有價值的資料更好的被保管和利用。五是配套的數(shù)字化建設(shè)的完成，使檔案人員不用進檔案室就可以在電腦上快速的檢索到要借用的資料，對于總是需要查詢檔案的單位大大提高了效率。六是使新邁入這個行業(yè)的檔案新人有了標準可尋，特別是在標準化建設(shè)中形成的制度和程序，能更好地提高檔案利用的效率和質(zhì)量。

3 急需推進檔案標準化建設(shè)

從長遠發(fā)展考慮，企事業(yè)單位應該主動的將檔案標準化建設(shè)提上重要的日程。一是在人財物上向檔案部門傾斜，保證檔案標準化建設(shè)所需，如果本單位沒有能力切實完成此項工作的人員，有必要外請檔案標準化建設(shè)方面的權(quán)威專家進行全程幫助設(shè)計和指導，以確保合規(guī)，真正達到標準化的目的。二是檔案標準化建設(shè)是一個成體系成系統(tǒng)的工作，需要一段時間進行，所以對于檔案標準化從整體到具體細節(jié)要有詳細的設(shè)計規(guī)劃，在具體規(guī)劃下開展工作。三是檔案標準化建設(shè)完后，只是一個暫時的節(jié)點，后期的推行和保持是至關(guān)重要的，所以要持續(xù)的推進檔案標準化進程，并按照國家的標準進行與時俱進的調(diào)整和完善。

4 總結(jié)

推進檔案標準化建設(shè)是檔案建設(shè)發(fā)展的大勢所趨，檔案標準化建設(shè)對每一個企事業(yè)單位發(fā)展都至關(guān)重要，檔案管理工作看似簡單實則不易，要在新形勢下切實做好檔案標準化建設(shè)，需要從檔案管理工作的規(guī)章制度、新技術(shù)手段、工作人員素質(zhì)水平上下功夫，以早日實現(xiàn)檔案標準化。