包 莉

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合作服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166200）

隨著信息化進(jìn)程加深，電子信息技術(shù)更加深入生活的方方面面?！案咝А?、“便捷”、“準(zhǔn)確”等觀念已經(jīng)深入人心。事業(yè)單位作為國(guó)家工作開(kāi)展的平臺(tái)，每天所要接收和發(fā)布的信息，所要處理的事務(wù)更是零散和復(fù)雜。而事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著巨量的信息涌入，電子化是必不可少的。當(dāng)下電子檔案管理已在事業(yè)單位普及，信息化程度的提高為檔案管理工作帶來(lái)重大變革，在其優(yōu)點(diǎn)充分展現(xiàn)的同時(shí)，這種管理方法所帶來(lái)的問(wèn)題也逐漸成為管理者思考的重點(diǎn)。如何才能充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，合理規(guī)避它所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。這也是筆者探討的重點(diǎn)。

1 事業(yè)單位檔案管理中采用電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1）綠色環(huán)保。首先，紙質(zhì)檔案每一次的編撰、印制、發(fā)行和收集都需要較大的資金投入。紙質(zhì)檔案材料的發(fā)行給事業(yè)單位帶來(lái)的是巨大的印刷量，這種方式對(duì)于檔案編制人員的容錯(cuò)率也是極低的。一個(gè)錯(cuò)誤的檔案編制就意味著一次巨大的紙張浪費(fèi)。對(duì)比之下，電子檔案符合當(dāng)下社會(huì)對(duì)于環(huán)境保護(hù)的要求。它依靠的是事業(yè)單位現(xiàn)有的電子信息平臺(tái)無(wú)論是編輯還是發(fā)放回收都十分便利。且具有較高的容錯(cuò)率，方便發(fā)布者隨時(shí)進(jìn)行重訂，不會(huì)有較大的成本壓力。

2）節(jié)約人力成本，提高工作效率。在檔案管理工作中，檔案的錄入、查缺補(bǔ)漏及檔案的調(diào)轉(zhuǎn)都需要大量的人力資源投入。紙質(zhì)檔案對(duì)于填寫(xiě)者的容錯(cuò)率同樣較低，所以在錄入的過(guò)程中往往需要對(duì)填寫(xiě)要求有一定了解的人對(duì)填寫(xiě)者進(jìn)行指導(dǎo)。而紙質(zhì)檔案的查缺補(bǔ)漏更是事業(yè)單位檔案管理工作中內(nèi)容繁重的部分。如果檔案存在缺失需要專(zhuān)人將其補(bǔ)充全面后將原檔案拆裝重訂。電子檔案管理依靠互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，將檔案的第一錄入者定位于檔案持有者本人，在減少了事業(yè)單位檔案錄入者工作量的同時(shí)，搜收集的也更加可靠詳實(shí)。信息數(shù)據(jù)輸入和修改變得快捷方便，所有檔案信息化整為零，可以隨時(shí)隨機(jī)整理；電子化信息檢索方式更加多樣，只需要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞即可篩選查閱，能夠滿(mǎn)足查閱者不同的查閱需求，極大減輕了工作負(fù)擔(dān)。除此之外，隨著近年來(lái)人口流動(dòng)性的加大，檔案的調(diào)轉(zhuǎn)工作也成為事業(yè)單位檔案管理工作中的重要一環(huán)?？鐓^(qū)域的檔案調(diào)轉(zhuǎn)在互聯(lián)網(wǎng)上只需要極短的時(shí)間，極大的降低了這一工作的人力成本。為“便捷”、“高效”的事業(yè)單位服務(wù)提供了更多可能性。

3）存儲(chǔ)環(huán)境穩(wěn)定，節(jié)約實(shí)際空間。電子檔案極大體現(xiàn)了信息化輕便、集約的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式不僅需要專(zhuān)門(mén)的存放空間，對(duì)存放環(huán)境的要求也是相對(duì)較高的。即使這樣的條件下依然存在一定環(huán)境帶來(lái)的損耗。檔案利用率也因此受到極大限制。電子檔案可存儲(chǔ)的空間非常靈活，不受環(huán)境限制。檔案材料的利用率也得到了極大的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1）檔案管理相應(yīng)制度不完善，檔案管理工作不受重。檔案工作作為事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)性工作之一，上級(jí)部門(mén)對(duì)其的監(jiān)督指導(dǎo)相對(duì)較弱，所以各單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員對(duì)這一工作重要性的認(rèn)識(shí)程度直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量。由于一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)的缺乏，對(duì)檔案工作消極的態(tài)度，導(dǎo)致各級(jí)人員普遍忽視檔案管理。檔案工作已由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電子化管理的當(dāng)下，一些單位仍沿用之前陳舊落后的管理制度，沒(méi)能有效利用電子化帶來(lái)的便利，使得當(dāng)下的檔案工作仍處于重收集輕整理，重儲(chǔ)存輕利用的情況中。而與電子化相適應(yīng)的收集、保密、借閱以及監(jiān)督機(jī)制的缺乏甚至是空白也已屢見(jiàn)不鮮。

2）檔案管理信息化在硬件方面的落后。由于對(duì)于檔案管理工作的重視不夠，很多事業(yè)單位的檔案工作得不到應(yīng)有的人力、物力、財(cái)力保障。檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備存在包括更新緩慢、老化嚴(yán)重、缺乏安全防護(hù)措施等一系列問(wèn)題，很多事業(yè)單位中檔案管理工作所用的設(shè)備都是其他部門(mén)使用率不高或長(zhǎng)期使用后淘汰的，這使得檔案管理工作在效率和安全性上都存在不足。

3）檔案管理相關(guān)工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。電子檔案管理工作的普及在要求相關(guān)工作人員具有較高思想道德修養(yǎng)的同時(shí)也要擁有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的業(yè)務(wù)能力。當(dāng)下很多機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員缺乏必備的職業(yè)修養(yǎng)，工作態(tài)度敷衍馬虎，消極被動(dòng)，缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)。加之單位層面缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。最終導(dǎo)致檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，不能適應(yīng)當(dāng)下電子化檔案管理的工作要求。

3 對(duì)于事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化建議

1）完善檔案管理制度，提高檔案管理意識(shí)。事業(yè)單位要盡快適應(yīng)電子檔案管理工作的特點(diǎn)。根據(jù)不同單位的檔案管理工作特點(diǎn)建立健全與電子檔案管理相關(guān)的包括檔案管理工作人員選拔制度、檔案管理工作監(jiān)督制度、檔案管理工作規(guī)范以及檔案管理工作責(zé)任制度等在內(nèi)的一系列制度和規(guī)范。除此之外對(duì)于電子檔案管理中包括檔案安全、檔案整理等重點(diǎn)環(huán)節(jié)要建立一套具體的、規(guī)范化的、可實(shí)施的指導(dǎo)方案，要求工作人員嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。讓檔案管理工作在部門(mén)層面有責(zé)任框架支持，在具體工作層面有可規(guī)范化的流程指導(dǎo)。

2）加強(qiáng)檔案管理方面的硬件建設(shè)，提高檔案利用率。硬件建設(shè)是電子檔案管理的前提，是電子檔案工作得以平穩(wěn)運(yùn)作的基石。電子檔案管理依托于當(dāng)下電子科技的發(fā)展，各單位應(yīng)提高在檔案管理設(shè)施建設(shè)方面的投入。一方面要配置技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定，安全性高的軟件和系統(tǒng)，拒絕使用盜版的、未知的、存在安全隱患的軟件。做好設(shè)備網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)并定期殺毒、升級(jí)與維護(hù)。有關(guān)部門(mén)間可協(xié)調(diào)推出統(tǒng)一的檔案管理軟件，對(duì)各部門(mén)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、集中上傳、集中管理，這樣極大提升了檔案信息的流通性，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮電子檔案管理高效便捷的優(yōu)勢(shì)。

3）注重人才引進(jìn)與培養(yǎng)，努力提升相關(guān)工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)程度極大的影響著電子檔案管理的水平。電子檔案管理具備互聯(lián)網(wǎng)背景下規(guī)模大、運(yùn)轉(zhuǎn)快和形式多樣的特點(diǎn)，需要事業(yè)單位培養(yǎng)引進(jìn)包括研究型、操作型、管理型等在內(nèi)的高素質(zhì)人才并根據(jù)不同檔案管理工作的性質(zhì)對(duì)人才資源進(jìn)行合理的配置。在人才培養(yǎng)上首先要樹(shù)立正確的人才觀，做到重視相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才，制定規(guī)范的、系統(tǒng)的人才獎(jiǎng)勵(lì)晉升機(jī)制和人才培養(yǎng)計(jì)劃。其次，加強(qiáng)相關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)之間的聯(lián)動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)的電子檔案管理辦法，通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行講座，引進(jìn)先進(jìn)企業(yè)的人才培養(yǎng)體系，綜合提高事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。最后，制定檔案管理工作的相關(guān)考核、獎(jiǎng)勵(lì)和淘汰機(jī)制。全面調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員積極性，提高其責(zé)任意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理憑借大數(shù)據(jù)的支持，集約化的特點(diǎn)極大的符合當(dāng)前時(shí)代對(duì)檔案工作的新要求、新期望，遂已取代傳統(tǒng)的檔案管理方式成為事業(yè)單位檔案管理中不可忽視的部分，但當(dāng)前事業(yè)單位但電子檔案管理在制度方面、硬件方面和相關(guān)人才儲(chǔ)備方面都存在許多缺漏。要充分實(shí)現(xiàn)電子化管理的優(yōu)勢(shì)需要相關(guān)單位部門(mén)一方面完善管理體系與相關(guān)制度，另一方面加大檔案管理工作硬軟件方面的建設(shè)。最終實(shí)現(xiàn)高效的，集約的電子檔案管理。