沈 萍 葉 擎 余華翔

（武漢市測繪研究院，湖北 武漢 430022）

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，信息資源變得越來越豐富，測繪單位對于檔案信息的傳播與使用的需求都在持續(xù)提升。作為測繪單位，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系就成為其發(fā)展的關(guān)鍵所在。所以測繪單位的檔案數(shù)字化管理成為其檔案工作改革的重要組成部分，需要重點關(guān)注。通過構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，拓展其傳播途徑，保證發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值。

1 檔案數(shù)字化

所謂檔案數(shù)字化建設(shè)，實際上就是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使原本的檔案管理方式得以轉(zhuǎn)變和更新，讓紙質(zhì)文件全部轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，基于多元化的方式來呈現(xiàn)原本的內(nèi)容。在使用數(shù)字化檔案管理技術(shù)的時候，其擁有明顯的可操作性和便捷性。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化建設(shè)也擁有良好的發(fā)展前景，通過檔案數(shù)字化建設(shè)形成之后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下原本的紙質(zhì)文件就可以通過電子文件的方式來加以呈現(xiàn)，進(jìn)而在電子設(shè)備之中加以存儲。因此，對于測繪單位而言，明確檔案數(shù)字化無論是對于檔案本身的管理還是對于單位未來的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實意義[1]。

2 測繪檔案數(shù)字化管理的有效途徑

針對測繪檔案而言，落實其數(shù)字化的管理，就要求通過完善測繪檔案管理制度、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作、做好檔案鑒定工作、統(tǒng)一檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化軟硬件配置、定期開展數(shù)據(jù)培訓(xùn)以提高員工數(shù)字化意識幾個方面入手，滿足測繪單位檔案數(shù)字化管理的實際要求。

2.1 完善測繪檔案管理制度

開展測繪檔案數(shù)字化管理需要做好對應(yīng)的基礎(chǔ)工作?？紤]到測繪檔案的來源較多，并且分類復(fù)雜，會涉及各個部門與人員。在這樣的情況下，檔案管理制度的建立和完善顯得至關(guān)重要。在檔案資料的管理與規(guī)范的進(jìn)程中，要確保收集檔案信息的完整性，盡可能避免出現(xiàn)資源丟失的情況。所以作為測繪單位，要懂得與自身的檔案管理情況結(jié)合起來，制定一個管理網(wǎng)絡(luò)圖，基于測繪的實際需求創(chuàng)建檔案管理部門，實現(xiàn)統(tǒng)一的安排與管理，并且將工作安排到各個部門的人員手中，將責(zé)任制落實，做好對應(yīng)的基礎(chǔ)工作，保證發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。

2.2 強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作

第一，對于測繪的檔案資源實際情況分析，要考慮到數(shù)字化的測繪專業(yè)檔案管理。第二，構(gòu)建管理科學(xué)、設(shè)置合理的數(shù)字化系統(tǒng)?；跈n案原始材料作為基本依據(jù)，利用信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)，直接將相關(guān)的信息輸入到計算機(jī)之中，以此來建立準(zhǔn)確的、完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。第三，做好全過程的檔案管理數(shù)字化控制。在檔案數(shù)字化管理過程中還要做好質(zhì)量全面檢查工作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。針對質(zhì)量檢查而言，其關(guān)鍵點在于實施數(shù)字化檢查之前做好檔案的整理檢查工作。數(shù)字化的檔案原件要求準(zhǔn)確、完整、有序，對于影響掃描質(zhì)量的要求做好對應(yīng)的修復(fù)與整理。在實施數(shù)字化之后，掃描需要保持圖像檔案的原貌，并且字跡要清晰、亮度適當(dāng)，不能出現(xiàn)錯掃、漏掃的情況，如果質(zhì)量有問題，必須重新掃描。

2.3 做好檔案鑒定工作

眾所周知，由于檔案管理本身的工作量大而繁瑣，所以，作為測繪單位的工作人員，就需要花費大量的時間與精力來篩選檔案資料，從中將價值較高、需要永久保存的資料直接挑選出來，針對這一部分資料做好數(shù)字化的管理，通過合理有效的手段，最終體現(xiàn)出檔案數(shù)字化建設(shè)的實際價值。因此，測繪單位的相關(guān)部門就需要重點做好數(shù)字化建設(shè)成本和對應(yīng)開發(fā)使用收益之間的有效對比，通過合理的管理檔案資料，針對不同類別的檔案進(jìn)行對應(yīng)的劃分，進(jìn)而有針對性的做好檔案資料的篩選工作。如，測繪單位的檔案管理人員在數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程之中要系統(tǒng)化開展檔案資料的篩選工作，并且按照測繪檔案的實際內(nèi)容，對其做好相應(yīng)的劃分，對于其中具有較高保存價值的檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化處理，按照重要程度進(jìn)行再一次細(xì)分，以滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的實際需求，提升其檔案數(shù)字化管理質(zhì)量[2]。

2.4 統(tǒng)一檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

開展測繪檔案數(shù)字化建設(shè)需要相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這是開展檔案數(shù)字化建設(shè)的根本所在。對于測繪的檔案數(shù)字化管理而言，標(biāo)準(zhǔn)化的管理需要考慮到檔案管理的基本情況，完善對應(yīng)的工作制度與管理體系，并且建立合理的工作流程。第一，在開展檔案管理工作的過程中要完善各項檔案管理機(jī)制，基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)提升檔案數(shù)字化管理效率。第二，制定對應(yīng)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，要求選擇專業(yè)的管理人員，按照測繪的實際情況，從而形成檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 優(yōu)化軟硬件配置

在數(shù)字化飛速發(fā)展的時代背景下，測繪事業(yè)得到可持續(xù)發(fā)展，而更新測繪的檔案軟件，需要跟上時代的步伐。注重更新升級檔案管理軟件是開展檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，能為測繪的監(jiān)督管理帶來活力。所以，重視檔案管理軟件配置的完善，首先就要求做好對應(yīng)的硬件配置，對相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行持續(xù)的更新與升級，并且在升級方面投入大量的精力和資金，提供資金與精力方面的保障，推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。在管理軟件更新過程中，要求選擇資質(zhì)良好的軟件開發(fā)公司，并且與現(xiàn)階段的檔案管理情況結(jié)合起來，制定能匹配測繪實際需求的建設(shè)方案，發(fā)揮數(shù)字化建設(shè)的基本作用[3]。

2.6 定期開展數(shù)據(jù)培訓(xùn)，提高員工數(shù)字化意識

對于測繪檔案管理而言，只有一個人懂得現(xiàn)代化的檔案管理，是跟不上發(fā)展需求的。在網(wǎng)絡(luò)時代下，對于我們每一個人都提出了明確的要求，想要在大浪淘沙之中尋求生存，就一定要迎合時代的改變。在當(dāng)今時代下，數(shù)字化是每一個人都需要擁有的基本素養(yǎng)，能夠從小事出發(fā)，從每一個人的日常生活出發(fā)，從而保持良好的習(xí)慣。對于檔案資料的存儲與查找來說，能夠熟練的掌握數(shù)字化工具，那么就能夠跟上時代的發(fā)展需求。

放在測繪單位的工作條件下，人員的高水平數(shù)字化素養(yǎng)可以幫助測繪單位規(guī)避很多問題，在每一個部門的溝通上保持高效和及時，這樣就可以減少文件丟失與損壞的情況。為了實現(xiàn)全體人員數(shù)字化意識的提升，可以邀請檔案管理工作的專家與當(dāng)前的情景結(jié)合起來，定期開展對于全體員工的培訓(xùn)，向其傳授對應(yīng)的做法，以此保證測繪單位的所有員工都能擁有數(shù)字化的意識，實現(xiàn)測繪單位整體水平的全面 提升[3]。

3 結(jié)束語

對于測繪單位而言，開展信息化建設(shè)需要檔案數(shù)字化管理提供支撐，能夠基于不同類別的電子檔案信息資源的基本溝通，搭配互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的使用，通過互聯(lián)網(wǎng)的傳輸為用戶提供檔案信息資源。就目前的檔案數(shù)字化管理發(fā)展過程來看，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以推動檔案管理工作的有序開展，這也是測繪單位需要重點關(guān)注的問題，是其做到與時俱進(jìn)的關(guān)鍵。