辛克盛

（青島大學(xué)，山東 青島 266071）

檔案管理，作為高效運(yùn)營(yíng)當(dāng)中的重要模塊，信息繁雜，分類、處理以及管理等方面都存在著許多困難。如果是高校的檔案管理變得更加信息化，那么不僅能夠降低檔案管理的工作壓力，節(jié)約人力，而且在檔案管理和獲取的效率方面，成效也非常顯著。

1 現(xiàn)階段高校檔案管理的情況分析

1.1 高校檔案管理觀念有待轉(zhuǎn)變和提升

在以往很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高校在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，常常遵循傳統(tǒng)的檔案管理辦法，更加注重對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理和收藏。這樣的檔案管理方法，不僅在效率方面無法取勝，而且還會(huì)造成大量的人力物力損耗。此外，過度重視紙質(zhì)檔案的管理，而忽視檔案的信息化管理，一旦發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀，那么就很有可能造成檔案丟失的不良情況，影響高校的正常運(yùn)行。所以說，現(xiàn)階段高校的檔案管理觀念有待提升，高校需要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于信息管理效率提高，以及檔案信息保護(hù)的重要性[1]。

1.2 高校檔案信息化管理缺乏專業(yè)性人才

由于長(zhǎng)期采用紙質(zhì)檔案管理方法，所以很多高校的檔案管理人員，目前對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作，還沒有足夠深刻的認(rèn)識(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作素養(yǎng)還有待提高。這些檔案管理工作人員，因?yàn)閷?duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)不足，所以常常很難獨(dú)立使用大數(shù)據(jù)檔案管理設(shè)備，對(duì)大數(shù)據(jù)檔案管理的主要特征也認(rèn)識(shí)不足，所以在進(jìn)行高校檔案數(shù)據(jù)化管理的時(shí)候，總是存在許多亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題。簡(jiǎn)單來說，現(xiàn)階段高校的檔案管理工作當(dāng)中，缺乏專業(yè)的信息化管理人才。

1.3 檔案管理目標(biāo)不夠明確，工作紊亂

檔案管理是高效運(yùn)行當(dāng)中的重要內(nèi)容，各種各樣的檔案錯(cuò)綜復(fù)雜，對(duì)檔案的歸類和整理也有著非常大的工作難度。再加上一些高校，只是初步開始了檔案信息化管理的探索，在檔案信息化管理方面還缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)。所以，很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案的信息化管理時(shí)，很難有在傳統(tǒng)檔案當(dāng)中那樣清晰的管理思路，能夠?qū)⒏黝悪n案進(jìn)行分門別類地整理，明確管理目標(biāo)，采用合理的管理辦法。在高校檔案的信息化管理當(dāng)中，在短時(shí)間內(nèi)沒有辦法完全適應(yīng)這樣的檔案管理方法，所以在工作當(dāng)中常常造成目標(biāo)不明確，檔案分類不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)痊F(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案信息化管理呈現(xiàn)紊亂的狀況[2]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化管理的可行策略探究

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的高校檔案管理理念

高校對(duì)于檔案信息的管理持什么樣的理念，對(duì)高校檔案的管理產(chǎn)生著直接影響。所以，要想轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的高校檔案管理理念，提升高校檔案信息化管理的能力，必須首先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的高校檔案信息管理觀念，培養(yǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案信息化管理意識(shí)。首先，高效的檔案管理工作人員需要更新自己的檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理辦法，積極學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)時(shí)代各種檔案管理的技能和知識(shí)，并且運(yùn)用到自身的檔案管理工作當(dāng)中。其次，學(xué)校決策人員的觀念也需要轉(zhuǎn)變。只有高校管理層對(duì)于學(xué)校檔案信息的管理，有足夠的認(rèn)識(shí)，并且能夠與時(shí)俱進(jìn)，注意到現(xiàn)階段的高校檔案信息管理辦法，已經(jīng)不能滿足高校的未來發(fā)展需求，并且愿意為高校檔案信息化管理，傾注一定的物力財(cái)力和人力。比如，投入資金購(gòu)買檔案信息化管理設(shè)備、投入資金，培養(yǎng)高校檔案信息化管理人才等等?？偠灾霃母旧细淖兏咝n案管理的傳統(tǒng)方法，高校管理層就必須首先改變自身的傳統(tǒng)觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)，從學(xué)校的檔案管理工作需求出發(fā)，尋求新的檔案信息化管理辦法，在檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)方面，投入一定的資金和人力支持。

2.2 從增強(qiáng)高校檔案管理人員的自身專業(yè)素養(yǎng)方面出發(fā)

高校檔案管理工作人員，是高校檔案管理的主體。其是否具備足夠?qū)I(yè)的檔案管理素養(yǎng)，對(duì)高效的檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生著直接影響。因此，僅僅只是從檔案管理理念的轉(zhuǎn)變方面，是無法從根本上提高高校檔案工作管理水平的。所以，要想適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的開展潮流，就必須要提高高校檔案管理工作人員的自身素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員的信息化管理專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)此，學(xué)?？梢酝度胍欢ǖ馁Y金，對(duì)學(xué)校檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，加深其對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代信息管理的認(rèn)識(shí)，不斷提高這些檔案管理工作人員的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才能促進(jìn)學(xué)校的檔案管理工作效率不斷提升。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代也是一個(gè)瞬息萬變的時(shí)代，我們的檔案信息化管理辦法也不是一成不變的，而是隨著時(shí)代的發(fā)展不斷變化的。因此，高校檔案管理人員在增強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，要注重跟隨時(shí)代潮流，不斷更新自身的管理能力和管理意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理技能。

2.3 明確檔案管理目標(biāo)，確保檔案管理工作井然有序

就像傳統(tǒng)的檔案管理那樣，對(duì)于檔案的分類和歸是至關(guān)重要的。只有把不同的檔案分成不同的類別，將不同類別的檔案進(jìn)行不同方式的儲(chǔ)存，才能夠確保需要這些檔案的時(shí)候能夠迅速調(diào)出。在大數(shù)據(jù)時(shí)代也是這樣，要想使檔案管理工作高效化，專業(yè)化，就必須要確保檔案管理目標(biāo)明確。無論是在對(duì)于檔案的分類和整理上，還是對(duì)于檔案管理方法的選擇上，都需要進(jìn)行充分考慮。所以，高校檔案管理工作人員在進(jìn)行工作的過程當(dāng)中，首先需要充分明確檔案管理的目標(biāo)，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行整理和分類，區(qū)分檔案管理當(dāng)中的重點(diǎn)部分和次要部分。就確保檔案管理目標(biāo)明確，管理重點(diǎn)突出，才能保證檔案管理工作進(jìn)行得井然有序，不至于陷入到混亂的狀態(tài)當(dāng)中。

2.4 構(gòu)建完善的檔案信息化管理平臺(tái)

如果說檔案信息化管理技術(shù)和能力是軟實(shí)力的話，那么檔案信息化管理平臺(tái)就是硬實(shí)力。高效的檔案信息化管理，就是需要軟實(shí)力與硬實(shí)力相互結(jié)合，形成合力。學(xué)校需要充分認(rèn)識(shí)到的是，僅僅依靠計(jì)算存儲(chǔ)，是無法滿足現(xiàn)階段高校檔案信息存儲(chǔ)和管理的要求的。所以，要想讓高校檔案信息化管理工作落到實(shí)處，高校還需要為檔案管理工作人員提供一定硬實(shí)力的支持。就像前文中提到的那樣，在必要的時(shí)候，要為高校檔案管理工作人員提供一定的技術(shù)支持和資金支持。只要是檔案信息化工作管理當(dāng)中所需要的設(shè)備和技術(shù)，高校就要引起足夠的重視，及時(shí)補(bǔ)充和滿足。就比如檔案信息化管理平臺(tái)，就需要高校投入一定的資金去進(jìn)行構(gòu)建，只有有了穩(wěn)定的高校檔案信息化管理平臺(tái)，才能夠確保高校檔案信息化管理工作能夠穩(wěn)步推進(jìn)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，為高校檔案信息化的管理提供了優(yōu)渥的發(fā)展土壤。而高校本身也要及時(shí)抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，構(gòu)建完善的檔案管理信息平臺(tái)。才能確保學(xué)校的檔案管理觀念與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理能力與日俱增，能夠滿足現(xiàn)階段高校的發(fā)展要求。