朱曉光

（巨野縣檔案館，山東 菏澤 274900）

1 前言

大數(shù)據(jù)對于當(dāng)前社會各個領(lǐng)域的發(fā)展產(chǎn)生積極影響，對于其的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定運行起到奠基的作用。從檔案管理方面來說，其最根本的任務(wù)就是針對各項的檔案信息展開有效的管理，并且其中具體涉及的內(nèi)容相比廣泛，同時也具備復(fù)雜性特征，因此管理起來也有一定的難度。不難發(fā)現(xiàn)，如果可以將其結(jié)合大數(shù)據(jù)有機融合優(yōu)化調(diào)整，可以促進規(guī)范、科學(xué)的檔案管理數(shù)據(jù)中心構(gòu)建，進而在促進現(xiàn)代化檔案管理目標達成的同時，還可以提升管理效率和管理水平。

2 對于大數(shù)據(jù)檔案管理工作的理論概述

在進行檔案管理的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)具有將大數(shù)據(jù)相關(guān)理念引入的意識，針對檔案管理工作展開積極創(chuàng)新，由此才可以促進檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量、效率的有效提升，主要需要遵循以下幾點內(nèi)容：

1）檔案管理人員一定要提起重視，強化大數(shù)據(jù)的應(yīng)用意識。作為檔案管理人員而言必須要充分重視大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)可以影響信息化的發(fā)展，而檔案作為信息化的載體可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的合理轉(zhuǎn)換。基于不同類型工具中所應(yīng)用 相關(guān)數(shù)據(jù)，可以幫助工作人員明確該如何定論，幫助工作獲取所需的數(shù)據(jù)信息。

2）制定以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)發(fā)展的過程當(dāng)中，作為檔案管理人員始終要秉承的是開放型的理念，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢和特點，突破傳統(tǒng)的理念束縛，進行檔案新管理模式的制定。

3）重視數(shù)字化。在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的同時，作為檔案的管理人員而言必須要充分重視數(shù)字化，并且給予數(shù)據(jù)化足夠的關(guān)注。在進行檔案信息管理的時候要采取網(wǎng)絡(luò)寬覆蓋以及智能化的搜索方式，加強對于表格和圖形的管理，只有這樣才能夠確保所提供的數(shù)據(jù)資料更為完善、準確度更高。

3 信息時代檔案管理的新特點

1）信息來源更為多元化。之前紙質(zhì)文件作為檔案信息的重要來源，但是存儲空間是非常受限的，加上所采取的落后管理方式，因此作為檔案的管理部門職能對檔案的信息進行選擇性的收集，而由于檔案信息來源比較有限，一些具備研究價值的資料會因為各種原因未能實現(xiàn)收檔，這也非常不利。而檔案信息化不僅僅可以有效避免此類現(xiàn)象，還可以電子文檔的形式進行各類文件的儲存，這對于檔案的收集以及后續(xù)的管理工作而言帶來了非常大的幫助。

2）信息處理更為高效。檔案管理人員利用計算機進行相應(yīng)的操作不僅僅可以最大限度上節(jié)省時間，還可以歸納整理所收集的電子檔案，這樣一來紙質(zhì)檔案的順序不會被破壞，還能夠保障電子和紙質(zhì)檔案的一一對應(yīng)。而對計算機加以運用還可以減少工作人員的工作量，有效避免因人工出錯導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯誤。除此之外，利用信息技術(shù)檢索檔案也更為方便，只需要在搜索框內(nèi)輸入所需要查詢的信息，就會即時找到所需的檔案，省時省力。而檔案信息化的管理還有利于信息的進一步傳輸，不受任何條件的限制。

3）檔案管理更加安全。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案最大的弊端就是很容易受環(huán)境的影響而出現(xiàn)損壞，并且從長期的角度來說也不利于保存。但是電子檔案完全可以避免這一點，通過電子文檔的形式在硬盤當(dāng)中進行檔案信息的存儲不僅僅安全系數(shù)更高，找尋起來也更加方便。一些較為重要的檔案還可以進行加密和備份等處理，極大程度上保障檔案的長期安全性。

4 信息時代檔案管理創(chuàng)新措施

1）提高管理的標準化。在進行檔案信息化管理的過程當(dāng)中軟硬件不匹配以及文件形式出現(xiàn)不兼容的情況非常常見，這也是檔案信息化管理當(dāng)中需要迫切解決的問題。對此，在進行檔案信息化管理的過程當(dāng)中，必須要確保計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)通信以及數(shù)據(jù)庫處于一個統(tǒng)一的標準，這樣信息化的優(yōu)勢才能夠得以充分的發(fā)揮。這一方面可以運用統(tǒng)一的方式來進行軟硬件的購置，制定統(tǒng)一的管理制度和調(diào)度標準，這樣一來檔案管理工作不僅便捷還非常高效。

2）建立完善的數(shù)據(jù)服務(wù)體系。這一方面首先應(yīng)當(dāng)就檔案信息管理系統(tǒng)進行進一步的完善，并且加強開發(fā)以及運用檔案信息軟件的力度，就檔案工作各個環(huán)節(jié)的自動化水平進行提升。其次，要加強假設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫，審核檔案的真實性和可利用性，規(guī)范信息錄入的標準。最后，要進一步加強檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，在針對一些具備一定價值檔案資源的時候應(yīng)當(dāng)采取電子檔案的方式對此類檔案資源進行備份，確保檔案信息的安全性。

3）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要的方式就是借閱，從而促使檔案信息更好的進行傳播、共享以及利用，這樣的方式限制性較強，并且在進行借閱的過程當(dāng)中檔案文件很容易受到不同程度上的損壞，為了給檔案的受閱提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，本文認為可以進行內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。這樣一來，在辦公室當(dāng)中就可以完成手續(xù)的辦理，檔案管理的效率也會得到提升。而檔案管理人員可以進行檔案網(wǎng)站以及公眾號的建立，在為社會公眾闡述檔案管理工作內(nèi)容以及相應(yīng)服務(wù)的同時，在官網(wǎng)以及公眾號上傳播一些具備警示作用和宣傳教育作用的電子化檔案。這樣一來，人們通過手機就可以完成相應(yīng)的預(yù)覽，對于檔案相關(guān)的公布性文件進行閱讀，檔案信息的傳播必然會更加網(wǎng)絡(luò)化和社會化，而社會公眾對于檔案管理工作也會給予更多的配合和支持。

4）保證檔案信息的安全。在檔案信息化不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)信息化不斷促進檔案信息共享利用的同時，必須要充分重視檔案信息的安全性。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，電子檔案的安全性管理更需要進行保障。對此需要以電子檔案的特點為主進行相關(guān)安全措施的制定。首先，可以運用殺毒軟件以及設(shè)置防火墻來對檔案信息保駕護航。其次，還可以依照檔案密級采取對應(yīng)的密碼防護措施，并且進行操作權(quán)限的設(shè)定。不僅如此，本文認為還可以將一些新技術(shù)運用進行，例如指紋錄入以及虹膜識別等，而只有身份認證的精度得以確保，電子檔案的安全系數(shù)才能大大提高。

5 結(jié)束語

經(jīng)過上文的探究不難看出，相比國外而言我國大數(shù)據(jù)技術(shù)起步較為落后，發(fā)展至今時間仍較短。而隨著我國社會以及人們物質(zhì)生活水平的不斷提升，各項技術(shù)都得到了非常大的發(fā)展?，F(xiàn)如今人們對于生活的要求逐漸增高，而作為檔案的管理人員而言必須要重視此項工作，要認識到數(shù)據(jù)也就是資源的思想，在工作的過程當(dāng)中要秉承創(chuàng)新的精神，不斷將新技術(shù)引入到這一項工作的實施當(dāng)中來，只有這樣才有助于相應(yīng)數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)生命周期的形成，而檔案管理這一項工作的服務(wù)水平才能夠得到極大的改善，才能夠滿足人們的多元化需求，針對性的為社會公眾提供更為優(yōu)質(zhì)、貼心的服務(wù)。