齊 霽

（哈爾濱供水集團，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當前信息化時代背景下，企業(yè)發(fā)展過程中信息資源具有不可或缺性。而檔案作為信息資源的重要來源，這也使企業(yè)對檔案越來越重視。并為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的有效利用，不斷加大投入力度來提升自身的檔案信息化建設水平，從而為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要的信息支持，促進企業(yè)的更快更好發(fā)展。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設的必要性

1.1 檔案信息數(shù)量不斷增加

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，需要針對企業(yè)實際生產(chǎn)運營各個環(huán)節(jié)形成的重要信息和資料進行記錄和存儲，這也使企業(yè)檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢。面對越來越龐大的檔案信息，企業(yè)迫切需要加快檔案信息化建設的進程，以此來實現(xiàn)檔案信息的有效收集，為檔案信息的開發(fā)利用打下良好的基礎。

1.2 辦公自動化的普及

信息技術(shù)的廣泛應用對各行各業(yè)帶來了較大的影響。特別是現(xiàn)代企業(yè)辦公自化的普及，這也使企業(yè)實現(xiàn)了無紙化辦公，企業(yè)各部門在具體運營過程中信息更具暢通性。通過強化檔案信息化建設，將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)進行有效銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動歸集和實時傳遞，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效共享。

1.3 檔案的重要作用

對于現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，通過掌握更為詳盡的數(shù)據(jù)信息，可以科學合理對生產(chǎn)經(jīng)營進行規(guī)劃。但傳統(tǒng)檔案管理工作中受到較多因素的影響，檔案利用率較低，影響了檔案價值的發(fā)揮。利用信息技術(shù)與檔案工作相結(jié)合，進一步促進企業(yè)檔案信息化管理水平提升，有利于實現(xiàn)檔案信息的高效利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供及時、有效的檔案信息支持。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設的主要內(nèi)容

2.1 配套軟硬件設施建設

檔案信息化建設離不開完善的物質(zhì)保障，因此需要重視配套完善的軟硬件設施，為檔案信息化打下良好的物質(zhì)基礎，同時還要為其提供有效的技術(shù)支持和資金保障。信息化建設對于網(wǎng)絡具有較強的依賴性，因此在基礎設施建設過程中，也需要以信息網(wǎng)絡建設為主，并做好網(wǎng)絡硬件配置工作，根據(jù)實際需求來安裝適宜的辦公軟件。

2.2 檔案信息數(shù)據(jù)庫建設

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案信息化過程中檔案信息實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這也使檔案存取、保密和安全方面更具優(yōu)勢。但在檔案數(shù)據(jù)庫建設過程中，在保證檔案信息安全和完整的基礎上，需要對檔案信息進行整理和歸類，更好的滿足對檔案信息的調(diào)取需求。并通過做好檔案備份工作，以此來保證檔案信息的安全。

2.3 建立健全檔案信息管理系統(tǒng)

信息技術(shù)在檔案管理工作的應用，需要建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，并運用檔案管理系統(tǒng)來針對檔案信息進行管理。具體建設過程中，要求與企業(yè)實際需求相符，同時還要求檔案管理系統(tǒng)要具有較強的兼容性，能夠滿足企業(yè)不同部門對檔案信息調(diào)取需求。并能夠與各檔案門戶網(wǎng)站進行有效對接，充分的發(fā)揮出檔案信息的重要作用，為檔案利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化建設的策略

3.1 強化對檔案信息化建設工作的重視

企業(yè)為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效利用，只有通過全面提高檔案信息化水平，才能更好的發(fā)揮出檔案信息的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案的利用價值。因此在實際工作中，需要將檔案信息化作為企業(yè)重要的一項工作內(nèi)容，企業(yè)管理層要為其提供充足的資金支持。同時還要在企業(yè)內(nèi)部加大宣傳力度，使企業(yè)從上到下都對檔案信息化建設的重要性有一個正確的認識，并積極構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，為檔案信息化建設工作的有序推進提供重要的保障。

3.2 重視檔案信息化基礎建設

企業(yè)在檔案信息化建設過程中，需要做好基礎性工作，特別是要重視檔案信息的收集，以此來保證檔案信息的完整性，并通過不斷豐富企業(yè)檔案信息，為檔案信息的開發(fā)利用打下良好的基礎。同時還要積極構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一和規(guī)范管理。而且檔案數(shù)據(jù)庫的建立，也能夠為檔案信息的調(diào)閱和查詢提供更多的便利，加快推進檔案的開發(fā)利用進程。另外，還需要通過配備與信息化建設相匹配的軟硬件設施，為檔案信息化建設工作的開展提供重要的物質(zhì)保障。這就需要企業(yè)要加大投入力度，并構(gòu)建更為完善的信息管理系統(tǒng)，為檔案信息化管理水平的提升起到積極的促進作用。

3.3 構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化建設規(guī)范和標準

檔案信息化建設工作的開展需要有章可循，由于傳統(tǒng)的檔案管理工作中的規(guī)范和標準已不再適用于檔案信息化建設，因此需要企業(yè)結(jié)合自身的實際情況，建立具體的規(guī)范和標準要求，以此來指導檔案信息化建設工作。在具體工作開展過程中，需要對電子檔案信息存儲、傳輸和格式進行統(tǒng)一，為檔案信息共享的實現(xiàn)創(chuàng)造良好的條件。同時對于當前大量的電子文件，還需要及時進行登記，便于檔案信息的隨時查詢和使用。在針對電子檔案信息進行開發(fā)過程中，需要實施電子檔案信息的動態(tài)管理，及時對檔案信息進行補充，并建立檔案信息檢索系統(tǒng)，全面提高檔案信息檢索效率，促進檔案信息的使用效率，更好的發(fā)揮出檔案的實際效能。

3.4 構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全防護體系

檔案信息化建設雖然為單位檔案信息的開發(fā)利用帶來了諸多的便利，但同樣也使檔案管理工作中面臨嚴峻的安全問題。特別是基于網(wǎng)絡的開放性，病毒和黑客的入侵無法避免。這就需要企業(yè)要加強對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，重視對各種先進的安全防護技術(shù)的應用，有效的保證檔案信息的安全。在實際檔案信息使用過程中，還需要設置具體的使用權(quán)限，進一步提高檔案信息的安全性。針對檔案信息實現(xiàn)分級管理，保證檔案信息傳輸和共享的安全，而且企業(yè)還要重視對保密級別檔案信息的安全管理，特別是對于檔案信息利用過程中的安全更加制定切實可行的防護措施，實現(xiàn)檔案信息的安全傳輸和 利用。

4 結(jié)束語

企業(yè)通過加強檔案信息化建設，進一步提高檔案信息管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案信息的高效開發(fā)和利用，使企業(yè)檔案信息能夠為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展決策提供重要的依據(jù)。