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        新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

        2020-02-25 21:47:56劉雨兵
        卷宗 2020年32期
        關(guān)鍵詞:鄉(xiāng)鎮(zhèn)轉(zhuǎn)型檔案管理

        劉雨兵

        (杜爾伯特蒙古族自治縣一心鄉(xiāng)綜合文化站,黑龍江 大慶 166200)

        在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作開展過程中,工作人員要加強(qiáng)信息化技術(shù)的運(yùn)用能力,通過不斷優(yōu)化與完善信息化檔案管理,加強(qiáng)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理以及利用效率。基于此,在開展檔案管理工作研究過程,要提高對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),通過分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的必要性,提高了檔案信息化建設(shè)水平,下面具體分析。

        1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

        結(jié)合我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的實(shí)際情況來看,伴隨時(shí)間的積累,所設(shè)計(jì)的資源、信息內(nèi)容數(shù)量勢(shì)必會(huì)越來越多,造成的壓力也不斷提升。通過實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè),能夠切實(shí)降低相應(yīng)的檔案整理壓力。結(jié)合過往的經(jīng)驗(yàn)來看,信息化的轉(zhuǎn)型建設(shè)所涉及內(nèi)容較多,主要包括如下:首先,要將現(xiàn)有的紙質(zhì)化的檔案資源能容,朝向數(shù)字化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變,完成相應(yīng)數(shù)據(jù)的錄入以及存儲(chǔ)工作。其次,要建設(shè)開發(fā)一個(gè)專門信息化檔案的平臺(tái),能夠第一時(shí)間完成相應(yīng)的新數(shù)據(jù)、新信息的轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)工作,在需求使用的時(shí)候能夠及時(shí)跳轉(zhuǎn)和搜尋,最大程度上提升檔案管理工作的效率,節(jié)省時(shí)間成本。最后,要形成一個(gè)專門的信息服務(wù)機(jī)制,開設(shè)專門的服務(wù)平臺(tái),相應(yīng)的職能人員只需要搜索關(guān)鍵字詞,即可跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的數(shù)字化檔案,提升效率。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作而言,加快信息化建設(shè)和轉(zhuǎn)型的工作具備多元化的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一劃分、管理,并且在專業(yè)的分類整理匯總下,只需要將關(guān)鍵的時(shí)間信息或節(jié)點(diǎn)輸入,即可在最短的時(shí)間內(nèi)反饋出相應(yīng)的檔案,減少了不必要的等待時(shí)間和步驟。通過使用信息化的方式方法,進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作,能夠?qū)⒃炯堎|(zhì)化檔案所需求的空間轉(zhuǎn)化,將有限的辦公室資源進(jìn)一步充分利用起來。不僅如此,將傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案完成數(shù)字化的轉(zhuǎn)型,還能夠最大程度上減少檔案保管中所出現(xiàn)的隱患,包括丟失、損壞等,由此可見信息化轉(zhuǎn)型的作用與 價(jià)值。

        2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

        2.1 樹立信息化管理理念

        檔案管理工作開展過程要重視轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念,相應(yīng)的基層職能人員,為了更好實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型,就需要首先樹立健全的信息化轉(zhuǎn)型意識(shí),在原有的基礎(chǔ)上更進(jìn)一步加快轉(zhuǎn)型建設(shè)。對(duì)此,相應(yīng)的單位必須樹立為人民服務(wù)的核心訴求價(jià)值觀念,有針對(duì)性地建設(shè)信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和方向,在原有的檔案管理部門基礎(chǔ)上,建設(shè)一支專門信息化轉(zhuǎn)變隊(duì)伍,分配好自身的工作職責(zé)。而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)各個(gè)部門還要滿足時(shí)代發(fā)展要求,提高信息化建設(shè)重要地位,加強(qiáng)檔案登記及歸檔工作,對(duì)有價(jià)值的檔案資源在政府信息網(wǎng)上進(jìn)行整體布局。

        2.2 建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的網(wǎng)絡(luò)檔案

        對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化的轉(zhuǎn)型工作而言,首要前提即為檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),才能滿足信息化的建設(shè)。對(duì)此,鄉(xiāng)鎮(zhèn)要結(jié)合自身的發(fā)展訴求與實(shí)際情況,建設(shè)專門的信息化網(wǎng)站或平臺(tái),其個(gè)性化內(nèi)容的建設(shè)要保證速率與個(gè)性化。其次,要針對(duì)檔案使用預(yù)留出專門的空間或者網(wǎng)頁(yè),進(jìn)行準(zhǔn)備工作。再次,要逐步完成紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型的工作,并且經(jīng)由專門的技術(shù)人員進(jìn)行分類的管理工作。最后,不同檔案之間不僅需求互相聯(lián)絡(luò),還需要能夠在原有基礎(chǔ)上互相彌補(bǔ)。例如,針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的戶籍檔案情況來看,還可以與之相對(duì)應(yīng)的快速檢索到保險(xiǎn)情況的檔案,在人口普查的時(shí)候,即可最快時(shí)間查詢到相應(yīng)保險(xiǎn)信息。從而進(jìn)一步加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用效率。

        2.3 完善檔案信息管理制度

        需要注意的是,信息化管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在較大的區(qū)分,所以相應(yīng)檔案管理制度與方法也要做到與時(shí)俱進(jìn)地完善調(diào)整,做好保障工作確實(shí)對(duì)當(dāng)下信息化轉(zhuǎn)型的重要支持。在信息化制度建設(shè)的過程中,要將相應(yīng)的考核作為核心內(nèi)容,結(jié)合信息化制度的規(guī)律以及檔案使用方法出發(fā),進(jìn)行專門的制度完善,建立多元化的考核內(nèi)容以及檢查類目,明確不同的制度考察,包括鼓勵(lì)機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制等,要強(qiáng)調(diào)每一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部,在信息化檔案管理工作中的作用與職責(zé),敦促信息化檔案管理工作的價(jià)值與意義。除了建設(shè)專門的考察制度體系以外,相關(guān)的職能部門還需要進(jìn)一步督查制度的使用情況,要形成一個(gè)動(dòng)態(tài)化的考察體系,一旦發(fā)現(xiàn)制度的問題和不足及時(shí)做出修正和完善。

        2.4 完善信息化管理的配套設(shè)施

        在鄉(xiāng)鎮(zhèn)新時(shí)期信息化檔案的建設(shè)過程之中,鄉(xiāng)鎮(zhèn)需要積極主動(dòng)配合國(guó)家工作,在原有的基礎(chǔ)上加大對(duì)信息化轉(zhuǎn)型的資金投入,不僅準(zhǔn)備專門的信息化檔案管理辦公室,還需要配套專門相應(yīng)的設(shè)備,包括掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備,并且做到及時(shí)歸檔和升級(jí),將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容升級(jí)為數(shù)字化內(nèi)容,使得檔案管理的技術(shù)和水平不斷提高,才能供給更有價(jià)值、更有深度的檔案管理信息服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理檔案機(jī)構(gòu)還要盡可能建立網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng),在檔案管理內(nèi)部建立局域網(wǎng)管理系統(tǒng),提高管理系統(tǒng)安全系數(shù),共享檔案信息資源,在上級(jí)管理部門幫助下,對(duì)檔案信息進(jìn)行擴(kuò)建與補(bǔ)充,開發(fā)高效的信息檢索工具,提高利用檔案資源的利用率。有效的配套設(shè)施是保證檔案信息化管理效率的關(guān)鍵,因此,作為檔案管理工作人員要提高認(rèn)識(shí)。

        2.5 引進(jìn)與培養(yǎng)專業(yè)人才

        從本質(zhì)上來分析,新時(shí)期的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理工作的核心還是工作人員,所以對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)而言人才才是第一核心資源,如果專業(yè)度不足,信息化建設(shè)效果勢(shì)必差強(qiáng)人意。所以,鄉(xiāng)鎮(zhèn)就需要有目的性地引入專門人才,不僅懂得檔案管理工作,更需要具備信息化操作技術(shù)。與此同時(shí),鄉(xiāng)鎮(zhèn)還需要加強(qiáng)人才的培育和管理工作,做到有針對(duì)性地能力培育和管理工作,使得每一位檔案管理人員不僅具備良好的工作能力,同時(shí)還具備完善的道德水平和服務(wù)意識(shí),能夠更好為鄉(xiāng)鎮(zhèn)服務(wù)做出貢獻(xiàn)。同時(shí),鄉(xiāng)鎮(zhèn)要預(yù)先做好管理工作,避免任何檔案管理的人才流失。要加強(qiáng)日常的培訓(xùn)作業(yè),并且提升薪酬福利、加強(qiáng)進(jìn)修學(xué)習(xí)等,使得人才能夠更好被重視,獲得最佳的工作體驗(yàn),以求加強(qiáng)對(duì)崗位的忠誠(chéng)度。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        在現(xiàn)代化的建設(shè)過程中,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視度,采用改進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的方法和檔案處理的步驟,擴(kuò)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息資源的開發(fā)領(lǐng)域,合理的利用檔案信息資源,積極主動(dòng)地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的各種硬件和軟件的建設(shè)工作,不斷地更新鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理的方法等有效的方法,逐漸地促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化的發(fā)展。

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