孫曉紅

（山西省運(yùn)城市鹽湖區(qū)法律援助中心，山西 運(yùn)城 044000）

檔案承載著重要的人才信息，是事業(yè)單位了解人才情況最基本、最主要的依據(jù)。利用檔案信息，可以清楚準(zhǔn)確地了解一個(gè)人的基本信息和綜合素質(zhì)，特別是人事檔案管理工作影響著事業(yè)單位人力資源分配和對員工的評價(jià)，甚至影響著事業(yè)單位未來的發(fā)展?？茖W(xué)管理人事檔案，是發(fā)現(xiàn)人才、識別人才、培養(yǎng)人才、使用和管理人才的重要手段，對培養(yǎng)和開發(fā)人才具有重要價(jià)值和意義。筆者擬對當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題和加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策進(jìn)行初步探討。

1 新時(shí)期事業(yè)單位做好檔案管理工作的意義

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷振興，我國社會主義事業(yè)得到了長足發(fā)展，從而加大了事業(yè)單位檔案整理的工作量，而在這種情況下，對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行合理的提升，可以有效推進(jìn)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理有助于單位文化資源的充分使用。在事業(yè)單位中，檔案中的資料包括事業(yè)單位員工的工資情況，所以加強(qiáng)檔案管理還可以有效保障檔案資料的真實(shí)性，從而避免給員工錯(cuò)發(fā)工資的情況出現(xiàn)。

2 目前我國事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題

2.1 事業(yè)單位的檔案管理工作方法有待創(chuàng)新

事業(yè)單位以往的檔案管理工作主要以紙質(zhì)方式儲存保管與查閱，在這樣傳統(tǒng)的形式下，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)資料容易出現(xiàn)破損與丟失的現(xiàn)象，這對于檔案資源的管理無疑是一個(gè)重要問題。在紙質(zhì)形式保管下，檔案資源若想歷久彌新完整保存，對于檔案管理部門而言是非常困難的，而有些事業(yè)單位的管理人員對于這項(xiàng)工作的重視程度也不夠高，松懈的管理方式對檔案管理工作造成了很大的困擾，影響了事業(yè)單位的發(fā)展腳步。

2.2 對檔案工作認(rèn)識不到位

檔案工作是普通的、瑣碎的和晦澀的工作，工作結(jié)果不容易顯示。一些業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對人事檔案的管理通常是“講話時(shí)重要，說話時(shí)次要，忙時(shí)忘記，使用時(shí)必須”。不少人認(rèn)為人事檔案管理是關(guān)于接收和發(fā)送、拾取和發(fā)布、復(fù)制和寫入、搜索和使用，不會直接產(chǎn)生工作收益，對于單位來說，這不是重要的工作，并且不需要投入太多的精力和財(cái)力。因此，人事檔案管理不被重視，不能放在適當(dāng)?shù)奈恢?。人員、財(cái)務(wù)、材料和其他方面沒有得到充分的加強(qiáng)和保護(hù)，處于被動(dòng)應(yīng)對狀態(tài)。難以充分發(fā)揮其服務(wù)功能，影響人事檔案管理[1]。

3 事業(yè)單位檔案管理措施

3.1 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)

軟硬件設(shè)施的完善將直接影響機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的有效性。因此，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一是事業(yè)單位必須為檔案信息化建設(shè)提供足夠的資金支持，將檔案信息化建設(shè)納入單位年度工作計(jì)劃，增加單位檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金。同時(shí)積極上報(bào)檔案信息，爭取上級管理部門的政策支持和財(cái)務(wù)支持。上級管理部門應(yīng)當(dāng)對下級單位的檔案信息化工程進(jìn)行系統(tǒng)的論證，以防止低級重復(fù)建設(shè)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求，在此過程中，必須完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，以確保事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)。

3.2 提升檔案管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展過程中，提升檔案管理人員的綜合能力是重要的一部分。在檔案管理中，如果對檔案管理的機(jī)制體制以及設(shè)備都進(jìn)行了完善和改進(jìn)，而員工不具備專業(yè)的素質(zhì)，會造成檔案管理工作人機(jī)不協(xié)調(diào)的問題，只有具有優(yōu)秀和專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價(jià)值，還可以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，相關(guān)人員必須具備專業(yè)的技術(shù)和專業(yè)素養(yǎng)。一要加強(qiáng)對檔案管理人員綜合能力的培訓(xùn)，提高員工綜合素質(zhì)，二要在招聘檔案管理人員時(shí)，傾向于可以操作現(xiàn)代設(shè)備的高素質(zhì)、高水平的人員。檔案管理的重要部分是檔案的機(jī)密性[2]。

3.3 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)以提高人事檔案管理水平

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作的重要性，并將其納入議程：第一，要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并定期檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。其次，要結(jié)合單位的實(shí)際檔案管理工作，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)升級評估機(jī)制，對檔案工作進(jìn)行定性和定量評估，并按照上下級原則進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)參照國家檔案館有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，建立健全質(zhì)量管理體系?；鶎邮聵I(yè)單位的管理水平與社會發(fā)展密切相關(guān)，對促進(jìn)社會的穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮了非常重要的作用。目前，每個(gè)單位可以根據(jù)單位的具體情況研究制定檔案工作質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，以促進(jìn)檔案工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)[3]。

3.4 多措并舉，提高規(guī)范化管理水平

規(guī)范化管理水平是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。要嚴(yán)格遵守干部人事檔案的收集制度、識別制度、分類制度、檢查（借用）制度、轉(zhuǎn)發(fā)制度、保密制度、存儲制度等各種規(guī)定和制度，并使用規(guī)范人事檔案的制度管理。人事檔案的資料來源廣泛，相對分散且集中使用，這就決定了人事檔案管理人員應(yīng)在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，有針對性地進(jìn)行收集以及從有關(guān)單位和部門進(jìn)行后續(xù)收集。同時(shí)，要嚴(yán)格檢查，認(rèn)真識別存檔材料，并注意人事檔案的完整性和真實(shí)性，檢查材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)，是否有遺漏，出生日期和工作時(shí)間前后是否一致；檢查材料是否由組織審核和蓋章或由他們自己簽名；收集的資料是否完整，例如政治評論資料、紀(jì)律和法律相關(guān)資料等，都是完整的資料集；查看案卷是否標(biāo)準(zhǔn)化，紙張規(guī)格是否統(tǒng)一以及邊緣的裝訂線寬度是否一致。在人事檔案管理過程中，只有堅(jiān)持按照制度，遵守規(guī)定的原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能真正做好這項(xiàng)工作[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位對于檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有提升了事業(yè)單位的檔案管理工作，才能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。想提升事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會的信息化資源，加強(qiáng)對檔案管理工作設(shè)備的提升，并且還要通過加強(qiáng)員工的綜合素質(zhì)來強(qiáng)化檔案管理工作[5]。